Как документы правильно дома хранить: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Как и где хранить документы дома: правила, идеи и приспособления

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

• Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
• Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
• Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
• Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
• Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
• Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
• Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

• Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
• Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
• Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет.
  Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
• Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Советы по хранению необходимых бумаг

Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.

1. Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
2. Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
3. Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.

Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.

Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.

Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

• • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

• • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

• • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

• • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

• • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

• • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

Как Хранить Документы Дома в Порядке (ТОП 10 Советов)

Содержание Статьи

Как вы считаете, многие ли знают, как хранить документы дома в порядке и правильно обращаться с важными бумагами, которые периодически у нас появляются? Оказывается, абсолютное большинство людей даже не задумывается, что делать с чеками, медицинскими справками, выписками, доверенностями, ксерокопиями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя и упорядочить некогда.

Почему порядок так важен в хранении документов дома?

Если вы сразу будете класть на свои места все бумаги по мере их появления, а цифры из разных платёжек записывать в журнал учёта для ведения домашней бухгалтерии (на это уходит до 10 минут в день), то в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр и копаться в куче чеков.

Кроме того, это поможет избежать накопления ненужного бумажного мусора в доме. Но давайте обо всём по порядку. Вот, что нужно сделать прежде всего:

• Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно хранить документы разбитые по категориям.
• Не сваливайте всё в одну кипу. Забудьте о коробках, поскольку они заводятся именно для неупорядоченного сваливания повседневной макулатуры.
• Старые и хрупкие документы храните в закрывающихся пластиковых файлах. Там они не будут выцветать и пылиться.
• Заведите удобное место, где будут лежать: скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер, калькулятор, ластик, карандаш и ручка.
• Старайтесь чтобы необходимая документация была всегда под рукой, например, в ящике, который закрывается на ключ. Таким образом, её можно уберечь от чужих глаз и детей.

Кстати, маленькие дети и ценные бумаги – это  совершенно несовместимые вещи. Многие родители, которым уже приходилось восстанавливать важные документы после детских игр, знают о чём идёт речь и остальным знать не советуют.

Как хранить в порядке жилищную документацию?

• Держите отдельно от других бумаг акты купли-продажи, подтверждающие право собственности на квартиру или дом, сюда относится и договор аренды, если вы снимаете помещение.
• Положите туда же справки о приватизации и домовую книгу.
• Если жильё куплено в ипотечный кредит, то все платёжки тоже должны находиться вместе с жилищной документацией.

Невозможно учесть все нюансы для каждой отдельной семьи, поэтому подумай сами, что ещё у вас относится к жилью и сложите это в отдельную пластиковую непромокаемую папку.

Как хранить чеки и квитанции в порядке?

• Чеки и квитанции более-менее крупных покупок не выбрасывайте в течение 12 месяцев.
• Если гарантия на некоторые товары превышает один год – сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определённому в гарантийном талоне.
• Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. храните три года.
• В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригиналов – сделайте их ксерокопии и оставьте у себя.

Как упорядочить и хранить коммунальные платежи?

Храните в порядке договоры подключения всех коммунальных служб:

1. электричество;
2. газ;
3. вода;
4. телефон;
5. домофон;
6. интернет;
7. кабельное TV и пр.

Коммунальные платежи (квитанции и корешки) сохраняйте 5 лет. По истечении этого срока можете их выбросить.

Как в порядке хранить медицинские документы?

• Сделайте так, чтобы медицинские карты членов семьи всегда находились в доступном месте дома.
• Если вы отдаёте предпочтение частным клиникам – не выбрасывайте корешки их квитанций, хотя бы пару лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат.
• Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний (например, диабет) храните при себе. Она может спасти вам жизнь, если вы попадёте в больницу в результате несчастного случая.

Как правильно хранить паспорта, права и свидетельства?

Сделайте ксерокопии:

1. загранпаспортов;
2. внутренних паспортов;
3. техпаспортов на автомобили;
4. водительских прав;
5. детских свидетельств о рождении.

Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов.

По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять дорожному инспектору по требованию.

Так и делайте, но не оставляйте права и техпаспорт в машине в своё отсутствие. В случае угона или уничтожения авто это значительно отодвинет сроки выплаты страховки.

Где дома хранить документы, семейные архивы и ценности?

Большинство людей держит важные документы, ценности и семейные архивы дома. У кого-то стоит сейф, но многие просто кладут ценности в труднодоступные места. Здесь каждый действует так, как ему удобно.

Однако дом и квартира не всегда могут гарантировать сохранность ценных бумаг. Почему? Вот ряд ответов на этот вопрос:

1. квартирные воры;
2. пожар;
3. наводнение или затопление соседями;
4. ураганы и стихийные бедствия;
5. прочие форс-мажоры.

На восстановление документов может уйти очень много времени, а семейные архивы вода способна уничтожить навсегда.

К сожалению, возможность удобного хранения ценностей вне собственного жилища, в нашей стране есть только у городских жителей – это банк. А именно, банковская ячейка или депозитарий. Это довольно удобный «сберегательный сервис».

Если вас устраивают условия аренды ячейки (она может быть разных размеров и стоимости), а сам банк находится рядом с домом – не сомневайтесь и держите документы именно там.

Кроме того, помимо документов, положить в банковский депозитарий можно деньги, ценные вещи и драгоценности, что тоже очень удобно и безопасно, особенно, если вы снимаете квартиру или живёте в общежитии.

Заключение

Аккуратность – это качество, которое мы воспитываем в себе всю жизнь. Синонимами аккуратности являются:

1. чистоплотность;
2. точность;
3. пунктуальность;
4. организованность;
5. собранность;
6. дисциплинированность.

Но, в любом случае, идеальными и правильными никто не рождается. Следуя этим советом, можно научиться педантичности. Однако это далеко не всё.

Стать аккуратной в быту можно, если придерживаться определённых правил. Они есть во всех сферах жизнедеятельности человека.

Отмена этих правил приводит к расхлябанности и беспорядку, а это точно не то, что вам нужно.

Как упорядочить важные документы дома

При переезде за границу будет сложно упорядочить все без организации важных документов и файлов. Это только замедлит весь процесс, если вы будете постоянно забывать, где хранятся ваши квитанции и записи актов гражданского состояния. Но с нашими полезными советами о том, как организовать свои документы дома , вам не придется беспокоиться о переезде. Давайте углубимся в то, как опытный организатор, такой как Шелдон Купер, справился бы с задачей сортировки записей.

Итак, как вы храните важные записи? Если у вас есть многочисленные квитанции, счета, почта и файлы, разбросанные по всему дому, вы должны сначала попытаться собрать их и найти безопасное место, куда вы можете их поместить. Имея все в одном месте, решите, хотите ли вы хранить записи в органайзере-аккордеоне, в файлах или на маркированных встроенных полках. В конце отделите остальные ненужные бумаги, которые вы можете переработать, измельчить или выбросить в мусорное ведро.

Зачем вам знать, как хранить важные документы дома?

Если в вашем доме есть кучи бумаги, создающие беспорядок в каждой комнате, а важные записи спрятаны за дверцами шкафа или под предметами одежды в комоде, ваш дом находится в состоянии «вихревого вихря энтропии», согласно Шелдону. Купер . Перед вами стоит огромная задача, так как очень важно научиться хранить важные документы дома. Организация важных документов жизненно важна не только при переезде за границу, но и в случае чрезвычайных ситуаций.

В определенных ситуациях вам может понадобиться заполучить конкретный документ , а поиски по дому в течение нескольких часов, открывая каждый шкаф, только вызовут у вас стресс и беспокойство. Кроме того, когда вам нужно быстро изолировать свои жизненно важные записи, лучше всего знать, что у вас есть только одно место, где все хранится. Помните, что ваша документация либо не может быть заменена, либо ее трудно заменить. Поэтому, если вы хотите оставаться в курсе своих документов и двигаться эффективно, научитесь организовываться, как Шелдон, чей производитель этикеток даже имеет этикетку.

Вы думаете о переезде в другую страну? Получить цитату-

Начните с покупки необходимых расходных материалов

Эта кропотливая задача может быть выполнена должным образом только при наличии терпения и соответствующих расходных материалов в местном розничном магазине. Итак, прежде чем начать перебирать свои вещи, запишите в свой список дел, которые вам нужно сделать, купив все, что вам понадобится . Однако для тех, кто не хочет тратить свой бюджет на расходные материалы в магазине, есть возможность получить все, что вам нужно, на веб-сайте Craigslist. Вот что вам следует купить:

• Мусорный бак,
• Картонные коробки,
• Измельчитель,
• Маркер для этикеток,
• Стикеры для заметок,
• Аккордеонный органайзер,
• Папки с файлами.

Соберите всю документацию в вашем доме

Собрать все ваши личные записи в одном месте при подготовке к переезду по миру может занять много времени, но это первый шаг к правильной организации всего.

Посмотрим правде в глаза, вы накопили стопки бумаги за долгий период времени, и невозможно собрать все за один день . Следуя «организационной системе» Шелдона Купера, было бы лучше подготовить контейнеры или коробки, куда вы будете складывать все бумаги, которые найдете в своем доме.

Итак, с чего начать поиск? Помимо очевидных мест, таких как ящики стола, картотечные шкафы и столешницы , не забудьте проверить свой подвал, чердак и под кроватью. Кроме того, не забудьте проверить свой автомобиль, потому что там могут храниться квитанции, счета и документы на транспортное средство.

Первым шагом всегда является сбор и классификация документации, которая у вас есть.

Собирая документы, организуйте их по соответствующим категориям

В процессе сбора всех документов вам придется их где-то разместить, собрав все в одном месте. Мы рекомендуем вам выбрать один из двух методов при сортировке . Либо используйте два ящика — в одном месте бумаги, которые надо выбросить и которые уже не пригодятся, а в другом можно собрать всю документацию, которая еще необходима. Этот метод потребует от вас еще раз просмотреть документы, когда вы закончите решать, что оставить, а что выбросить.

Но, если вы хотите пойти дальше и обновить эту стратегию очистки, используйте отдельные файлы для разных типов документации . Вы можете создавать отдельные категории, такие как финансовые отчеты, записи об имуществе, налоговые документы, медицинские записи, документы, удостоверяющие личность, а также документы и формы о перемещении.

Читать далее

Что разместить в категории финансовых отчетов?

Вся информация о финансах и все, что связано с деньгами, должна попадать в эту категорию. У вас может возникнуть соблазн выбросить некоторые из ваших инвестиционных отчетов и банковских выписок, поскольку вы скоро будете жить за границей, но не спешите. Всегда проверяйте их, чтобы убедиться, что нет ничего подозрительного , так как вы можете получить предупреждение о возможном финансовом мошенничестве или краже личных данных, прочитав эти заявления. То же самое относится и к платежным квитанциям, которые можно использовать для подтверждения дохода при подаче заявки на кредит или совершении крупной покупки. Вот что вы должны собрать:

• Платежные квитанции,
• Банковские выписки,
• Инвестиционные отчеты,
• Аннулированные чеки,
• Сведения об инвалидности или безработице,
• Список содержимого вашего банковского сейфа.

Что относится к удостоверению личности и налоговым документам?

Следует быть предельно внимательным при разборе юридических документов, поскольку они являются постоянными, и их трудно заменить. Кроме того, если вы хотите избежать стресса, связанного с переездом, храните все свои налоговые декларации не менее семи лет, даже если вы планируете переехать. У вас всегда должно быть доказательство того, что вы несли финансовую ответственность в прошлом . Вот что разместить в этой категории:

• Свидетельства о рождении,
• Карты социального обеспечения,
• Документы о браке или разводе,
• Паспорта,
• Оформление документов на усыновление,
• Налоговые декларации,
• Любые налоговые поступления и записи.

Какие документы о переезде следует сортировать и хранить?

При инвестировании в международную транспортную компанию вы получите важные документы, которые следует хранить в папке для переселенцев или в другом безопасном месте. Переезд за границу требует тщательной подготовки, и точное знание того, где находятся ваши квитанции, сделает ваш переезд легким. Вот что вам следует разобрать и сохранить:

Письменная смета переезда

Обычно они включают расходы на хранение, услуги по упаковке, транспортные расходы и страховку.

Коносамент

Это самый важный документ, который вы получите от компании, и он представляет собой юридически обязывающий контракт между транспортной компанией и вами.

Сервисный приказ

Обычно прилагается к коносаменту. Он включает в себя даты получения и доставки, сведения о стоимости переезда и любые специальные услуги, которые вы также запросили, например, доставку вашего автомобиля за границу.

Инвентарная документация

Ваши грузчики проверят ваш инвентарь и выдадут инвентарную форму, в которой описаны все предметы первой необходимости, загруженные в грузовик для переезда. Вы всегда можете просмотреть и проверить, есть ли в форме все, что вы хотели перевезти.

При инвестировании в международные услуги по переезду крайне важно иметь при себе всю документацию по переезду, когда вы приедете в другую страну. Вы не хотите остаться в беде, если станете жертвой мошенничества с переездом и потеряете все свое имущество. С коносаментом, заказом на обслуживание и письменной сметой вы можете принять меры против мошенников .

Изучение того, как и где хранить важные документы и квитанции от грузчиков, позволит вам быть готовым к любой ситуации.

Как лучше всего организовать важные документы?

Независимо от того, переезжаете ли вы в Россию или планируете поездку в Канаду, вся ваша документация должна храниться в доступном месте. Мы бы порекомендовали выбрать тот способ организации документов, который лично вам кажется наиболее подходящим, так как не существует единственного способа, который считается просто лучшим. Есть несколько способов сделать это , поэтому, когда придет время собираться и переезжать в большой город, вы можете просто забрать свои записи и уйти. Вот несколько методов, которые вы можете использовать.

Купите органайзер-аккордеон и разместите его у себя дома.

Разделение всей документации на органайзер-аккордеон позволит вам иметь все под рукой и аккуратно организовать. Есть много карманов, которые можно заполнить различными пластинками и застежка на резинке, которая всегда сохраняет содержимое в целости и сохранности. Однако эти карманы не могут быть заполнены стопками бумаги, поэтому вам нужно будет сделать тщательный выбор того, что входит в каждый карман. Это позволит вам сузить категории и указать, какие записи идут вместе. В каждом кармане есть вкладка, на которую вы можете наклеить красочную этикетку и написать имя для каждой категории, такой как брак, паспорт, удостоверение личности, почта и свидетельство о рождении.

Найдите доступные органайзеры для аккордеона на Amazon.

Уберите в архив

Возможно, у вас больше стопок бумаги, а в органайзере-гармошке не хватит места для всего. Поэтому лучше всего было бы купить множество папок с файлами и поместить их в один ящик , который вы можете открыть и медленно просмотреть все. Когда вы соберете всю документацию, вы должны придумать хорошую систему хранения документов.

Некоторые могут задаться вопросом: что такое базовые файловые системы? Существует несколько таких систем, как алфавитная, числовая и тематическая. Для вашей документации лучшей системой регистрации будет тематическая , указав, какой тип документации у вас есть в каждой папке, например, документы, необходимые для выезда за границу, финансовые, медицинские и налоговые отчеты. Более того, вы можете обновить эту файловую систему с помощью цветового кодирования. Таким образом, вы могли бы лучше понять все.

Вот отличное видео о том, как организовать важные документы в папки и разместить их в ящике шкафа.

Разделите документы на встроенные полки

Если вы задаетесь вопросом: « как хранить важные документы дома », у нас может быть ответ. Для тех, кто хочет иметь удобный доступ ко всей документации, мы рекомендуем установить встроенные полки. Когда вы, наконец, решите жить самостоятельно в другой стране, вы можете инвестировать в идеальное место для ваших записей в новом доме. Вы можете использовать карманы внутри неглубокого шкафа и разложить все по полкам. Каждая полка может быть для определенной категории. Можно сделать дверцу для полок, чтобы место для хранения можно скрыть от посторонних глаз .

Вы задаетесь вопросом — где я должен хранить важные документы дома? Попробуйте установить новые встроенные полки и разделить все на категории.

Переработайте или уничтожьте ненужную бумагу

Как только вы рассортируете свои записи и аккуратно разместите все в органайзере-гармошке, папках или полках, вы должны знать , как содержать важные документы в порядке всегда. Во-первых, сократите количество бумаги, отправив на переработку ненужную почту, вырезки из журналов, брошюры и брошюры или просто уничтожив их.

Отличный способ убедиться, что новый беспорядок не появляется, поставить рядом со столом коробку или корзину, куда можно положить все , что может попасть в корзину для измельчения. Вы можете задаться вопросом – как лучше всего организовать работу с документами дома? Что ж, секрет поддержания рабочего места и дома в чистоте и без беспорядка заключается в том, чтобы отделить все, как только оно появится.

Примите во внимание, что вы можете создавать цифровые формы

Иногда некоторые книги, журналы, документация и налоговые отчеты с информацией, которую вы хотите запомнить, создают беспорядок, и вы не знаете, как их сортировать или где их хранить . Не совершайте ошибку при переезде, упаковывая книги, журналы и документы, которые вам могут не понадобиться. В вашем нынешнем доме для них нет места, а значит, и в новом доме им места не будет.

Но если вы чувствуете, что они могут когда-нибудь пригодиться, у нас есть для вас совет по переселению. Отсканируйте все книги, а также документацию и преобразуйте их в цифровые файлы . Таким образом, вы можете хранить их на своем компьютере и получать к ним доступ в любое время.

Вы готовы начать все разбирать

Шелдон Купер был бы горд, если бы вы разобрались со всем таким образом. Он может даже показать вам свой способ численной сортировки хлопьев для завтрака по содержанию клетчатки. Поэтому, когда у вас есть все ваши личные записи в одном месте, вы и ваша семья сможете переехать без каких-либо проблем. Используйте наши советы по переезду, чтобы разобраться с документацией, прежде чем связываться с вашими международными грузчиками. В случае возникновения каких-либо проблем или чрезвычайных ситуаций, вы не потеряете ни одну из своих записей , так как вы правильно их организовали. Начните собирать весь беспорядок немедленно, чтобы вовремя подготовиться к переезду.

Как лучше хранить документы?

Советы по хранению, — 16 19 июля

Ваше свидетельство о рождении. Формы вашей налоговой декларации. Финансовые отчеты вашего бизнеса. Акт на вашу собственность. Даже если вы используете их не очень часто, все это важные документы, которые вы не хотели бы потерять или, что еще хуже, попасть в чужие руки.

Но спросите себя: вы действительно уверены, что надежно сохранили эти документы? Хорошо ли они организованы и быстро ли доступны в случае чрезвычайной ситуации?

Если нет, не волнуйтесь — сегодня все изменится!

Мы поговорим о хранении документов и архивировании и покажем вам лучшие способы хранения как ваших бумажных , так и цифровых документов , чтобы вы могли быть спокойны, зная, что они в безопасности.

Итак, как лучше всего хранить документы ? Прежде чем мы ответим на этот вопрос, давайте сначала поговорим о том, почему это так важно.

Когда мы храним документы, которые больше не используем активно, это называется архивированием. Вот только пять из многих причин, по которым архивирование так важно как для бизнеса, так и для частных лиц.

 

1. Соответствие нормативным требованиям

В наши дни защита данных — это то, о чем большинство компаний остро осведомлены. В свете недавних важных обновлений Закона о защите данных (GDPR, кто-нибудь?) компании в настоящее время испытывают все большее давление, требуя надлежащего и безопасного управления данными потребителей, иначе им грозят огромные штрафы. Для этого им необходимы эффективные процессы управления данными и безопасные решения для хранения документов.

Другие нормативные требования требуют, чтобы определенные финансовые записи хранились в течение определенного количества лет. Архивирование документов может помочь предприятиям выполнить эти требования, позволяя им безопасно хранить данные и документы до тех пор, пока они больше не понадобятся и не могут быть уничтожены.

 

2. Сокращение затрат и экономия места

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной компанией или только начинаете, важно экономить расходы там, где это возможно. Архивирование документов может помочь в этом, освобождая место и снижая эксплуатационные расходы. Чем меньше документов у вас есть на месте для управления, тем меньше времени и денег нужно тратить на их управление.

 

3. Улучшение рабочего процесса и производительности

Правильное архивирование документов может улучшить рабочий процесс и производительность вашего бизнеса. По оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными. Архивируя эти некритические данные, вы можете упростить доступ к остальным своим данным и потенциально повысить производительность.

 

4. Защита от кражи личных данных

От архивирования выигрывают не только предприятия. У всех нас есть важные документы, которые потенциально могут быть использованы для кражи личных данных.

К сожалению, в отчете Национального исследовательского центра потребителей говорится, что четверть американцев в какой-то момент потеряли важный документ. (И в Великобритании мы не сильно отстаем.) Это показывает, насколько важно убедиться, что вы надежно храните свои документы.

 

Какие существуют варианты хранения документов?

Когда дело доходит до архивирования документов, следует рассмотреть три основных решения для хранения: традиционное хранилище, цифровое хранилище и хранилище для сканирования по запросу. Ниже вы найдете краткий обзор каждого из них.

 

Традиционное хранилище для бумаги

Традиционное хранилище для документов по существу представляет собой хранилище для бумаги . Это когда вы архивируете свои бумажные документы, подшивая их или платя безопасному хранилищу за пределами офиса, такому как Storage Vault, чтобы хранить их для вас. Это обычная практика для крупных компаний, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.

 

Цифровое хранилище

Несколько десятилетий назад хранилище документов для бизнеса означало ряды картотечных шкафов. Это означало тратить деньги на огромное количество бумаги, карандашей и людей, которые их организовывали. К счастью, благодаря современным технологиям в этом больше нет необходимости. (Ну, по крайней мере, в большинстве случаев.)

Теперь можно оцифровать все ваши документы с помощью сканера и уничтожить ненужные бумажные копии. Это то, что мы называем цифровым хранилищем .

Существуют компании по архивированию документов, которые сделают весь процесс за вас. Они оцифруют ваши документы, вернут их вам на USB-накопителях или компакт-дисках или создадут их резервные копии в облаке.

Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит массу места. Вам не нужно никакого физического места для хранения вашего документа — все хранится в киберпространстве.

Однако это не для всех. Многим владельцам бизнеса нравится сохранять физические копии, и им не нравится идея доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.

 

Хранение документов со сканированием по требованию

Хранение документов со сканированием по требованию — это лучшее из обоих миров. Это решение, при котором компания будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, а также сканировать их и отправлять вам цифровую копию по запросу.

Это делает его хорошим вариантом для компаний, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но иногда могут нуждаться в доступе к ним.

Однако решения для сканирования по запросу стоят дороже, чем обычное бумажное хранилище, поскольку вы платите за дополнительную услугу.

 

Хранение документов в бумажной форме

Вы можете подумать, что хранение документов в бумажной форме излишне в современную цифровую эпоху, но это не всегда так. Есть еще много причин, чтобы рассмотреть возможность хранения печатных копий ваших документов. Вот некоторые из них:

• Бумажные документы не уязвимы для угроз кибербезопасности, таких как утечка данных
• Наличие бумажной копии является важной резервной копией на случай катастрофической потери данных
• Может быть лучше иметь под рукой бумажные документы для облегчения доступа
• Некоторые официальные документы не могут быть легко оцифрованы

 

Где хранить бумажные документы?

В конечном счете, лучший способ хранения ваших документов зависит от того, сколько вам нужно хранить и сколько вы готовы потратить. Вот два основных варианта.

 

1. Внутреннее хранилище

Внутреннее хранилище — хороший вариант для частных лиц и малых предприятий, которым нужно хранить лишь небольшое количество документов. Если вы решите пойти по этому пути, вам необходимо убедиться, что у вас есть оборудование, необходимое для их безопасного хранения.

Для действительно важных документов вы можете подумать о приобретении огнеупорного сейфа, так как это гарантирует, что ваши бумажные документы смогут пережить любые катастрофы, происходящие с вашим помещением.

Если вы решите использовать обычные шкафы для документов или другие устройства для хранения, убедитесь, что они надежно закреплены, и держите их в порядке с помощью скрепок и разделителей.

 

2. Складские помещения

Использование складских помещений за пределами объекта является экономически эффективным решением, поскольку они обеспечивают превосходную безопасность и доступное пространство.

При выборе склада учитывайте следующее:

• Насколько близко склад находится к вашему рабочему месту? Не могли бы вы быстро получить доступ к своим документам в крайнем случае?
• Услуги по ведению документации. В зависимости от документов, которые вы планируете хранить, вы можете выбрать средство, предлагающее такие услуги, как индексирование и поиск файлов
.
• Качество стеллажей. Выберите помещение, в котором записи хранятся в коробках и на металлических полках. Хранение на полу подвергает их риску повреждения водой из-за разлива
• Безопасность и доступ. Само собой разумеется, что вы должны убедиться, что выбранный вами объект безопасен, с внутренними и внешними камерами и должным образом проверенными сотрудниками.
• Климат-контроль. Некоторые предприятия используют климат для контроля, чтобы защитить бумагу от порчи. Подумайте, нужна ли вам эта функция, и выберите соответствующий объект.

 

Хранение документов в цифровом формате

Если вы не хотите вкладывать средства в решения для хранения документов на месте или за его пределами, вы можете хранить свои документы в цифровом виде . Это может сократить расходы за счет устранения необходимости в пространстве для хранения и улучшить рабочий процесс, ускорив доступ к вашим документам в цифровом виде.

Существует несколько различных решений для хранения цифровых документов, например:

• Использование библиотек Windows для хранения документов на жестком диске
• Храните документы в облаке с помощью таких сервисов, как OneDrive или Google Диск
• Резервное копирование документов на внешнее запоминающее устройство, такое как съемные жесткие диски
• Храните документы с помощью специально разработанной DMS

Последний из них — использование DMS — вероятно, является лучшим способом хранения ваших документов в цифровом виде. Но что такое ДМС? Давай выясним.

 

Что такое системы управления документами (DMS)?

Системы управления документами — это программные решения, которые помогают вам хранить документы и управлять ими. Они что-то вроде цифрового бухгалтера. Они позаботятся о методах хранения физических документов, которые вы бы использовали для организации своих бумажных документов, но в электронном виде.

На рынке существует множество различных систем управления документами, но большинство из них имеют одни и те же основные функции. Они обеспечивают хранение, безопасность, индексацию и возможности поиска. В них также хранятся метаданные (информация о документах), что упрощает проведение аудитов и контроль доступа к различным документам.

Эти системы являются важной частью бизнес-операций для компаний, которым приходится управлять большим количеством документов.

 

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Поскольку существует так много систем программного обеспечения для управления документами, может быть трудно решить, какую из них выбрать.

Лучший выбор для вас во многом будет зависеть от того, сколько вы готовы потратить на систему DMS, какие функции вам действительно нужны и какие документы вам нужно хранить. Некоторые из лучших поставщиков DMS включают в себя:

1. Шаблон
2. Документация
3. Контроль документов MasterControl
4. М-файлы
5. КсайтПортер

 

Общие советы по хранению документов

Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, существуют определенные рекомендации, которым вы должны следовать, чтобы ваша система хранения оставалась организованной и эффективной. Ниже приведены несколько советов, которые могут помочь вам в этом.

 

1. Храните свои документы с учетом доступности

Если вы храните документы у себя, вы, вероятно, сможете сэкономить немного денег, однако важно иметь хорошую систему, чтобы убедиться, что ваши архивы документы легко доступны.

Рассмотрите возможность хранения документов одного типа вместе и обязательно пометьте их, чтобы вы могли легко выбрать необходимые документы.

 

2. Следите за тем, когда ваши документы могут быть уничтожены

Архивирование документов важно для того, чтобы гарантировать, что вы соблюдаете требования и имеете такие доказательства, как квитанции и платежные ведомости, когда это необходимо. Однако, как только документам исполняется несколько лет, их часто больше не нужно хранить.

При архивировании документов маркируйте их датой уничтожения, когда они больше не понадобятся. Это позволит легко следить за устаревшими документами и обеспечит эффективное использование пространства для хранения.

 

3. Защитите свои бумажные документы от износа

Чтобы ваши документы не были повреждены, вам нужно подумать об износе. Даже если они надежно хранятся, они все равно могут быть повреждены из-за частого обращения, воздействия солнечных лучей и разливов. Поместите их внутрь пластиковых вкладышей, прежде чем складывать их в папку, чтобы уменьшить риск износа.

 

4. Рассмотрите возможность использования банковских сейфов, если вы храните документы вне офиса. Сейфы могут быть хорошим решением для хранения бумаги за пределами офиса, если вам нужно хранить очень небольшое количество важных документов.

 

5. Подумайте о материалах и дизайне ящика для хранения

Некоторые материалы более износостойкие, чем другие. Если вы решили хранить свои файлы на месте в ящиках для хранения, постарайтесь выбрать что-то прочное и износостойкое, например металлическое или пластиковое. Вы можете лучше использовать доступное место для хранения, если выберете штабелируемые коробки.

 

6. Храните документы в сухом прохладном месте

Жара и влажность убивают бумагу. Чтобы сохранить документы в хорошем состоянии, старайтесь хранить их в прохладном и сухом месте. Если вы живете во влажном климате, рассмотрите возможность использования блока переменного тока или осушителя для контроля влажности в помещении для хранения. Если вы храните за пределами площадки, следите за любыми признаками сырости на объекте, который вы рассматриваете.

 

7. Убедитесь, что они защищены от стихийных бедствий

Если вы храните важные документы дома, убедитесь, что вы подумали о любых потенциальных рисках, связанных со стихийными бедствиями.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт