Как правильно организовать свое рабочее место: Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки.

Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

• Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
• Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
• Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

• Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
• Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
• Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
• Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
• Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией.

Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

Поделиться:

Популярные статьи в категории:

27.08.2019

759831

Как избавиться от мозолей на ногах?

08.08.2019

276238

Неприятный запах ног: причины возникновения и способы лечения

05.06.2019

258365

Польза или вред фиников для организма

29.11.2017

180120

Дешёвые образовательные курсы: Как распознать мошенников?

10 способов организации рабочего места дома для удалённой работы

Учёные давно доказали, что человеческий мозг способен одновременно удерживать в поле внимания не более 5 разных вещей одновременно. И на это способен только гениальный человек. А предел внимания обычного человека – только две-три вещи.

Поэтому, если ваш монитор заклеен напоминаниями «не забыть сделать то-то», вы абсолютно точно это сделать забудете. Если на вашем столе беспорядок, вы успеваете сделать за день меньше и сильнее устаете. Поэтому разобрать стол нужно в первую очередь вам самой.

Начинайте с чистого листа

Заведите себе правило каждый раз перед началом рабочего дня убирать с поверхности стола все предметы, с которыми вы не работаете. Если ваша работа бумажные документы — оставляйте только их, а монитор компьютера выключайте. Если компьютер — оставьте на столе только клавиатуру, монитор и мышь. Все бумаги, квитанции, скоросшиватели, которыми вы пользуетесь, дай бог, один раз в день — уберите с глаз. В вашем поле зрения должно быть только то, с чем вы работаете в данный момент. Все остальное будет просто красть ваше внимание.

Расставьте приоритеты

Если вам постоянно не хватает места на рабочем столе, задумайтесь, как часто вы пользуетесь тем, что на нем лежит? Элементарные подстаканники для ручек и скрепок, как оказывается, нужны не на вашем столе, а возле офисного МФУ. Вам, в большинстве случаев, нужна одна шариковая ручка и то раза два в день. Пусть лежит в ящике тумбочки.

РЕКЛАМА – ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

Документы? Как часто вы заглядываете в эти фолианты? Так пусть они и стоят в шкафу. Да, вид занятого человека они, безусловно, создают. Но если вам на работе платят за сделанное, то эффективнее работать вы будете за абсолютно пустым столом. Простое правило — чем вы часто пользуетесь, пусть лежит ближе. Чем вы пользуетесь редко — пусть лежит далеко.

Кстати, о шкафах

Как правильно организовать рабочее место? Если у вас очень много папок с документами, вам имеет смысл задуматься о нормальной системе хранения. Даже если вы работаете из дома, инвестиция в небольшой ИКЕЕвский стеллаж очень быстро окупится вашей эффективностью работы.

Рабочий стол

Не каждый красивый стол удобен для работы. Он должен быть достаточно просторным, чтобы вы могли за ним сидеть, удобно расставив локти. На нем должно хватать места для всех ваших материалов, с которыми вы работаете в отдельно взятый момент времени.

Наконец, у стола должны быть ящики для всех предметов, которыми вы пользуетесь время от времени. Дубовых обеденный стол и школьная парта, хотя могут достаться вам бесплатно, не оправдывают себя в качестве рабочих столов. Инвестируйте немного средств в стол, который подходит для работы именно вам.

Перейдите на цифровые планировщики

В современном мире гораздо удобнее держать ежедневники и напоминалки на телефонах и планшетах, чем заклеивать все вокруг цветными листочками с напоминаниями. Прекрасная система Evernote позволяет хранить в электронном виде вообще все — от документов, до фотографий и видео. При этом поиск по тегам-примечания делает все файлы доступными для вас в любой момент.

Уберите все личное с вашего стола

Очень трогательно хранить семейные фотографии на рабочем столе, но для нашего сознания, если честно, нет разницы на что отвлекаться — на шариковую ручку, лежащую криво или на фото ваших детей. Поэтому, хотя смотреть на фото родных важно и полезно для работы, это необходимо делать в ваш перерыв. Положите фотографию в папку на рабочем столе компьютера, и открывайте, чтобы полюбоваться, когда у вас будет обеденный перерыв.

Очистите рабочий стол компьютера

Как организовать эффективное рабочее место? Уберите все ярлыки, которые вы не открывали в течение одной недели, с рабочего стола. Сделайте нейтральный однотонный рисунок для рабочего стола. Хуже нет, чем попытка набрать важное письмо, когда у вас периферическое зрение выхватывает котика и ярлык «Веселая ферма»

Закройте все соцсети

В тот момент, когда вы работаете, у вас должны быть не просто свернуты, а закрыты окна всех уведомлений и соцсетей. Иначе вы просто заработаете незаметно для себя невроз, пытаясь не пропустить ничего важного.

Уберите все растения со стола

Периодически полезно смотреть на фикус-кактус-герань, если вы делаете это осознанно и для перерыва. Во время работы вы должны видеть работу и ничего кроме. Так вы справитесь с ней гораздо быстрее.

Не ешьте там, где работаете

Если вы разделяете для себя рабочий стол и стол обеденный — вашему мозгу будет легче сосредоточиться на работе, когда вы работаете. И вы спокойнее и качественнее будете есть, если ваш обед происходит не за компьютером или планшетом.

Сядьте удобно

Последний совет: ваш монитор должен находиться чуть ниже вашего уровня глаз. Так, чтобы вы, сидя с прямой спиной и прямой шеей, видели монитор на 10−15 сантиметров ниже уровня вашего прямого взгляда

По материалам

Основы рабочего места: организация рабочего стола

55e88e84b8c51d6012fe1ec6 55e06a401496fdb039ceef50

Урок 4: Организация рабочего стола

/ru/workplacebasics/знакомство с компьютерной рабочей станцией/content/

Введение

К концу этого урока вы должны уметь:

• Понять, почему важно оставаться организованным
• Определить, как стать более организованным на рабочем месте

Почему важно организовать свое рабочее место

Существует несколько преимуществ для организации вашего рабочего места.

• Улучшенный тайм-менеджмент.
  Потратив время на организацию, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе. Постоянная работа с беспорядком может серьезно снизить вашу продуктивность. Отличные тайм-менеджеры настраивают и организуют свое рабочее пространство, чтобы сократить время, необходимое для каждой задачи.
• Быстро находите важные предметы.
  Ваш начальник когда-нибудь просил у вас важный документ, который вы не смогли найти? Организация рабочего места избавит вас от смущения и разочарования.
• Помните о важных задачах.
  Расхожая фраза «с глаз долой, из сердца вон» во многом верна. Визуальные подсказки могут помочь вам запомнить важные задачи и расставить приоритеты. Например, чистый и упорядоченный стол может помочь вам справиться с одной задачей за раз.
• Поддерживать профессиональный вид.
  Ваша одежда, манера поведения и рабочее место представляют вас и вашего работодателя. Минимум беспорядка говорит о профессионализме.
• Сосредоточьтесь на рабочих целях.
  Упорядоченное рабочее пространство поможет вам точно настроиться и выполнить свои повседневные задачи, тем самым помогая вам достичь долгосрочных профессиональных целей.

Организация рабочего места

Организованность — это первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным. Если вы начинаете новую работу или отчаянно хотите организовать свое текущее рабочее пространство, примите во внимание следующие советы.

• Проверьте, как используется ваше рабочее пространство.
  Перечислите должностные обязанности, которые вы выполняете здесь (в зависимости от вашей работы, некоторые из них могут выполняться в другом месте) и пронумеруйте их в порядке важности.
• Сгруппируйте похожие объекты вместе.
  Сложите похожие предметы стопками на полу, чтобы их было хорошо видно, прежде чем определить их окончательное местоположение. Сделайте еще одну кучу для всего, что не связано с вашими рабочими обязанностями.
• Групповые и отдельные предметы, связанные с каждой должностной обязанностью.
  Сгруппируйте вместе книги, материалы и расходные материалы, связанные с определенной задачей. Эта стратегия может не сработать, если вы выполняете несколько схожих обязанностей.
• Выбросьте ненужные вещи в корзину.
  Когда вы группируете и разделяете предметы, спросите себя: «Нужно ли мне это хранить? Если да, то как часто я это использую? Если нет, то почему?»

Ваши должностные обязанности и профессиональные цели должны определять, как будет организовано ваше рабочее пространство.

Убрать

Теперь, когда вы потратили время на то, чтобы разобраться со своими вещами, вы должны понять, как организуйте это таким образом, чтобы помочь вам эффективно выполнять свои обязанности.

• Избегайте ненужных перемещений, храня часто используемые предметы на близком расстоянии или на уровне глаз.
• При необходимости создайте отдельные участки, где вы работаете на одной конкретной должности.
• Размещайте важные напоминания на уровне глаз.
• Ограничьте свой рабочий стол элементами, которые вы используете ежедневно.
• Поставьте книги и руководства на книжную полку. Держите те, которыми вы пользуетесь каждый день, в пределах досягаемости.
• Минимум декоративных элементов. Прежде чем приносить на работу личные или декоративные предметы, ознакомьтесь с политикой вашего работодателя.
• Поместите предметы, которыми вы пользуетесь всего несколько раз в год, в глубокое хранилище. Сначала убедитесь, что они правильно помечены.

Организационные инструменты

Существует несколько канцелярских принадлежностей , которые помогут вам организовать свое рабочее место.

Файлы

• Расположите папки в алфавитном порядке, чтобы вы могли быстро находить файлы.
• Используйте подвесные папки , чтобы поддерживать порядок в ящике для документов.
• Используйте цветные папки , чтобы дать визуальные подсказки относительно содержимого каждой папки.
• Используйте метки папок с файлами , чтобы при необходимости можно было повторно использовать папки.

Органайзеры

• Существует множество различных типов органайзеров для ящиков , которые помогут вам организовать содержимое вашего ящика.
• Пластиковые ведра, корзины и ящики (доступны разные размеры) помогут вам организовать более крупные предметы.
• Лотки для бумаги удобны для управления бумагой. Рассмотрите возможность создания папки «Входящие» для элементов, с которыми необходимо разобраться, и папки «Исходящие» для элементов, которые необходимо зарегистрировать.
• Кофейные чашки удобны для хранения ручек и карандашей.

Корзина для мусора

• Корзина для мусора является ценным организационным инструментом при условии правильного использования. Ежедневно выбрасывайте ненужные вещи.
• Если вы не уверены, следует ли выбрасывать вещь, создайте корзину для утилизации . Используйте небольшую коробку для хранения вещей, которые вы не уверены, что нужно выбрасывать. Четко пометьте его, чтобы он не попал в мусорное ведро. Регулярно опорожняйте его.

• Как навести порядок на рабочем столе: полезная статья из WikiHow
• Книга: Организация работы Дон Б. Сова
• Книга: Советы по организации рабочего стола Марта Стюарт

Продолжать

Предыдущий: Знакомство с компьютерной рабочей станцией

Далее:Понимание вашей оплаты, льгот и зарплаты

/en/workplacebasics/understanding-your-pay-benefits-and-paycheck/content/

5 шагов к поддержанию чистоты и порядка в офисе

business. com получает компенсацию от некоторых компаний, перечисленных на этой странице. Раскрытие информации о рекламе

1. Выбросьте то, что вам не нужно.

2. Спрячьте электрические провода и зарядные устройства.

3. Утилизируйте лишнюю бумагу.

4. Сведите к минимуму беспорядок на рабочем столе.

5. Регулярно чистите.

Вот пять шагов для поддержания порядка и чистоты в офисе.

Независимо от того, развиваете ли вы свой бизнес или работаете над совместным проектом, очень важно иметь организованное рабочее пространство, в котором можно расслабиться. Аккуратное и опрятное пространство не только поможет вам восстановить силы, но и повысит вашу производительность. .

Ваше рабочее пространство отражает то, что происходит в вашем мозгу, и чем лучше оно организовано, тем более конструктивным и полезным вы будете. По данным Psychology Today, дезорганизация и накопление предметов имеют вредные последствия и вызывают у вас крайнюю тревогу при принятии решений. Это также может вызвать стресс, заставить вас чувствовать себя измотанным, снизить вашу способность концентрироваться и усилить негативные эмоции, связанные с беспорядком.

Чтобы избежать некоторых из этих вредных последствий, вы можете предпринять несколько простых шагов, чтобы организовать свое рабочее место и очистить свой разум.

1. Выбросьте то, что вам не нужно.

Первым шагом является проведение аудита рабочего места, в ходе которого вы определяете, какие предметы, документы и расходные материалы вам действительно нужны, а без чего вы можете обойтись. Внимательно посмотрите, что находится в вашем офисе. Определите, что вы используете каждый день, что используете время от времени и что никогда не используете. Затем создайте отдельные кучи для мусора, вещей, которые вы хотите сохранить, и тех, которые вы хотите пожертвовать.

Поначалу может показаться, что избавиться от определенных предметов или материалов сложно, но если вы знаете, что никогда их не используете, то нет смысла их иметь. Они только добавляют беспорядка в ваш офис и ваше мышление, поэтому вам лучше избавиться от них.

2. Спрячьте электрические провода и зарядные устройства.

Просто спрятав провода в помещении, вы значительно измените его чистоту и порядок. Общение с клиентами в вашем офисе, когда он находится в состоянии беспорядка, может смущать. Если вы знаете, что это грязно, то знают и другие. Это явный признак того, что пришло время предпринять шаги, которые помогут вам чувствовать себя лучше, приглашая других в свое рабочее пространство.

Удобно использовать сетевой фильтр, чтобы все шнуры заряжались от одной розетки, чтобы не было проводов, идущих из разных мест. Если у вашего рабочего стола открытая спинка, вставьте провода в это отверстие, чтобы, когда вы закроете ящик, их не было видно. Цель состоит в том, чтобы ваши шнуры находились в доступном месте, но не привлекали к себе слишком много внимания.

С учетом того, насколько оцифровано среднее рабочее место, не так уж много причин, чтобы в вашем офисе валялись тонны бумажных файлов. Большинство предприятий и компаний используют приложения и онлайн-ресурсы для выполнения своей работы, и им не нужно полагаться на бумажные продукты для выполнения задач. Если использование бумаги не является обязательным, попробуйте уменьшить количество используемой бумаги и переработайте бумагу, которая вам больше не нужна.

4. Сведите к минимуму беспорядок на рабочем столе.

Хотя легко разбрасывать разные вещи на наших столах, они не являются эквивалентом места для хранения и не должны рассматриваться как таковые. Это место, где вы должны работать над своими карьерными целями и выполнять важные задачи, так что относитесь к нему соответственно.

С организацией приходит минимизация того, что у нас есть, и максимизация пространства, с которым мы работаем. Если что-то лежит на открытом месте на вашем столе, а не задвинуто в глубь ящика, есть большая вероятность, что это будет полезно для вас и повысит вашу производительность. Используйте имеющееся пространство на стене, чтобы свести к минимуму беспорядок на вашем столе. Поставьте подвесные полки, на которых можно разместить самые необходимые вещи. Если вы хотите, чтобы ваши вещи были в ящиках, купите небольшие ящики для хранения, в которых будут храниться предметы, чтобы у вас не было кучи вещей, которые беспорядочно плавали вокруг.

5. Регулярно чистите.

К сожалению, уборка один раз и никогда больше не поможет вам оставаться организованным в долгосрочной перспективе. Вы должны периодически делать уборку своего рабочего места сознательной привычкой — так же, как планирование электронной почты или посещение собраний, — чтобы оно никогда не превратилось в беспорядок.

Выберите частоту, которая вам подходит. 15-минутной уборки раз в неделю должно быть более чем достаточно, чтобы вернуть все на свои места и протереть рабочий стол. Старайтесь изо всех сил не лениться в уборке, потому что это оставит вам больше работы в будущем. Если что-то вам не нужно или не оживляет ваше рабочее пространство, не бойтесь это выбросить.

В конце концов, ключевым компонентом позитивной рабочей жизни является организация и уборка рабочего места.