Программа для визуализации проектов: Лучшие программы для начинающего 3D-визуализатора: подробный разбор

Три варианта визуального управления проектами • Asana

Каким бы ни был проект, вам требуется способ планировать и отслеживать работу. При этом недостаточно просто знать кто, что и когда должен сделать. Нужна возможность с лёгкостью визуализировать динамически меняющиеся задачи и информацию, которыми вы управляете.

Списки и электронные таблицы с этим не справятся. Списки превращаются в длинные документы, а таблицы обрастают бесконечными деталями проекта, из-за чего понять, что происходит с ним в данный момент времени почти невозможно.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это способ организации работы и управления ею, выходящий за пределы традиционного списка задач. Оно позволяет представлять данные проекта визуально в разных вариантах, например, в виде хронологии, канбан-доски или календаря. Ведя визуальное управление проектами, вы сразу видите, какая предстоит работа, когда должны быть готовы результаты проекта, какие вехи должен пройти коллектив и так далее.

Как визуализировать ход работ над проектом?

Есть три популярных способа визуализации хода работ над проектом:

У каждого из этих вариантов визуализации есть свои плюсы и минусы, а выбор подхода зависит от типа планируемого проекта. Поэтому очень важно использовать платформу управления проектами, которая позволяет переключаться между разными представлениями. Это позволит всем, от исполнителей до руководителей, работать в программном обеспечении для управления проектами с пользой для себя.

Читать о том, как использовать списки, доски, календарь и хронологию в Asana

Итак, что же вам выбрать: хронологию, канбан-доску или календарь. Мы расскажем, как работают эти способы визуализации, а также для проектов каких типов они лучше всего подходят.

1. Хронологии и диаграммы проектов

Одним из способов визуализации плана проекта является создание его хронологии или диаграммы Ганта. Хронология проекта — это визуальная схема его плана. С помощью хронологии проект можно представить так, чтобы сроки выполнения задач отображались в виде плана-графика, который также показывает, сколько времени займёт работа над задачами и в каком порядке они должны идти.

Читать о том, как начать пользоваться диаграммами Ганта

Когда использовать хронологии и диаграммы Ганта проектов

Хронология полезна для тех проектов, в которых нужно знать не только сроки исполнения, но также даты начала и длительность выполнения работы. Расставив все задачи проекта в хронологическом порядке, вы сможете эффективнее выделять ресурсы и подбирать сотрудников для разных этапов, а также визуально отображать зависимые элементы.

С помощью хронологии можно создать план проекта, в котором видно, как сходятся воедино его отдельные части, а также вносить изменения, чтобы предотвращать возникновение проблем. Хронология идеальна для таких проектов, как:

• Управление кампаниями

• Запуски продуктов

• Планирование мероприятий

Когда не стоит использовать хронологии проектов и диаграммы Ганта

Хронологии подойдут для управления проектами, в которых у всех задач есть дата начала и срок выполнения. Хронология — это своего рода визуальная гистограмма. Если же этих дат нет, то и визуализировать особо нечего. Если вы планируете проект, в котором будет много ежедневных задач, скорее всего, вам лучше обратиться к календарю проекта или канбан-доске.

Пример хронологии проекта

Предположим, вы планируете запуск продукта. Так как в этом проекте участвуют сотрудники из разных подразделений — отдела разработки продуктов, инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж, службы сопровождения клиентов — без сложного проекта запуск не состоится.

Хронология поможет прогнозировать сроки реализации и координировать ресурсы, чтобы достигать промежуточных целей без помех. В хронологии проекта должен быть приведён каждый шаг на пути к необходимому результату, даты начала и сроки выполнения, а также зависимости между задачами. Так все участники группы проекта будут иметь чёткую картину плана запуска с самого начала.

Совет: делитесь хронологией с коллегами и управляйте ей вместе

Создав план проекта в виде хронологии, не забудьте подключить коллег и других заинтересованных лиц, а также обновляйте данные по мере развития проекта. Благодаря единому источнику достоверной информации все сотрудники будут видеть развитие проекта в реальном времени.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

В Asana очень легко предоставлять доступ к проекту коллегам и другим заинтересованным лицам. Благодаря визуализации  в виде хронологии вы сможете получить одобрение вашего плана, а также менять расписания по мере необходимости. Визуализируйте зависимости между задачами и находите конфликтующие элементы до начала работы над ними.

Создать хронологии проектов с помощью Asana

2. Канбан-доски

Канбан-доски — это визуальная система организации проекта, в которой каждая задача или объём работы представлен в виде карточки. Эти карточки располагаются в одном из нескольких столбцов, представляющих собой этапы проекта или процесса, исполнителя задачи, приоритет работы, или что-то ещё — зависит от того, какая система подходит именно вам. По мере продвижения работы над задачей, карточка перемещается из одного столбца в другой, и все могут видеть, на каком этапе процесса она находится.

Создать канбан-доски в Asana

Когда использовать канбан-доски

Управление проектами по методике Канбан лучше всего подходит для проектов, имеющих конкретные этапы, через которые проходит каждая задача до её завершения.  Канбан-доски — это идеальный вариант для  коллективов, использующих Agile, работающих с применением спринтов, поскольку они позволяют чётко видеть ход выполнения задач. В частности, канбан-доски будут удобны для следующих проектов:

• Отслеживание ошибок

• Планирование спринтов

• Ретроспективы спринтов

• Ежедневные стендапы по методике Agile

• Управление веб-разработкой

• Заявки на работу

Пример проекта в виде доски

Процесс отслеживания ошибок — это пример проекта, которым удобно управлять с помощью канбан-доски. Доска для обнаружения и исправления ошибок может иметь столбцы для следующих этапов:

Для каждой обнаруженной ошибки сотрудники могут с лёгкостью создавать новую карточку, а затем перемещать её по этим столбцам по мере продвижения работы.

Совет: создавайте доску и предоставьте к ней доступ в сети

Часто Канбан-доски создаются на настоящих досках с помощью стикеров, но знаете ли вы, что с помощью Asana вы можете создавать их в сети?

Создание канбан-доски в Asana даёт дополнительные возможности, в том числе  добавление настраиваемых полей, описаний, файлов и участников в каждую карточку, что позволяет легко фиксировать дополнительную информацию по проекту, чтобы помочь всем его участникам успешно работать вместе.

Создать канбан-доски в Asana

3. Календари проектов

Канбан-доски и хронология хорошо подходят для множества проектов, но иногда вам нужен календарь. Такой вариант может показаться слишком простым, но именно он идеален для определённых проектов.

Визуализировать календари групп в Asana

Когда использовать календари проектов

Календарь отлично подойдёт для тех случаев, когда у вас много задач с разными сроками выполнения. Точно зная неделю, месяц или год, когда нужно достигнуть вехи или подготовить материал, вы можете спланировать всё заранее и уложиться в сроки. Календарь будет особенно полезен для следующих проектов:

• Календарь публикаций

• Контент-календарь для социальных сетей

Когда не стоит использовать календари проектов

Календари проектов могут оживить ваши задачи и помочь вам планировать на неделю, месяц или квартал вперёд. Тем не менее, календарь проекта будет не особо полезен, если у вас много задач каждый день. Если вам нужно по-настоящему глубоко погрузиться в работу, которой сотрудники занимаются каждый день, то тут больше подойдёт канбан-доска или даже список задач.

Пример календаря проекта

Если вы планируете проект, в котором каждый день новые задачи, его календарь позволит видеть всё, что нужно сделать в последующие дни и недели. В этом случае вы сможете просматривать весь проект на календаре и будете точно знать, что предстоит и кто над этим будет работать.

Совет: сначала создайте список задач, а потом назначайте им сроки

Если вы управляете календарём проекта в Asana, то можете создать список задач проекта, назначить им сроки, а затем переключиться на вид календаря и просмотреть в нём все эти задачи. При необходимости можно быстро изменять сроки, перемещая задачи по календарю.

Визуализировать календари групп в Asana

Какое визуальное отображение подойдёт для вашего проекта?

Хронология, канбан-доска или календарь — отличные способы визуализации всех этапов проекта, позволяющие видеть картину в целом, не упуская ключевые детали. В Asana проект можно создать, используя любое из этих представлений. Причём, что бы вы ни выбрали, вы сможете делиться планом с коллегами и управлять проектом из единого центра.

Попробовать Asana для управления проектами

18 программ в помощь менеджерам продуктов — ProductStar на vc.ru

3572 просмотров

Иногда сложно представить, сколько в мире программ, способных облегчить жизнь менеджерам продуктов. Поэтому в этой статье мы решили облегчить еще и поиск вариантов. Пишите в комментариях, чем уже пользовались!

Битрикс, Jira, Slack… и ещё 100+ вариантов существует на рынке «управления проектами». Кто поможет реально решать задачи и для кого лучше подойдет тот или иной продукт, говорим ниже.

Сервис отвечает всем нуждам команд — ставить задачи, назначать исполнителей, планировать проекты и спринты, ставить дедлайны и приоритеты. Также он может удобно все это визуализировать.

Подходит командам, живущим по системе Agile — есть возможность создать scrum- или kanban-доски, перетаскивать задачи в бэклог в спринте или выбрать причину для закрытия задачи. Ещё делает детальные отчёты, а программисты могут сразу переходить из таска в код.

Минусы: сложноватый интерфейс. Нельзя ставить новую задачу, пока не закончена старая. Также нельзя назначить несколько исполнителей.

Система с довольно увесистым функционалом. В нём можно назначать роли и создавать пространство для работы конкретного отдела. Конечно, умеет ставить задачи, следить за дедлайнами и исполнителями. Также выводить это всё на диаграмму Ганта и делать еженедельные отчеты.

Ещё у сервиса много интеграций, например с Google, CreativeCloud, Github. Поэтому можно легко обмениваться файлами. А для часто повторяющихся задач можно создать шаблоны.

Минусы: можно запутаться, если выстроить многоуровневую системы проектов. Также придётся потратить время на привыкание к функционалу.

Монстр рынка управления проектами. В основе сервиса лежит диаграмма Ганта, наглядно отображающая ход проекта. MS позволяет управлять ресурсами и анализировать их. Если какой-то из блоков будет перегружен работой, сервис поможет перераспределить нагрузку.

Есть возможность делать отчеты, считать сметы и даже планировать сценарии «что если». Главный плюс — система работает очень стабильно.

Минусы: нелегко разобраться в интерфейсе и всех возможностях. Также отсутствие мобильности — может работать только на десктопе.

Это скорее приложение для создания kanban-досок, в котором есть встроенный таймер. Поэтому с ним легко отследить, сколько времени вы тратите на задачу. Это полезно для менеджеров, чтобы наблюдать за эффективностью сотрудников и оптимально распределять типы задач между участниками команды. Также в таймер встроена система Pomodoro, которая поможет сотрудникам отдохнуть в нужный момент.

Минусы: довольно узкий инструмент, нельзя общаться с командой и вести расширенную работу над проектом.

Ещё один сервис для работы по системе Ганта. Он включает весь необходимый спектр для работы с проектом — планирование задач, визуализация, установка дедлайнов и тд. Можно смотреть процентное выполнение отдельных задач, добавлять вехи.

Главный плюс — все это в режиме коммуникации с командой, можно делиться своими диаграммами, оставлять комментарии по задаче, получать уведомления об изменениях. А если нужно — экспортировать файл и поделиться им с клиентом.

Также сервис позволяет грамотно работать со временем: считать рабочее время сотрудника, выставлять рабочие часы, делать персональные календари.

Минусы: мало интеграций и возможностей создавать кастомные отчеты.

Ещё один аналог MS Project, но изначально созданный под рабочие процессы российских компаний. Помогает управлять коммуникацией, рисками, стоимостью проектов. Можно вести внутренний документооборот и анализировать нагрузку сотрудников.

Плюс в том, что продукт покрывает все процессы, нужные для управления проектом. И его можно настроить под конкретную компанию, систему работы и тд.

Минусы: тоже непросто разобраться, нужно время на переход и внедрение.

Простой и удобный онлайн-сервис для работы над проектами. Позволяет создавать to-do листы, обсуждать с командой разные вопросы, писать комментарии к задачам. Также делиться документами и файлами и принимать/отправлять что-то по электронной почте.

Мгновенные уведомления эффективно информируют об обновлениях в текущей работе. Есть система облачного хранения файлов и документов. Плюс понятный интерфейс, без перегрузки.

Минусы: мало функционала для углубленной работы, нельзя стратегически планировать и оценить полное состояние проекта.

Этот сервис строится на системе AJAX (обмен данных в фоновом режиме). В нем можно увидеть состояние всех задач в режиме онлайн и, если нужно, перераспределить их между сотрудниками. Можно визуализировать проект полностью с учетом задач всех исполнителей, что очень удобно.

Много возможностей в плане функционала, но при этом довольно простой интерфейс.

Минусы: нельзя контролировать распределение ресурсов, нельзя анализировать риски. Также есть отзыв, что техподдержка работает не 24/7.

Здесь больше история для таск-менеджмента, управления большими проектами и планирования. Есть расширенный функционал для управления ресурсами и финансами, CRM-система.

Большой плюс в том, что это open source софт и его можно установить на собственный сервер. Идеально для крупных команд.

Минусы: нельзя визуализировать проект в целом, неудобная навигация.

Эту систему довольно легко внедрить и она проста в использовании. Некоторые говорят, что даже слишком.

Тем не менее Мегаплан отвечает всем запросам менеджеров проектов — ставить задачи и контролировать их. Можно контролировать сделки, общаться с командой на форуме. Или визуализировать ход проекта, с помощью диаграммы Ганта или другим способом.

Еще у системы есть интеграция с 1C-Фреш, а готовые отчеты легко сразу экспортировать в Excel.

Минусы: нельзя подключить телефонию, многие жалуются на техподдержку.

Простая CRM-система, которая также позволяет настроить все бизнес-процессы в компании. Вплоть до складского учета и отслеживания плана продаж. Можно индивидуально настроить под конкретные задачи, но изначально функционал очень широкий: управление проектами/задачами/финансами, счета и акты, базы знаний.

Минусы: к системе финансов не интегрирована зарплата, нет встроенной телефонии. В целом сложная система для освоения.

Кроссплатформенный веб-сервис для управления задачами. Позволяет расставлять задачи по приоритетам и добавлять в них заметки/файлы любого типа. Их также можно помещать в проекты или экспортировать. Конечно, здесь нет визуализаций или чата команды, но зато все суперлегко и интуитивно понятно. На первых порах хорошо заходит как доп. инструмент к планированию. Легко использовать как для компании, так и для себя.

Кстати, можно отправлять задачи по SMS или почте или экспортировать их в Google-календарь.

Минусы: узкий функционал, не заменить полноценный сервис.

Наверное самый популярный сервис для постановки задач. Его можно выстроить любым способом: разделить задачи по отделам, создав несколько досок. Добавить на доску проекта клиента, чтобы он контролировал ход работы, согласовывал что-то или оставлял правки.

Можно прикреплять разные файлы, добавлять комментарии к задаче, назначать нескольких исполнителей и устанавливать сроки. Незадолго до конца дедлайна сервис напомнит об этом. Также удобно пользоваться календарём, смотреть расписание коллег или планировать собственное.

Минусы: маленький функционал, нет визуализации.

В свое время вокруг этого русского сервиса ходило очень много слухов. Где-то его внедряли в университеты и поговаривали, что он взрывал мозг. Но по факту эта система может все: ставить задачи и исполнителей, анализировать практически всё, включает CRM-систему, визуализировать проекты по Ганту, создавать виртуальные рабочие группы и тд. В общем, радует функциональностью.

Минусы: сложно внедрить и освоить, нельзя кастомизировать.

Эта система больше в помощь HR-менеджерам. В ней можно создать карточку сотрудника, следить за его степенью загрузки, исполнительностью и эффективностью. Хотя также есть таск-менеджер тоже присутствует — можно ставить тикеты членам команды.

Ещё одно преимущество — можно хранит разные файлы и устанавливать между ними связи.

Минусы: не получится управлять проектом комплексно.

Интересный сервис для команд, работающих с контентом, например издательства или редакции. В нем легко координировать работу авторов, маркетологов, дизайнеров.

Он позволяет утверждать контент, вносить правки, обсуждать что-то с командой. Также можно ставить дедлайны, задачи и планировать какие-то активности.

Минусы: скорее всего не подойдет проектам другого типа, мало функционала.

Для общения

Это очень популярная история, есть десктоп-версия, приложение на IOS и Android. Но сервис скорее подходит для общения команды и обсуждения вопросов по проекту. Можно создать каналы по интересам или отделам и обмениваться файлами.

Минусы: нельзя кастомизировать интерфейс и отключить уведомления.

Один из немногих сервисов, которые помогают объединить коммуникацию между исполнителями, командой и заказчиком. Он может собрать на своей площадке все каналы, где вы коммуницируете — почту, соцсети, интернет и тд. Также у платформы хороший широкий функционал.

Минусы: может сильно виснуть.

Резюмируем:

Рынок изобилует продуктами, облегчающими жизнь менеджерам проектов. Но все же стоит прикладывать их функциональность на себя. Возможно, на первых порах вам хватит и Tello, а может быть давно пора внедрять Битрикс24.

Одно ясно точно — управление проектами давно перешло в статус отдельной сложной профессии. Поэтому не пренебрегайте электронными помощниками.

Ещё больше о программах для продактов можно узнать на нашем годовом курсе «Профессия: Продакт (с 0 до PRO)» 👉 Узнать подробности!

5 Визуальные инструменты управления проектами для лучшей визуализации проектов

Одной из самых больших и важных задач управления проектами является четкое информирование вашей команды как о деталях, так и об общей картине вашего проекта. В конце концов, маловероятно, что люди будут работать над правильными вещами в правильном порядке, если они не понимают, как каждая задача и ее своевременное выполнение способствуют успеху проекта. Одним из лучших способов общения с вашей командой является визуальное управление проектами.

Визуальное управление проектами — это метод, с помощью которого вы можете организовать и визуализировать процессы по сравнению с традиционными проектами и использовать инструменты, помогающие всем участникам визуализировать состояние и потребности проекта.

Однако не все стратегии управления проектами для визуальных элементов одинаковы, и они не являются универсальными решениями для всех ваших потребностей в управлении проектами. По данным Института управления проектами, «Визуальное управление проектами предлагает информацию, доставляемую таким образом, что каждый может использовать ее в удобное для него время, место и способом».

5 Визуальные инструменты управления проектами, которые стоит искать прямо сейчас

Существует множество цифровых платформ, которые вы можете использовать для использования этих визуальных инструментов управления проектами. Менеджеры проектов должны выбрать тот, который соответствует потребностям вашей команды и прост в использовании для всех. Вот 5 лучших программ для визуального управления проектами, которые лучше всего представлены на рынке.

Kissflow Project применяет уникальный подход к доскам канбан, добавляя разделы в каждый столбец для разделов «в процессе», «приостановлено» и «выполнено». Это упорядочивает канбан-доску, позволяя уменьшить количество столбцов (вместо, например, отдельного столбца для «отложенных» задач на каждом этапе) и, таким образом, облегчая визуализацию проекта. Канбан-доски Kissflow Project можно легко использовать для скрам-спринтов.

Присоединяйтесь к более чем 10 000 менеджеров проектов, которые управляют своей работой с помощью проекта Kissflow!

Попробуйте бесплатно

2. Asana

Asana позволяет пользователям создавать шаблоны для использования в подобных проектах в будущем. Это хорошо для любого бизнеса, но не идеально для фрилансеров. Некоторым пользователям кажется, что интерфейс Asana слишком прост, а система слишком жесткая, но Asana предлагает диаграммы Ганта, календари и доски канбан.

3. Monday.com

Monday.com содержит диаграммы Ганта, календари и структурированную структуру работы. Некоторые пользователи считают, что интерфейс становится слишком загроможденным, когда несколько заданий или комментариев находятся на одной доске, но в целом пользовательский интерфейс интуитивно понятен и прост.

4. Wrike

Wrike предлагает диаграммы Ганта, календари и доски канбан. Это гибкая платформа, которая позволяет пользователю решать, как эффективно визуализировать свои проекты. Wrike позволяет пользователям ставить одни задачи в приоритет над другими и легко интегрироваться с другими внешними приложениями.

5. Zoho Sprints

Zoho Sprints — это инструмент гибкого управления проектами, включающий доски для схваток. Он интегрируется с Zoho Projects, в котором есть диаграммы Ганта, доски Канбан и другие настраиваемые функции. У него много интеграций, хотя и не так много, как у некоторых его конкурентов, и он недостаточно надежен для крупных предприятий.

Пытаетесь выбрать идеальный инструмент для проекта?

Полное руководство, которое поможет в поиске

Читать бесплатно

Типы представлений в программе визуального управления проектами

Важно использовать инструменты и формат, которые действительно будут полезны вашей команде, поэтому давайте рассмотрим некоторые варианты.

Доски Канбан

Метод Канбан — это визуальная система для организации рабочих процессов. Это помогает предотвратить узкие места, поощряет постепенные улучшения и уравновешивает требования с доступной мощностью.

Канбан-доска работает, разделяя проект на этапы и назначая каждый из этих этапов столбцу на доске. Затем доска заполняется путем создания «карточек» задач, по одной карточке для каждой задачи. Это своего рода инструмент для совместной работы над проектом, где карточки должны содержать достаточно информации, чтобы помочь всем оставаться организованными — например, название задачи, срок выполнения и лицо, которому она назначена.

Карточки перемещаются из столбца в столбец по мере выполнения задач, и вся команда может сразу увидеть статус каждой задачи и общий прогресс проекта.

Улучшите визуализацию своих проектов с помощью Kissflow Project

Начало работы

Скрам-доски

Подобно канбан-доске, скрам-доска организует проекты с помощью столбцов и карточек и работает как «система вытягивания», что означает, что выполненная работа уходит пробел на доске, сигнализирующий о том, что можно начинать новые задачи. В отличие от канбан-доски, которая используется для непрерывных процессов, скрам-доска основана на коротких «спринтах» работы, обычно от двух до шести недель.

Новые элементы не могут быть добавлены на доску схватки во время спринта, и доска очищается для начала каждого нового спринта.

Временные шкалы проекта

Временная шкала проекта отображает действия (определяемые как задачи или события) в течение определенного периода времени с помощью горизонтальных полос, показывающих продолжительность каждого действия. В каждом проекте, вероятно, следует использовать хотя бы простую временную шкалу, чтобы каждый мог быстро визуализировать ограничения проекта и его этапы.

Временные шкалы служат важной цели, но их следует дополнять другими визуальными инструментами, такими как доски канбан, для заполнения деталей подзадач и групповых обязанностей.

Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — самый популярный тип временной шкалы проекта. Это позволяет пользователям легко визуализировать общую продолжительность проекта; задачи в проекте; их предполагаемые даты начала, даты окончания и продолжительность; и любые совпадения между задачами в проекте. Диаграммы Ганта лучше всего подходят для проектов с относительно небольшим количеством задач и маловероятными изменениями расписания.

Сложные проекты могут привести к созданию загроможденной и сложной в использовании диаграммы Ганта, и их может быть сложно обновлять в случае внесения изменений.

Календари

Цифровые календари полезны, потому что их легко обновлять, ими можно делиться, и они могут отправлять вам напоминания о предстоящих сроках и встречах. Если вы используете календарь, интегрированный с инструментом управления проектами Google, вы часто можете изменять представления, автоматически отправлять оповещения и обновления затронутым членам команды и импортировать информацию из других функций в свой календарь.

Структура декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ (WBS) – это диаграмма, которая делит проект на более мелкие наборы задач и действий. Иногда на первый взгляд это выглядит как генеалогическое древо с названием проекта вверху, отдельными результатами под ним и все меньшими «фрагментами» работы на каждом нисходящем уровне. Обычно достаточно максимум четырех уровней.

Структуры разбивки работ очень полезны для оценки затрат и продолжительности проекта. Однако они не предназначены для обеспечения гибкости или отображения длительности или зависимости задач.

Визуализируйте проекты с помощью Kissflow Project

Как вы можете заметить, существует огромное количество платформ управления цифровыми проектами, таких как Kissflow Project, которые предлагают широкий спектр инструментов визуального управления проектами. Мы только поцарапали поверхность здесь. Вы можете помочь своей команде увидеть успех, внедрив визуальные инструменты в свое программное обеспечение для управления проектами.

Визуальные инструменты управления проектами | Planview

Содержание

Содержание

Независимо от размера вашего проекта инструменты управления проектами могут быть сложными. В проектах есть много движущихся частей и элементов, которые нужно отслеживать, что может быть непосильным для начинающих менеджеров проектов.

Однако, имея хороший набор визуальных инструментов управления проектами, руководители проектов могут тратить меньше времени на тушение пожаров и больше времени на то, что действительно важно, помогая организации достичь ее стратегических целей и задач.

Работайте быстрее: 6 шагов для ускорения планирования и реализации проектов

Получите практические советы и инструменты, которые помогут планировать, отслеживать и выполнять задачи более эффективно.

Просмотреть электронную книгу • Работайте быстрее

Инструменты управления проектами облегчают руководителям проектов планирование, организацию и управление проектами.

Если вы когда-либо руководили проектом, вы слишком хорошо знаете некоторые болевые точки, с которыми сталкиваются проектные команды. Большинство из них являются результатом каких-то изменений в проекте, которые влияют на команду.

Визуальные инструменты управления проектами стали одним из лучших способов управления изменениями в проекте. Давайте посмотрим, как они могут помочь.

Что такое инструменты управления проектами?

Как следует из названия, инструменты управления проектами помогают управлять проектами. Они позволяют руководителям проектов и командам планировать работу, выполнять задачи и управлять назначениями быстрее и с меньшей погрешностью.

Все, от электронных таблиц до распечаток графиков и планов проектов, использовалось в качестве инструментов управления проектами. В наши дни компаниям требуется решение для управления проектами, которое может идти в ногу с темпами современного бизнеса. Вот где на помощь приходят инструменты визуального управления проектами.

Инструменты визуального управления проектами позволяют руководителям проектов, заинтересованным сторонам и членам группы визуально анализировать данные.

К популярным инструментам визуального управления проектами относятся:

• Диаграммы Ганта и дорожные карты
• Канбан-доски
• Скрам-доски
• Диаграммы и графики для отчетности

Основное преимущество визуальных инструментов управления проектами заключается в том, что большинство людей могут выражать и понимать сложные визуальные данные легче, чем слова и числа. В результате они позволяют организациям экономить время и ресурсы, позволяя командам работать более эффективно.

Зачем использовать инструменты управления проектами?

Визуальное управление проектами появилось как альтернатива текстовым решениям по управлению проектами. Они предназначены для того, чтобы помочь менеджерам проектов улучшить планирование, коммуникацию и совместную работу, позволяя им визуализировать процессы и рабочие процессы.

Средства визуального управления проектами помогают решить:

• Сбои в общении
• Отсутствие совместной работы
• Слишком много совещаний по статусу
• Запуски и остановки

Большинство людей обрабатывают и понимают визуальные данные легче, чем текст. Наличие визуального представления ресурсов и задач по мере их перемещения по рабочему процессу позволяет менеджерам проектов сохранять организованность и принимать обоснованные решения на каждом этапе проекта.

Ниже приведены некоторые ключевые преимущества использования этих инструментов управления проектами.

1. Улучшенные коммуникации и совместная работа

Поскольку удаленные и распределенные команды становятся новой нормой, хорошая коммуникация важна как никогда. Слишком частое общение с командами может создать стрессовую рабочую среду, в которой они будут чувствовать себя перегруженными и неспособными отключиться, а длительные периоды радиомолчания могут сбить ваш проект с курса.

Найти идеальный баланс коммуникации, который держит команды в курсе, не перегружая их информацией, не так невозможно, как кажется. С правильными инструментами управления проектами вы можете более эффективно общаться и сотрудничать со своими командами. Вместо того, чтобы искать электронные письма в загроможденном почтовом ящике, вы можете напрямую обсудить беседу со своей командой.

Встроенные средства связи позволяют напрямую общаться с командами. Вы можете поделиться информацией со всеми, кто участвует в проекте, или сузить фокус до людей, работающих над конкретной задачей. Каждый получает актуальную информацию, не перегружаясь постоянным потоком сообщений и предупреждений. Это приводит к меньшему количеству отвлекающих факторов и лучшему общению, создавая среду для хорошего сотрудничества.

Инструменты управления проектами, которые поддерживают общение в приложении, позволяют проектным группам сотрудничать в контексте своей работы, а не в другом инструменте.

2. Способность уложиться в сроки, не выходя за рамки бюджета

Нельзя отрицать: электронные таблицы — неэффективный способ отслеживания проектов.

Требуется много ненужного времени и усилий, чтобы просмотреть строки данных, чтобы найти то, что вы ищете. Кроме того, ручное обновление электронных таблиц увеличивает вероятность ошибки. Вы можете ввести неверные данные или случайно пропустить важную информацию, что может привести к более серьезным проблемам, таким как нарушение сроков и превышение бюджета.

Переход на инструменты управления проектами, такие как Projectplace или AgilePlace, снижает вероятность человеческой ошибки. Оба решения позволяют измерять статус и прогресс ваших проектов с помощью визуальных данных. Такие функции, как диаграммы Ганта и доски Канбан, делают ваш рабочий процесс более наглядным, облегчая вам и вашим командам просмотр:

• Задачи, выполняемые и еще не выполненные
• Кто идет по графику, а кто отстает
• Как выполняются задачи относиться к более широкой картине проекта

Для руководителей проектов это означает возможность выявлять потенциальные проблемы до того, как они превратятся в дорогостоящие ошибки. Инструменты визуального управления проектами позволяют выявлять проблемы и реагировать на них быстрее, чем с помощью решения на основе электронных таблиц. А лучшее время отклика означает меньшее количество сбоев, которые могут привести к отставанию от графика и расходованию бюджета.

3. Снижение стресса, связанного с работой

Перегруженные менеджеры проектов допускают ошибки. Независимо от того, являетесь ли вы случайным менеджером проекта, отвечающим за руководство группой отдельных проектов, или сертифицированным профессионалом, ответственным за все организационные проекты, одно можно сказать наверняка: управление проектами может стать непосильным.

Быть в постоянном контакте с командами и заинтересованными сторонами означает отвечать на бесчисленные сообщения в течение дня. Это может привести к психологическому истощению, прежде чем вы сможете выполнить другие свои обязанности, такие как мониторинг процессов и устранение любых узких мест в вашем рабочем процессе.

Здесь могут помочь эффективные инструменты визуального управления проектами, такие как Projectplace и AgilePlace. Эти решения облегчают вам наблюдение за вашими процессами, оптимизируя способ предоставления информации без чрезмерного упрощения проектных данных. В результате команды и менеджеры проектов могут сотрудничать, не чувствуя себя перегруженными излишним количеством информации.

Канбан-доски превращают типичные инструменты управления проектами в системы для визуализации работы, улучшения процессов и многого другого.

4. Улучшенные процессы и рабочие процессы

В то время как некоторые люди преуспевают в условиях стресса, другие лучше работают в стабильной среде, где задачи не кажутся непреодолимыми. Когда вы и ваша команда чувствуете себя перегруженными работой, производительность снижается. Работа в состоянии перегрузки затрудняет планирование и расстановку приоритетов. В результате снижается производительность.

А теперь хорошие новости. Один из способов, с помощью которого вы и ваши команды можете не чувствовать себя перегруженными работой, — это ввести систему вытягивания.

Вытягивающая система — это система управления рабочим процессом, которая действует как альтернатива традиционной «выталкивающей системе», к которой привыкло большинство профессионалов. Вместо того, чтобы навязывать командам огромный список дел, работа стоит в видимой очереди и вытягивается командами.

Некоторые преимущества использования вытягивающей системы в инструментах управления проектами включают:

• Задачи можно организовывать и выполнять в зависимости от их приоритета ошибка
• Менеджеры проектов могут легко видеть, какие задачи выполняются и нужна ли командам дополнительная поддержка

В конечном счете, вытягивающая система устраняет беспорядок в рабочем процессе и облегчает командам и руководителям проектов достижение их целей и задач.

Назначение приоритетов карточкам в инструментах управления проектами позволяет командам сразу понять наиболее важную работу в своей системе.

Хотя это относится не только к методу Agile, все больше организаций применяют систему вытягивания при внедрении управления проектами Agile. Он обычно используется с досками Канбан, поэтому любые инструменты управления проектами, поддерживающие системы Канбан, также могут поддерживать систему вытягивания.

В соответствии с этим методом командам рекомендуется ограничивать работу, выполняя одну задачу за раз. Это называется ограничением незавершенного производства (WIP).

Инструменты визуального управления проектами, такие как AgilePlace и Projectplace, позволяют устанавливать лимиты незавершенного производства, чтобы члены команды не могли взять на себя больше работы, чем разрешено. Как только работа будет завершена, члены команды могут взять новую задачу из невыполненной работы.

Почему важно визуальное управление проектами

Когда дело доходит до улучшения коммуникации, совместной работы и выявления рисков, визуализация процессов и рабочих процессов имеет большое значение. Управление проектами — это работа с большими объемами данных, которая требует от практиков взаимодействия с различными точками данных, такими как:

• Капитальные и операционные расходы
• Показатели эффективности
• Профили рисков
• Анализ затрат и результатов и многое другое

Руководителям проектов может быть особенно сложно идти в ногу со скоростью бизнеса. Скорость обмена данными постоянно увеличивается, что затрудняет для руководителей проектов мониторинг постоянно растущего набора точек данных.

Кроме того, ставки на управление проектом высоки. Руководителям проектов необходимо принимать обоснованные решения, которые обеспечат успех их проекта и при этом оправдают ожидания заинтересованных сторон.

Исследования показывают, что человеческий мозг может обрабатывать изображения всего за 13 миллисекунд, что, как считается, более чем в 65 000 раз быстрее, чем текстовая информация. Это означает, что специалисты-практики, использующие управление проектами на основе электронных таблиц, работают не так эффективно, как должны.

Мало того, что пользователи электронных таблиц тратят больше времени на чтение столбцов данных, у них больше шансов пропустить что-то важное. Из-за этого многие практики обратились к визуальным инструментам управления проектами, чтобы помочь им более эффективно руководить своими проектами и управлять ими.

В отличие от инструментов управления проектами, которые имеют визуальный компонент и обновляются в режиме реального времени, электронные таблицы основаны на списках, статичны и быстро устаревают.

Projectplace или LeanKit?

Projectplace и AgilePlace — отличные инструменты управления проектами, которые можно использовать для повышения производительности, углубления сотрудничества и более эффективного управления проектами. Но какая платформа подходит вам и вашим командам?

Давайте рассмотрим некоторые ключевые особенности обоих инструментов и то, как они могут удовлетворить различные потребности.

Projectplace

Projectplace — это комплексное решение, которое сочетает в себе эффективную платформу для совместной работы с визуальными инструментами управления проектами. Вы можете использовать Projectplace для планирования, выполнения и управления вашими проектами от начала до конца. Платформа позволяет визуализировать вашу работу с помощью канбан-досок и диаграмм Ганта, что упрощает внедрение гибкого, водопадного или гибридного подхода к вашим проектам.

Другие функции Projectplace включают:

• Безопасный обмен файлами и инструменты управления документами, обеспечивающие командам доступ ко всем важным данным проекта
• Интеграция с Zoom для быстрого доступа в рамках проекта к личным или командным собраниям
• Расширенные инструменты отслеживания для измерения прогресса и выявления узких мест
• Шаблоны проектов, которые позволяют заложить основу вашего проекта за считанные минуты
• Отчеты на информационной панели для отслеживания хода выполнения ваших проектов в режиме реального времени

Хорошие инструменты управления проектами часто включают одно или несколько представлений на информационной панели, как показано здесь.

Projectplace предназначен для работы со всеми типами проектов, но особенно хорошо работает с инициативами, требующими более тесного сотрудничества. Проекты, в которых участвуют межфункциональные команды и/или внешние сотрудники, особенно хорошо работают при использовании Projectplace.

В качестве универсальной платформы Projectplace имеет все, что нужно командам и руководителям проектов для планирования, общения, обмена данными и выполнения задач. Его мощный, но интуитивно понятный дизайн делает Projectplace достаточно мощным, чтобы удовлетворить потребности сертифицированных менеджеров проектов, но достаточно простым, чтобы помочь случайным руководителям проектов, возглавляющим команды над специальными проектами.

LeanKit

AgilePlace — это визуальное решение для управления проектами, которое расширяет совместную работу за счет внедрения Lean и Agile.

Сочетая функции управления проектами с визуальным инструментом выполнения работы, AgilePlace является одним из наиболее эффективных визуальных инструментов управления проектами для групп Lean и Agile.

Руководители проектов могут использовать AgilePlace для планирования, организации и выполнения проектов, а также для углубления сотрудничества между командами. AgilePlace использует доски Канбан для визуализации рабочего процесса, что упрощает руководителям проектов возможность видеть, кто над чем работает, и статус задач в процессе.

Но AgilePlace — это больше, чем простая доска Канбан. Он также включает в себя несколько функций, предназначенных для улучшения совместной работы и оптимизации управления проектами. Эти функции включают в себя:

• Организация и приоритизация предстоящей работы, чтобы наиболее важные задачи выполнялись в первую очередь
• Инструменты для совместной работы, такие как потоки комментариев к карточкам и обмен документами
• Расширенные возможности отчетности, включая Agile и бережливую аналитику
• Коллекция шаблонов досок Канбан для различных процессов

Инструменты управления проектами, включающие доски Канбан, подобные приведенной выше, позволяют командам оптимизировать способ управления проектами.

AgilePlace хорошо работает со всеми отраслями и типами работы, но предназначен для команд, которые следуют методам Agile и Lean. Таким образом, платформа лучше всего подходит для итеративной, повторяющейся работы и инициатив, поддерживающих постоянное совершенствование.

Как найти лучшие инструменты управления проектами

Теперь, когда мы рассмотрели основы, что еще вам следует искать в решении для управления проектами?

Лучшие инструменты управления проектами просты в использовании, так что случайные менеджеры проектов могут быстро набраться опыта, но достаточно мощны, чтобы удовлетворить потребности профессиональных менеджеров проектов.

Вот некоторые ключевые особенности инструментов управления проектами:

• Знакомый пользовательский интерфейс: Создание и назначение задач с помощью перетаскивания, визуальные рабочие доски и интуитивно понятное размещение элементов управления, которые могут использовать начинающие пользователи быстро узнать
• Удобная раскладка: Аватары пользователей, эффективная иконография и социальные функции, которые побуждают пользователей укреплять связи с членами своей команды
• Расширенные функции, которые не препятствуют основным функциям: Для опытных пользователей, которым нужны дополнительные возможности отчетности и отслеживания. актуальна для большинства пользователей программного обеспечения
• Средства связи: Возможности чата в режиме реального времени и функции комментариев позволяют командам, заинтересованным сторонам и руководителям проектов оставаться на связи и на одной странице на протяжении всего жизненного цикла проекта
• Мобильная поддержка: Облачные технологии и мобильные приложения позволяют руководителям проектов и командам получать доступ к платформе со своих офисных компьютеров или мобильных устройств, поэтому они всегда на расстоянии одного клика от вашего проекта

С удаленной и распределенной работой на растет, потребность в эффективных инструментах управления проектами больше, чем когда-либо. Руководителям проектов нужно решение, которое не просто поможет им идти в ногу со скоростью современного бизнеса.

Им также нужно что-то, что способствует хорошему общению и сотрудничеству, чтобы у команд были ресурсы, необходимые для выполнения своих задач вовремя и в рамках бюджета.