Где хранить документы: Как хранить документы в организации?
Как хранить документы в организации?
В каждой компании, активно ведущей хозяйственную деятельность, есть документы постоянного и временного хранения. Это могут быть договоры с контрагентами, кадровые документы, налоговая и бухгалтерская отчётность и многое другое. Всю эту информацию можно хранить или на бумаге, в специально созданных архивах, или в электронном виде. Выясним, как правильно хранить документы, и в течение какого времени должна быть обеспечена их сохранность.
Бухгалтерские и налоговые документы
Сроки текущего хранения документов в большинстве своём установлены в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Разберёмся, сколько времени должны храниться документы, имеющие отношение к бухгалтерской и налоговой отчётности.
|
Срок хранения |
Виды документов |
|
6 месяцев |
Бланк строгой отчётности, кассовый чек Внимание! Срок исчисляется с момента их получения на бумажном носителе |
|
1 год |
Месячные отчёты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности. |
|
4 года |
Книги продаж и покупок, дополнительные листы к ним. Внимание! Срок начинает исчисляться с момента с момента последней записи в книге продаж и покупок. |
|
5 лет |
|
|
6 лет |
|
|
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. 22.1 Закона об архивном деле
|
Квартальные и годовые расчёты по страховым взносам |
|
Постоянно |
К ним можно причислить жалобы, уведомления, возражения, требования, постановления и решения
Иногда при хранении документов в офисе или на электронных носителях организациям может понадобиться увеличить предусмотренные законом сроки обеспечения их сохранности. Например, в случае, если они участвуют как доказательства в судебном разбирательстве.
Сервис СФЕРА Отчётность обеспечивает сохранность налоговой и бухгалтерской документации в электронном виде, включая неформализованную переписку с ФНС, СФР, Росстатом. Система автоматически обновит формы документов и проверит корректность их заполнения перед отправлением в государственные ведомства.
Зарплатные документы
Расскажем об организации хранения документов в делопроизводстве, касающихся выплаты зарплаты и премий сотрудникам.
|
Срок хранения |
Виды документов |
|
5 лет |
|
|
6 лет |
|
|
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. |
|
22.1 Закона об архивном деле
Кадровые документы
Выберите документы личного хранения по сотрудникам фирмы и обеспечьте их сохранность в течение следующих сроков:
|
Срок хранения |
Виды документов |
|
1 год |
|
|
3 года |
|
|
5 лет |
|
|
45 лет |
Книги учёта и журналы по вводным и на рабочем месте инструктажей по охране труда |
|
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. |
|
|
Постоянно |
|
22.1 Закона об архивном деле
Для автоматизации работы HR-департаментов и отделов кадров, в том числе в части хранения бумаг и документов, воспользуйтесь сервисом кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Он поможет не только обеспечить быстрое ознакомление с кадровыми документами и их подписание со стороны сотрудников, но и создаст безопасный электронный архив, в котором будет храниться вся юридически значимая информация по штату предприятия.
Документы с контрагентами
Необходимость архивного хранения документов компании с контрагентами (в частности, отдельных видов договоров), также прописана в законодательстве.
|
Срок хранения |
Виды документов |
|
5 лет |
|
|
10 лет |
|
|
15 лет |
Договоры поручения по недвижимому имуществу |
|
До ликвидации предприятия |
Навести порядок в архиве и сделать так, чтобы все документы, связанные с контрагентами, всегда были под рукой, можно с помощью сервиса СФЕРА Курьер.
Это сервис электронного документооборота (ЭДО), который поможет бизнесу быстро создавать, подписывать и отправлять документы. При этом не важно, какой системой ЭДО пользуется контрагент — специалисты СберКорус настроят бесплатный роуминг. Сервис также работает с прослеживаемыми товарами и продукцией, подлежащей обязательной маркировке.
Способы и виды хранения документов
Мы выяснили, сколько должны храниться документы в архиве коммерческой организации или государственного учреждения. Теперь разберёмся, где можно хранить документы в бумажном и электронном виде, и что нужно учитывать для обеспечения их сохранности.
Бумажное хранение
В первую очередь, нужно привести документы в порядок, расположить их в хронологическом порядке, разделить на категории. Например, определение договоров аренды в одно место, кредитные соглашения — в другое, а бухгалтерскую отчётность — в третье.
Главные требования:
-
обязательно нужно пронумеровать страницы, которые будут подшивать в одну папку;
-
потребуется составить опись документов, прописывая их наименования, порядковый номер, а также объём страниц;
-
также нужно оформить лист-заверитель — в нём указывается, сколько листов содержится в одном деле, а также есть ли у документов какие-то изъяны (например, нечитаемый текст, нехватка страниц, порванные экземпляры).
Документы длительного хранения, которые нужно будет передать в архив, нужно содержать в следующих условиях:
-
в закрытых стеллажах — чтобы предотвратить выцветания текста на бумаге из-за света;
-
влажность в помещении не более 50-55 %;
-
температура хранилища — 17-19 градусов Цельсия.
Как правило, заключаются договоры на хранение документов с архивными организациями, которые и организовывают весь процесс. Они соблюдают все необходимые условия и применяют все методы для долговременного обеспечения сохранности юридически значимых сведений. Навещать архив общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерного общества (АО) может руководитель, главный бухгалтер и иные специально уполномоченные сотрудники.
Электронное хранение
Выбор правильного места хранения документов в электронном виде имеет такое же ключевое значение, как и для бумажных экземпляров. Сервисы ЭДО и IT-компании нередко предлагают услуги электронного архива по разным тарифам — есть, из чего выбирать.
Если же компания решает обеспечить цифровую сохранность информации самостоятельно, ей следует учесть несколько нюансов:
-
Нельзя хранить информацию только на одном носителе. Их должно быть как минимум два. Например, дублирование сведений на два жёстких диска. Или хранить документы на жёстком диске и на облачном сервисе.
-
У электронных документов должна быть возможность копирования и чтения. Для этого у предприятия должны быть соответствующие технические средства и программное обеспечение (ПО).
-
Доступ к электронным документам должен быть строго регламентирован.
Необходимо составить список сотрудников, имеющих право работать с ними. Посторонние не должны иметь к ним доступа. Это поможет защитить персональные данные сотрудников, контрагентов, а также сохранит информацию, составляющую коммерческую тайну. -
Периодически проверять, актуальны ли форматы электронных документов для чтения и копирования при установке нового ПО, открываются ли они на компьютерах и смартфонах.
Необходимо составить список сотрудников, имеющих право работать с ними. Посторонние не должны иметь к ним доступа. Это поможет защитить персональные данные сотрудников, контрагентов, а также сохранит информацию, составляющую коммерческую тайну. «Помимо очевидных удобств доступа к документам в онлайн-формате, мы в СберКорус делаем большой акцент на безопасность. Доступ к архиву есть только у сотрудников компании с определенной ролью. Все данные хранятся в нескольких экземплярах, поэтому архив возможно восстановить в любом случае» — рассказал руководитель проекта СберКорус «Электронный документооборот» Роман Воробьёв.
К сожалению, если документы изначально были оформлены на бумаге, оцифровать их и уничтожить оригинал не получится.
П. 24 приказа Минфина РФ № 62н от 16 апреля 2021 года предусматривает, что подлинники документов нужно хранить в том виде, в каком они были составлены. Однако для бизнес-партнёров ряд документов можно продублировать в электронный вид, чтобы было проще ими обмениваться, не уничтожая оригинал.
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации \ КонсультантПлюс
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2) временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района, муниципального округа или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
(в ред. Федерального закона от 30.04.2021 N 114-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
(часть 2 в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
1) постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
2) временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.
(часть пятая введена Федеральным законом от 13.05.2008 N 68-ФЗ)
Лучшее облачное хранилище документов 2023 года
При покупке по ссылкам на нашем сайте мы можем получать партнерскую комиссию.
Вот как это работает.
Лучшее облачное хранилище документов обеспечивает простой способ управления и организации общих файлов и папок в ваших командах.
Это особенно важно в современном мире, где решения для облачного хранения документов предлагают простой способ сохранить все ваши файлы, папки, такие как документы и изображения. Это сделано не только для защиты от сбоя жесткого диска или других подобных проблем, но также позволяет пользователям получать доступ к тем же файлам на ходу с мобильного устройства.
Кроме того, появление инструментов для совместной работы означает, что документам, хранящимся в облаке, могут быть предоставлены разрешения на доступ, позволяющие обмениваться файлами с членами команды, что помогает повысить эффективность работы в офисе. Это может быть особенно актуально для внесения и редактирования офисных документов, программного обеспечения для управления проектами (открывается в новой вкладке), CRM (открывается в новой вкладке) или платформ повышения производительности сотрудников (открывается в новой вкладке).
Некоторые программные приложения будут сохранять ваши данные в облаке независимо от того, но предоставляют возможность использовать свои собственные службы или интегрировать поставщика облачного хранилища. Google Chromebook продается по принципу сохранения всей вашей работы и документов в облаке.
Тот факт, что так много людей теперь работают из дома, подчеркивает важность облачного хранилища документов для современного бизнеса как ключевого и даже необходимого нового способа работы.
Вот лучшие поставщики облачных хранилищ документов, доступные в настоящее время. Составляя наш список, мы сравнили все, от емкости хранилища и стоимости до совместимости платформ и интеграции приложений.
Мы также представили лучшее облачное резервное копирование .
(открывается в новой вкладке)
1. IDrive — лучший поставщик облачных хранилищ расходы. 10 ТБ за 3,98 долл.
США в течение первого года не имеет себе равных до сих пор, как и поддержка неограниченного количества устройств и обширная доступная система управления версиями файлов.
(откроется в новой вкладке)
2. pCloud предоставляет пожизненную подписку на облачное хранилище объемом 2 ТБ. может быть очень ужасно дорого.
Лучшее облачное хранилище документов 2023 года полностью:
Почему вам можно доверять — Дико полезные советы по выбору электроники Наши эксперты-рецензенты часами тестируют и сравнивают продукты и услуги, чтобы вы могли выбрать лучшее для себя. Узнайте больше о том, как мы тестируем.
(Изображение Кредит: Microsoft)1. Microsoft OneDrive
Платформа для хранения
Причины для покупки
+
БЕСПЛАТНО 5GB
+
+
БЕСПЛАТНО 5GB
+
+
БЕСПЛАТНО 5GB
+
+
БЕСПЛАТНО 5GB.
+
Интеграция с Microsoft 365
Причины, по которым следует избегать
—
Не такая уж большая ценность, если вы не используете Microsoft Office
Microsoft OneDrive, ранее известный как SkyDrive, был развернут в 2007 году как собственная платформа облачного хранения Microsoft . Он работает как часть офисного пакета Microsoft 365 и предоставляет пользователям 5 ГБ бесплатного дискового пространства. Зарегистрированным студентам и тем, кто работает в академических кругах, предоставляется 1 ТБ бесплатного хранилища.
OneDrive доступен для всех платформ. Вам нужна учетная запись Microsoft, но ее очень легко настроить. Затем пользователи могут совместно работать над документами, обмениваться ими и хранить их.
OneDrive также предоставляет автономный доступ к документам, поэтому самые важные документы всегда будут у вас под рукой. Он предустановлен на всех компьютерах с Windows 10, и его можно легко получить или загрузить на другие платформы.
Платные подписки предлагают очень большой объем облачного хранилища с Microsoft OneDrive, причем Microsoft 365 Personal и Microsoft 365 Family предлагают 1 ТБ хранилища на человека. Персональный план стоит около 70 долларов США / 65 фунтов стерлингов / 105 австралийских долларов в год или 7 долларов США / 6 фунтов стерлингов / 10 австралийских долларов в месяц при годовой подписке.
В целом, OneDrive предлагает превосходное и очень щедрое решение, которое хорошо работает не только для офисных документов, но и для всех типов файлов.
Прочтите наш полный обзор Microsoft OneDrive .
Подробнее о лучших облачных хранилищах для бизнеса
(Изображение предоставлено Google)0003
Причины купить
+
дешевые цены
+
Доступная служба
+
Интегрированный G Suite
Причины.
занимается ребрендингом своих частей, и ее знаменитый Google Диск ничем не отличается. В то время как название было сохранено для бесплатной версии с ограничением хранилища 15 ГБ, платные планы Google Диска теперь были переименованы в Google One, а Google Диск теперь возглавляет «Google Cloud».Google Диск сам по себе предлагает 15 ГБ облачного хранилища, хотя это включает не только документы в вашей учетной записи Google Диска, но и все остальное, сохраненное в вашей учетной записи Google, не в последнюю очередь Gmail и любые изображения с высоким разрешением, которые вы могли загрузить в Google Фото. .
Google One, с другой стороны, предлагает не только дополнительное пространство для хранения, но и дополнительные функции. Для емкости хранилища существуют разные планы для отдельных лиц, основные три из которых — это 100 ГБ, 200 ГБ или 2 ТБ хранилища. Дополнительные планы с большим объемом памяти доступны по мере необходимости.
Самый дешевый вариант на 100 ГБ стоит около 2 долларов США / 1,60 фунтов стерлингов / 3 австралийских долларов в месяц.
В этих индивидуальных планах есть дополнительные опции, такие как настройка общей семейной учетной записи для использования вашего хранилища, а также рекламные акции для других служб Google.
Однако для деловых целей с несколькими сотрудниками вам почти наверняка потребуется использовать Google Drive/Google One как часть Google Workspace, который является ребрендингом G Suite.
Прочитайте наш полный обзор Google Диска .
Узнайте о Лучшие бесплатные сервисы облачного хранения
(изображение Кредит: Dropbox)3. Dropbox
. Лучшие облачные документы для простоты
Лучшие сделки сегодня
. купить
+
2 ГБ бесплатно
+
Интегрируется с большинством приложений
Причины, по которым следует избегать
—
Относительно дорого
Dropbox — один из старейших поставщиков облачных хранилищ.
Он предлагает довольно незначительные 2 ГБ дискового пространства для бесплатных пользователей, но его можно увеличить до 16 ГБ с помощью рефералов, а также путем привязки вашей учетной записи Dropbox к учетным записям в социальных сетях.
На сегодняшний день это один из самых простых в использовании поставщиков хранилищ. Dropbox может быть установлен на большинстве компьютеров или устройств и легко синхронизируется между приложениями. Приложение может хранить практически любые файлы без проблем с совместимостью. Вы можете легко перетаскивать файлы в настольное приложение.
Вы также можете легко обмениваться файлами с другими пользователями по ссылкам, даже если у них нет учетной записи Dropbox. Поскольку Dropbox существует уже давно, он интегрируется с большинством других приложений, таких как MS Office и Slack.
Недостатком Dropbox является то, что он может быть дорогим, если вам нужно больше 2 ГБ места и у вас закончились друзья, которых можно порекомендовать.
Цены варьируются в зависимости от того, нужен ли вам индивидуальный или бизнес-план.
Прочитайте наш полный обзор Dropbox .
или прочитайте о Лучшее хранилище бизнес -облаков 2023
(изображение Кредит: Egnyte)4. Egnyte
Лучшая платформа для хранения облачных документов для гибкой платформы
сегодня.
Причины купить
+
15-дневная бесплатная пробная версия
+
Отличные интеграции
+
Подходит для команд
Причины, по которым следует избегать
—
Многофакторная аутентификация стоит дополнительно
Калифорнийская компания Egnyte была основана в 2007 году и специализируется на безопасности облачного контента, предоставляя программное обеспечение для синхронизации и обмена корпоративными файлами.
Egnyte позволяет предприятиям хранить свои данные локально и в облаке. Все типы данных можно хранить в облаке, а более конфиденциальные данные можно хранить на локальных серверах. Это обеспечивает лучшую безопасность и душевное спокойствие.
Бизнес-команды могут работать так, как и где они хотят, с помощью простой в использовании системы совместной работы через свою платформу контент-сервисов. Egnyte интегрируется с более популярными отраслевыми приложениями, такими как Microsoft 365. Это позволяет удаленным и внутренним сотрудникам получать доступ ко всем необходимым им файлам.
Планы и цены зависят от количества сотрудников, которых нужно охватить, и Egnyte предлагает 15-дневную бесплатную пробную версию для своих пакетов.
Прочитайте наш полный обзор Egnyte .
Прочитайте о Лучшие поставщики облачного хостинга
(Изображение Кредит: Adobe)5. Adobe Document Cloud
Лучшие для архивирования документов PDF
Todays Best Dords
65.
покупка+
Совместная работа в команде
+
Редактирование документов
+
Подписание документов
Причины, по которым следует избегать
—
Дорого
Adobe Document Cloud стоит добавить в этот список по той простой причине, что большинству предприятий необходимо активно работать с PDF-документами. Это означает, что вам нужно не только хранить эти PDF-файлы в облаке, но и иметь возможность управлять ими и редактировать их по мере необходимости.
Adobe Document Cloud в основном основан на Adobe Acrobat CC и Adobe Sign, которые вместе означают, что вы можете делать практически все, что вам нужно, с PDF-документами. Будь то редактирование, импорт или экспорт данных, а также сканирование, это не просто репозиторий пассивного хранения, но и способ активного использования PDF-документов со встроенными функциями для совместной работы.
Еще одним преимуществом Adobe Document Cloud является то, что он имеет ряд интеграций, например, для программного обеспечения CRM, ERP и HR, включая Microsoft 365, Salesforce, Zoho и различные продукты от IBM и Oracle.
Однако, как и в случае с приложениями Adobe в целом, модель подписки может быть дорогостоящей для частных лиц и малых предприятий, и, возможно, ее лучше рассматривать в качестве корпоративного решения.
Прочитайте наш полный обзор Adobe Document Cloud .
Мы также представили лучшее программное обеспечение для управления документами .
Что такое облачное хранилище документов?
Облачное хранилище документов — это просто способ хранения ваших файлов в Интернете на удаленном сервере данных (также известном как «облако»). Это не только обеспечивает легкий доступ к вашим самым важным файлам из любой точки мира и на ряде совместимых устройств, но также является наиболее безопасным способом хранения ваших файлов.
Это связано с тем, что, в отличие от хранения файлов на одном устройстве (которое может быть утеряно, сломано или повреждено), файлы, сохраненные в облаке, обычно хранятся более чем на одном сервере одновременно, что обеспечивает надежное и отказоустойчивое резервное копирование и непрерывную работу. доступ, даже когда один сервер не работает.
Как выбрать лучшее облачное хранилище для документов?
При принятии решения о выборе поставщика облачных хранилищ следует учитывать ряд факторов. Если бюджет находится в авангарде ваших соображений, вам необходимо рассмотреть стоимость и структуру ценообразования каждого из них, а также выбрать ежемесячную или годовую подписку, которая лучше всего подходит вашим финансам. Вы также можете отметить, какие поставщики хранилищ предоставляют бесплатные или пробные услуги.
Однако для некоторых людей и компаний безопасность будет проблемой номер один, и если это так, вам необходимо изучить надежные меры (такие как многофакторная проверка подлинности), применяемые провайдерами для обеспечения вашего самые важные файлы доступны всегда и только тем, у кого должен быть доступ.
Те, у кого есть много больших файлов для хранения, таких как фотографии, видео или другие мультимедиа, должны уделять первоочередное внимание емкости и связанным с ней затратам. Некоторые провайдеры предлагают начальный объем хранилища бесплатно, но дальнейшее добавление может оказаться дорогостоящим, поэтому имеет смысл подумать о ваших будущих требованиях к хранилищу, а также о существующих потребностях.
Лучшее облачное хранилище документов: как мы тестируем
Нет недостатка в выборе лучшего облачного хранилища документов, поэтому мы позаботились о том, чтобы те, кто попал в этот список, прошли тщательное и всестороннее тестирование. на его ключевые возможности.
Имея это в виду, мы протестировали каждого поставщика и протестировали его на такие факторы безопасности, как многофакторная аутентификация, варианты емкости хранилища и связанные с этим расходы, а также на то, дает ли каждая услуга пользователю возможность попробовать перед покупкой.
Мы также рассмотрели простоту использования и возможность интеграции каждого поставщика с другими ключевыми бизнес-приложениями, которые, вероятно, будут использовать пользователи, такими как Microsoft 365 или G Suite.
Наконец, мы рассмотрели, какие типы файлов можно хранить у каждого поставщика и с какими устройствами и платформами они совместимы.
Узнайте больше о том, как мы тестируем, оцениваем и проверяем продукты на TechRadar (открывается в новой вкладке).
Подпишитесь на информационный бюллетень TechRadar Pro, чтобы получать все самые важные новости, мнения, функции и рекомендации, необходимые вашему бизнесу для успеха!
Свяжитесь со мной, чтобы сообщить о новостях и предложениях от других брендов Future. Получайте от нас электронные письма от имени наших надежных партнеров или спонсоров. Брайан имеет более чем 30-летний опыт работы в качестве писателя и редактора в различных компьютерных, технологических и маркетинговых изданиях. Он несколько раз давал интервью для BBC и выступал на международных конференциях. Его специализация на techradar — приложения «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), охватывающие все, от офисных пакетов до инструментов ИТ-услуг.
Он также является автором научной фантастики и фэнтези, публикуется под псевдонимом Brian G Turner.
При участии
- Desire AthowУправляющий редактор, TechRadar Pro
Советы по хранению документов в Интернете
Главная > Блог > Как хранить важные документы в Интернете
Независимо от того, занимаетесь ли вы бизнесом или просто храните важные личные документы, которые хотите сохранить в надежных руках, вам, вероятно, понадобится нечто большее, чем просто папка в ящике, чтобы защитить их. А как насчет ваших учетных записей в социальных сетях для вашего бизнеса, цифровых активов, таких как криптовалюты и безопасные пароли?
К счастью, есть способы защитить эти документы и активы с помощью безопасного облачного хранилища. Следуйте приведенным ниже советам, чтобы защитить свои цифровые объекты.
4 совета по созданию наиболее безопасного облачного хранилища для ваших документов
- Храните несколько копий ваших документов. Мало что может быть хуже, чем случайное удаление или перезапись важного документа. Во избежание потери информации храните один-два дубликата в отдельной папке. Еще один отличный способ сохранить дополнительные копии — отправить их себе по электронной почте или сохранить копию на флэш-накопителе.
- Приобретите сканер документов. Если у вас в офисе есть копировальный аппарат, он, скорее всего, оснащен цифровым сканером. Но если у вас дома или в офисе нет ни одного из них, подумайте о том, чтобы инвестировать в него. Это пригодится в любое время, когда вы получите новый документ, который хотите сохранить в цифровом виде.
- Настройте учетную запись облачного хранилища. Если вы не хотите носить с собой или отслеживать флэш-накопитель или защищенную SD-карту, подумайте об открытии учетной записи облачного хранилища в Google Docs, Apple, Dropbox или аналогичных службах. Для небольшого количества документов эти услуги обычно бесплатны.
- Безопасные мобильные устройства. О наших мобильных устройствах часто забывают во время капитального ремонта системы безопасности. Но поскольку мы часто используем их с общедоступным или общим Wi-Fi, мы также должны защищать их. Переместите все конфиденциальные данные, хранящиеся на вашем телефоне, в облако для безопасного хранения.
Мало что может быть хуже, чем случайное удаление или перезапись важного документа. Во избежание потери информации храните один-два дубликата в отдельной папке. Еще один отличный способ сохранить дополнительные копии — отправить их себе по электронной почте или сохранить копию на флэш-накопителе.
Лучшие облачные приложения для хранения документов
- Dropbox — одна из наиболее часто используемых платформ для хранения документов, и на то есть веские причины. Вы бесплатно получаете до 2 ГБ дискового пространства, чего более чем достаточно для большинства пользователей, которые хотят хранить свои личные документы. Вы даже можете получить доступ к Dropbox с различных устройств, включая ноутбук, планшет или мобильный телефон. Когда вам нужно переместить документ в Dropbox, это так же просто, как перетащить его со своего устройства на платформу хранения (отсюда и их название). И если вам нужно отправить документ кому-либо, вы можете сделать это прямо внутри платформы.
- Google Диск. Если вы планируете разместить большее количество документов в цифровом хранилище, Google Диск предоставит вам 15 ГБ свободного места для хранения. Вы можете сохранять все, от подписанных документов до видео, файлов Photoshop и многого другого. Просто скопируйте и вставьте файлы в папку на Google Диске, и они сразу же будут загружены на защищенный сервер.
- Если вы используете Windows 8 или 8.1, это уже встроено в вашу ОС. Благодаря 7 ГБ свободного места у вас не возникнет проблем с доступом к файлам с ноутбука или смартфона. Он также предлагает автоматическую облачную синхронизацию, что упрощает безопасность и хранение.
- Облачный диск Amazon. Если вам нужно надежное место для хранения ваших файлов, Amazon Cloud Drive станет лучшим из лучших. К нему легко получить доступ, когда вам это нужно, при этом ваши цифровые документы будут защищены. Имея 5 ГБ свободного места, вы сможете перетаскивать все, от документов PDF до документов Word и файлов XLS, прямо в папку на облачном диске, где они немедленно синхронизируются с сервером.
