Как хранить документы дома идеи: Хранение документов дома: идеи как хранить документы и другие мелочи – ключи, порошки, моющие средства
Хранение документов дома: идеи как хранить документы и другие мелочи – ключи, порошки, моющие средства
Гуру уборки все чаще говорят о концепции «зон порядка». В них предметы группируются по какому-то общему принципу. Понимая принцип, вам будет, во-первых, легче убирать их на место. А во-вторых — находить, когда вещь потребуется. Все что нужно: один раз подумать, как именно сделать хранение по зонам удобным. Идеи, как хранить документы и другие предметы дома – в нашей статье.
Starline Cabinets
Хранение документов и бумаг
У каждого из нас довольно много важных бумаг: документы от паспорта и свидетельства о рождении до дипломов или квалификационных сертификатов. Поэтому в каждом доме нужно организовать продуманное место для хранения документов. Когда важные бумаги хранятся в беспорядке, и вам приходится постоянно искать документы или квитанции, стресса не избежать.
Juliette Byrne
Как хранить
Где-нибудь неподалеку от кухни положите папку с файлами или картотечную коробку с документами, которые нужны вам часто.
Бумаги, которыми пользуетесь реже, можно держать в другой комнате в специальном шкафчике для документов. Выберите шкафчик, который будет гармонировать со спальней, гостиной, коридором. Подойдите к его выбору творчески — поищите винтажный комод, используйте пуф или необычный стеллаж.
Как можно чаще (не реже одного раза в год) просматривайте документы в ящиках, вовремя удаляйте все старые и ненужные бумаги.
lewisalderson.com
Хранение моющих средств
«Хозяйственная зона» у нас обычно под раковиной — в ванной или кухне. Но обычно вместе с бытовой химией и порошками туда же мы кучей засовываем все принадлежности. Следить за остатками и вовремя пополнять запасы неудобно, когда средства для одной бытовой операции находятся в разных местах.
J M Interiors
Как хранить
Оцениваем количество — собираем все средства для стирки и уборки в одном месте.
Теперь сортируем по назначению: для стирки, для пыли, для сантехники. Затем думаем, как часто ими пользуемся.
Средства, которые вам постоянно нужны под рукой, например, порошки, расположите рядом с местом использования. Если для чистящих средств у вас отведены верхние полки шкафов, сложите все в ящик с ручками, чтобы легче было доставать.
Не забудьте о дополнительных принадлежностях для стирки: вам понадобятся корзины для грязного и чистого белья, ящичек или полка для стиральных порошков, гелей и кондиционеров. Теперь подумайте, куда вы складываете вещи после глажки: разносите сразу по шкафам или вам нужна вешалка для временного развешивания одежды? Продумайте все нюансы своего быта и учтите их при планировании «хозяйственного уголка».
ПО ТЕМЕ…
Порядок в доме: организация хранения на 10 свободных сантиметрах
Jeanette Karlsen
Мелочи для творчества
Творчеством занимаются в любом доме и в любом возрасте.
Ребенком вы любили клеить и вырезать, подростком — увлекались живописью, а повзрослев, освоили вязание и шитье, но теперь клеят и вырезают уже ваши дети.
Мы храним множество мелочей, лоскутков, пуговиц, кисточек и скляночек, которые нас вдохновляют на творчество. Их сложно держать в одном месте, не говоря уж о том, чтобы упорядочить. Но если их правильно сложить и облегчить к ним доступ, вам будет проще и приятней пользоваться вдохновляющими вещицами.
Apartment Apothecary
Что делать: Для начала соберем все материалы в одном месте, чтобы оценить их количество. Когда вы точно будете знать, сколько всего для творчества хранится у вас дома, вам будет проще упорядочить это стихийное бедствие.
Теперь подумаем, как все это хранить. Подойдут стеклянные баночки с крышками или пластиковые боксы с внутренними перегородками — как для шурупов из строительного магазина. В них удобно держать всякую мелочь: ленты, перья, нитки, иголки, пуговицы, бусины.
Для более крупных предметов используйте подходящие по размеру и форме контейнеры. В пластиковых файлах и папках удобно хранить картинки, фотографии, вырезки из журналов. Главное, чтобы все было в одном месте.
Если в одном месте не получается, разделите коллекцию опять же по тематическому принципу. И постарайтесь положить предметы для определенного занятия вместе. Так, ящики с материалами для детского творчества разместите в детской спальне на отдельных полках, а вязание и шитье — там, где вы чаще всего вяжете или шьете. Например, положите пряжу и спицы в красивую корзину возле любимого кресла в гостиной.
Jute Interior Design
Канцтовары
Обычно канцтовары, особенно карандаши и ручки, лежат по всему дому. Но когда нам вдруг понадобятся ножницы или скотч, мы не можем их найти. Если это про вас, создайте отдельную зону для хранения канцтоваров.
Morning Star Builders LTD
Что делать: Если дома есть рабочее место, большая часть канцелярских принадлежностей будет храниться там.
Если отдельного места нет и в ближайшем будущем не предвидится, создайте мини-хранилища в других комнатах. Хорошо для этой цели подходят кухня и детские.
Чем вы пользуетесь чаще всего? Ручки, карандаши, скрепки — положите их в выдвижной ящик или небольшой контейнер и уберите его в шкаф. Если в шкафу нет места, купите красивые контейнеры, банки или корзины, которые подходят к интерьеру комнаты. Не забудьте в каждый ящик положить папку, файлы или скоросшиватель для хранения рисунков или любых поделок из бумаги.
ПО ТЕМЕ…
Психология: Не люблю убирать и бардак не люблю — как быть
Corynne Pless
Уличное снаряжение
Есть несколько вещей, которые мы всегда ищем, собираясь выйти на улицу. И они обязательно должны вовремя оказаться под рукой, когда вы отправляете детей в школу или собираетесь семьей на пикник. Набор стандартный: это шапки, шарфы, перчатки, солнечные очки, кепки, резиновые сапоги или ботинки для леса, плащи-дождевики или зонтики, бумажные платочки, влажные салфетки, ключи.
В идеале хранить все это нужно в коридоре. Но предметов много, и некоторые из них довольно объемные, потому и места вам понадобится больше.
NMB Home Management Services, LLC
Что делать: Даже крохотный коридор можно упорядочить. Приглядитесь к разным скамейкам и шкафчикам, в комплект с которыми входят полки, вешалки или сиденье с полкой для хранения обуви внизу.
Если позволяет место, каждому члену семьи выделите персональную вешалку, а под ней поставьте корзину или тумбочку. Так каждый будет отвечать за порядок в своих вещах.
Если места недостаточно, положите вещи для улицы в своей спальне или в детской прямо у двери. Зона уже не будет общей — но, возможно, так будет проще достичь порядка в большой семье.
ПО ТЕМЕ…
Малогабаритные прихожие: Реально ли навести в них порядок. И как
ВАША ОЧЕРЕДЬ…
Какие зоны вы бы добавили к этому списку? Аптечка, специи на кухне, спортивный инвентарь — где и как вы организовали «тематические» места хранения.
Поделитесь своими идеями в комментариях.
Как хранить документы, варианты хранения
Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.
Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).
С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.
Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.
Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы.
В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.
Организация хранения документов дома
Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.
Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.
Разложите документы по видам
Содержание
Как хранить визитки и банковские карточки?
С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.
Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке
Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.
Где хранить?
Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.
Визитница для хранения карт
Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.
Хранение документов в галошнице
При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна.
Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.
к оглавлению ↑
Как хранить инструкции к бытовым приборам?
Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?
Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.
Коробка из под обуви.
Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется.
Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.
Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.
Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки
Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.
Пластиковый контейнер.
Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.
Хранение документов в пластиковом контейнере
Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.
к оглавлению ↑
Как хранить документы дома?
У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.
Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.
Отсортируйте документы по всем членам семьи
Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.
Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.
Приобретите канцелярские папки разных цветов
Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.
Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.
Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.
Документы небольшого размера храните в маленькой коробке
Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.
Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.
Где хранить?
Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.
Удобный бокс для хранения документов
Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.
Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.
Хранение документов в стеллаже
Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.
Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе
к оглавлению ↑
Как хранить документы клиентов на работе?
Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении.
И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.
Документы в бумажном виде.
Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.
Разложите документы клиентов по фамилии
Где хранить?
Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.
Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками
Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.
Документы в электронном виде.
Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде.
Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.
к оглавлению ↑
Как хранить документы автомобилистам?
Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.
Органайзер для хранения документов в автомобиле
Где хранить?
Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».
Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.
Автомобильный органайзер для хранения вещей
к оглавлению ↑
Как хранить документы путешественникам?
Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.
Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.
Органайзер для документов.
В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.
Холдер для хранения документов в путешествии
Где хранить?
Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.
Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.
к оглавлению ↑
Как хранить тетрадки?
Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.
Пример организации хранения школьных тетрадей
Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.
Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей
Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.
к оглавлению ↑
Фотогалерея – как хранить документы
к оглавлению ↑
Видео
youtube.com/embed/zi5VFfZaUcU?feature=oembed» frameborder=»0″ allowfullscreen=»»>
Автор: Михаил Бонд
Рейтинг:
Загрузка…
15 идей организации Easy Paper
предоставлено брендами
Сортировка электронной почты занимает достаточно много времени — и это только один тип документов, с которыми мы сталкиваемся в настоящее время. Добавьте налоговые формы, медицинскую информацию и даже много (много) рисунков вашего ребенка в смесь, и ваш офисный стол — и везде — может быть быстро похоронен. К счастью, есть простой способ избавиться от беспорядка: создать четкую систему организации бумажной работы.
Чтобы помочь вам начать работу, мы нашли лучшие идеи организации бумаги, которые будут держать все в порядке (и ваш разум в здравом уме), когда дело доходит до окончательной оплаты счета за кабельное телевидение.
SimpleHouseware
1 из 15
Amazon Best Seller
Desktop Document Letter Tray Organizer
Скидка 23%
23 доллара на амазонке
August Grove
2 из 15
Лучший органайзер для рабочего стола
Деревенские бумажные ящики
Скидка 13%
64 доллара США на WAYFAIR
Если вы хотите что-то более низкопрофильное (с шикарной деревянной рамой для загрузки), эти ящики рабочего стола имеют два места для наклеек — идеально подходит для создания системы «Входящие/Исходящие».
The Container Store
3 из 15
Best Paper Organizer Box
Container Store
Ящики для хранения белья
$13 В КОНТЕЙНЕРОВОМ МАГАЗИНЕ
Коробки из ткани помогают скрыть визуальный беспорядок, который неизбежно присутствует в домашних офисах.
Коробки для белья в Container Store бывают разных размеров, поэтому у вас есть варианты в зависимости от того, хотите ли вы хранить карточки с рецептами, фотографии, печатные документы или другие бумажные сувениры.
СВЯЗАННЫЕ: 16 идей для домашнего офиса, которые мотивируют вас работать стильно
Snap-N-Store
4 из 15
Best File Box
Snap-N-Store File Box
20 долларов на АМАЗОН
Нужна коробка, в которую можно поместить папки для документов? Этот контейнер со стальной ручкой доступен в нескольких размерах как для писем, так и для юридических документов. Стороны также расстегиваются и складываются, когда вам это не нужно, а очень глубокая крышка также оставляет место для выступов.
Блу Монако
5 из 15
Складные держатели журнальных папок
40 долларов на АМАЗОН
Smead
6 из 15
Подвесные папки для файлов с цветовой маркировкой
Скидка 66%
18 долларов на АМАЗОН
Мало того, что эта проверенная временем система красива, она также значительно ускорит поиск документов.
Все, что вам нужно сделать, это найти зеленые папки, если вы хотите найти свою налоговую информацию, или синие папки для медицинских документов.
Смид
7 из 15
Органайзер каскадной стены
Скидка 63%
11 долларов на АМАЗОН
Более 1400 клиентов Amazon дали этой вертикальной папке с файлами рейтинг 4,5 звезды. «Я купил это, чтобы использовать его как часть кухонного «командного центра» нашей семьи», — написал один из рецензентов. «Я хотел что-то функциональное, низкопрофильное и не бельмо на глазу. Этот органайзер ИДЕАЛЬНЫЙ. В нем достаточно карманов для каждого из четырех членов нашей семьи, плюс еще несколько, которые я выделил для счетов и другой корреспонденции».
Gracie Oaks
8 из 15
Настенный органайзер из оцинкованного металла
55 долларов на WAYFAIR
Если вам нужно что-то более прочное, чем пластик, эта папка для писем сочетает в себе состаренное дерево и оцинкованные металлические карманы, достаточно большие, чтобы вместить все, что попадется на пути.
High Road
9 из 15
Органайзер для перчаточного ящика и сумка для документов
14 долларов на АМАЗОН
Храните информацию о регистрации, страховке и обслуживании автомобиля в одном месте. Пять внутренних карманов хранят важные автомобильные документы, а входящие в комплект ручка и блокнот дают вам место, чтобы записать, когда вы в последний раз брали машину в магазин.
Think Clean Car
10 из 15
Автомобильный органайзер на переднее сиденье
МАГАЗИН НА АМАЗОН
А если вы настоящий дорожный воин, органайзер с клипсой убережет рабочие документы от смятия в нише для ног. (Дополнительный подстаканник тоже никогда не помешает.)
Minne
11 из 15
Органайзер для документов для младенцев
30 долларов на АМАЗОН
Храните отчеты о беременности, записи педиатра, данные о прививках и удостоверения личности вашего малыша (вы не хотите потерять карточку социального страхования!) вместе и в целости и сохранности в пластиковом портфеле.
Все просто
12 из 15
Школьная коробка воспоминаний
Не позволяйте сентиментальным вещам смешиваться на вашем столе. Выделите корзину для каждого из ваших детей и разделите ее на школьный возраст — дошкольный, средний и даже старший.
МАГАЗИН ПОДВЕСНЫХ ПАПОК
Подробнее на Simple As That »
Simply Fabulous Living
13 из 15
Папки для каждого проекта
Детский душ вашей коллеги? Списки праздничных подарков вашей семьи? Тот факт, что вам не нужно постоянно ссылаться на эти документы, не означает, что они не важны. Создавайте файлы для предстоящих событий, чтобы быть в курсе того, что сейчас происходит в вашей жизни.
КУПИТЬ ПАПКИ
Подробнее на сайте Simply Fabulous Living »
The Decor Fix
14 из 15 на следующий месяц. Умные категории, такие как «прочитано», «файл» и «на этой неделе», обеспечивают четкие действия для ваших счетов и корреспонденции.
ДЕРЖАТЕЛИ ДЛЯ ПАПОК ДЛЯ МАГАЗИНА
Подробнее на The Decor Fix »
Чаша, полная лимонов
15 из 15
Папки с цветовой маркировкой
Если вы разложите свои бумаги по нескольким небольшим папкам, вам будет проще брать с собой одну или две папки на встречи. Попробуйте хранить их вертикально и организованно на прилавке с помощью полки для сушки посуды.
МАГАЗИН БИНДЕРОВ
См. подробнее на сайте A Bowl Full of Lemons »
Как упорядочить важные бумаги и документы дома
Как упорядочить важные документы — это вопрос, который я действительно задаю себе время от времени.
Итак, сегодня я обратился за советом к моему любимому эксперту по организационным вопросам.
Как организовать работу с важными бумагами и документами домаЗдесь часто возникает вопрос о том, как организовать работу с важными документами и документами дома.
Лично мне повезло, что Эмили Майокко из Организация следующего уровня помогла мне с этой сложной задачей.
Поэтому, естественно, я направил этот вопрос прямо к Эмили, чтобы сегодня поделиться ее профессиональным мнением…
Это Эмили!
Что хранить, как долго хранить, где хранить… Иногда все это может показаться немного ошеломляющим, не говоря уже о том, что это скучно.
В то время как бумажная организация может быть настоящим праздником дремоты, физическое и умственное пространство, которое вы создадите после продуманной установки правильной системы, того стоит!
Не нужно ждать нового года или весенней уборки, самое время заняться бумажной работой.
Как домашний организатор я занимаюсь оформлением документов клиентов более 12 лет.
За годы работы я узнал, что существует несколько правильных способов организации важных документов.
Однако есть некоторые общие стандарты, которые следует учитывать при выборе того, что подходит именно вам.
Процесс поиска документации развивается со временем и будет меняться по мере изменения вашего пространства и потребностей.
Я проведу вас по трем большим темам, связанным с документами, и попытаюсь разбить их для вас.
СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДАЧЕ ВАШИХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ:1.) Уменьшите количество получаемой почты.
Если можете, избавьтесь от бумажных счетов и выписок. Откажитесь от каталогов и журналов (или переключитесь на цифровые подписки). Сделай это!
В результате это сократит тонну бумаги. Это стоит затраченных усилий.
2.) Загрузите и освойтесь со сканером и цифровым запоминающим устройством.
Я использую Evernote и приложение Scannable на своем телефоне. Есть бесчисленное множество вариантов на выбор. Наличие файловой системы, которой вы доверяете и которая не является бумажной, всегда является хорошим вариантом.
В идеале ваш цифровой картотечный шкаф должен находиться на вашем компьютере в облаке. Не забудьте сделать резервную копию.
Если вам нужно сканировать много бумаги, Fujitisu Scansnap получает отличные отзывы, и мои клиенты его любят.
Храните в цифровом виде вдохновляющие цитаты, медицинские записи и вообще все, что содержит информацию, которую вы хотите сохранить. не занимая места в вашем доме.
3.) Используйте висячих файлов для ваших категорий. Мне нравятся большие категории, такие как «Банковское дело», «Медицина», «Налоги» и т. д. Ниже мы углубимся в них подробнее.
4.) Добавьте 3,5-дюймовые вкладки папки с файлами к вашим висящим файлам. Я использую этот больший размер вместо стандартных 2-дюймовых вкладок.
Они могут вместить больше информации и их легче читать. Я использую мой производитель этикеток , чтобы пометить их.
5.) Используйте папки с файлами для ваших подкатегорий. Например, подкатегории в разделе «Налоги» могут включать квитанции о пожертвованиях и налоговые формы.
6.) Создайте у себя дома место для длительного хранения.
Это может быть любое труднодоступное место. В моем доме это в нашем подвале в вот такая пластиковая папка .
Он содержит старые налоги, старые домашние файлы и документы о закрытии нашего дома.
Вы можете выбрать защищенный от непогоды ящик для файлов , подобный этому . Кроме того, пожаробезопасная коробка, подобная этой , является хорошей идеей для важных документов.
ВАЖНЫЕ БУМАГИ И ДОКУМЕНТЫ: ОРГАНИЗУЙТЕ ПО «ЧТО, ГДЕ И КАК ДОЛГО»В моем доме есть несколько мест, где хранятся бумаги.
Вот как это выглядит:
Активные документы: Кухня – хранить 1-2 неделиАктивные документы необходимо просмотреть, чтобы о них позаботились. Потому что с глаз долой действительно не в уме.
Поэтому у меня на кухне есть консоль, куда идут эти бумаги. Здесь живут школьные активы детей и входящие счета. Мы обращаемся к ним в течение недели.
Если что-то не нужно сразу видеть, оно перемещается на открытую полку консоли внизу. Мы используем файл журнала и пометить соответствующим образом.
Затем он регулярно сортируется, чтобы поддерживать актуальность.
Домашние справочные файлы:
Офис –Храните эти документы от 1 года до вечности.
В нашем домашнем офисе есть два ящика с папками. Один для домашних файлов, а другой для рабочих файлов.
Векселя-В основном разбрасываются в конце года.
Единственная причина, по которой мы храним их, — время от времени указывать, сколько мы платим за определенные вещи или для подтверждения места жительства. Уничтожьте счет в конце каждого года.
Если какие-то счета сохраняются, они остаются в папке и идут вниз вместе с нашими налоговыми декларациями за тот же год.
Когда мы уничтожаем налоговые декларации, мы уничтожаем и эти счета.
Банковское дело –Уничтожить банковские выписки на конец года.
Школа – Обращение с ребенком.
Больше всего я перерабатываю в конце каждого учебного года. У нас есть две папки с файлами в каждой школьной папке моих детей.
Один для документов за текущий год, который включает информацию для входа в приложения, календари и все, что мне может понадобиться в этом году. Это перерабатывается в конце учебного года.
Вторая папка с файлами предназначена для табелей успеваемости. Этот файл остается здесь. По мере того, как дети становятся старше и их записи перемещаются в Интернет, это может исчезнуть.
Я мог бы даже оцифровать их ранние академические записи. На данный момент это работает для нас.
Медицинские –Хранить навсегда. Я держу одну папку с файлами на человека. Для некоторых семей я создам отдельный файл для каждого члена семьи.
Для космических целей это отличная категория для сканирования, если эта категория будет расти. Вы также можете хранить это в долгосрочной папке. Тогда храните только очень активные элементы в домашних папках.
Храните до тех пор, пока вы владеете транспортными средствами. У нас есть одна папка с файлами для каждой машины и одна папка для билетов (ой!!)
Это может называться Транспортные средства в некоторых домах, где есть лодки, мотоциклы и т. д.
Опять же, у каждого автомобиля есть своя папка с файлами.
Страхование –Сохраняйте полисы собственности, пока они активны и пока они не будут обновлены.
Health-Сохранять политики, пока они активны и пока не будут обновлены.
Жизнь-Хранить навсегда.
Домашние улучшения –Сохраняйте, пока вы владеете недвижимостью. Если вы подвергаетесь крупномасштабному ремонту, их, возможно, придется хранить в долгосрочном хранилище.
Налоги – Храните декларации с резервными копиями в течение 5 лет (по словам моего бухгалтера).
Я храню только 1 год в моих текущих домашних файлах. Остальные идут на наше долговременное хранение до момента измельчения.
В зависимости от артикула. Храните ежегодные отчеты о дивидендах и инвестиционные сертификаты в долгосрочном хранилище.
Продолжительность хранения этих предметов действительно варьируется, и ее лучше всего обсудить с вашим бухгалтером или специалистом по финансовому планированию.
Городские документы –При условии, что они актуальны и полезны. Большую часть этого можно найти в Интернете или отсканировать, но на данный момент это удобно.
Гарантии и квитанции –При крупных покупках храните до продажи или выбрасывания.
Важные документы – Хранить навсегда. К ним относятся карты социального обеспечения, паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, религиозные документы, доверительные отношения, завещания, доверенности и т.
д.
Оригиналы следует хранить в несгораемом водонепроницаемом сейфе или в огнеупорном пакете для документов , подобном этому . Копии можно хранить в ваших домашних делах для удобства (в идеале под замком).
Выход на пенсию –Сохраняйте взносы и отчеты на конец года навсегда. Текущий год можно хранить в ваших домашних файлах для удобства хранения и перемещать в долгосрочное хранилище в конце года.
Долгосрочное хранение Подвал – хранить от 5 лет до вечности
Как я упоминал выше, наши долгосрочные файлы хранятся в нашем подвале.
Всего у нас там 5 ящиков для бумаги. Вот какие они:
Долгосрочные домашние дела –Хранить от 5 лет до вечности. У нас есть пластиковая папка.
Бумага для детских памятных вещей – Храните до тех пор, пока не сможете подарить своим детям. У меня есть две пластиковые корзины для папок, по одной для каждого из моих детей, а висящие папки помечены: «Ребенок», «Малыш», «Детский сад» и так далее.
Любые специальные документы из этих периодов хранятся здесь, чтобы у них был один день.
Хранение детских рисунков —Храните, пока не будете готовы выбросить, оцифровать или подарить своим детям.
У меня есть две прозрачные корзины, по одной для каждого ребенка, где он может хранить свои рисунки.
Другие предметы, для которых у меня нет файлов, но которые важно отметить: Чеки за мелкие покупки –выбросьте немедленно, если вы не можете вернуться. Для этих предметов я храню квитанцию в моем кошельке.
По истечении периода возврата выбросить. Квитанции за дорогостоящие товары, которые я храню.
Записи об образовании —хранить вечно. Они могут быть сохранены в долгосрочном хранении.
Платежные квитанции — хранить до тех пор, пока вы не сможете совпасть с W2 в конце года. Я бы держал их в висящей папке «Финансы».
хранить до окончания срока действия контракта. Я держу свою онлайн.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ С ДОМАШНИМИ ДОКУМЕНТАМИ:Вот краткое изложение потока документов в моем доме.
Бумага обычно поступает в мой дом двумя путями:
1.) Из почтового ящика
2.) Из рюкзаков моих детей
Каждый день я получаю почту и сразу открываю ее.
Большинство из них отправляется прямо в корзину. Если речь идет о личной информации, она отправляется прямо в шредер.
Остается только пара бумажек для адреса.
Если это счет, мой муж кладет его в стопку на кухонной консоли и оплачивает в течение нескольких дней.
Затем счет измельчается или, возможно, попадает в папку «Счета» в папке «Домашнее хозяйство» нашего офиса.
Если это приглашение или что-то, к чему я хотел бы вернуться, я добавлю требуемый элемент в свой список проектов в блокноте.
Затем я добавлю событие в свой цифровой календарь.
Наконец, я перемещаю приглашение в папку «Текущие» проекты в нашем офисе.
Из рюкзаков моих детей:
Когда мои дети возвращаются домой, они опустошают свои рюкзаки и кладут свои бумаги на стол кухонной консоли.
Как и большинство мам, с которыми я работаю, я съеживаюсь, когда на кухонном столе накапливаются бумаги. Битва за то, чтобы документы дома были организованы, идет постоянно!
Поскольку это соседнее место находится достаточно близко, чтобы его было видно, но при этом не мешало приготовлению еды, это подходит для нашей семьи.
Любые документы, содержащие информацию о предстоящих событиях и действиях, остаются на этой поверхности.
Таким образом, ничего не «потеряется», так как останется визуальным напоминанием о событиях этой недели.
Как только бумага перестает быть актуальной, она отправляется в корзину.
Обычно в выходные поверхность консоли очищается и готова к следующей неделе.
Если приходит газета, которая является справочной за учебный год, она попадает прямо в их годовую школьную папку в офисе.
Поскольку мои дети еще маленькие, их «текущими проектами» обычно являются рисунки и произведения искусства.
Я полагаю, когда они станут старше, это будет для более крупных домашних заданий.
Посмотрим, что изменится, и при необходимости подкорректируем.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНИХ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ ВЫВОД:Я считаю важным упомянуть – оформление документов в моем доме довольно простое. Потому что моя семейная жизнь, хотя и полная, довольно прямолинейна.
Работа с документами может быть утомительной по многим причинам. Проблемы со здоровьем и потеря члена семьи — две проблемы, которые приходят на ум.
В таких ситуациях, как правило, семьи также испытывают стресс из-за сложившейся ситуации.
В результате становится намного сложнее контролировать ситуацию и вести бумажную работу.
В этих обстоятельствах я рекомендую связаться с вами.
Обратитесь за помощью, если вам трудно разобраться в системе документооборота или вообще разобраться с бумажным беспорядком.
Выговор и принятие помощи от друга или члена семьи могут помочь облегчить этот стресс. Кроме того, это может помочь вам придумать системы для краткосрочных или долгосрочных нужд.
Есть также поставщики услуг, включая организаторов, бухгалтеров, защитников здоровья и других, которые могут помочь.
Наконец , Как я говорю всем своим клиентам, я не бухгалтер. Я предлагаю поговорить с вами с любыми конкретными вопросами. Это просто то, что я делаю и что работает для нашей семьи.
Эта информация получена из моего собственного многолетнего опыта из многих источников. И я стараюсь делиться передовым опытом.
Спасибо, Эмили! Надеюсь, вы все нашли это таким же полезным, как и я!
Не пропустите Любимые товары Эмили для организации вещей на Amazon.
И, конечно же, вы захотите стать подписчиком Эмили в Instagram , ее советы ОЧЕНЬ полезны!
МАГАЗИН ИДЕЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ВАШИХ ВАШИХ ДОКУМЕНТОВ ДОМА:
Включите JavaScript для просмотра контента на их названиях ниже:
- Идеи организации кладовой
- Швейцарский кофе Benjamin Moore
- Лучшие продукты для организации от Amazon Профессиональные организаторы клянутся
- Морская соль Бенджамина Мура
- Как поддерживать порядок на кухонных столах.
- Бенджамин Мур Утренний небесно-голубой
- Как выбрать лучшую краску для потолка
- Бенджамин Мур Бальбоа Туман
В этой группе участники делятся своими фотографиями и вопросами о дизайне дома.