Системы хранения для документов дома: Хранение документов дома, идеи ящиков и организации системы хранения документов с фото и видео, как организовать в коробке, органайзере и папке удобно

Содержание

Хранение документов дома: как правильно хранить документацию и организовать место для бумаг, идеи и лайфхаки по наведению порядка

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

  1. Зачем сохранять
  2. Виды и сроки
  3. Правила хранения
  4. Как организовать хранение документов дома правильно
  5. Системы хранения для документов дома
  • Папки
  • Корзины, коробки, ящики
  • Портфель
  • Органайзер
  • Конверты
  • Мини-комод
  • Сейфы
  • В электронном виде
  • Бумажные письма, уведомления, рецепты
  • Основные ошибки
  • Заключение

      • Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

      Зачем сохранять

      Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

      • Предъявления в государственные структуры.
      • Оформления чего-либо.
      • Простота поиска.
      • Удобство и компактность в экстренных случаях.

      Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

      Виды и сроки

      Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

      • Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
      • Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
      • Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
      • Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
      • Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
      • Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
      • Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

      Правила хранения

      Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

      • Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
      • Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
      • Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
      • Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

      Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

      Как организовать хранение документов дома правильно

      Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

      • Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
      • Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
      • Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
      • Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
      • Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

      Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

      Системы хранения для документов дома

      Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

      Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

      Папки

      Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри.

      Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

      • Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
      • Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
      • Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
      • Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
      • Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
      • Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
      • Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
      • Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

      Корзины, коробки, ящики

      Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

      Портфель

      Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

      • дерматин;
      • кожа;
      • пластмасса;
      • брезент;
      • гранитоль;
      • плотная ткань.

      Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

      Органайзер

      Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

      Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру. 

      Конверты

      Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

      • бумага;
      • картон;
      • полиэтилен;
      • пластмасса;
      • ткань;
      • стекловолокно.

      Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

      Мини-комод

      Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.

      Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

      Сейфы

      Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

      Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

      В электронном виде

      Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

      Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

      Бумажные письма, уведомления, рецепты

      Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

      • Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
      • Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
      • Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

      Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

      Основные ошибки

      В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

      • Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
      • Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
      • Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

      Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

      Заключение

      Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

      как организовать и в чем хранить папки

      Содержание статьи

      • Как и в чем хранить документы дома
      • Папки для хранения
      • Корзины
      • Комод
      • Держатель для бумаг
      • Система и идеи хранения

      Справки на водительские права, квитанции об оплате, ксерокопии, прочие документы присутствуют в любом доме. Набирается немалая куча, поиски нужно бумажки требуют больше времени, заставляют нервничать. Выход — заняться организацией порядка.

      Рассмотрим хранение документов дома, способы упорядочивания, структурирования большого количества бумаг. Бонус — подборка разных систем, идей.

      Как и в чем хранить документы дома

      Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.

      Содержите ли вы документы в порядке?

      ДаНет

      Пошаговая инструкция:

      1. Выбрасываем старые, лишние инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
      2. Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
      3. Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
      4. Раскладываем по местам.
      5. Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.

      Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

      Папки для хранения

      Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

      Основные виды:

      • простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
      • скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;
      • папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

      Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

      Корзины

      Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

      Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

      Комод

      Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

      Удобные системы хранения и папки для документов

      Держатель для бумаг

      Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

      Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

      Система и идеи хранения

      Редкий хозяин задумывается о системном хранении документов. Чаще дома выделяется ящик, полка шкафа. Поиски маленькой справки от нарколога, справки об отсутствии судимости, старой квитанции занимают немало времени. Приходится вытаскивать кипы бумажек, перебирать, складировать. Второй минус — постоянный беспорядок. Избавить от подобных хлопот поможет домашняя систематизация.

      Плюсы системного хранения дома:

      • поддерживается порядок;
      • легко находить нужные документы;
      • документы не теряются.

      Минусы:

      • нужно подобрать систему;
      • требуется время для организации;
      • необходимо привыкнуть.

      Идеи для организации системного хранения документов дома:

      • настольные органайзеры. Больше подходят для бухгалтерских документов, рабочих бумаг. Простой органайзер несложно сделать своими руками;
      • коробки. Подойдет картонная, пластиковая тара с отверстиями, замками, крышками. Моделей масса. Хорошо иметь внутри разделители;
      • лотки для корреспонденции. Применяются для постоянно используемой документации;
      • настольные мини-комоды с выдвижными ящиками. По желанию устанавливаются на тумбочки, в шкаф;
      • этажерки, тележки на колесиках. Удобная идея для работающих дома людей. Поместится много документов, легко сохранить в опрятном, бережном виде, никаких заломов. Наполнение на виду, конструкция просто перемещается.

      Особо важные бумаги хранят в сейфе. Наличие специального шкафчика с замком не отменяет необходимости следить за порядком. Рекомендуем приобрести необходимые папки, удобные коробочки, органайзеры.

      Важный момент — проводите ревизию, выбрасывайте мусор. Квитанции не должны храниться дольше трех лет. Срок годности справок от врачей меньше. Дома не нужны документы от выброшенного пылесоса, сгоревшей стиральной машины. Захламление портит настроение, забирает энергию.

      Предыдущая

      Системы храненияВарианты для изготовления ящика для хранения овощей

      Следующая

      Системы храненияВарианты хранения сковородок и кастрюль на кухне

      Найдите 5 лучших программ для управления домашними документами

      Ivan Cook

      • Подано в: PDF Tips

      Программное обеспечение для управления документами для дома становится все более популярным, поскольку отдельные лица и семьи переходят к более экологичному способу хранения своих важных документов, отказываясь от бумаги. В наши дни все хотят избавиться от огромных куч бумажных документов и уменьшить физическое пространство для хранения. Домашнее программное обеспечение для управления документами обеспечивает эффективную платформу для эффективного управления всеми типами личных, профессиональных и других документов и гарантирует, что такие документы останутся в безопасности. Давайте теперь продолжим читать, чтобы узнать о некоторых из лучших программ для управления документами для дома, включая PDFelement Pro.

      ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

      Программное обеспечение для управления домашними документами выполняет задачу управления вашими документами в цифровом виде, сидя дома, и предоставляет интерфейс, позволяющий делать с ними гораздо больше. Вот список 5 лучших программ для управления домашними документами специально для вас, и вы можете выбрать лучшее программное обеспечение для управления домашними документами в соответствии с вашими потребностями:

      1. PDFelement Pro для Mac

      PDFelement Pro — лучшее программное обеспечение для управления домашними документами.

      Вы можете использовать его для организации PDF-документов дома. Его простой интерфейс и многофункциональная платформа позволяют пользователям делать гораздо больше с PDF-файлами, делая их редактируемыми и пригодными для совместного использования. Это программное обеспечение предлагает бесплатную пробную версию для всех своих новых подписчиков. Иди, возьми свое сейчас!

      Основные характеристики этого программного обеспечения для управления документами в домашнем офисе:

      • Редактирование текста/изображений/страниц по отдельности или в пакетном режиме и преобразование отсканированных PDF-файлов с помощью OCR.
      • Выделение, печать, подпись, зачеркивание, подчеркивание, добавление заметок, текстовых полей и т. д. или рисование от руки в файле PDF.
      • Преобразование документа PDF в любые другие форматы файлов или объединение/разделение файлов PDF.
      • Заполнение PDF-формы или ее создание — простая задача с PDFelement Pro.
      • Это программное обеспечение позволяет защитить паролем ваши файлы и безопасно делиться ими.
      • Создание закладок, индексирование, настройка и добавление нумерации Бейтса помогают сделать PDFelement Pro самым надежным и эффективным программным обеспечением для управления документами для дома.

      ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

      2.

      Файловый центр

      FileCenter — очень экономичное решение для управления документами. Это программное обеспечение для управления документами также предназначено для домашнего использования. Он сканирует бумажные документы, чтобы управлять ими в электронном виде и преобразовывать их в редактируемые форматы. Это гарантирует, что пользователи никогда не потеряют или не установят документы, сохраняя их безопасно.

      Особенности:

      • Простота в использовании и повышает эффективность работы с документами.
      • Интегрировано со всеми полезными инструментами и программным обеспечением для редактирования и управления файлами.
      • Предлагает множество полезных функций, которые можно использовать в зависимости от ваших потребностей.

      3. Программное обеспечение Folderit для персональной системы управления документами для дома

      Folderit — это доступное программное обеспечение для управления документами для дома, которое включает в себя автоматические напоминания, создание электронной почты и управление версиями. Он имеет облачное развертывание, чтобы дать пользователям уверенность в том, что их документы безопасны и легко доступны.

      Функции:

      • Сохраняет ваши документы в целости и сохранности и позволяет мгновенно обмениваться ими.
      • Он может отслеживать изменения с помощью функции управления версиями.
      • Отправляет напоминания, чтобы напомнить вам о ваших документах и ​​повысить эффективность их хранения дома.

      4. Стандарт PaperPort

      PaperPort — это домашнее программное обеспечение для управления документами, которое может помочь вам поддерживать ваши PDF-документы таким образом, чтобы вы могли свести к минимуму риск их потери. Это программное обеспечение сканирует, упорядочивает, находит, передает и обрабатывает ваши документы/файлы, облегчая вам их просмотр в любое время.

      Функции:

      • Преобразует бумажные файлы в документы PDF для их сохранения в цифровом виде.
      • Идеальное программное обеспечение для организации и управления почтой, фотографиями, юридическими документами, налоговыми файлами, счетами, квитанциями, формами и другими личными документами.
      • Универсальное программное обеспечение для организации всех ваших файлов дома.

      5. Докусофт ДМС

      Docusoft DMS — это мощное программное обеспечение для управления документами, специально предназначенное для людей, ведущих свой бизнес из дома. Он предоставляет непревзойденную платформу для управления клиентскими данными и интеграции важной информации для ее централизованного хранения.

      Функции:

      • Гибкие инструменты для удовлетворения ваших потребностей.
      • Цифровой диктофон поможет вам сохранить словесную информацию.
      • Функции SMS доставляют важную информацию с помощью сообщений.

      Прежде всего, программное обеспечение для управления документами для дома экономично, экономит ваше время и энергию. Мы рекомендуем вам перейти на PDFelement Pro прямо сейчас и испытать позитивные изменения в своей жизни!

      Программное обеспечение для хранения документов | Поиск документов

      Преобразуйте картотечные шкафы и ящики для хранения документов в цифровые и управляйте файлами в электронном виде с помощью электронного программного обеспечения для хранения документов .

      Вы можете безопасно хранить и управлять оцифрованными бумажными документами и электронными файлами в электронной системе для хранения документов . Отказ от хранения файлов экономит место, легкий доступ к информации экономит время, а эффективность и экономичность всей системы сэкономит вам деньги.

      Как работает программное обеспечение для хранения документов

      Программное обеспечение для хранения документов устраняет необходимость хранения документов в картотеках, архивных ящиках и складах для хранения документов вне офиса. Это позволяет разблокировать ценное рабочее пространство и устранить дорогостоящие расходы на хранение. Офисное пространство, занимаемое рядами картотечных шкафов, теперь можно использовать для более продуктивной работы. А деньги, сэкономленные на плате за хранение документов, можно реинвестировать в другие, более важные сферы бизнеса.

      Программное обеспечение для хранения документов управляет как отсканированными бумажными, так и электронными документами. Бумага, отсканированная в систему, становится доступной для полнотекстового поиска с использованием технологии оптического распознавания символов (OCR).

      Полнотекстовый поиск содержимого документа после того, как файлы находятся в системе, упрощает поиск информации. Кроме того, возможности удаленного доступа и встроенная система безопасности делают информацию более доступной даже за пределами офиса, защищая файлы от несанкционированного доступа.

      • Мгновенный поиск и поиск повышают эффективность.
      • Программное обеспечение для хранения документов освобождает офисное пространство и устраняет необходимость в дорогостоящем удаленном хранении документов.
      • Преобразование бумажных документов в файлы с возможностью полнотекстового поиска.
      • Сохраненные документы доступны для совместного использования, защищены и архивированы.
      • Контроль версий и ведение журнала аудита составляют историю в системе хранения электронных документов.
      • Электронное хранилище документов делает файлы доступными для простого резервного копирования и восстановления.

      Картотечные шкафы не могут сказать вам, кто был внутри

      Картотечные шкафы, которые когда-то были великим изобретением в конце 1800-х годов, сегодня лишены изощренности современного программного обеспечения для хранения документов, особенно когда речь идет о регистрации действий пользователя, связанных с файлами. и обеспечение безопасности доступа к файлам. Программное обеспечение для хранения документов записывает контрольный журнал каждого происходящего действия; кто просматривал файл, что они сделали с файлом и когда они это сделали. Безопасность предотвращает несанкционированный доступ, не позволяя людям открывать и просматривать файлы, и даже может помешать людям, не имеющим на это права, даже увидеть существование файла. Картотечные шкафы и архивные ящики, с другой стороны, не имеют возможности отслеживать, кто был внутри и что они смотрели.

      Добавить комментарий

      Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *