Как сделать свой проект: Как создать личный проект. Пошаговый план от идеи до реализации — Личный опыт на vc.ru

7 советов, как запустить свой проект: путь от идеи до реализации

Сформулируйте свою идею в одном предложении или у вас нет идеи! Авторы проектов и участники хакатона «Чего хочет Пермь», гражданские активисты, представители НКО собрались 18 марта в учебном центре «Room 404», чтобы обсудить проблемы реализации проектов на митапе «Социальный проект: от идеи к воплощению».

Денис Галицкий, пермский правозащитник с большим опытом создания и реализации социальных проектов, организовал дискуссию вокруг ключевых вопросов проектирования: идея, аудитория, продвижение, реализация. Вот основные тезисы дискуссии.

1. Вам необходимо четкое представление об идее проекта. Важно, чтобы вы могли описать свой проект в одном предложении, и все было понятно.

2. Выберите довольно узкую нишу, работайте в ней. Сегодня это основной принцип в бизнесе, но и для социальных проектов это важно. Широкий охват не подходит, нужно сужать: не экология вообще, а отдельно взятая территория, отдельный аспект, конкретная проблема.

Это поможет не только в понимании целей и задач проекта, это поможет объяснить необходимость проекта аудитории.

3. Идея должна быть воодушевляющей. Это важно для аудитории. Нужна эмоция, чтобы люди отреагировали, заметили проект. Это важно для вовлечения. Волонтеров можно привлекать деньгами и административным путем, а можно рассказать им об идее проекта, и они сами захотят помочь.

При этом нужно помнить, что эмоции могут быть разными, нужно выбрать подходящую и конструктивную.

4. Аудитория проекта должна быть узкой и осязаемой. Это должны быть люди, объединенные одной или несколькими характеристиками. Вам важно знать особенности этих людей, их характеристики, мотивацию.

Представляя аудиторию, легче планировать мероприятия, писать тексты. Пусть, например, это будут любители желтых носков. Может быть, их в регионе будет всего тысяча, но это ваша аудитория, о проблемах которой вам известно.

5. Действуйте неординарно. Вам нужно быть медийным лицом. Медиа играют большую роль. Они помогают продвижению проекта, формируют репутацию. Известным проектам, активистам, организациям больше доверяют – такова жизнь. Как достигнуть известности?

Есть разные способы: можно стать экспертом в своей сфере, стать заметным после акций и проектов, организовывать что-то необычное, не такое, как у всех. Вот пример небольшого эксперимента: анализы крови в разных лабораториях дали разные результаты.

6. Делайте то, что вам нравится. Так легче добиться успеха. В этом случае вы сможете приложить больше усилий, импровизировать и творчески решать проблемы. Ваш проект будет частью вашей жизни – и это хорошо для проекта.

7. Нужно создавать бэкграунд проекта. Собирайте цифры, факты, исследования, свидетельства, вырезки из газет, фотографируйте, снимайте видео – всякая информация может быть полезна. Вы не знаете сейчас, где она пригодится, но в нужный момент это случится!

Пример использования накопленного бэкграунда: деревья возле пермской городской администрации ежегодно высаживают в теплое время года, а зимой при уборке снега их срезают бульдозеры.

На митапе опытом поделились авторы проектов-победителей хакатона «Чего хочет Пермь». Надежда Баглей и Елена Плешкова рассказали о текущей работе над проктом «Природа Перми».

Михаил Гарбузенко – о работе над порталом maperm.ru. Аудитория, подготовленная Денисом Галицким, сразу же вступила в активное обсуждение проектов, их целей, технологий. Времени, отведенного для митапа, не хватило, чтобы обсудить все вопросы. Общение перевели в онлайн.

Создание и реализация проекта — Projecto

Когда вы ставите любую задачу самому себе и добиваетесь поставленной цели, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование и т.п. Всё это кажется каким-то незначительным: вот задача, вот её исполнение, а вот результат…

Но что, если задача будет не из разряда «полить цветы» (заметьте, даже здесь нужна некая периодичность и обязательная ответственность, ведь, если цветы не полить вовремя, они могут погибнуть), а, скажем, запустить строительство крупного торгового центра в Москве или даже сети торговых центров, организовать собственный СМИ-портал с тысячами материалов в разных категориях и со своим штатом редакторов/журналистов, запустить федеральную сеть автосервисов с привлечением инвесторов и т. п.?

Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Любой руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного предполагает огромный пласт работ. На самом деле это полноценный и очень важный бизнес-процесс. Для осуществления задуманного нужно составить максимально подробный план, разбитый на этапы, привязать его ко времени (установить конкретный срок для каждого из этапов, чтобы не было никаких накладок), рассчитать и распределить ресурсы, назначить, а иногда найти и нанять соответствующих исполнителей, правильно поставить им задачи, расставить контрольные точки и «держать руку на пульсе» до тех пор, пока проект не будет завершён.

Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, нужно сначала подтянуть теоретическую базу. Методологии внутри каждого предприятия могут быть разными, но у всех есть общие черты, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому на всякий случай о терминах.

Определения

Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который/которые состоят из определённых действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.

Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.

Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели и т.д.

Результат любого проекта – конкретный продукт, одна его единица или множество. Вот только продукты не всегда могут быть материальными. В бизнесе иногда ещё применяется термин «ценный конечный продукт» (ЦКП) – товар или услуга, имеющая ценность как внутри компании, так и за её пределами.

Если обобщить, то можно увидеть, что проект – это более масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.

Именно поэтому у нас в Projecto раздел проектов – это своего рода хаб для объединения или выделения в отдельные группы таких сущностей, как «События», «Задачи», «Документы» и «Файлы».

План и этапы реализации проекта

Любой проект имеет свой жизненный цикл. Во многих программах обучения для менеджеров / управленцев выделяются одни и те же фазы жизни любых типов проектов. Назовём их ниже.

Основные этапы создания и реализации проекта:

1. Генерация концепции (предпроектный или предварительный этап). Здесь производится постановка цели, а также оценивается необходимость и возможность её реализации.
2. Разработка плана (планирование реализации проекта). На этом этапе важно правильно распределить имеющееся ресурсы и привязаться ко времени.
3. Непосредственно реализация (для проектов с длительным жизненным циклом это фаза ввода в эксплуатацию и сама эксплуатация).
4. Завершение проекта (его сдача, закрытие, угасание и т.п., всё будет зависеть от исходных целей и задач). Для каких-то проектов стадия завершения – это благо, а для каких-то катастрофа, например, если завершается жизненный цикл работы предприятия.

Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т. д. Все возможные риски максимально можно снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).

С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.

Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами

Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть внутри своей компании, предприятия или команды.

Чем выше сложность проекта, тем больше нюансов нужно учесть. Старый «дедовский» способ с записями в блокноте при больших масштабах уже никак не поможет.

Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.

Рынок инструментов для планирования существует не первый день. Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).

У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.

Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.

Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.

Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения. Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.

Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнесаявляются облачные системы управления проектами. Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP. Всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения). Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи. Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату. Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.

Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.

Вот тут мы и подошли к самому важному!

Разработка и реализация проектов в Projecto

Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа. Он универсален для любой методологии.

Что «под капотом»?

• Проекты можно делить на группы, например, для выделения тематики: «Работа с персоналом», «Работа с финансами» и т.п. Критерии деления не автоматические, поэтому вы сможете разделить проекты так, как удобно вам.
• Параметры привязки ко времени – опциональные. Если вам нужны чёткие временные рамки для конкретного проекта, вы можете их задать (начало и конец, или только начало, только конец).
• Тип проекта. Новая сущность необязательно должна ставиться кому-то на исполнение в приказном порядке. Сотрудник может создавать свой личный проект и определять в нём перечень своих собственных задач. В обычном проекте можно задействовать других сотрудников, а корпоративные будут видны сразу всем работникам предприятия, зарегистрированным в системе.
• Внутри команды создаваемого проекта можно выбрать не только участников, но и назначить руководителя. У него будет больше полномочий для контроля и организации процесса.
• По мере работы над проектом будет меняться его статус. В системе предусмотрены все возможные состояния (запланирован, в процессе, приостановлен, завершён, провален, неактуален, на согласовании).
• Вспомогательные возможности – метки (теги), логотип (для более удобного визуального восприятия и соотнесения), личные и общие заметки.

Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.

Что касается непосредственно задач

Задачи – это сущность для реализации любого проекта.

• Вы можете назначить исполнителя и наблюдателя или целые группы сотрудников в нужном статусе.
• Можно определить место и время (начала/завершения).
• Есть встроенная система управления напоминаниями, которые можно организовать на определённый интервал перед назначенной датой, точно в нужную дату или с заданной периодичностью (по дням недели или месяца).
• Задачу легко можно сделать периодичной. Повторы привязываются к дням недели, дням месяца, заданному временному промежутку и т.д.
• Одну задачу можно соотнести сразу с несколькими разными проектами.

Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта

• Их можно планировать на определенный срок.
• У них есть свой статус (поручена, в процессе, достигнута, провалена, неактуальна).
• Цель можно связать с определенными задачами (одной или целым перечнем). Таким образом, проект можно разделить на более мелкие составляющие и промежуточные этапы.

По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.

Когда проект будет готов?

Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?

Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган. Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.

Обсуждение, обсуждение и ещё раз обсуждение…

Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.

Внутри чатов сотрудники могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами (загружаются извне или из файлового хранилища Projecto) и заметками (это как аналог самостоятельных страниц, на которых можно разместить различную информацию, изображения, ссылки, списки и т.п., заметки можно прикреплять к разным проектам и откреплять от них).

Сквозной поиск поможет найти элементы и сообщения, которые могли затеряться в ленте, нужные файлы и документы.

Внутри чата можно упоминать конкретных сотрудников (им придёт специальное уведомление) и выбирать конкретные сообщения для ответа (чтобы было понятно, к чему относится ваше высказывание).

А как же контроль?

На самом деле – это важный вопрос. Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:

• Вы можете фильтровать проекты по статусу.
• Каждый из них можно экспортировать в PDF или в табличном формате.
• По умолчанию колонка с задачами отображается в виде таймлайна с выделением промежуточных целей. Но вы можете переключиться на отображение в виде графика Ганта, Канбан-доски или календарного графика.
• Задачи и цели тоже можно фильтровать по статусу, экспортировать и искать по определенным критериям.

Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.

Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же есть как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.

С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.

Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов [2022] • Asana

Резюме

Организуйте свои проекты с помощью планов проектов, чтобы не отставать от графика — еще до того, как вы начнете. План проекта содержит все необходимые детали вашего проекта, такие как цели, задачи, объем, сроки и результаты. Это показывает заинтересованным сторонам четкую дорожную карту вашего проекта, гарантирует, что у вас есть ресурсы для него, и с самого начала привлекает всех к ответственности. В этой статье мы научим вас семи шагам для создания собственного плана проекта.

Планы проекта необходимы для того, чтобы ваш проект был организован и соблюдался. Отличный план проекта поможет вам начать работу со всеми необходимыми элементами — от целей и бюджета до этапов и планов коммуникации — в одном месте. Сэкономьте свое время (и немного головной боли), создав рабочий план, который сделает ваш проект успешным.

Что такое план проекта?

План проекта, иногда называемый рабочим планом, представляет собой схему целей, задач и задач, которые ваша команда должна выполнить для конкретного проекта. Ваш план проекта должен включать информацию о расписании проекта, объеме, сроках выполнения и результатах для всех этапов жизненного цикла проекта. Но не все процессы планирования проектов созданы одинаковыми, что приводит к тому, что некоторые команды недоиспользуют их или полностью пропускают. Чтобы написать эффективный план проекта, вы должны быть методичными (выполнять ряд шагов), конкретными и четкими, когда дело доходит до ваших идей и стратегии реализации.

Бесплатный многофункциональный шаблон проекта

Если вы все еще не знаете, что такое план проекта, вот чем он отличается от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ тоже самое. Разные команды или отделы могут предпочесть тот или иной термин, но оба они в конечном итоге описывают одно и то же: список общих действий, которые вам необходимо предпринять для достижения целей вашего проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это план вашего проекта. В основном вы используете уставы проекта, чтобы получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон, прежде чем начать. Это означает, что устав вашего проекта предшествует вашему плану проекта. Устав проекта — это набросок простого плана проекта, который должен включать только ваши цели проекта, объем и обязанности. Затем, как только ваш устав будет утвержден, вы можете создать план проекта, чтобы предоставить более подробный план ключевых элементов вашего проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

План проекта и объем проекта

Объем проекта определяет размер и границы вашего проекта. В рамках плана вашего проекта вы должны определить масштаб проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами проекта. Если вы когда-либо беспокоились о расширении масштаба, вы можете вернуться к предварительно определенному объему в плане проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Прочтите: Краткое руководство по определению масштаба проекта — за 8 шагов

План проекта и проект Agile

Управление проектами Agile — это структура, помогающая командам разбить работу на итерационные, совместные компоненты. Agile-фреймворки часто работают в сочетании с методологиями scrum и sprint. Как и в любом проекте, команда проекта Agile может извлечь выгоду из наличия плана проекта, прежде чем приступить к работе.

Прочтите: Asana для Agile и Scrum

План проекта и структура распределения работ

Подобно плану проекта, структура распределения работ (WBS) помогает вам в выполнении проекта. В то время как план проекта фокусируется на каждом аспекте вашего проекта, WBS фокусируется на результатах, разбивая их на промежуточные результаты и задачи проекта. Это поможет вам визуализировать весь проект в простых шагах. Поскольку это визуальный формат, WBS лучше всего рассматривать в виде диаграммы Ганта (или временной шкалы), доски Канбан или календаря, особенно если вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Прочтите: структурная декомпозиция работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Почему важны планы проекта?

Планы проекта составляют основу всего проекта. Без него вы упускаете первый важный шаг в общем процессе управления проектом. Когда вы запускаете проект без определенных целей или задач, это может привести к неорганизованности работы, разочарованию и даже расширению масштабов. Четкий письменный план управления проектом обеспечивает базовое направление для всех заинтересованных сторон, а также обеспечивает подотчетность каждого. Это подтверждает, что у вас есть ресурсы, необходимые для проекта, еще до его фактического начала.

План проекта также позволяет вам, как ответственному за исполнение, прогнозировать любые потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, пока проект еще находится на стадии планирования. Таким образом, вы можете быть уверены, что проект будет достижим или, при необходимости, будет правильным. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами, между планированием проекта и его успехом существует тесная связь: чем лучше ваш план, тем лучше ваш результат. Таким образом, преодоление этапа планирования также способствует повышению эффективности и результатов проекта.

7 шагов для написания плана проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Чтобы создать четкий план управления проектом, вам нужен способ отслеживать все его движущиеся части. Независимо от того, какой тип проекта вы планируете, каждый рабочий план должен иметь:

• Цели и цели проекта

• Метрики успеха

• Заинтересованные стороны и роли

• Scope и бюджет

• 94949

• . , результаты и зависимости проекта

• Сроки и расписание

• План коммуникации

Не знаете, что каждый из них означает или должен выглядеть? Давайте углубимся в детали:

Шаг 1: Определите свои цели и задачи

Вы работаете над этим планом проекта по определенной причине — скорее всего, вы, ваша команда или ваша компания достигнете конечной цели. Но как вы узнаете, достигли ли вы этой цели, если у вас нет способа измерить успех?

Каждый успешный план проекта должен иметь четкий желаемый результат. Определение ваших целей обеспечивает обоснование вашего плана проекта. Это также держит всех на одной волне и фокусирует внимание на результатах, которых они хотят достичь. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, которые знают, как их работа способствует достижению целей компании, в 2 раза более мотивированы. Однако только 26% сотрудников обладают такой ясностью. Это потому, что постановка целей чаще всего происходит отдельно от фактической работы. Определив свои цели в плане работы, вы можете напрямую связать работу, которую выполняет ваша команда, с целями проекта в режиме реального времени.

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Как правило, цели вашего проекта должны быть более высокого уровня, чем цели вашего проекта. Цели вашего проекта должны быть целями SMART, которые помогут вам измерить успех проекта и показать, как ваш проект согласуется с бизнес-целями. С другой стороны, цель составления целей проекта состоит в том, чтобы сосредоточиться на фактических, конкретных результатах, которых вы собираетесь достичь в конце своего проекта. Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения целей, поэтому вы можете создать рабочий процесс, соответствующий целям проекта.

Ваш проект план  задает направление, необходимое вашей команде для достижения ваших целей, посредством целей вашего проекта. Включив свои цели непосредственно в документацию по планированию, вы можете держать путеводную звезду вашего проекта под рукой. Когда вы определяете объем своего проекта или составляете график своего проекта, проверьте свои цели, чтобы убедиться, что работа способствует достижению ваших основных целей.

Прочтите: Как составить эффективную цель проекта с примерами

Шаг 2. Установите показатели успеха

Определив свои цели, убедитесь, что они измеримы, установив ключевые показатели успеха. Хотя ваша цель служит предполагаемым результатом, вам нужны показатели успеха, чтобы вы знали, работаете ли вы в соответствии с планом для достижения этого результата. Лучший способ сделать это – поставить SMART-цели. С SMART-целями вы можете убедиться, что ваши показатели успеха ясны и измеримы, поэтому вы можете оглянуться на конец своего проекта и легко сказать, достигли ли вы их или нет.

Например, целью мероприятия может быть проведение 22 июня ежегодной трехдневной конференции для специалистов по поисковой оптимизации. Показателем успеха для этой цели может быть присутствие на вашей конференции не менее 1000 человек. Это и понятно, и измеримо.

Шаг 3. Уточните заинтересованные стороны и роли

Запуск проекта обычно означает вовлечение в его выполнение соавторов. В плане управления проектом укажите, какие члены команды будут участвовать в проекте и какова будет роль каждого человека. Это поможет вам решить, кто отвечает за каждую задачу (к чему мы скоро вернемся), и сообщит заинтересованным сторонам, как вы ожидаете их участия.

В ходе этого процесса обязательно определите различные роли и обязанности, которые могут быть у ваших заинтересованных лиц. Например, кто непосредственно отвечает за успех проекта? Есть ли какие-либо утверждающие, которые должны быть привлечены, прежде чем что-либо будет завершено? Какие кросс-функциональные заинтересованные стороны должны быть включены в план проекта? Нужно ли учитывать какие-либо факторы управления рисками?

Рассмотрите возможность использования системы, такой как диаграмма RACI, чтобы помочь определить, кто продвигает проект вперед, кто будет утверждать решения, кто будет вносить свой вклад в проект и кто должен оставаться в курсе хода проекта.

Затем, когда вы обозначите все свои роли и заинтересованные стороны, не забудьте включить эту документацию в свой план проекта. Как только вы завершите свой план, ваш рабочий план станет вашим межфункциональным источником истины.

Прочтите: 9 стратегий успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определите свой бюджет

Запуск проекта обычно стоит денег. Будь то наем фрилансеров для написания контента или кейтеринговая компания для мероприятия, вы, вероятно, потратите немного денег.

Поскольку вы уже определили свои цели и заинтересованные стороны в рамках плана проекта, используйте эту информацию для составления бюджета. Например, если это кросс-функциональный проект с участием нескольких отделов, будут ли отделы делить стоимость проекта? Если у вас есть конкретная целевая метрика, например посетители мероприятия или новые пользователи, поддерживает ли ваш предлагаемый бюджет эту задачу?

Установив бюджет проекта на этапе планирования проекта (и до того, как начнутся расходы), вы сможете получить одобрение, легче отслеживать ход выполнения и принимать разумные и экономичные решения на этапе реализации вашего проекта. Заранее зная свой бюджет, вы сможете управлять ресурсами, гарантируя, что вы не превысите первоначальный финансовый объем проекта. Планирование поможет вам определить, какие части вашего проекта будут стоить сколько, не оставляя места для сюрпризов позже.

Шаг 5. Согласование вех, результатов и зависимостей проекта

Важная часть планирования вашего проекта — установка вех или конкретных целей, которые представляют достижение. Вехи не требуют даты начала и окончания, но достижение одной из них знаменует собой значительное достижение в ходе вашего проекта. Они используются для измерения прогресса. Предположим, вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Установка вехи на временной шкале вашего проекта, когда прототип будет завершен, поможет вам измерить прогресс, которого вы достигли на данный момент.

Результат проекта, с другой стороны, — это то, что фактически произведено, когда вы достигаете вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигли важной вехи, когда создали конечный результат, которым стал прототип. Вы также можете использовать зависимости проекта — задачи, которые вы не можете начать, пока не будут завершены другие. Зависимости гарантируют, что работа начнется только после того, как она будет готова. Продолжая пример, вы можете создать зависимость проекта, требующую утверждения от руководителя проекта перед началом тестирования прототипа.

Если вы используете наш бесплатный шаблон плана проекта, вы можете легко организовать свой проект по результатам, зависимостям и вехам. Таким образом, каждый в команде будет иметь четкое представление о работе в рамках вашего проекта и основных этапах, над которыми будет работать ваша команда.

Прочтите: Как устанавливать, достигать и отмечать вехи проекта

Шаг 6. Наметьте график и график

Для достижения целей проекта вам и вашим заинтересованным сторонам необходима ясность в отношении общего графика и графика проекта. Согласование временных рамок может помочь вам лучше расставить приоритеты во время сессий стратегического планирования.

Не все проекты имеют четкие временные рамки. Если вы работаете над большим проектом с несколькими неизвестными датами, рассмотрите возможность создания дорожной карты проекта вместо полномасштабного графика проекта. Таким образом, вы можете уточнить порядок выполнения различных задач, не обязательно устанавливая точные даты.

После того, как вы выполнили обязанности высокого уровня, пришло время уделить внимание деталям. В шаблоне плана работы начните с разбивки проекта на задачи, чтобы ни одна часть процесса не была пропущена. Большие задачи можно даже разбивать на более мелкие подзадачи, что делает их более управляемыми.

Затем возьмите каждую задачу и подзадачу и назначьте им дату начала и дату окончания. Вы начнете визуально видеть, как все объединяется в единую временную шкалу проекта. Обязательно добавьте заинтересованных лиц, наметив, кто чем занимается и когда.

Прочтите: Как создать временную шкалу проекта за 7 шагов

Шаг 7. Поделитесь своим планом коммуникации

Мы установили, что в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили общения у них будут различаться. У вас есть возможность заранее указать свои ожидания для этого конкретного проекта в плане проекта. Наличие плана коммуникации необходимо для того, чтобы убедиться, что все понимают, что происходит, как продвигается проект и что происходит дальше. И на случай, если возникнет препятствие, у вас уже будет четкая система связи.

При разработке плана коммуникации ответьте на следующие вопросы:

• Сколько встреч, связанных с проектом, вам нужно провести? Каковы их цели?

• Как вы будете управлять обновлениями статуса проекта? Где вы будете делиться ими?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом и сообщения о прогрессе и обновлениях?

Как и другие элементы вашего плана проекта, убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и межфункциональные сотрудники должны иметь возможность легко найти эти рекомендации на этапах планирования и выполнения вашего проекта.

Прочтите: Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

Пример плана проекта

Далее, чтобы помочь вам понять, как должен выглядеть ваш план управления проектом, вот два примера планов для маркетинговых и дизайн-проектов, которые помогут вам во время собственное планирование проекта.

Пример плана проекта: годовой календарь контента

Предположим, вы руководитель отдела контента в своей компании, и в ваши обязанности входит создание и предоставление календаря контент-маркетинга для всего контента, который будет опубликован в следующем году. Вы знаете, что ваш первый шаг — составить план работы. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успеха

Вы устанавливаете, что ваша цель создания и выполнения календаря контента состоит в том, чтобы повысить вовлеченность на 10%. Показатели вашего успеха — это показатель открываемости и рейтинг кликов в электронных письмах, количество подписчиков вашей компании в социальных сетях и рейтинг ваших материалов в поисковых системах.

Заинтересованные стороны и роль каждого человека

В этом проекте будут задействованы пять человек.

• Вы, ведущий контент: Разработка и ведение календаря

• Брэндон и Джейми, сценаристы: Предоставление набросков и копий для каждой части контента

• Нейт, редактор: Редактирование и предоставление отзывов о контенте

  5

  5 Производитель: Опубликовать контент после того, как он будет написан и отредактирован

Бюджет

Ваш бюджет на план проекта и годовой объем контента составляет 50 000 долларов.

Вехи и результаты

Ваша первая веха — заполнить календарь контента, в котором показаны все темы за год. Результатом является общедоступная версия календаря. И этапы, и результаты должны быть четко отмечены в графике вашего проекта.

Временная шкала и расписание

Вы определили, что ваше расписание для плана проекта календаря контента будет следующим:

• 15 октября — 1 ноября: Этап исследования для поиска идей для тем для контента

• 2 ноября — 30 ноября: Установите темы, о которых вы будете писать

• 1 декабря — 1 января: Составление календаря

1 — 9 января 4: января

4 90 Содержание написано Брэндоном и Джейми и отредактировано Нейтом, в течение года

• 16 января — 31 декабря: Паула начнет публиковаться и продолжит делать это по мере поступления в течение года.

План коммуникации

У вас будет стартовое совещание, а затем ежемесячные совещания по обновлению информации в рамках вашего плана коммуникации. Еженедельные обновления статуса будут отправляться в пятницу после обеда. Вся коммуникация, связанная с проектом, будет происходить в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Как ClassPass управляет планами проектов от начала до конца

Керри Хоффман, старший менеджер проекта по маркетинговым операциям в ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, осуществляемые творческими группами, группами по развитию и контент-группами. Вот три ее лучшие стратегии управления планами проектов:

• Заранее определите заинтересованные стороны: Независимо от масштаба проекта очень важно знать, кто является заинтересованными сторонами и их роль в проекте, чтобы обеспечить привлечение нужных людей на каждом этапе. Это также упростит процесс проверки и утверждения до того, как команда приступит к работе.

• Договоритесь о том, как вы хотите сообщать о своем проекте: Определите, где и когда должно происходить общение по вашему проекту, чтобы гарантировать, что ключевая информация будет собрана в нужном месте и все будут согласованы.

• Будьте гибкими и изучайте стили работы других людей: Проекты не всегда идут по плану, но правильное управление интеграцией поможет обеспечить бесперебойную работу проектов. Кроме того, узнайте, как участники проекта любят работать, чтобы учитывать это при создании плана. Это поможет работать более гладко, как только вы начнете выполнять.

Прочтите: Передовой опыт творческого производства от Керри Хоффман из ClassPass

Напишите план своего следующего проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали специалистом по планированию работы. С помощью нескольких шагов, немного времени и целой организации вы успешно написали план проекта.

Следите за собой и своей командой и решайте проблемы на раннем этапе, используя такой инструмент управления проектами, как Asana. Уверенно работайте над каждым этапом плана проекта и оптимизируйте общение с командой.

Планирование проектов с помощью Asana

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — дело сложное; в этом процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей. Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех, а это означает написание плана проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation. Планы проекта похожи на карту; они четко описывают, как добраться от того, где вы находитесь сейчас (начало проекта), к тому, чего вы хотите достичь (успешное завершение проекта), а написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в трубопроводе.

Но как именно вы это делаете? Давайте взглянем на тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Почему важны планы проекта?

Обо всем по порядку. Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно выяснить, почему планы проекта так важны для начала.

Основная причина, по которой планы проекта являются обязательными, заключается в том, что они позволяют визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода из точки А в точку Б.

«Планы проекта помогают нам разработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые повлияют на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета, чтобы запланировать задержки, и спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проекта также помогают привлечь всех к одной и той же странице, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проекта создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани. «Планы проекта задают четкие ожидания для… заинтересованных сторон, точно определяя, что… будет [достигнуто] и когда это будет реализовано».

Хорошо составленный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкий масштаб проекта, что может помочь создать заинтересованность и стимулировать участие, что имеет решающее значение для успеха проекта.

«Планы проекта дают… командам цель и направление», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество».

Как написать план проекта

Очевидно, что планы проекта являются обязательным элементом любого успешного проекта. Но каковы шаги для его написания?

1. Определение содержания и показателей проекта

Первым шагом к составлению плана проекта является определение того, что именно представляет собой ваш проект, включая цель, параметры и задачи проекта. «Четко определите объем или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно найти время для определения масштаба вашего проекта; это поможет убедиться, что остальная часть вашего плана проекта двигает ваш проект в нужном вам направлении. Но не менее важным, чем определение масштаба и цели вашего проекта, является определение того, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы на правильном пути по мере продвижения проекта.

«Установите, как вы будете измерять успех, — говорит Яздани. «Есть ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение того, что представляет собой ваш проект, его общая цель и то, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. -идти.

2. Определите ключевые заинтересованные стороны 

После того, как вы определили объем проекта, цель и показатели, пришло время выяснить, кто вам нужен для реализации проекта, или, другими словами, определить ключевые заинтересованные стороны проекта.

«Перечислите отдельных лиц или группы, которые будут затронуты проектом», — говорит Яздани.

В дополнение к определению , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены — и на каком уровне. Например, предположим, что вы управляете многофункциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют члены вашей команды из отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ключевых заинтересованных сторон вы можете создать различные списки в зависимости от ответственности или уровня участия в проекте, например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут надзор за сотрудниками в своем отделе) и творческие таланты (которые фактически будут создавать результаты для кампании) из каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект, и каким образом они будут вовлечены, поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда речь идет о создании и назначении задач).

3. Наброски результатов

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; чтобы убедиться, что ваш проект достигает своей цели (и что вы достигаете того, чего намеревались достичь), вы должны сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к осязаемому.

Или, другими словами, вам нужно описать все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, проектировать, производить, выполнять или доставлять?» — говорит Яздани. «Четко обозначьте конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые должны быть реализованы в вашем проекте, поможет вам перепроектировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь, что необходимо, прежде чем переходить к следующему шагу.

4. Разработка задач

После того, как вы четко определили результаты своего проекта, вы можете детализировать эти результаты до практических задач — задач, которые вы затем можете назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты определяют работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на все более мелкие компоненты, пока не дойдете до реальной задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

5. Назначьте задачи и сроки

После того, как вы записали все свои задачи, пришло время назначить их вашей команде вместе с крайними сроками выполнения каждой задачи.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед в стабильном темпе, вы также хотите убедиться, что ваши задачи и сроки поддерживают мотивацию и вовлеченность ваших команд. Итак, при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделяйте даты, которые нельзя изменить, и учитывайте зависимости задач. Добавляйте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи».

После того, как вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должна быть четкая картина того, как и когда ваш проект будет собран воедино, и первоначальный процесс написания практически завершен.

Но это не значит, что ваш план проекта завершен! Есть еще один ключевой шаг в этом процессе.

6. Делитесь, собирайте отзывы и при необходимости корректируйте план проекта

Хотя шаги с 1 по 5 могут составлять ваш первоначальный процесс написания, если вы хотите, чтобы ваш план проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой и узнать, как, по их мнению, его можно улучшить.

«Поделитесь планом с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами, собирая отзывы для внесения корректировок и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые коррективы на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта все может меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Будьте готовы обновлять свой план по мере сбора дополнительной информации, сталкиваясь с меняющимися требованиями и задержками, а также извлекая уроки из отзывов и ошибок», — говорит Яздани. «Используя свой план проекта для управления своей деятельностью и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, корректируя задачи и сроки по мере разработки результатов».

Советы по написанию эффективных планов проектов

Нужно больше вдохновения? Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши планы проектов максимально надежными и эффективными:

Используйте другие планы проектов для вдохновения

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но нет необходимости изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого посмотрите на другие успешные планы проектов для вдохновения и используйте их в качестве руководства при написании плана на 9 лет.0337 ваш проект .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления вашего собственного плана», — говорит Яздани.

Вовлеките свою команду в процесс

Возможно, вы возглавите проект. Но это не означает, что вы должны или даже должны писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте со своей проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами над составлением плана проекта, — говорит Яздани. «Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

Не позволяйте идеальному быть врагом хорошего

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план вашего проекта, пока вы не доведете до совершенства каждую деталь. Но тратить слишком много времени на то, чтобы сделать все «идеальным», на самом деле может задержать проект. Так что не позволяйте идеальному стать врагом хорошего — и вместо того, чтобы зацикливаться на том, чтобы все было идеально с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать свой план проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенствовании плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый набросок нашего плана не требовал никаких изменений, а также вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, нашей целью не должен быть идеальный план. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно достигать целей проекта. Реагирование на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее совершенства плана».

Выполните следующие шаги для успешного выполнения плана проекта

Написание плана проекта, особенно если вы новичок в этом процессе, может показаться непосильной задачей.