Как обустроить рабочий кабинет: Как обустроить идеальный рабочий кабинет

Офис на дому — как обустроить рабочую зону и рабочий кабинет

27 января 2023

Что лучше — рабочая зона или домашний кабинет? Как обустроить идеальное рабочее место — удобное, функциональное и стильное? С этими вопросами мы обратились к дизайнеру Карине Неделяй, и она любезно помогла нам при создании этой статьи. Делимся с вами рекомендациями эксперта.

Содержание статьи:

• Рабочая зона или отдельный домашний кабинет — критерии выбора
• Преимущества и недостатки рабочей зоны
• Где и как обустроить рабочую зону
• Интерьер домашнего кабинета

Рабочая зона или отдельный домашний кабинет — критерии выбора

Для начала надо определиться с выбором, что вам больше подходит. Давайте разбираться. В условиях дефицита квадратных метров выбора особо и нет: если под кабинет не хватает места, в любом случае придется ограничиться рабочей зоной.

Иногда пустует одна комната — и в ней с равным успехом можно обустроить как рабочий кабинет, так и гардеробную, гостевую спальню или комнату для отдыха… При выборе разумно ориентироваться на вашу занятость.

• Если вы работаете дома не каждый день или каждый, но всего по 2-3 часа, вам может быть достаточно выделить рабочую зону в спальне или гостиной.

• Если дома за работой вы проводите более 4 часов ежедневно — смело выделяйте отдельную комнату под кабинет.

• Если ваша работа требует предельной концентрации внимания или сопряжена с регулярными онлайн-совещаниями, то лучше, чтобы вас никто не отвлекал, в самый неподходящий момент в зоне видимости камеры не появлялись домочадцы и домашние животные. Идеальный вариант для вас — кабинет.

Преимущества и недостатки рабочей зоны

Преимущества рабочей зоны в сравнении с домашним кабинетом:

• не занимает отдельную комнату,

• можно использовать закрепленную на стене откидную столешницу и складной стул, которые вне работы практически не занимают места.

Главный недостаток рабочей зоны в том, что она не подходит для многочасовой ежедневной работы: часто стол меньше, чем нужно, а стул не самый удобный. Кроме того, для максимальной концентрации необходимы тишина и уединение, а для этого нужен отдельный кабинет.

Еще одно обстоятельство, которое часто игнорируют даже дизайнеры: классическая гостиная не предусматривает рабочую зону. Интерьер гармоничнее смотрится без нее, каким бы умелым ни было зонирование.

Так что при прочих равных рекомендуем выделить комнату под полноценный рабочий кабинет со стильным интерьером: мебелью из массива, кожаным креслом, настольной лампой и стеллажами для книг.

Где и как обустроить рабочую зону

Рабочую зону обычно выделяют в спальне или гостиной. В этих комнатах меньше отвлекающих факторов. Если гостиная не запирается или объединена с кухней, а во время работы в доме находятся дети или животные, то лучший вариант — спальня. Если гостиная запирается, тогда выбирают комнату побольше — такую, где рабочая зона будет просторной и комфортной.

Отделить рабочий уголок от остального пространства можно с помощью разнообразных инструментов зонирования. Основные — это отделочные материалы и цветовая гамма. Например, если ведущий цвет в комнате — небесно-голубой, то рабочую зону можно оформить в синих или серо-голубых тонах.

Кроме того, для обозначения границы между зонами можно использовать ширмы на колесиках, которые после работы можно устанавливать вдоль стены. Еще варианты — прозрачная стена или открытый стеллаж. Интересное решение — отделить рабочую зону с помощью зеленой стены из растений. Работать посреди таких импровизированных джунглей будет и приятно, и полезно, ведь зеленый цвет благотворно влияет на эмоциональное состояние, а растения очищают воздух от вредных примесей и выделяют кислород.

Что должно быть в рабочей зоне?

• Удобный стол с ящиками для бумаг и канцелярских принадлежностей.

• Кресло на колесиках с анатомической спинкой, которая подстраивается под положение тела.

• Грамотное освещение. Общего света в комнате недостаточно — необходима настольная лампа с ярким направленным светом. Концентрации внимания способствует холодный свет.

Yamaguchi PrestigeНастольная лампа Artemide A009070Стол рабочий CE

• Yamaguchi Prestige
• Настольная лампа Artemide A009070
• Стол рабочий CE

Интерьер домашнего кабинета

Классический домашний кабинет не обойдется без рабочего стола из массива, стеллажей для книг, удобного кресла в кожаной обивке и кожаного дивана «честерфилд». А еще элегантной настольной лампы и аксессуаров из натурального камня, металла, хрусталя, таких как держатели для книг, статуэтки и пепельницы для сигар. Рядом с диваном можно установить кадку с раскидистой пальмой, а стены украсить старинными географическими картами в рамках.

В основе цветовой гаммы для классического домашнего кабинета — коричневый, серый, черный, бежевый оттенки.

Современный домашний кабинет может быть более светлым, но важно, чтобы цветовая гамма не отвлекала внимания от работы. Психологи утверждают, что на продуктивную работу настраивают зеленый, синий, белый цвета, а вот слишком насыщенных оттенков лучше избегать. Современная мебель для домашнего кабинета отличается лаконичным и функциональным дизайном.

И в современном, и в классическом кабинете можно организовать домашний бар с хрустальными штофами и стаканами для виски, набором бокалов для разных сортов вина и коллекцией бутылок с любимыми напитками. А еще мы рекомендуем выделить место для массажного кресла. После рабочего дня так приятно и полезно расслабиться и насладиться массажем профессионального уровня.

Книжный шкаф Bjorkkvist GR14 Yamaguchi EclipceСтол для компьютера

• Книжный шкаф Bjorkkvist GR14
• Yamaguchi Eclipce
• Стол для компьютера

Итак, теперь вы легко решите, выделять ли для работы отдельный кабинет или можно ограничиться рабочей зоной. В любом случае, вам понадобятся стол, кресло и настольная лампа. Для рабочего кабинета — также стеллажи для книг, кожаный диван и массажное кресло. Организуйте рабочую зону с учетом рекомендаций опытных дизайнеров, чтобы повысить свою продуктивность и уровень комфорта.

Мебель в интерьереЭкспертное мнение

Приезжайте к нам за оригинальными идеями!
Мы находимся по адресу: 1-й Щипковский пер., д. 4
Ежедневно с 10.00 до 21.00

Как обустроить кабинет дома | Статьи от «Дисконт Центр Мебели»

Удаленная работа — это 30 секунд до рабочего места. Правда, многие кто перешел на home office, через пару месяцев работы заметили, что домашнее кресло не такое удобное и глаза устают как-то больше. Эта проблема решаема! Расскажем, как организовать рабочее место дома так, чтобы быть более продуктивным.

Шаг №1. Подбираем рабочее место дома

Необязательно иметь отдельную комнату под рабочий кабинет, а в небольшой квартире это часто и невозможно. Решаем задачу следующими способами:

• Раздвижные легкие перегородки — из стекла, металла, со шторкой, из красивой легкой ткани. Тогда кабинет можно совместить со спальней, гостиной, детской или столовой, отделив его перегородкой, которую легко убрать при необходимости.
• Стеллаж в качестве перегородки.
• Утепленный балкон. Освободить его от вещей и поставить там стол.
• Пространство у окна. Можно сделать столешницу стола продолжением подоконника.
• Место под кроватью-чердаком. Для небольших квартир отличным решением эргономики будет кровать на втором этаже со свободным пространством под ней. Там можно обустроить место для работы.
• Занимаем неиспользуемые углы в комнате.

Наконец, если вы живете в небольшом частном доме, то можете занять место под лестницей, в зимнем домике или обустроить чердак под кабинет.

Шаг №2. Проверяем освещение рабочего места

Мы часто недооцениваем влияние освещения на работу! А зря. Плохое освещение заставляет глаза напрягаться, и постепенно это приводит к головной боли.

Свет должен падать на поверхность с противоположной стороны от рабочей руки. Если вы правша, то слева. Если левша, то справа. Сделайте несколько искусственных источников освещения: верхний — рассеянный и точечный — прямо на рабочую поверхность. Интенсивность освещения монитора должна быть чуть ярче, чем окружающий свет.

Максимум естественного света — отлично. Абажуры, рассеянный свет смягчают обстановку, создают минимум бликов, облегчают нагрузку на глаза. Хорошо помогают настольные лампы. Только не ставьте лампу рядом с монитором, обычно такое соседство создает блики и мешает смотреть в экран. Если лампу нельзя поставить подальше, то попробуйте бра, торшеры типа task и арочного типа.

Шаг №3. Выбираем правильный стол для домашнего рабочего кабинета

Стандарт высоты стола — 75 см, глубина — 50-70 см. Сядьте и проверьте, насколько оптимален ваш рабочий стол в кабинет.

Вы сидите за компьютером правильно, если спина прямая, предплечье параллельно столу, запястье не сгибается постоянно вверх-вниз, когда вы печатаете. Запястье должно быть на одной высоте с предплечьем, пальцы — слегка свисать вниз к клавиатуре. Нельзя сгибать запястья долго — это прямой путь к тоннельному синдрому.

Например, стол Loft глубиной 60 см с металлическими ножками занимает минимум места при хорошей глубине. Можно поставить несколько мониторов при необходимости.

Для организации рабочего места в неиспользуемом углу дома нужны небольшие столики, которые легко переносить. Попробуйте стол Nikko: у него вместительный ящик для документов, а глубины 55 см вполне достаточно, чтобы комфортно работать за ноутбуком.

Если вы планируете сидеть у окна с широким подоконником, то можно попробовать приставные аккуратные столики, которые станут продолжением подоконника и могут быть приставлены к стеллажу-перегородке.

Шаг №5. Выбираем кресла для рабочего кабинета

Обычный стул для 8-часовой работы — путь к проблемам со спиной. Кресла с ортопедическим эффектом поддержат спину и станут профилактикой «офисных болезней», перенапряжения мышц шеи и рук. Это стоящая инвестиция в себя.

Признаки хорошего кресла: с подлокотниками, мягкой спинкой, желательно с регулировкой высоты и анатомическим сиденьем. Ваше предплечье должно легко опираться на подлокотник, но не давить на него. Подлокотники помогают рукам оставаться в правильном положении.

Если у вас небольшой невысокий столик, подберите к нему аккуратное кресло с высокой спинкой, чтобы ваши глаза находились на оптимальном уровне к монитору. О мониторе поговорим далее.

Шаг №6. Ставим правильно монитор

Шея и глаза — самые уязвимые точки при работе за компьютером. Верхняя часть экрана должна находиться на уровне глаз или немного ниже.

Как понять, что монитор стоит правильно: посмотрите в центр экрана — если ваши глаза опустились немного вниз, то все верно. Тогда шея в правильном положении, вы держите плечи ровно и не сутулитесь. Если высота монитора неправильная, вы можете скорректировать ее подставками.

Располагайте экран на расстоянии 50 см от глаз, а если экран большой — то еще дальше. Желательное разрешение дисплея для постоянной работы — с высокой резкостью QWXGA, QHD, WQHD или 4K UHD.

Шаг №7. Организуем хранение: другая мебель для домашнего кабинета

Отводите на хранение от 30% всей площади кабинета. Оно никогда не будет лишним, даже если поначалу кажется, что можно обойтись «без вот этого шкафа». При ограниченном пространстве расставляйте все вертикально, а не горизонтально, то есть занимайте стены.

Для хранения подберите красивые контейнеры и полки. Высокие книжные шкафы и стеллажи — идеально. Если у вас много документов и справочников, которые всегда надо иметь под рукой, поставьте легкие открытые стеллажи. Например, как Неоклассика gold.

Если книг много, рекомендуется закрытый книжный шкаф: будет меньше пыли. Хороши и шкафы-стеллажи: у них есть и открытые полки, и закрытые ящики, к такому стеллажу можно приставить столик, и получается готовая рабочая зона. Например, стеллаж «Неоклассика».

Если для стеллажа нет места, то замените его тумбой с ящиками. К примеру, тумба «Хелен» будет отлично смотреться рядом со столиком на металлических ножках.

Другая проблема — обилие шнуров: интернет, зарядные устройства, подключение техники. Понадобится элегантная система управления. Многие при организации рабочего кабинета используют коробку с перфорацией, в которую кладут переходник. Для шнуров, лежащих на полу, используют защитные чехлы с целью безопасности и эстетики.

Шаг №8. Атмосфера: как сделать дома уютный рабочий кабинет

Используйте мебель для рабочего кабинета из натурального дерева или шпона, с обивкой в мягкой цветовой гамме. Природные материалы и оттенки создают спокойную обстановку, подходящую для сосредоточенной работы. Поставьте декор — вазу с цветами или другие любимые вещи.

А еще прекрасным решением будут наушники с шумоподавлением и музыка, которая настраивает на рабочий лад.

Чтобы создать комфортное место для работы дома, вы можете подобрать всю необходимую мебель в каталоге нашего Дисконт Центра.

Обустройство физического офиса вашего бизнеса

Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе вне дома, все, что вы можете сделать, чтобы сделать свое рабочее место эффективным, приятным и продуктивным, будет потрачено с пользой.

 

В игру вступают многие факторы, в том числе расположение вашего офиса, тип оборудования, способы обустройства эффективных и удобных рабочих мест и, что очень важно, способы обеспечения рентабельности.

 

Оснащение вашего офиса

Создание офиса требует от вас покупки большого количества предметов, включая отраслевое оборудование, мебель, инструменты и транспортные средства. Поскольку расходы могут быть значительными, вам необходимо установить приоритеты и приобрести то, что наиболее важно для вашего типа бизнеса. Например, если у вас есть торговое помещение более высокого класса, ресторан или профессиональный офис, вероятно, имеет смысл инвестировать в дизайн и мебель, которые представляют вашу компанию и обеспечивают обслуживание клиентов в соответствии с брендом. Однако, если вы производитель или консультант, практичность, комфорт и долговечность могут подойти вам больше.

 

А для крупных приобретений проведите анализ затрат и результатов, сопоставив свои затраты с ожидаемым увеличением доходов или сбережений в течение срока службы актива.

 

Основы: Список

Потребности в мебели и оборудовании могут различаться, но эти предметы нужны почти всем.

 

• Просторные столы:  На рабочих столах должно быть достаточно места для размещения компьютера (при необходимости), телефона и достаточно места для работы.
• Удобные, качественные стулья:  Эргономика важна. Убедитесь, что вы и ваши сотрудники чувствуете себя комфортно и имеете здоровую осанку. В конце концов, они будут проводить много часов каждый день в этих креслах.
• Мощные и быстрые компьютеры:  Это не столько удобство, сколько эффективность. Не экономьте на качестве, скорости или памяти. Кроме того, несмотря на то, что компьютеры быстро устаревают, убедитесь, что приобретенные вами компьютеры смогут удовлетворить потребности компании хотя бы в течение нескольких лет.
• Быстрый доступ в Интернет:  Мир движется все быстрее и быстрее. Никаких оправданий. Получите самую высокую скорость, доступную в вашем регионе, и воспользуйтесь пакетами электронной почты/Интернета для бизнеса.
• Картотеки и хранилища:  Даже при попытках создать безбумажные офисы бумага случается, и нам нужны хорошие системы и много места для хранения всего этого. Кроме того, вам может потребоваться безопасно хранить записи в течение нескольких лет — убедитесь, что у вас есть место для этого.
• Рабочие столы:  Они должны дополнять свободное место на офисных столах. Иногда сотрудникам просто нужно больше места, чтобы спланировать всю вашу работу и быть эффективными.
• Полки:  Они предназначены не только для хранения книг. Все виды файлов и все, к чему вам нужен удобный доступ, должны быть на расстоянии вытянутой руки.

Дизайн вашего (домашнего) офиса

Если вы создаете совершенно новое рабочее пространство у себя дома, у вас будет полный контроль над тем, где вы работаете, и над всем дизайном вашего офиса.

 

• Подумайте о местоположении:  Если вы выделяете часть своего дома под офис, подумайте о важности четко распределенного пространства, в идеале как можно более свободного от семейного шума. Он должен быть звуконепроницаемым и хорошо отделенным от жилого пространства семьи.
• Тщательно планируйте:  Не торопитесь тщательно и обдуманно планировать, уделяя особое внимание деталям. Начните с карандашного наброска желаемой планировки, включая предполагаемое размещение мебели, офисного оборудования и окон в масштабе.

Рассмотрите излишек государственного бюджета

Если для вас важно сокращение расходов, одним из часто упускаемых из виду источников высококачественного офисного оборудования по разумной цене является излишек государственного бюджета.

 

Федеральное правительство или правительство штата обычно проводит аукционы, на которых дополнительное оборудование, конфискованные товары или изъятые предметы доступны для населения по себестоимости или справедливой рыночной стоимости или ниже ее. На правительственных веб-сайтах есть дополнительная информация, включая GovLiquidiation.com, PublicSurplus.com, GovSales и GSAAuctions.gov.

Как обустроить офис с нуля: контрольный список из 5 простых шагов

Как обустроить офис с нуля, скажем, вы недавно приобрели офисное помещение? Процесс обустройства рабочего места так же утомителен, как украшение нового дома. Вы, как правило, воодушевлены идеей покупки новой мебели, наполнения помещения новым оборудованием и обдумывания того, как вы устроите интерьер. Однако,

, если вы не спланируете тщательно, как вы будете обустраивать свое офисное пространство, вы можете в конечном итоге потратить слишком много денег на вещи, которые вам не нужны, или хуже — создайте беспорядок, который может снизить общую эффективность ваших операций.

Если вы не знаете, как настроить офис с нуля, продолжайте читать. В этой статье мы предоставим вам исчерпывающий контрольный список необходимых офисных принадлежностей, чтобы вы могли создать рабочее место, которое улучшит ваши операции, улучшит сотрудничество и повысит производительность.

1. Визуализируйте свой офис
2. Настройка каналов связи
3. Убедитесь, что у вас есть подходящее программное обеспечение
4. Запишите все необходимое оборудование
5. Запаситесь канцелярскими товарами

От того, как вы обустроите свой офис, зависит успех или крах вашего бизнеса. Беспорядок на рабочем месте может привести к недовольству работников, что может стать причиной неэффективной работы. На самом деле, согласно отчету State of the American Workplace, результаты показали, что неудовлетворенные сотрудники ежегодно обходятся компаниям в США в размере от 450 до 550 миллиардов долларов в виде потери производительности.

Существует множество факторов, которые могут способствовать неудовлетворенности сотрудников. Как видно из приведенной таблицы, более 40% работников считают, что в современных офисах недостаточно тихого места для сосредоточенной работы. Более того, примерно 30 % считают, что их рабочее место нуждается в лучшей беспроводной технологии, а 20 % заявляют, что внутренний дизайн и планировка офиса не способствуют производительности и качеству.

Источник: savills-studley.com

Убедитесь, что вы предотвращаете это, тщательно обустраивая офис. Понимая, что нужно вашим операциям, и имея четкое представление о требованиях вашего бизнеса, вы можете создать единую рабочую среду, которая повысит производительность, улучшит командную работу, обеспечит эффективность и продемонстрирует профессионализм.

В этой статье мы покажем вам 5 простых шагов, как обустроить офис с нуля. Наше руководство может послужить вашим контрольным списком, чтобы все прошло гладко, от выбора плана этажа и поиска способов оптимизации вашего пространства до определения типа необходимого вам оборудования и сужения необходимого SaaS для вашего бизнеса.

Шаг 1. Визуализируйте, как должен выглядеть ваш офис

Прежде чем вы начнете покупать товары и наполнять свой офис мебелью и оборудованием, попробуйте представить себе, как должно выглядеть ваше рабочее место. Сделайте замеры своего пространства, чтобы понять, сколько свободного места у вас есть. После этого вы можете начать оценивать, насколько маленькое или большое оборудование вам понадобится. Таким образом, вам будет проще спроектировать планировку вашего офиса.

Когда вы визуализируете свой план этажа, вы должны решить, какую рабочую среду вы хотите для своих сотрудников. Различные офисные установки имеют различные эффекты, которые могут быть идеальными для одних отраслей и вредными для других. Если вы ищете ту, которая способствует производительности и индивидуальному росту, использование боксов может быть полезно для ваших операций. Для тех, кто хочет развивать креативность и улучшать командную работу, лучше подойдет открытая планировка офиса. Вы также можете использовать полуперегородки, чтобы найти хороший баланс между открытой планировкой и офисной планировкой. В конце концов, все сводится к тому, чтобы выяснить, какой план этажа офиса удобен вам и вашим сотрудникам.

Шаг 2. Настройте каналы связи

Даже когда вы настраиваете офис, вы можете и должны немедленно установить связь с клиентами, сотрудниками и ключевыми партнерами. Каждый рабочий час на счету, и вы не можете позволить себе, чтобы сотрудники сидели без дела в ожидании последних штрихов в интерьере офиса. Здесь на помощь придут каналы связи, в частности, телефонная система для бизнеса. Используя современные облачные АТС, приложения для обмена мгновенными сообщениями, инструменты для телеконференций и программы VoIP, вы сразу же устанавливаете этот ключевой канал связи. Кроме того, они могут упростить общение внутри вашего офиса. Чтобы помочь вам построить коммуникационную сеть вашего офиса, мы перечислили некоторые продукты, которые вы можете рассмотреть. Вы также можете ознакомиться с этим списком коммуникационных программных систем, чтобы расширить свой список вариантов.

1. RingCentral

Вероятно, самым важным средством связи, которое вам нужно для вашего офиса, является система PBX или программное обеспечение VoIP. Это позволит вам объединить разные каналы связи в одном удобном хабе. Если вам нужно обрабатывать звонки, электронные письма, видеочат, обмен мгновенными сообщениями или конференц-связь, этот тип программного обеспечения сможет это поддерживать. Одним из хороших примеров этого является RingCentral.

Эта система унифицированных коммуникаций и программа VoIP предназначены для удовлетворения потребностей предприятий любого размера. Предлагая надежные инструменты с широкими возможностями настройки, эта платформа позволяет пользователям проводить конференции, принимать телефонные звонки, управлять электронной почтой, а также с легкостью обмениваться мгновенными сообщениями. Кроме того, программное обеспечение поставляется с инструментами автосекретаря и опциями автоматической переадресации вызовов, которые могут избавить вас от рутинных задач, таких как маршрутизация вызовов нужным людям. Чтобы еще больше усилить коммуникационные усилия и убедиться, что вы всегда находитесь в пределах досягаемости своих клиентов, RingCentral также имеет встроенные отказоустойчивые системы. Если вы хотите расширить функциональные возможности этой платформы и настроить ее в соответствии с вашими операционными потребностями, вы также можете интегрировать ее с множеством сторонних приложений.

Вы можете бесплатно попробовать все премиум-функции, подписавшись на бесплатную пробную версию RingCentral здесь.

RingCentral

Попробуйте RingCentral с их бесплатной пробной версией

Платформа создана для работы как на мобильных, так и на настольных устройствах, поэтому вы можете управлять своими звонками и сообщениями, пока вы подключены к Интернету. Имея это в вашем распоряжении, вы, безусловно, можете уменьшить объем рутинной работы, связанной с общением с клиентами, деловыми партнерами и сотрудниками. Таким образом, вы можете больше сосредоточиться на содержательных беседах, которые продвигают ваш бизнес вперед. Что касается ценообразования, у RingCentral есть различные планы, которые объединены в соответствии с типами необходимых вам функций, а также с количеством пользователей, которых вы собираетесь зарегистрировать в системе. Они варьируются от $ 19от 0,99 доллара США/месяц/пользователь до 59,99 долларов США/месяц/пользователь.

2. Slack

Помимо вашей системы VoIP, также важно найти инструмент, специально предназначенный для ваших внутренних коммуникаций. Для этого система обмена мгновенными сообщениями была бы более идеальной. Это менее разрушительно, чем звонки и конференции. Кроме того, сообщения, отправляемые через IM, гораздо проще фильтровать и искать для дальнейшего использования. Одним из таких инструментов обмена мгновенными сообщениями, который вы должны рассмотреть, является Slack.

Slack — это приложение для обмена сообщениями, разработанное для централизации всех внутренних деловых коммуникаций. Предлагая надежный обмен сообщениями в реальном времени, а также возможности голосовых и видеозвонков, этот инструмент также имеет функции обмена файлами, архивирования, фильтрации, шифрования данных и настраиваемых уведомлений, которые позволяют современным командам максимизировать сотрудничество и оптимизировать общие операции. Более того, он доступен с любого устройства, что дает пользователям полную мобильность. В довершение всего, Slack предлагает открытые возможности API, которые позволяют ему работать с более чем 1500 внешними приложениями. Таким образом, вы можете расширить его возможности и легко объединить с существующими бизнес-системами. Что касается цен, у Slack есть бесплатный план и платные планы, которые стоят от 6,67 долларов США за пользователя в месяц до 12,50 долларов США за пользователя в месяц.

Шаг 3. Убедитесь, что у вас есть подходящее программное обеспечение

После определения необходимого вам офисного оборудования пора приступить к выбору программных систем, которые вы будете использовать для своей работы. Эти приложения играют ключевую роль в повышении общей производительности и эффективности на рабочем месте. Имея их в своем распоряжении, вы можете ускорить большинство своих операционных процессов и оптимизировать рабочий процесс. Чаще всего они также созданы для того, чтобы помочь вам сократить объем ручной работы, которую вам приходится выполнять ежедневно. Просто убедитесь, что вы выбираете программные системы, которые достаточно гибки, чтобы адаптироваться к вашему уникальному рабочему процессу и поддерживать требования ваших операций.

Чтобы помочь вам начать работу, мы сосредоточились на некоторых наиболее важных типах SaaS для вашего нового офиса. Однако, прежде чем инвестировать в него, убедитесь, что ваши будущие программные системы совместимы с оборудованием, которое вы используете в настоящее время. Это сделано для того, чтобы вы не тратили больше денег на замену определенного оборудования. Для определенных отраслей также важно отметить, что могут потребоваться специализированные программные решения. Ознакомьтесь с этим исчерпывающим руководством по основным решениям SaaS для бизнеса, чтобы лучше понять другие типы систем, которые вам следует искать.

1. Система управления персоналом

Компаниям, большим и малым, нужен способ управления своими сотрудниками. Одним из наиболее эффективных способов сделать это является использование программного обеспечения для управления персоналом. Это может помочь вам оценивать и нанимать новых сотрудников, проводить адаптацию и обучение, отслеживать посещаемость сотрудников и оценивать эффективность работы существующих сотрудников. Он также поставляется с инструментами соответствия, которые помогут вам соблюдать кадровое и трудовое законодательство. Кроме того, есть некоторые инструменты управления персоналом, которые поставляются с собственным модулем управления заработной платой, чтобы помочь пользователям управлять заработной платой и льготами, не покидая платформу. Если вы хотите инвестировать в одну из них, хорошим примером такой системы является BambooHR.

Вы можете внимательно ознакомиться с решением, подписавшись на бесплатную пробную версию BambooHR здесь.

2. Программное обеспечение для бухгалтерского учета

В любом бизнесе вам необходимо управлять своими финансами. Одним из инструментов, который упростит и ускорит этот процесс, является система учета. Этот тип программы может помочь вам следить за доходами и расходами и гарантировать, что вы получаете точные отчеты обо всех финансовых операциях. Некоторые бухгалтерские инструменты также могут помочь вам подготовить налоги. Кроме того, как и системы управления персоналом, существуют также бухгалтерские платформы, которые могут управлять расчетом заработной платы или интегрироваться с внешними системами расчета заработной платы для упрощения управления финансами. На сегодняшний день одной из лучших систем бухгалтерского учета на рынке, которую вам стоит попробовать, является Freshbooks.

Если вы хотите узнать больше о функциях, вы можете легко подписаться на бесплатную пробную версию Freshbooks здесь.

3. Платформа управления проектами

Работа с бизнес-начинаниями может быть непосильной. Благодаря внедрению платформ управления проектами становится проще расставить приоритеты задач и убедиться, что вы не упускаете из виду какие-либо аспекты своих проектов. Эти платформы также оснащены функциями совместной работы, которые помогут вам быстрее и эффективнее передавать информацию своим товарищам по команде. Если вы еще не искали инструмент для управления проектами для своего бизнеса, один из продуктов, который вам стоит рассмотреть, — это Wrike.

Вы можете пользоваться всеми функциями бесплатно в течение определенного периода времени, чтобы убедиться, что программное обеспечение соответствует вашим потребностям. Просто зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии Wrike здесь.

Шаг 4. Запишите все необходимое оборудование

Одной из основных частей офиса, которая поможет вам выполнять ваши операции, является ваше оборудование. Но прежде чем вы начнете покупать какое-либо оборудование, вы должны сначала записать все необходимое для вашего офиса. Это не позволит вам покупать оборудование, которое вам не нужно, а также поможет вам контролировать свой бюджет. Чтобы помочь вам сузить список оборудования, которое вы должны рассмотреть, вот список необходимого оборудования для новых офисов:

1. Компьютеры и ноутбуки

Большинство транзакций, маркетинговых кампаний и продаж теперь осуществляются в Интернете. Вот почему вам нужно будет использовать компьютеры или ноутбуки, чтобы не отставать от своих конкурентов. При просмотре убедитесь, что вы ищете устройства со спецификациями, которые могут поддерживать ваше существующее программное обеспечение для бизнеса. Имейте в виду, что на ваших компьютерах и ноутбуках должны быть установлены операционные системы, совместимые с вашими приложениями, и объем оперативной памяти не менее 4 ГБ, что позволит вам выполнять несколько задач без снижения производительности компьютера. Вы также должны принять во внимание емкость этих устройств и убедиться, что они могут поддерживать большое количество файлов.

Когда у вас будет четкое представление о том, какой тип компьютера вам понадобится для вашего бизнеса, вы можете начать процесс покупки. Машины для несложных пользователей часто будут стоить от 600 до 800 долларов, тогда как машины для опытных пользователей могут стоить от 1800 до 2000 долларов. Они часто включают гарантию, техническую поддержку и установку. Чтобы сэкономить деньги, вы также можете купить их оптом, чтобы получить скидки. Для малого бизнеса вы можете внедрить политику BYOD, чтобы вам не пришлось тратиться на дополнительные устройства.

2. Офисные телефоны и факсимильные аппараты

Хотя электронная почта остается одним из наиболее часто используемых способов связи, когда дело доходит до бизнеса, для вас по-прежнему важно иметь другие средства, с помощью которых люди могут связаться с вами. . Это могут быть офисные телефоны или факсимильные аппараты. Помимо предоставления клиентам большего количества способов связаться с вами, это также может быть полезно для компаний, которые обслуживают клиентов, которые не особенно разбираются в технологиях.

3. Принтеры и копировальные машины

Многие предприятия переходят на безбумажную документацию, используя инструменты обмена файлами для отправки документов своим сотрудникам, клиентам или даже деловым партнерам. Однако снова и снова вы будете сталкиваться со случаями, когда вам понадобятся распечатки определенных официальных документов, а также копии файлов. Для этого вам понадобятся надежные принтеры и копировальные аппараты. Просто убедитесь, что вы выбрали те, которые просты в настройке и обслуживании. Вам также следует подумать о поиске машины, которая может делать и то, и другое, чтобы сэкономить деньги.

4. Подключение к Интернету

Само собой разумеется, что современные предприятия должны иметь подключение к Интернету для своей деятельности. Тем не менее, на рынке доступны различные типы планов подключения к Интернету. Для предприятий, работающих в отдаленных районах, спутниковый интернет является хорошим вариантом, поскольку он доступен практически везде. Однако на это легко влияют ветер, дождь и снег, что приводит к низкой скорости и простоям. Если вам нужен более быстрый и надежный интернет, вы можете выбрать оптоволоконный интернет, но он может быть недоступен в некоторых местах. Если вам нужна высокая скорость интернета без ограничений пропускной способности, кабельный интернет — это то, что вам нужно. Иногда это даже предлагается в пакетах с телефонными и телевизионными услугами. Наконец, вы также можете выбрать DSL-интернет, который предлагается некоторыми поставщиками телефонных услуг вместе с их тарифными планами. Это отлично подходит для основных задач, таких как отправка электронной почты и просмотр веб-страниц. Единственным недостатком использования интернет-сервисов DSL является то, что он может быть недостаточно стабильным для проведения конференций.

5. Система охранной сигнализации

В вашем офисе полно документов, содержащих конфиденциальную информацию, дорогое оборудование и другие ценные вещи. Вот почему имеет смысл принять меры для защиты вашего рабочего места от злоумышленников. Один из лучших способов сделать это – установить систему безопасности. Это могут быть пассивные инфракрасные датчики движения, датчики разбития стекла, системы сигнализации или видеонаблюдения.

6. Мобильные телефоны

Если вы работаете в сфере выездного обслуживания или просто всегда в пути, важно, чтобы у вас были быстрые и надежные мобильные телефоны. К счастью, есть много поставщиков услуг, которые предлагают пакетные планы для бизнеса. Эти пакеты часто включают в себя несколько линий и устройств и неограниченные возможности для звонков, текстовых сообщений и использования данных. Если вы регулярно встречаетесь с клиентами за границей, вы также можете выбрать планы, которые могут поддерживать международное покрытие, чтобы вы могли сэкономить на расходах на связь. Просто обязательно учитывайте характеристики устройств, которые они предлагают с этими пакетами телефонных услуг. Вам понадобится один с достаточно мощным процессором для всех приложений, которые вам нужно будет установить в нем.

7. Уничтожитель бумаги

В вашем офисе вы будете иметь дело с большим количеством документов, большинство из которых понадобится лишь на короткое время. Когда придет время, когда вам нужно их выбросить, вы должны убедиться, что эти бумаги разрезаны на мелкие кусочки, прежде чем выбрасывать их. Это делается для того, чтобы все ваши конфиденциальные документы оставались в безопасности от посторонних глаз. Чтобы ускорить процесс, вам понадобится измельчитель бумаги. Большинство магазинов снабжения предлагают три типа мощных шредеров, предназначенных специально для использования в офисе: полосовая резка, поперечная резка и микрорезка. Все это хорошие варианты, но если вы хотите обезопасить свои выброшенные документы, лучше выбрать шредеры с микрорезкой. В отличие от шредеров для полосовой и поперечной резки, этот тип инструмента превратит ваши бумаги в конфетти, что сделает невозможным повторное соединение документа.

Шаг 5: Запаситесь канцелярскими товарами

Помимо столов, стульев, картотечных шкафов и другого оборудования, вам также необходимо запастись другими канцелярскими принадлежностями. Часто воспринимаемые как должное, эти повседневные канцелярские и офисные принадлежности могут помочь вам организовать свой офис и даже повысить производительность ваших сотрудников. Просто не забудьте найти поставщика, которому вы можете доверять, чтобы предоставить вам высококачественные материалы по разумной цене. Вот некоторые из наиболее важных материалов, которые вам понадобятся для вашего нового офиса:

1. Бумажные изделия

Хотя большинство предприятий переходят на безбумажные документы, это не означает, что в вашем офисе не должно быть бумажных изделий. Есть еще много возможностей, где вам понадобятся эти материалы. Во-первых, для вас важно иметь запас блокнотов и блокнотов для совещаний. Эти бумажные товары отлично подходят для быстрого записи идей. Более того, использование бумаги вместо телефона устранит вероятность того, что вы будете отвлекаться на всплывающие на экране уведомления. Вам также могут понадобиться деловые конверты, фирменные бланки и компьютерная бумага для распечатки документов.

2. Визитные карточки

Визитные карточки могут быть старомодными, но они по-прежнему необходимы в любой отрасли. Они пригодятся вам и вашим сотрудникам, когда вы встретитесь с другими профессионалами или потенциальными клиентами. Сделайте свои визитные карточки простыми, предоставляя только необходимую информацию, такую ​​как название вашей компании, контактные данные, имя сотрудника и должность. Что касается макета, его упрощение с чистым и открытым дизайном поможет ему получить профессиональный вид, который не будет подавлять глаза того, кто его читает. Обязательно держитесь подальше от искаженных или причудливых шрифтов, которые трудно расшифровать. Кроме того, выбирайте базовые цветовые схемы, которые дополняют ваш брендинг. Также важно отметить, что эти визитные карточки лучше напечатать профессионалам, поскольку у них есть принтеры, чернила и специальная бумага, которые обеспечат качество ваших визитных карточек.

3. Расходные материалы для рассылки

Электронная почта может быть удобным каналом связи с другими людьми. Однако это не всегда лучший способ общения с определенной демографической группой. Используя стандартную почту старой школы, вы с меньшей вероятностью будете отфильтрованы, и у ваших клиентов будет больше шансов ее прочитать. Кроме того, некоторые юридические документы, такие как контракты и патентные заявки, лучше отправлять заказным письмом для официальной документации. Так что убедитесь, что у вас есть достаточное количество официальных деловых конвертов и бумаги с вашим фирменным бланком.

4. Письменные принадлежности

Даже если вы не используете много бумажных изделий, вам все равно понадобятся письменные принадлежности. Во-первых, вам понадобятся ручки для подписи официальных документов. Кроме того, перманентные маркеры можно использовать для маркировки документов и других предметов в вашем офисе. Кроме того, если вы и ваша команда любите использовать доски для картографирования мыслей и мозгового штурма, вам также понадобится хороший запас маркеров для белой доски.

5. Прочие расходные материалы

Помимо упомянутых канцелярских принадлежностей, есть и другие материалы, которые вам следует приобрести для своего офиса. К ним относятся резиновые ленты, скрепки, кнопки, степлеры, скобы, диспенсеры для ленты и сменные ленты. Конечно, если вы используете принтер или копировальный аппарат, у вас всегда должны быть чернила для принтера и тонер-картриджи.

Заключение

Создание офиса с нуля не должно быть сложным. Как и в любом бизнесе, все, что вам нужно сделать, чтобы ваше пространство работало на вас, — это тщательно изучить и спланировать . После того, как вы закончите свои приготовления, остальная работа наверняка ляжет намного легче. Надеемся, что с помощью этого контрольного списка необходимого для офиса вы смогли получить лучшее представление о том, как вы сможете настроить свой офис с нуля.

Вам также может быть интересно прочитать наше руководство о том, как повысить производительность сотрудников и производительность труда в вашем офисе.

Стефани Сеймур

Стефани Сеймур — старший бизнес-аналитик и один из ключевых членов исследовательской группы FinancesOnline. Она является ведущим экспертом в области бизнес-аналитики и науки о данных. Она специализируется на обнаружении визуальных данных, облачных решениях бизнес-аналитики и аналитике больших данных.