Как лучше дома хранить документы: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи
Где хранить документы в Москве
С документами человек сталкивается практически с момента рождения, когда выдается свидетельство о рождении. Далее на ребенка заводится карта в поликлинике, где указывается информация о его здоровье, прививках и т.д. Без полиса ОМС в России не получится воспользоваться услугами медицинского характера бесплатно. При трудоустройстве необходимо страховое свидетельство с ИНН. С годами объемы документации только увеличиваются и здесь встает вопрос, как и где хранить документы.
Хранение банковских карт и визиток
Визитные и банковские карточки, которые используются чаще всего, необходимо оставить в кошельке. Остальные можно сложить в большую визитницу и оставить на видном месте, к примеру, на рабочем столе в домашнем кабинете или коридоре. Также можно использовать галошницу. Обычно она применяется для хранения обуви, но плоские модели можно использовать и для других вещей: зонтов, очков, пакетов, в том числе и для визитницы. При открытии счета в банке, документы на него необходимо сложить в отдельный файл и убрать в личную папку.
Можно завести несколько папок для различных целей, что упростит дальнейший поиск нужных документов.
Инструкции для бытовых приборов
При покупке любого бытового прибора к нему идет инструкция по эксплуатации, где указан гарантийный срок, а также условия возврата товара. Естественно, выбрасывать такие документы не рекомендуется, как минимум пока не истечет гарантия.
Прежде, чем разобраться, где можно хранить документы на технику, следует заняться их сортировкой на:
- большие;
- средние;
- маленькие;
- инструкции на устройства, которые уже не используются, можно выбросить.
В качестве самого простого органайзера можно использовать обычную коробку из-под картона. Ее размер выбирается с учетом количества документов и их размеров. Чтобы сохранить коробку от влаги, лучше всего сложить ее в пакет, на который можно приклеить информационную надпись.
Как и для любых других бумажных документов, важно, чтобы место хранение было темным и сухим, а также защищено от вредителей в лице насекомых и грызунов.
Если коробка небольшая, то ее можно спрятать в шкаф. Для более массивных контейнеров лучше выделить нижнюю полку в кладовой.
Хранение личной документации
У каждого человека имеется множество личных документов:
- дипломы об образовании и прохождении различных курсов, сертификаты;
- страховые полисы;
- свидетельство о рождении;
- различные договора и т.д.
Все из них необходимо отсортировать по всем представителям семьи. Если есть животные, то для их документации необходимо выделить отдельную папку. Папки следует подбирать разных цветов. Чеки и квитанции желательно хранить отдельно. Их лучше всего делить по месяцам.
Где лучше хранить документы личного характера? Наиболее оптимальным местом является тумбочка под телевизор, этажерка или шкаф. Также можно приобрести специальный настольный бокс с различными отсеками, отличающимися по габаритным размерам. Ценную документацию лучше спрятать подальше от посторонних мест, либо вовсе разместить их в банковской ячейке.
Как хранить рабочую документацию
Чтобы определиться с местом и способом хранения, необходимо определиться с количеством документом и их видом. Если фирма небольшая, то вопрос, где хранить кадровые документы решается несколькими папками с кольцами и разделителями. Складировать документы можно в шкафу или выдвижных ящиках, подобно тому, как это делают в медицинских центрах. Для архивной документации следует выделить отдельный шкаф, а при наличии возможностей, отдельное помещение.
Что делать, если документов слишком много
Если объемы документации слишком большие, а места дома или на рабочем месте не хватает, то можно воспользоваться услугами сторонней организации. Например, компания «Антресоль24» предлагает аренду боксов временного хранения, где можно разместить личные вещи, в том числе и документы.
Основные преимущества данной услуги:
- полная защита боксов и ячеек от проникновения посторонних лиц, благодаря видеонаблюдению и круглосуточной охране;
- возможность размещения любого количества документов – можно выбрать бокс площадью от 1 квадратного метра;
- минимальный срок аренды – всего 1 месяц, а максимальный практически не ограничен.
Склады временного хранения удобны не только тем, когда нужно разместить большое количество документов. Они также позволяют ограничить доступ посторонних лиц и не переживать об их сохранности. Если вас заинтересовали услуги временного хранения от компании «Антерсоль24», напишите или позвоните нам. Мы свяжемся с вами в ближайшее время и проконсультируем по всем интересующим вопросам. Будем рады взаимовыгодному сотрудничеству.
Похожие статьи
Недорогой теплый склад для хранения вещей в Москве
Надежное хранение личных вещей на складе в Москве
Преимущества склада для временного хранения вещей
Как правильно хранить документы? 3 простых совета!
Что вы почерпнули из собственного исследования? Какой для вас была главная ценность проекта?
“Я стал понимать, что каких-то именитых родственников у меня не было – одни
крестьяне, очень мало грамотных.
Я понял, что вот она – эта деревня, откуда мы выросли, откуда выросла моя мама, насколько большой скачок она сделала, создав условия для меня, для моей сестры, выдернув меня из какой-то там глухой деревни… Потому что я, по большому счету, мог до сих пор там оставаться. Тем не менее – я здесь, в Москве, веду собственный бизнес, путешествую по всему миру. То есть с точки зрения того, как поколениями мы жили в каком-то глухом просто захолустье, и вот так вот – раз, и буквально за одно поколение происходит настолько сильная трансформация… Это прям невероятно круто! Но, с другой стороны, поднимает передо мной вопросы может быть следующего порядка, то есть, если задача моей мамы была перевезти нас оттуда, то какая же задача передо мной сейчас, как перед хранителем рода?”.
Что вам дало ваше исследование?
“За последние там два года у меня действительно очень сильно изменилось
отношение к семье.
Какие эмоции вы испытали на презентации результатов проекта?
“На презентации одними из главных были чувство вины и удивления. Я не ожидал, что так много всего можно раскрыть. И когда я слышу от незнакомых людей, которые мне начинают рассказывать историю моей семьи, и я понимаю, что незнакомые люди знают о моей семье больше, чем я — это, конечно… ну это немножечко болезненно, потому что я же должен это знать, а тут получается, что мне незнакомые люди рассказывают про то, как у меня было в семье. А с другой стороны — это прикольно.
Прикольно, потому что сам сейчас я занимаюсь бизнесом, и из-за своей рутины у
меня нет времени заниматься каким-то там детальным расследованием в архивах, когда есть
профессионалы, которые могут этим заняться, а потом выдать тебе в сухом остатке, это круто”.
В общей сложности генеалогическое древо сейчас там до 1725 года и 600
родственников в древе. Да я этих родственников 90% даже и не знаю
Думали ли вы раньше, что можно найти настолько глубокие сведения о своей семье?
“У меня было легкое недоверие к продукту на первом этапе. Деньги вроде бы платишь существенные, а насколько реальны вот эти исследования, которые проходят? Это же для нас не видно, это же остается где-то там за закрытыми дверями, но в процессе работы это недоверие ушло. Я просто увидел, что команда действительно ездила в архивы – Тобольской губернии, в архив Тюмени, в архив Тулы. То есть, когда мы обсуждаем там фотографии, снятые с реальных архивных документов, когда реально запрашиваются справки в архивах, понятно, что недоверие уходит. Видно большой объем проделанной работы. Видно, что общались с огромным количеством родственников”.
Руководство для начинающих по систематизации важных документов
Имея более чем десятилетний опыт работы профессиональным организатором, я могу с уверенностью сказать, что систематизация важных документов — одна из наиболее часто упускаемых из виду областей, когда дело доходит до организации.
Дело не только в том, что большинство людей не знакомы с + действительно не знают, как лучше всего организовать важные документы, но, ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ, СПОЙЛЕР, их промедление происходит из-за того, что они не знают точно, что оставить, а от чего следует избавиться.
Другими словами, большинство людей изо всех сил пытаются создать систему для организации всей своей важной информации, чтобы не только они сами могли ее найти, но и, при необходимости, кто-то другой мог найти именно то, что им нужно — когда им это нужно.
Похоже на тебя? Продолжай читать.
И получайте удовольствие, изучая, что такое систематизация важных документов.
Какие важные документы хранить?
Первое, что нужно решить, это какие именно «важные документы» вы должны хранить. И, откровенно говоря, мой друг, ответ на этот вопрос на миллион долларов будет немного отличаться для каждого человека (как и должно быть), но нет необходимости держать картотечные шкафы полными бумаг — есть некоторые общие черты.
Такие документы, как:
Записи актов гражданского состояния
Это такие документы, как свидетельство о рождении, браке и усыновлении, которые, среди прочего, часто необходимы при поступлении в школу, получении пособия или подаче заявления на получение паспорта.
Паспорта + удостоверение личности
Это документы, необходимые для международных поездок, предоставьте подтверждение гражданства + давайте не будем забывать о вашей карточке социального обеспечения, друг.
Завещания + Акты
В случае незапланированного + чрезвычайно неудачного несчастного случая юридическое завещание невероятно ценно для желаемого распределения активов, которое будет передано так, как вы хотите, но доказательство права собственности, что означает, что титулы собственности попадают в эту категорию важных документов, которые необходимо сохранить.
Медицинские записи
Медицинские записи включают в себя любые документы, относящиеся к вашей истории болезни, такие как результаты ежегодного медицинского осмотра, которые могут быть важны с возрастом.
Страховка + другие обязательные полисы
Сюда входят документы, которые могут вам понадобиться для подтверждения наличия страховки, а также для любых заявлений о пособиях, на которые вы можете иметь право.
Финансовая отчетность
От годовых налоговых деклараций + подтверждение дохода до сертификатов на акции, пенсионных планов, пенсий и других финансовых документов список финансовых записей, которые необходимо вести, обширен, но чрезвычайно важен.
Документы о трудоустройстве и образовании
Многие из ваших документов о трудоустройстве, вероятно, уже включены в страховые полисы или финансовые отчеты, но важно учитывать все, что может иметь отношение к вашему текущему месту работы, а также документы об образовании.
Информация о транспортном средстве
Это включает все, что угодно, например, лицензии + регистрации для ведения записей о техническом обслуживании и ремонте вашего автомобиля.
Пароли
Не следует упускать из виду наличие единого места для всех ваших паролей (если они должным образом защищены).
близкий член семьи должен получить доступ к этим учетным записям, вы можете быть спокойны, зная, что они могут найти все, что им нужно — в одном месте.
Домашние документы
Скорее всего, большая часть ваших домашних документов содержится в документах, страховых полисах и финансовых отчетах, но когда дело доходит до дома, мы на самом деле думаем о гарантиях, руководствах для владельцев, контрольных списках технического обслуживания + полный инвентарный список все содержимое, живущее в твоей скромной обители.
Как долго следует хранить важные документы?
Ну, если честно, то зависит не от человека к человеку, а скорее от категории к категории.
Документы, которые нужно хранить вечно
Жизненно важные записи, такие как свидетельства о рождении, браке или усыновлении.
Паспорта и удостоверения личности.
Завещания + документы получателя.
Документы (пока вы владеете недвижимостью)
Медицинские карты
Страховые полисы (пока они действуют)
, трастовые документы, инвестиционные (на конец года) отчеты.
Документы об образовании
Информация о транспортном средстве (пока оно принадлежит вам)
Домашние документы (пока вы владеете домом или действуют гарантии)
Годы до хранения Документы для
Документы (на любое проданное имущество)
Страховые претензии (урегулированные)
Финансовые документы, такие как банковские записи, формы W-2 и 1099, квитанции, связанные с налоговыми целями, и проданные акции, облигации или другие инвестиции.
Документы, которые необходимо хранить в течение 1 года
Медицинские счета (в случае страхового спора или ошибки в расчетном отделе больницы)
Финансовые отчеты (ежемесячные дебетовые, кредитовые, инвестиционные счета как а также трудовые квитанции)
Документы, которые необходимо хранить менее 1 года
Честно говоря, всегда будут вещи, которые не совсем подпадают под категории, которые мы обрисовали в общих чертах.
Квитанции… о, какой беспорядок создают эти маленькие ребята! Вот почему вам действительно следует хранить квитанции только до тех пор, пока вы не сверите свои финансовые отчеты — тогда они должны быть отправлены)
Счета (вы должны хранить счета до тех пор, пока они не будут оплачены + вы подтвердили платеж на следующей квитанции)
Как сэкономить место при организации важных документов
Перейти на цифровые технологии
Есть определенные вещи, которые вы должны хранить в виде печатных копий: записи актов гражданского состояния, документы, удостоверяющие личность, завещания + документы, информация о транспортном средстве.
But for the things that can be digital like:
medical records
insurance documents
financial records
employment + other important educational documents
Passwords
home документы (например, гарантии, руководства, инвентарные списки)
квитанции
.
..мы рекомендуем отказаться от бумажных документов и создать цифровые копии.
Что гораздо проще, чем вы могли бы подумать. От Adobe Scan до нескольких приложений для Android и iOS — вы можете быстро и легко сделать снимок с помощью мобильного телефона или даже планшета, и прямо на ваших глазах волшебство технологии преобразует любой важный документ в файл PDF.
Что дальше?
Вы можете хранить их на внешнем жестком диске + зашифровать их с помощью уровня защиты паролем для безопасности.
Или вы можете просто использовать облачное хранилище для хранения файлов на Google Диске, iCloud или Dropbox.
Запрос безбумажных выписок
Когда дело доходит до финансовых учреждений и счетов, вы почти всегда можете запросить безбумажные выписки. Это не только сократит весь бумажный беспорядок в вашем доме, но и от одного друга к другому, я здесь, чтобы сказать вам, что это сэкономит вам ТОННУ времени. Представьте себе, что вам нужно вручную сортировать, сохранять и хранить документы, а не просто загружать эти документы в вашу цифровую файловую систему.
Организация почтового ящика
После того, как вы запросите безбумажные отчеты, вы неизбежно будете завалены электронными письмами со счетами, записями и т. д. И вам нужно быть уверенным, что вы не удаляете эти электронные письма (поскольку большинство мусор через 30 дней) или сбросив их все в папку «счета», которая быстро превратится в черную дыру.
Итак… что вы хотите сделать, так это создать ярлыки для каждой компании и хранить все ваши электронные письма каждый месяц в этой папке. Это позволит невероятно легко найти и определить именно то, что вам нужно, когда вам это нужно.
СОВЕТ ДЛЯ PRO ORGANIZER : Не храните информационные бюллетени этой компании в этой папке. Это строго для счетов, заявлений и ведения учета. Маркетинговые письма, которые вы хотите сохранить, должны иметь отдельную папку. Есть множество способов сделать это, но вот пример эффективной системы хранения электронной почты (например, Информационные бюллетени > Elegant Simplicity, Invoices > Elegant Simplicity) 9.
0003
Резервное копирование важных документов
Резервное копирование цифровых документов, особенно такого рода, невероятно важно. Вот почему в Elegant Simplicity предпочтительным методом, который мы используем для этого, является облачное хранилище. Но если вы используете внешний жесткий диск, сохранение файлов на двух отдельных жестких дисках не помешает.Разработка системы организации важных документов
Когда дело доходит до хранения важных документов, все сводится к тому, что вы считаете функциональным.
Как правило, вы вряд ли будете думать в категориях «как долго вы должны что-то хранить» и, скорее, будете думать про себя — это копия моего свидетельства о браке, это отчет об инвестициях или обновленный страховой полис.
Итак, мы рекомендуем создать структуру с несколькими базовыми категориями, подобными вышеперечисленным (записи актов гражданского состояния, медицинские записи, домашние документы и т.
д.), а затем создать из них подкатегории, которые сужают конкретную компанию. (Страхование > Совхоз > Год > Документ).
Теперь, с нашими клиентами-организаторами, мы получаем очень детализированную работу, чтобы все было организовано, но ради того, чтобы быть «руководством для начинающих», вам нужно создать достаточную структуру, чтобы направлять вас, но не препятствовать ее использованию.
Другими словами, заставьте систему работать на вас.
СОВЕТ ОРГАНИЗАТОРУ: любые незаменимые документы следует помещать в огнеупорный или водонепроницаемый контейнер.
Наличие несгораемого сейфа или депозитной ячейки
Мы работали с клиентами, которые однажды наблюдали за матчем «Сиэтл Маринерс» солнечным днем, а в следующий момент следили за тем, чтобы все были в безопасности вне дома, потому что дом внезапно охватил огонь.
Происходят неожиданные вещи. И какой бы грустной ни была эта история (пссс… теперь у них есть красивый дом, построенный по индивидуальному проекту, который мы спроектировали), трагедия потери всего, включая важные документы, вполне реальна.
Итак, вам нужно хранить эти невероятно важные документы — в несгораемом сейфе (наше предпочтение) или в банковской ячейке (чуть менее удобно, потому что вы можете получить к ней доступ, только когда они открыты).
Организация важных документов непрерывна
Мы твердо убеждены, что все в доме непрерывно. Это не статично. Дом всегда развивается. Вещи меняются, и вместе с ними приходят вещи. Новые вещи, иногда старые вещи + часто вещи, с которыми вы не знаете, что делать *подмигнуть*
Но как только вы создадите систему организации важных документов, вы захотите убедиться, что вы ее используете. А если нет, позвольте мне остановить вас прямо здесь. Спросите себя, почему?
Зачем я потратил время, деньги и силы на создание системы (это было важно для меня тогда), которой сейчас не пользуюсь? Честно говоря, вероятно, что-то в системе организации не интуитивно понятно для вас, поэтому вместо того, чтобы корить себя за весь этот бумажный беспорядок, переоцените.
Создать файл «Просто на всякий случай»
Этот файл всегда вызывает удивление у наших клиентов-организаторов. Вы тратите все это время на создание организованной структуры для важных документов (как бумажных, так и цифровых)
В конечном счете, файл Just To Be Safe предназначен для того, чтобы вы могли сообщить важные подробности тем, кого вы любите и заботитесь, в случае, если вы не можете к.
Часто мы рекомендуем вам фактически создать документ типа «прочитай меня», который хранится в вашем хранилище файлов важных документов (цифровая + печатная копия). Он сообщает человеку, ищущему эту информацию, что именно делать. Кому звонить. Куда обращаться — это может быть долго и утомительно или так просто, как «позвонить нашему адвокату».
Как избавиться от важных документов
Когда дело доходит до систематизации важных документов, теперь вы знаете, как долго вы должны их хранить, но как лучше всего избавиться от них?
Наш способ избавления от важных документов — изготовление бумажных конфетти.
Это означает, что рвать бумаги + бросать их в мусорную корзину недостаточно, чтобы защитить вас от кого-то, кто ищет нечестную игру.
К счастью, у вас есть варианты, когда дело доходит до уничтожения важных документов:
Сделай сам — с хорошим шредером это неплохой вариант.
Обратитесь в свой банк по номеру — многие общественные банки и кредитные союзы предлагают дни бесплатного уничтожения, когда вы можете оставить конфиденциальные документы для надлежащей утилизации.
Найдите бесплатное общественное мероприятие по уничтожению документов — обычно вам разрешается принести до двух коробок с файлами или трех продуктовых пакетов с документами.
Оплата за уничтожение — обычно есть место, например UPS, которое предлагает услуги по уничтожению по разумной цене (1 доллар США за фунт).
Да, и еще кое-что… Вот отличный ресурс, посвященный переработке измельченной бумаги.
Вот и все… все, что вам нужно знать! И не забывайте, если вы находитесь на стадии предварительного планирования вашего следующего проекта, давайте поговорим.
П.С. Если вам понравилась эта статья, то вам действительно понравится «4 дня до более красивого и функционального дома».
Главная ОрганизацияШерри Монте 4 комментария
0 лайков14 простых советов по организации долгосрочных файлов дома и в офисе
****Для получения дополнительной информации см. нашу «Политику раскрытия информации и файлы cookie».****
Я сторонник экономии места. В нашем маленьком доме пространство является ценным товаром. Поэтому, чтобы сэкономить место для хранения, одно место, которое я часто посещаю, — это место для долговременного хранения файлов. В этой области я храню все свои документы по налогам и другим вспомогательным бумагам. И если я забуду или буду слишком занят, чтобы тратить время на это, я обнаружу, что эта область может довольно быстро прийти в негодность.
Поэтому каждый год я стараюсь просматривать свои старые файлы. Недавно я решил сделать именно это и задокументировал все советы/мысли, которые пришли мне в голову во время процесса очистки. В этом посте рассказывается об организации долгосрочных файлов для личных и деловых целей. Я надеюсь, что это поможет вам вдохновиться, чтобы избавиться от ваших бумаг.
- Советы по организации личных бумажных папок
- Советы по организации долгосрочных бумажных файлов владельцев малого бизнеса
- Места для хранения организованных долгосрочных файлов
Советы по организации личных бумажных папок длительного хранения
Счета за коммунальные услуги хранить не нужно, если только они не нужны для расходов в домашнем офисе.
Вам не нужно хранить счета за коммунальные услуги, пока они оплачены, , особенно если у вас есть онлайн-доступ к этим счетам. Подождите, пока вы получите следующий счет, прежде чем избавиться от них, на случай, если возникнут проблемы.
В конце каждого года вам не нужны все платежные квитанции, поскольку итоговые суммы указаны в вашей форме W-2. Итак, сохраните последнюю платежную квитанцию за год, и когда придет W-2, убедитесь, что ваши цифры совпадают.
Храните свои налоги в папке-гармошке вместе со всеми другими документами, связанными с налогами.
Подробнее о том, КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ НАЛОГОВЫЕ ДЕКЛАРАЦИИ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, читайте здесь. Папки с аккордеоном ниже взяты из Amazon; смело покупайте их. (филиал)
Повторное использование папок манилы.
Повторно используйте ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ папки manila, вывернув их наизнанку и используя неиспользуемую внутреннюю вкладку для записи содержимого. Вы также можете использовать манильские этикетки для папок, чтобы закрыть предыдущие этикетки на папках. Убедитесь, что вы выбрали правильный размер для вкладок вашей манильской папки.
Они могут варьироваться от 2 дюймов до 5 дюймов. Я нашел этот товар на Amazon. Вы можете нажать на него и купить его там. (филиал)
Для долговременных файлов не нужны подвесные папки.
Подвесные папки прекрасно подходят для хранения внутри картотеки. Они помогают, когда вы хотите разделить категорию. Например, у меня есть висящая папка под названием «Утилиты». Внутри висящей папки у меня все бытовые коммуналки в манильских папках для легкого доступа. В конце года вытаскиваю папки манилы и помещаю в долговременное хранилище, если хочу их сохранить.
Используйте одну корзину и храните в ней не менее двух-трех (или более) лет для экономии места.
Он будет полным, но это всего лишь бумага. — Помните, в любом доме ценно пространство, так что заполняйте его. Вы можете легко вернуться к этим корзинам и удалить ненужные бумаги через три года.
Используйте прозрачную корзину и отметьте годы спереди.
Прозрачные контейнеры помогут вам быстро увидеть, что в них находится.
Эти корзины ниже представляют собой упаковку из шести штук от Amazon (партнер). Нажмите, если вы хотите получить более подробную информацию.
Измельчайте письма, которые вас огорчают или злят.
Хранить памятные вещи хорошо, но хранить вещи, которые навевают воспоминания о грустных или сердитых временах, следует убрать. Если вы хотите вернуться в эти времена, то смело сохраняйте бумаги.
Уничтожьте ВСЕ счета, которые не хотите хранить!
Если вам нравится распечатывать электронные счета, возможно, вы захотите переосмыслить этот процесс. Вместо этого сохраните цифровую копию в папке с пометкой «счета». При скачивании файла укажите название счета и месяц, за который выставлен счет, в качестве имени файла.
Удобная папка-гармошка для квитанций.
Если вы храните чеки, у есть закрытая папка-гармошка для чеков, , чтобы они не выпадали, когда вы их храните. Элементы ниже — это те, которые я нашел на Amazon (партнер).
Советы по организации долгосрочных бумажных файлов владельцев малого бизнеса
Если у вас небольшой бизнес, этот процесс немного сложнее. Прочтите ниже дополнительные советы, которые помогут организовать долгосрочные документы вашего малого бизнеса.
Сохраняйте счета-фактуры и квитанции/расходы в качестве доказательства возврата.
Никогда не выбрасывайте счета для вашего бизнеса. Однако вы можете сохранить их в виде PDF-файлов в безопасном месте на вашем компьютере. Не используйте файлы изображений, потому что, если вам когда-нибудь придется их печатать, принтер распечатает их как фотографию и израсходует много чернил.
Сохраняйте выписки по банковским счетам и кредитным картам для вашего бизнеса.
Банки хранят только банковские выписки максимум за 3-6 месяцев. Так что сохранение копии помогает, если вам когда-нибудь понадобится сослаться на них.
Храните файлы для вашего бизнеса в папке с граненым верхом.
Храните свои деловые файлы в папке-гармошке с крышкой, чтобы они были легко доступны и не смешивались с личными документами. Если вы используете папку-гармошку, купите те, у которых есть обложка. Эта папка-гармошка с крышкой сохранит документы в коробке, и они не будут толкаться.
Храните деловые документы отдельно от личных.
Даже если ваша налоговая декларация подается вместе с вашими личными налогами, вы всегда должны хранить документы отдельно. Это упрощает и ускоряет поиск нужных документов вместо того, чтобы просматривать ненужные.
Места для хранения организованных долгосрочных файлов
Теперь, когда вы организовали все эти файлы, давайте найдем место для их хранения. В вашем доме есть несколько мест, где вы можете хранить эти файлы.
Это должно быть место, которое не используется часто, но доступно, когда вам нужно зайти в файловые хранилища. Вот несколько мест, которые могут вам подойти.
Под лестницей — хорошее место для этих папок, если они находятся в пластиковых контейнерах для защиты от животных и воды.
Шкаф — еще одно хорошее место для хранения этих папок. Если они у вас есть в прочных пластиковых контейнерах, вы можете сложить их друг на друга.
Шкафчик для хранения вещей . Это отличный вариант для небольших домов, квартир или крошечных домов. если вы используете шкафчик для хранения, в нем должен быть контроль температуры, чтобы защитить бумаги от влажных температур. Вам также нужно будет платить ежемесячную плату за это место. Убедитесь, что шкафчик имеет надежный замок для защиты вашей личной информации.
Посетите наш дочерний блог о бизнесе, организующем долгосрочные публикации файлов ниже.
Как долго я должен хранить деловые записи
7 областей организации офисных файлов
Преимущества и советы по ежегодному пересмотру бумажных файлов
Я надеюсь, что это поможет вам систематизировать ваши долгосрочные файлы.