Как организовать хранение документов дома: Как организовать хранение бумажных документов дома? — Хабр Q&A

Содержание

Документы постоянного и личного хранения в Москве

Многие не хотят отдавать хранить документы другим людям или организациям. Это может быть связано со многими причинами. Но тогда следует правильно организовать хранение важных документов у себя дома. Хранение документов дома – очень важный и ответственный процесс, к которому необходимо подойти со всей серьезностью, чтобы в дальнейшем не искать необходимые документы по всем ящикам и полкам.

Как правильно хранить документы

Для начала следует обозначить, какими бывают документы у физических лиц, представляющие наибольшую ценность:

  • личные документы;
  • документы на квартиру;
  • коммунальные платежи;
  • второстепенные документы и копии.

К личным документам можно отнести паспорт, водительские права, дипломы о высшем образовании, любые другие документы подтверждающие вашу личность и документы, которые могут понадобиться в оформлении на работу или для любых других нужд связанных с обращением в различные инстанции.

Документы на квартиру, это техническая документация, а также бумаги подтверждающие право собственности на квартиру.

Коммунальные платежи – это все платежи, которые вам приходят за квартиру: газ, свет, отопление, горячую и холодную воду, вывоз мусора и квартплату.

Второстепенными документами можно считать диплом об окончании школы, если вы имеете высшее образование, копии документов или другие справки и документы, которыми вы практически не пользуетесь.

Стоит ли хранить важные бумаги дома

Система хранения документов должна быть продуманной, поэтому следует разделить документы по классификации приведенной выше или вашей личной классификации.

Когда документы разделены, следует рассортировать их. Сортировка в основном необходима документам, которые представляются в нескольких вариантах. Такие документы представлены в коммунальных платежах. В таком случае, лучше их сортировать от самых давних к новейшим. Это позволит сэкономить массу времени при поиске документов.

Так рассортировав коммунальные платежи по месяцам, соединяя все бумаги: газ, воду, квартплату и другое, можно не тратить время на дополнительные поиски каждой платежки. Остальные документы лучше всего хранить в отдельных папках.

Также следует учитывать, что если в семье несколько человек, документы каждого члена семьи следует хранить отдельно. Даже если ребенок еще маленький и большого количества документов у него нет, ему все же необходима папка, так как хранятся, в основном, документы постоянного хранения. 

Если ребенок участвует в олимпиадах, занимается самодеятельностью – ему необходима отдельная папка для наград и дипломов, если их не вывешивают на стену.

Также следует поступать и с документами на собаку или кошку. Паспорт, загранпаспорт, справку о прививках следует хранить в отдельной папке, все дипломы и сертификаты в отдельном.

Место для хранения документов необходимо выбирать исходя из меблировки, защищенности отдельных мест. Так, личные документы лучше хранить в спальне или личном кабинете. Если в квартире есть сейф, некоторые документы лучше хранить там.

Антресоль24 вам поможет

Если же вы уезжаете, то стоит позаботиться о сохранности документов заранее. Зачастую в квартире нет сейфа, а хранить их в квартире или у знакомых может быть не очень безопасно.  В таком случае, мы вам поможем. Наша компания уже длительное время занимается хранением вещей на своем складе и мы имеет ряд преимуществ:

  • Вы можете арендовать место от одного квадратного метра, что позволяет не тратить средства на ненужную площадь.
  • Мы предоставляем возможность аренды от двух недель. 
  • У нас есть постоянные скидки и сертификаты для наших клиентов. 
  • В помещениях безопасно. На территории ведется видеонаблюдение, а также установлена сигнализация. Склад находится под круглосуточной охраной. 
  • Доступ к ячейке или боксу имеет только владелец, у которого находится ключ. Доступ на территорию склада происходит по пропускам.

Мы работаем двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю. Места для документов личного хранения лучше не найти, так как мы обеспечиваем полную безопасность и заботимся о желаниях клиента. Это позволяет выполнять нашу работу максимально эффективно и качественно. 


Похожие статьи

Как хранить документы дома? | Дом и семья

Организуем документацию

Самый простой способ держать личные документы в полном порядке и в то же время под рукой — это купить в канцелярском магазине большую и толстую папку на кольцах с прочным картонным основанием. Также нам понадобятся несколько тонких прозрачных папок-конвертов и дырокол.

Сколько нужно папок? Это зависит от того, сколько документов вы хотите поместить в импровизированный органайзер. Удобнее всего создать по одной папке на каждого члена семьи, где будут храниться личные документы: паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, трудовые договоры, дипломы об образовании и так далее. Также можно завести отдельную папку для хранения документов на недвижимость, имущество.

Нелишним будет оставить одну папку для сохранения особо важных чеков и гарантийных талонов, а еще одну — для сохранения квитанций оплаты за коммунальные услуги. Отдельный конверт можно выделить для общесемейных документов — например, свидетельства о браке. Для удобства вы можете подписать папки, наклеив на них соответствующие стикеры.

Ну дальше всё просто — берём дырокол и начинаем прокалывать конверты. Остается лишь вложить папки в большой органайзер. Таким образом, все документы будут под рукой, собранные в одном месте, но в то же время — рассортированы по категориям и подписаны. А форма конвертов позволит без труда вытащить нужную бумагу, не снимая папки с колец.

Небольшой совет: очень удобно сделать сразу много ксерокопий своих документов и потом пополнять запасы по мере расходования. Желательно сохранять и всевозможные медицинские бумаги — например, ксерокопии результатов анализов, ведь в поликлиниках велика вероятность утери личной карточки. Нелишним будет хранить копии документов, например, дома у родственников. Так вы значительно сэкономите усилия, если вдруг придётся заменять утерянный или испорченный документ. Ещё удобнее будет воспользоваться электронными копиями.

Электронные копии документов

В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации — дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов — и они всегда будут у вас под рукой. Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте. Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету.

Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.

Архивное хранение документов — арендовать склад для хранения бухгалтерских документов и архивов

Хранение документов на складе «Кладовкин» — отличная альтернатива офисным помещениям и главное – это гораздо дешевле! У нас вы можете взять в аренду бокс или сразу несколько боксов для хранения любых документов и архивов. Закон требует хранения документов в архиве от 1 года до 10 лет. Срок исковой давности по большинству финансовых и трудовых споров – 3 года, а возникнуть они могут в любой момент. На это время имеет смысл сохранять любые бумаги.

Когда выгоден бокс для хранения документов

  • Если оставив их у нас, Ваша компания сможет перейти на аренду меньшей площади.
  • Если сейчас Вы снимаете под них отдельное помещение.
  • Если у предприятия большой документооборот, но нет своего склада для хранения архива.
  • Если архив затрудняет работу офиса и делает пространство не эргономичным.
  • Если документы используются нечасто, но могут понадобиться в любой момент.
  • Если бумаги обладают секретностью.
  • Если важно снизить риски при налоговых проверках.

ПОЛЕЗНО!

*Вы можете попасть в ваш бокс 24 часа в сутки 7 дней в неделю и забрать оттуда все, что понадобится. В этом главное удобство такого хранения. *

Преимущества помещений в компании Кладовкин

  • Вы снижаете затраты на хранение архива.
  • Подбираете бокс, исходя из объема хранимого — от 1 до 20 м2.
  • Мы поможем компактно разместить архив, чтобы была задействована вся высота склада до 3,2 м.
  • В любой момент Вы можете изменить объем арендуемого помещения на больший или меньший.
  • Документы будут в полной сохранности – датчики гарантируют поддержание в складском комплексе постоянной температуры и влажности.
  • Многоступенчатая система противопожарной безопасности и пожаротушения не позволят утратить бумажные носители.
  • Наши боксы соответствуют требованиям регламента, предъявляемым к архивному хранилищу (скрытая электропроводка, защита от затопления, отсутствие прямых солнечных лучей, герметичные розетки и др.).
  • Если вам важна системность размещения и быстрый поиск среди хранимого, в качестве дополнительной услуги мы поможем их организовать.
  • И, наконец, срок аренды выбираете Вы! Чем дольше осуществляется хранение архива, тем дешевле оно обходится.

Важно!

  • ПИН-код от сигнализации Вашего бокса знаете только Вы и Ваши специалисты. Все происходящее возле его двери записывается на камеры наблюдения *

Процесс, виды и способы внеофисного хранения документов организации

  1. Сроки хранения документов.
  2. Основные виды хранения.
  3. Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox.

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать.
Исходя из этого, выделяют такие сроки:

  1. Временный – до десяти лет.
  2. Временный – свыше десяти лет.
  3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

  1. Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
  2. Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
  3. Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
  4. Определение и корректировка сроков хранения.

Основные виды хранения

  1. Архивное.
  2. Бухгалтерское.
  3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к данному виду:

  • соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
  • световой режим для лучшей сохранности бумаг;
  • соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
  • обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное  — содержание в государственных архивах. В государственные архивы бумаги направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

  1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
  2. Полная защита и сохранность.
  3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
  4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
  5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Как организовать дома хранение важных документов

Этот вопрос становится первоочередным, когда мы в очередной раз ищем какую-то выписку, квитанцию или другой листочек. Но как только он отыскивается, гора оставшихся бумаг просто сбрасывается в какую-нибудь коробку и забывается до следующего раза.

Напрасно.

Внимательное отношение к бумагам может иметь критическое значение в важный момент жизни, или просто облегчить жизнь, сэкономить средства и время.

Документами мы окружены с момента рождения. Да что там, еще неродившийся ребенок уже требует отдельной папочки для всевозможных листков с печатями. А с годами их число только растет: тут и сертификаты и инструкции, гарантии и письма, договоры и аттестаты, даже фотографии.

Самый банальный способ хранения — бессистемный, их просто расталкивают по ящичкам письменного стола. В приступах аккуратности могут даже приобрести папку-другую, но дальше этого дело не идет.

Разложить документы можно разными способами:

  • по членам семьи — у каждого отдельная папка или коробка;
  • по назначению: платежные, имущественные, временные, об образовании;
  • по размеру.

Если не пожалеть папок, то в домашнем документообороте воцарится порядок. Останется только сгруппировать сами папки, чтобы в любой момент можно было найти необходимую.

Важно: правильно сложить бумаги недостаточно. Вся возня с сортировкой, раскладыванием и хранением будет бессмысленной, если документ неудобно возвращать на место. Его будут просто класть в общую кучу сверху, а папки превратятся в ненужный хлам.

Поэтому хранить сами папки тоже нужно с умом. Разложить их красиво и удобно можно несколькими способами.

1. Файлы с нужными документами нужно хранить в папке с кольцами. В этом случае документ можно извлечь из папки прямо с пластиковой обложкой — и он будет оставаться защищенным все время, пока его куда-то уносят. Папки же с разъемными кольцами можно открывать на любом месте — это значительно быстрее, чем вытаскивать листок, а затем пролистывать всю папку, чтобы вернуть его на место.

2. Все папочки и файлики хорошо раскладывать в корзинки подходящего размера. Если документов слишком много, их можно даже подбирать по годам. Важно снабдить папки заметными разделителями с надписями. В тревожной ситуации это ускорит поиск и сбережет нервы хозяев.

3. В папках тоже можно предусмотреть цветные разделители, чтобы было понятно, к чему конкретно относится тот или иной раздел документации. Разумеется и разложить их нужно по разделам, чтобы не искать в гарантийных талонах на кухонную технику документы на налоговый вычет.

4. Для старых документов, писем, дневников хорошо бы подобрать большие картонные конверты единого размера и разместить все по ним.

Совет: в ящике с документами не помешает пакетик силикагеля, впитывающего влагу. Никто не может дать гарантию, что квартиру не затопят соседи, и ценные листки не отсыреют.

Если документации много, можно приобрести для нее отдельный шкаф или полку. Возможно, это будет антикварное бюро из выдержанного веками дерева — идеальный вариант хранения.

Важно: рядом с местом для хранения желательно организовать подсветку. Иногда листки приходится проверять на просвет, порой в сумраке не получается разобрать текст: лампа лишней не будет.

Время от времени их желательно перебирать и избавляться от устаревших. Кто не находил дома инструкцию от пылесоса, который давно уже выбросили? Гарантийный талон на него заботливо приложен рядом.

Старые чеки, просроченные сертификаты — пусть они освободят место для новых возможностей. Хранить нужно то, что защитит и подарит добрые воспоминания.

Учет и хранение документов компании. Часть 2.

Дата публикации: Август 2009г.

Рекомендации по организации хранения.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского
учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это
хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь
представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения
бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора
и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить
на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в
надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по
несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости
(например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень
удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в
офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально
заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее,
обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в
одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в
хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав,
свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.


Можно — в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно
по их видам — аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по
номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет
удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с
этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.


Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных
средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в
эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие
финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить
их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах
документации — по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и
суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то
для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним.
Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных,
подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается
актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным
документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом
учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их
покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по
которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например,
доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать
клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует
доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам –
если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из
банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа
(счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент,
то распечатывать выписки каждый день не обязательно — можно сделать это один
раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в
отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных
банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия
договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок
может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая
услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение
системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас
будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения
выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их
также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров
паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах
– заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы,
трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и
вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены
обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать
правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в
использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем
невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае –
обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о
сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет
ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите
персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать
заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно
обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это
касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В
настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и
хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003
года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

  • Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
  • Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на
видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике
безопасности — на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый
«уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и
мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране
труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и
правильного обеспечения мер  по охране труда, технике и пожарной безопасности
потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными
небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к
административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных
средств, должны отражаться в кассовой книге.  Кассовая книга должна быть
прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного
бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно
если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в
канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку,  результат получается
тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем
распечатывать ее по мере
необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие
или квартал.  У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может
быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном  виде
приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой
дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые
ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом
кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов,
связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При
наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал
кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более
подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением
можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России  №40 «Порядок ведения
кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов
такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день
Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных
расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от
06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к
БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и
списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а
хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и
статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным
периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите
журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные
документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за
ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае
необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать
хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при  этом специальное
помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и
сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы,
которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца,
квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом
обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период
хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.

Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного
бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!

И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо
документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку
«Разное» — вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя,
но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была
возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами
периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление
о количестве документов, их видах и способах организации  хранения. Вы можете
найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.

Если у Вас возникли какие — то вопросы в процессе
организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам
любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из
виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш
взгляд важны,  присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их
учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора,
после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем
единовременную бесплатную услугу по подготовке  и оформлению всей необходимой
документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.

5 преимуществ и недостатков облачного хранилища

Облачное хранилище — это служба, в которой данные хранятся, управляются и копируются удаленно. Сервис позволяет пользователям хранить файлы в Интернете, чтобы они могли получить к ним доступ из любого места через Интернет. Согласно недавнему опросу, проведенному с участием более 800 лиц, принимающих бизнес-решения, и пользователей по всему миру, количество организаций, получивших конкурентное преимущество благодаря широкому внедрению облачных технологий, почти удвоилось за последние несколько лет, и к 2017 году рынок общедоступных облачных услуг, по прогнозам, превысит 244 доллара США. миллиард.Теперь давайте рассмотрим некоторые преимущества и недостатки облачного хранилища.
Преимущества облачного хранилища
1. Удобство использования: Все службы облачного хранилища, рассмотренные в этом разделе, имеют папки рабочего стола для Mac и ПК. Это позволяет пользователям перетаскивать файлы между облачным хранилищем и локальным хранилищем.
2. Пропускная способность: Вы можете не отправлять файлы по электронной почте отдельным лицам, а вместо этого отправлять веб-ссылку получателям по электронной почте.
3.Доступность: Сохраненные файлы могут быть доступны из любого места через Интернет.
4. Аварийное восстановление: Настоятельно рекомендуется, чтобы у предприятий был готов план резервного копирования на случай чрезвычайной ситуации. Облачное хранилище может использоваться предприятиями в качестве резервного плана, предоставляя вторую копию важных файлов. Эти файлы хранятся в удаленном месте, и к ним можно получить доступ через Интернет-соединение.
5. Экономия затрат: Компании и организации часто могут сократить годовые эксплуатационные расходы, используя облачное хранилище; облачное хранилище стоит около 3 центов за гигабайт для внутреннего хранения данных.Пользователи могут увидеть дополнительную экономию средств, поскольку не требуется внутреннее питание для удаленного хранения информации.
Недостатки облачного хранилища
1. Удобство использования: Будьте осторожны при использовании перетаскивания для перемещения документа в папку облачного хранилища. Это навсегда переместит ваш документ из исходной папки в облачное хранилище. Копируйте и вставляйте вместо перетаскивания, если вы хотите сохранить исходное местоположение документа в дополнение к перемещению копии в папку облачного хранилища.
2. Пропускная способность: Некоторые службы облачного хранилища имеют определенный предел пропускной способности. Если организация превышает данное пособие, дополнительные расходы могут быть значительными. Однако некоторые провайдеры допускают неограниченную пропускную способность. Это фактор, который компании должны учитывать при выборе поставщика облачного хранилища.
3. Доступность: Если у вас нет подключения к Интернету, у вас нет доступа к своим данным.
4. Безопасность данных: Есть проблемы с безопасностью и конфиденциальностью важных данных, хранящихся удаленно. Возможность объединения личных данных с данными других организаций вызывает беспокойство у некоторых предприятий. Если вы хотите узнать больше о проблемах, которые регулируют безопасность и конфиденциальность данных, вот интересная статья о недавних дебатах о конфиденциальности.
5. Программное обеспечение: Если вы хотите иметь возможность управлять своими файлами локально с нескольких устройств, вам необходимо загрузить службу на всех устройствах.

Как организовать важные документы

У взрослого человека есть свои преимущества.. . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не ложиться спать сколько угодно допоздна. Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам знать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

Не волнуйтесь — мы вас позаботимся. Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

Что такое важные документы?

Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное событие в жизни, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания.Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, следует начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти. Эти документы включают:

  • Документы, удостоверяющие личность
    • Карты социального страхования
    • Свидетельства о рождении
    • Документы об усыновлении
    • Свидетельства о браке
    • Паспорта
  • Налоговые документы
    • Налоговые декларации
    • W-2 и 1099 форм
    • Любые налоговые формы, квитанции и записи
  • Записи о собственности
    • Регистрация и право собственности на автомобиль
    • Выписки по ипотеке, акты и векселя продажи
    • Страховые полисы (дом, автомобиль, личное имущество и др. )
  • Медицинская карта
    • Завещания, доверенности или жилое завещание
    • Медицинские счета
    • Инструкции по захоронению
    • Полисы медицинского страхования
  • Финансовая отчетность
    • Корешки для оплаты
    • Аннулированные чеки
    • Справка об инвалидности или безработице
    • Записи о выходе на пенсию / пенсионном плане
    • Инвестиционная отчетность

Получаем.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, хранящуюся в надежном месте на всякий случай. Ты никогда не узнаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, можете случайно забыть, где это упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

Свяжитесь со страховым профессионалом в вашем районе сегодня и сэкономьте больше.

Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно четко разделить его на категории, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читалось.

Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

Как долго я должен хранить банковскую выписку?

Выписки из банка: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое касается всех этих квитанций о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета не менее одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не изучил все подробности, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не уляжется и все не решится.

Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?

Не долго — если вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса спереди и по центру.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

Как долго я должен хранить налоговую отчетность?

Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не знаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами, при себе. . . так, на всякий случай.

Как долго я должен хранить чеки?

Измельчите этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или не делаете чего-либо еще, на что вы можете получить налоговый кредит, они вам действительно не нужны. Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных покупок за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Да, вы должны держать их под рукой до истечения срока гарантии, продажи этого телевизора или переезда из дома.

Как долго я должен хранить записи о собственности?

Это зависит от обстоятельств.Вы действительно должны хранить такие вещи, как титулы, документы, ипотечные выписки и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия ссуды). И как только вы скажете « hasta la vista » на этот платеж по ипотеке, и ваш дом оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

Если вы путешествуете на арендованной машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и свидетельств страхования, вы захотите сохранить их как минимум 10 лет. . . так, на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда попрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

Как долго я должен хранить личные записи?

Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненное заключение и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного срока или инвалидности) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе, что вы можете сделать для своей семьи.

Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией перед тем, как выбросить его в корзину.Никогда не знаешь, кому это удастся!

Лучшие контейнеры для хранения и другие решения для организации вашего дома

Поскольку вы, вероятно, проводите дома больше времени, чем когда-либо прежде, сейчас отличное время, чтобы начать весеннюю уборку.

Это время года, когда многие убирают свои шкафы и оптимизируют свои решения для хранения. Устранение беспорядка и организация — это всегда отличная идея, чтобы начать все заново и избавиться от лишнего, но существует так много инструментов для организации и хранения данных, которые противоречат цели.

Связанные

Вместо того, чтобы навести порядок, неправильные организационные инструменты могут просто добавить еще больше беспорядка.

Итак, чтобы выяснить, какие продукты для домашних организаций являются наиболее важными, мы спросили несколько профессиональных организаторов, которые поделились инструментами торговли, которые они чаще всего используют в своей жизни.

1. Расширяемые разделители ящиков комода OXO

Лаура МакХолм, эксперт по организации дома и соучредитель NorthStar Moving Company, любит расширяемые органайзеры для ящиков, потому что они делают все дома чистыми и аккуратными.

«Не используйте их только для столовых приборов и косметики: используйте их для всего, что бросают в ящик. Они расширяются, чтобы идеально вписаться в ваши ящики, и предоставляют больше места для сцены, поскольку в некоторых изделиях есть слои », — пояснила она.

2. Kole Imports Space Saver Hangers

«Мой любимый продукт, которым я пользуюсь с тех пор, как учился в колледже, — это подвесные вешалки для экономии места, — сказала Хизер Терк, владелица Organized Chaos NYC. — Шкафы в колледже маленькие. Этот продукт более чем вдвое расширит ваш шкаф.Я рекомендую их всем, и они закрепили мою любовь к организации дома ».

3. Поворотный стол InterDesign Linus

Поворотные столы имеют безграничные возможности.« В них можно хранить ваши продукты для ногтей: лак для ногтей, ватные шарики, жидкость для снятия макияжа. художественные принадлежности в каменных банках. В нем можно хранить чайные пакетики и пакеты с сахаром. Под раковиной могут быть губки и чистящие спреи », — сказала Кэти Винтер, которая владеет профессиональной организацией Katy’s Organized Home. «Я использую вертушки во всех организованных мной домах!»

4.Тележка для хранения произведений искусства и рукоделия

«Для семей так важно иметь при себе предметы искусства. В противном случае они облетят весь дом и неизбежно окажутся на ваших стенах или ковре! » сказал Винтер.

Эта миниатюрная трехъярусная тележка на колесиках от The Container Store великолепна, потому что в ней также есть несколько отделений, которые помогут вам организовать все, что вы кладете в тележку. Он также включает в себя 12 этикеток, которые помогут вам правильно пометить каждый раздел, и 8 коробок для фотографий для любой напечатанной фотографии по вашему выбору.

5. Полки для шкафов с металлической сеткой Org

Талия Пулос из Organized Beautifully рекомендует использовать сетчатые металлические полки для шкафов. Она говорит, что они отлично подходят для максимального увеличения вертикального пространства в кладовой или шкафу.

Поулос использует их в своем доме, а также в домах своих клиентов. «Я использую свою для чая и чайных принадлежностей на стеллажах глубиной 12 дюймов», — отметила она. «Я использую их в течение многих лет для организации кухонь моих клиентов. Они хорошо подходят и для шкафов со стеклянными дверями, потому что они привлекательны.Они красивые и практичные — мое любимое сочетание! »

6. Золотые держатели для этикеток с зажимами для ящиков

«Этикетки — лучший способ держать вещи в порядке, — сказал Ким Джонс из L + K Home Organization. в контейнере, — объяснил Джонс. — Я обнаружил, что этикетки — это ключ к вовлечению детей и их размещению. Если они еще не умеют читать, я помещаю изображения на эти ярлыки ».

7. Кубики для хранения водяного гиацинта с ручками

« Я люблю эти контейнеры для одеял и игрушек », — бредил Джонс.«До того, как у меня появились дети, я поклялся, что никогда не стану той мамой, у которой по всему дому будут игрушки. Что ж, добро пожаловать в реальность! Мое ​​решение этой проблемы — декоративные урны, поэтому он не кричит« игрушки », но также позволяет мне дети должны иметь свои игрушки, чтобы играть в основной зоне дома «.

8. Детали кухни. Хромированные большие вспомогательные полки

«Вспомогательная полка» разделяет горизонтальное пространство, предлагая больше места для хранения над и под собой, — поясняет Стейси Агин Мюррей, профессиональный организатор из Fair Lawn, New Джерси.

«Это продукт №1 для органайзинга, который я использую дома», — добавил Мюррей. «Перед ремонтом своего дома я насчитал 15 вспомогательных полок, которые удвоили пространство в моей кладовой, бельевом шкафу, столешнице, верхних кухонных шкафах и даже в моей морозильной камере. По моему честному мнению, тот, кто изобрел вспомогательную полку, является гением организации продукта!»

9. OXO Good Grips 10-компонентный герметичный контейнер для хранения продуктов питания POP Набор значений

«Я использую их в течение пяти или шести лет для хранения закусок для моих детей, а также для меня и моего мужа, — сказал Мюррей. .

«Коллекция OXO POP изготовлена ​​из сверхпрочного пластика, и ее легко открывать и закрывать маленький ребенок, а также пожилой человек с ослабленной силой рук», — отмечает она. «Они бывают разных размеров — в моем самом большом вмещается содержимое большого пакета Tostitos Scoops, а в самом маленьком — содержимое небольшой упаковки миндаля марки Wonderful».

10. Большие прозрачные коробки для обуви Sterilite

«Я использую их в нескольких местах своего дома», — говорит Робин Рейнольдс, владелец Organize2Harmonize. «Они, безусловно, отлично подходят для обуви, потому что позволяют видеть изнутри, и они складываются равномерно, тогда как коробки, в которых обычно поставляется обувь, имеют разные размеры и не складываются равномерно. Они также отлично подходят для хранения поделок, инструментов, швейных изделий и т. Д. игрушки и мелки «.

11. За дверные крючки

«Я использую эти крючки в течение многих лет, и я люблю их», — сказала Кэти Корритори, сертифицированный тренер по женскому здоровью и профессиональный организатор.

«Я держу эти крючки почти на всех двери в моем доме.Они идеально сочетаются с моими белыми дверями, поэтому они не раздражают глаза, и их так удобно иметь там, когда мне нужно распарить рубашку, когда я собираюсь в поездку или если я просто хочу надеть свою одежду. внутренняя часть двери шкафа на следующий день. Я использую их ежедневно и всем рекомендую ».

Чтобы получить дополнительные рекомендации, посетите:

Чтобы получить больше предложений, советов по покупкам и недорогих рекомендаций по продуктам, загрузите новое приложение СЕГОДНЯ и подпишитесь на нашу новостную рассылку Stuff We Love.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *