Как дома хранить документы удобно: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Идеи для хранения документов | ВОП.РУ

Организация хранения бумаг в офисе и дома требует ответственного подхода. На протяжении жизни у человека накапливаются различные бумажки, книги, квитанции, письма, которые нужно красиво и удобно разложить.

 

Как организовать хранение документов дома

Изначально стоит разобраться, как организовать компактное хранение документов и что для этого понадобится. С этой целью можно применять полки, ящики, коробки, стеллажи. Накопленный архив необходимо перебрать, выбросить ненужное и рассортировать по категориям оставшиеся бумаги.

Можно приобрести специальные удобные системы хранения для документов в офисе и дома или сделать их самостоятельно. Для квитанций, договоров подойдут папки, которые нужно подписать. Стоит помнить, что некоторая корреспонденция (к примеру, из судов) должна храниться много лет. Избавиться можно от старых квитанций и гарантийных талонов, чеков об оплатах покупок.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация бумаг на столе, в стеллажах и шкафах предполагает, что все документы раскладываются по назначению и категории. Рабочие хранятся отдельно от персональной документации — в разных папках и шкафах.

Отдельные папки нужно подписать и сложить в подставку для хранения документов, маркировка наносится на корешки. Рекомендуется разделить бумаги по таким категориям: учеба, трудоустройство, на недвижимость, семья, кредитные договора, счета за коммунальные услуги.

Чтобы упорядочить документы в офисе или дома, можно также использовать большие коробки, папки с подшитыми файлами, железный сейф, ящик. При небольшом количестве в подойдет папка-органайзер, которую можно купить или сделать самостоятельно.

Коробка с закладками — универсальный способ хранения документации, она может стоять в шкафу или в стеллаже.

 

Лоток для бумаги

Чтобы обеспечить удобное хранение документов на рабочем столе, подойдет универсальный лоток. Изделия производятся для стандартных листов формата А4 и различаются по высоте. Лотки для бумаг можно заказать по отдельности или в комплекте из нескольких штук со специальным поворотным механизмом. Лоток можно поставить на стол, в шкаф или на открытую полку. Преимущество заключается в том, что представлены широкая гамма цветов и размеров, можно крепить ярлычки.

Способы организации

Многие в процессе сортировки документации задаются вопросом, как называется подставка для документов на стол и какой ее тип выбрать. Это может быть удобный органайзер, горизонтальный или вертикальный лоток. Выбирается он в зависимости от особенностей и формата содержимого.

Для быстрого поиска необходимо разделить бумаги на категории и прикрепить ярлыки с цветовой разметкой. Классифицировать можно по таким категориям: медицина, техника для дома, ремонт. Но не стоит слишком подробно разделять документацию, поскольку это может усложнить поиск в дальнейшем.

 

Как сделать органайзер своими руками

Когда хозяйки не могут найти подходящий вариант в магазине, они задумываются самостоятельном изготовлении органайзеров для бумаг и документов на стол. Грамотно организованный быт помогает быстро находить вещи, делать уборку. Такой органайзер можно сделать из подручных материалов, которые есть в каждом доме.

Для документов

Расскажем, как сделать лоток для документов своими руками для установки на столе, на полке или в шкафу. Понадобится 3 плотных высоких коробки, ножницы, карандаш с линейкой, краски и клей. Отмерьте необходимую высоту органайзера и начертите линию отреза карандашом, передняя часть для удобства делается ниже. На коробках можно вырезать небольшие окошки, разукрасить красками, затем склеить коробки вместе. Перед разметкой учитывайте размеры файлов и документов, которые будете хранить в коробках. Преимущество конструкции в такой вертикальный лоток для бумаг своими руками есть возможность добавления секций.

Для канцелярии

Дополнить изготовленные своими руками вертикальные накопители для бумаг можно канцелярским органайзером для ластиков, карандашей, ручек. Для этого понадобятся банки с консервов, веревка, клей, картон и краска для декора. Из картона вырежьте ручку и обмотайте веревкой, консервные банки отмойте или оклейте декоративной бумагой. Затем ручка вставляется между банок, для красоты обтягивается веревкой.

 

Для книг

Кроме накопителя для бумаг своими руками, можно сделать аналогичное место хранения книг, учебников. Для этого можно взять большую плотную коробку, можно в ней сделать несколько отсеков для сортировки литературы. Для декора подойдет клейкая лента, ткань, бусины, тесьма. Используйте прочные коробки, чтобы под весом книг картон не деформировался.

Правила хранения документов дома

Делая лоток для бумаг вертикальный своими руками, стоит учитывать количество категорий документации для добавления соответствующего количества секций. Чтобы в документах был порядок, стоит их проверять на актуальность. Можно выбрасывать оплаченные квитанции за услуги ЖКХ, ежегодные договора. Для удобства все оплаты можно делать в электронном виде, сохраняя квитанции на компьютере.

 

Хранение документов в кабинете

При наличии дома рабочего кабинета все стоит хранить в нем. В ящиках стола стоит хранить важные бумаги или часто используемые. Рабочие документы лучше держать в сейфе.

Второстепенные документы можно хранить в лотках, коробках, органайзерах. Мы рассказали, как сделать лоток для бумаг своими руками — воспользуйтесь рекомендациями или купите подходящий вариант. Подписанные папки в коробках рекомендуется хранить в алфавитном порядке, а для ящиков организовать ярлыки и указатели.

Хранение документов в Москве, цена от 2100 рублей

Домашние библиотеки, кипы производственных документов и договоров, любая другая бумажная продукция требуют определенного хранения. Не всегда удобно держать их в жилом или офисном пространстве. Решить проблему можно легко и просто, сдав документы и книги на специализированный склад.

Наша компания принимает любую бумажную и печатную продукцию на хранение. Работаем в Москве. Относимся к своей профессиональной деятельности с максимальной ответственностью.

Особенности хранения бумаг и документов

Основная особенность бумажной продукции – она не переносит влажности. Кроме того, часто подвергается нападению насекомых-вредителей или грызунов. Обеспечить полную сохранность в домашних условиях не всегда целесообразно и удобно. Плюс, книги и документы – это «пылесборники», вызывающие аллергические реакции, особенно у детей.

Размещение печатной продукции в боксе – оптимальное решение, потому что:

• безопасно – в помещениях поддерживается рекомендованный уровень влажности;
• правильно – мы следим за температурными условиями, а также проветриваем склад;
• надежно – на всей территории постоянно ведется видеонаблюдение, есть охрана;
• комфортно – кипы бумаг и стопки книг не занимают полезную площадь дома.

Всегда подбираем подходящий бокс или контейнер, опираясь на конкретные нужды клиентов. Осуществляем необходимые разгрузочно-погрузочные работы, эргономично размещаем вещи на арендованной территории. Складской комплекс работает круглосуточно, предоставляя постоянный доступ владельцам к имуществу.

Обращайтесь – и проблема хранения бумаг решится максимально быстро!

Развернуть

Оставить заявку

Пожалуйста, заполните форму заявки

Стоимость хранения

Чем больше площадь — тем дешевле каждый метр:

Площадь, м2	1 месяц	3 месяца	6 месяцев	12 месяцев	Депозит **
		Скидка 5% *	Скидка 10% *	Скидка 15% *
1 м2	2 520 ₽	2 394 ₽	2 268 ₽	2 142 ₽	2 520 ₽
2 м2	4 600 ₽	4 370 ₽	4 140 ₽	3 910 ₽	4 600 ₽
3 м2	6 360 ₽	6 042 ₽	5 724 ₽	5 406 ₽	6 360 ₽
4 м2	8 200 ₽	7 790 ₽	7 380 ₽	6 970 ₽	8 200 ₽
6 м2	12 300 ₽	11 685 ₽	11 070 ₽	10 455 ₽	12 300 ₽
8 м2	15 520 ₽	14 744 ₽	13 968 ₽	13 192 ₽	15 520 ₽
10 м2	19 400 ₽	18 430 ₽	17 460 ₽	16 490 ₽	19 400 ₽
15 м2	28 050 ₽	26 648 ₽	25 245 ₽	23 843 ₽	28 050 ₽
20 м2	37 400 ₽	35 530 ₽	33 660 ₽	31 790 ₽	37 400 ₽
30 м2	56 100 ₽	53 295 ₽	50 490 ₽	47 685 ₽	56 100 ₽

* Стоимость аренды за бокс в месяц при условии единовременной предоплаты за указанный период

** Депозит за бокс, единоразово

Дополнительные услуги

Транспорт

Видеокамера
внутри бокса

Упаковочные
материалы

Специалист по
переезду

Видеотур по компании «Хранилище»

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы:

Можно ли хранить на вашем складе архивы и бухгалтерские документы?

Склад сухой и отапливаемый. Отличные условия для хранения архивов, документов, книг, печатной продукции и т.д.

Есть ли в боксе полки или стеллажи?

Нет, в боксе нет полок и стеллажей. При необходимости Вы можете арендовать или приобрести стеллаж у нас. Так же можете поставить свой стеллаж. Обращаем внимание, что крепление полок и стеллажей к стенам/полу боксов запрещено.

Мои архивы и документы будут в безопасности?

Наш комплекс находится на охраняемой огороженной территории. Сам комплекс — под круглосуточной охраной и видеонаблюдением. Кроме этого комплекс оборудован системой пожаробезопасности.

Я могу заключить договор на юридическое лицо?

Да. Для заключения договора необходимо предоставить карточку компании с реквизитами, а также копии основных учредительных документов.

Фотографии склада

Способы оплаты

Отзывы

Марсель

Сотрудничаем с компанией давно, сотрудники всегда оставляют хорошее впечатления. Не грубят, общаются дружелюбно. К товарам относятся внимательно и аккуратно. Сами помещения чистые, сухие. Однозначно рекомендуем склады.

Александр

Использовать склад было очень удобно. Арендовали небольшую площадь. Прекрасно работал лифт, поэтому разместились быстро. Всем сотрудникам спасибо за помощь.

Николай

Храню здесь рыболовные вещи, все сухо, тепло, ни каких грызунов, очень удобный подьезд и всегда есть бесплатное место для парковки, супер удобно!!!

Михаил

Оставляли гарнитур и всю утварь, когда ремонтировали кухню, так как разместить все добро негде. Ребята приехали быстро, помогли разобрать, выгрузить все и разместить у себя на складе. Все целое, ни одной царапинки.

Ева

Разместила в боксе книги из домашней библиотеки. Условия хранения для книг замечательные, в боксе чисто, тепло и сухо. Очень удобно, что можно приехать и взять определенные книги, когда захочешь. В квартире место освободилось, но все равно можно читать любимые книги. Спасибо вам.

Оставить отзыв на Yandex-картах Оставить отзыв в Google-картах

Лучшие способы хранения цифровых файлов

Старшие поколения знают, что их воспоминания можно найти в фотоальбомах или слайдах. Эти люди, возможно, снимали домашние фильмы на катушках, кассетах VHS и, возможно, даже на DVD. Даже пещерные люди знали, что хранение жизненно важно для запоминания. Следовательно, мы находим их резьбу на стенах по всему миру. Таким образом люди хотят сохранить свой опыт.

Однако для нынешних поколений жизнь стала цифровой — благодаря смартфонам, планшетам и встроенным камерам, которые фиксируют и сохраняют для нас воспоминания. Эти проблески нашей жизни могут быть связаны только с едой, подаваемой в Instagram или Facebook, но по какой-то причине мы запрограммированы сохранять эти части себя.

Несмотря на то, что нам удобно хранить все, что мы думаем, чувствуем, говорим и делаем, в виде цифрового файла, мы по своей сути знаем, что существует вероятность потери. Наши цифровые устройства могут утонуть в воде, быть потеряны или украдены. Цифровые воспоминания о нашем последнем праздничном торте и друзьях, которые ели его вместе с нами, могут исчезнуть, если вы не выберете умные способы их сохранения.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших способов хранения цифровых файлов:

Настольный накопитель

Несмотря на множество внешних решений для цифровых файлов, некоторые люди по-прежнему хранят свои фотографии, видео и файлы контента на своих настольных компьютерах или ноутбуках. Единственная проблема с этим методом заключается в том, что ваш компьютер может быстро захламиться тысячами файлов. Это замедляет работу вашего ценного оборудования (компьютера).

Когда вы хотите найти цифровой файл, вы, вероятно, ожидаете, что этот файл мгновенно появится на вашем экране. Тем не менее, любой, кто хранит много фотографий на компьютере, знает, что поиск одной фотографии может занять минуты, а иногда и часы, даже если вы храните ее на своем рабочем столе. Просто так хранить вещи не очень удобно. Самое главное, простое хранение этих цифровых файлов на рабочем столе делает их уязвимыми для вирусов, повреждения или кражи. Люди, которые полагаются на это, также обычно не имеют запасного плана.

Холодильная камера

Отсутствие резервной копии заставило многих исследовать холодное хранилище. Это включает в себя отдельные накопители, такие как флэш-накопители и флэш-накопители, а также SD-карты и осмелимся ли мы даже сказать, DVD? Одним из преимуществ является экономичный способ хранения больших файлов относительно безопасным способом. Файлы могут быть организованы таким образом, чтобы информацию можно было легко находить и обмениваться ею, как только она будет подключена к настольному или портативному устройству. Однако есть и обратная сторона. Данные фрагментированы и не легкодоступны — будет ли у вас доступ к машине с дисководом, когда придет время запускать DVD? Вы можете не знать, где какой день рождения, или помнить, на каком диске хранятся бабушкины фотографии. Кроме того, его можно легко потерять или повредить. Кроме того, внешние накопители часто нуждаются в обслуживании через несколько лет, как и любое другое оборудование, что требует дополнительных затрат на восстановление файлов, если они повреждены, и возникает необходимость переноса всей этой информации на новое устройство.

Хранилище социальных сетей

По мере роста популярности профилей в социальных сетях люди вскоре поняли, что они служат способом хранения фотографий и видео, где они всегда могут быть доступны. Таким образом, эти цифровые файлы не занимали место на мобильных устройствах или компьютерах. Кроме того, эти сайты социальных сетей предоставили возможность создавать альбомы для легкого доступа и обмена.

Тем не менее, проблемы существуют. Во-первых, изображения сохраняются в низком разрешении. Это не дает вам лучшую версию вашей цифровой жизни. Другие решения для хранения сохраняют изображения и видео в высоком разрешении. Кроме того, изображения в социальных сетях могут быть случайно удалены и потеряны навсегда. Во многих случаях компании, работающие в социальных сетях, не дают никаких гарантий относительно того, что хранится на их платформе, а что нет.

Еще более пугающим является то, что сайты социальных сетей признают, что активно извлекают ваши личные данные. Например, Facebook заявил, что они «владеют» вашими фотографиями. Даже если вы удалите свою учетную запись, они сказали, что данные все равно будут существовать где-то на их серверах. Теперь есть способы изменить это до определенной степени. Однако, пока вы продолжаете хранить фотографии и видео в социальных сетях, вы должны исходить из того, что ваши личные данные могут никогда не стать вашими.

Облачное хранилище

Этот вариант цифрового хранения становится все более популярным благодаря своим многочисленным преимуществам, несмотря на некоторые недостатки. Такие компании, как Dropbox, появились, чтобы предложить вариант для цифровых файлов, который решил существующие проблемы с хранением. Вскоре появились Google Drive, Box и множество других облачных платформ.

Облачное хранилище избавило от необходимости хранить файлы на компьютерах, поскольку оно предлагает организованный способ поиска, совместного использования и контроля вашей информации. Данные не извлекаются активно, как хранилища социальных сетей, и при этом они не теряются и не повреждаются. Также есть мгновенная синхронизация и доступ с любого устройства для большего удобства. Некоторые даже имеют историю изменений, чтобы вы могли вернуться к более старой версии цифрового файла.

Однако даже у этого решения для хранения есть свои недостатки. Во-первых, многие службы облачного хранения начинают с объема хранилища, который вы вскоре перерастаете. Затем, когда вы посмотрите на варианты подписки, вы поймете, что это может стать довольно дорого. Что произойдет, если вы отмените подписку — куда пойдут ваши данные?

Во-вторых, многие эксперты по безопасности выразили озабоченность по поводу реальной безопасности при использовании облачных хранилищ. Например, InformationWeek отметила наличие некоторых ключевых угроз, включая утечку данных, потерю данных, перехват трафика, небезопасные API и многое другое. CSO пояснил, что с каждым годом возникает все больше проблем с безопасностью, поскольку хакеры понимают, как они могут получить доступ к этим данным, в первую очередь во время передачи данных облачному провайдеру.

Персональное гибридное облачное хранилище

Когда мы приступили к созданию Amber, мы рассмотрели все эти способы хранения цифровых файлов. Это означало спрашивать других, что они использовали, что им понравилось, а что не понравилось.

Мы обнаружили, что все мы сталкиваемся с одинаковыми проблемами. Существуют вопросы о том, как найти данные, кто владеет данными и кто просматривает данные. Самой большой проблемой было отсутствие реального контроля над нашей собственной цифровой жизнью. В прошлом эти альбомы для вырезок, фотоальбомы и видео оставались в нашем доме. Теперь мы все отказались от наших данных с помощью большинства методов хранения.

Amber возвращает этот контроль, становясь вашей цифровой капсулой времени, и в то же время предлагает удобство, доступность и безопасность. Все начинается с привлекательного физического устройства, которое может автоматически сохранять фотографии прямо с вашего смартфона и обеспечивать безопасность всех ваших мультимедийных файлов. Вы получаете доступ к своим файлам, включая потоковую передачу видео с помощью приложения, которое подключается к вашему устройству Amber через наш собственный глобальный облачный сервис LatticeNest. Это облако обеспечивает управление идентификацией пользователей и проверку маршрутизации данных без необходимости хранить ваши фактические файлы данных в облаке — в отличие от традиционной службы облачного хранения — обеспечивая большую защиту и конфиденциальность ваших цифровых активов. Получите всю необходимую простоту и удобство с безопасностью, которую вы заслуживаете, потому что некоторые вещи в жизни случаются только один раз.

С Amber нет обязательных подписок, и ваши данные всегда в безопасности. Чтобы узнать больше, посетите Как это работает.

Лучший способ организовать ваши файлы и папки

Если вы похожи на обычного человека, у вас, вероятно, есть несколько «неофициальных» мест для различных файлов, бумаг и документов, которые проникают в вашу жизнь.

Ваш письменный стол является вероятным кандидатом, как и ваш кухонный стол, и, конечно же, самое дно вашего рюкзака, где бумаги умирают и никогда не восстанавливаются.

Что ж, приготовьтесь попрощаться со своей заурядностью — и всем бардаком в этих местах.

Направив объединенную духовную энергию Мари Кондо и Лесли Ноуп, я создал это руководство, которое покажет вам, как легко организовать все ваших файлов, документов и бумаг.

Мы начнем с того, что выясним, какие из ваших файлов должны быть на бумаге (а не на вашем компьютере). Затем мы поговорим о том, как организовать и обработать эти файлы с помощью  Трехпозиционная система. Наконец, мы рассмотрим, как вы можете начать оцифровывать свои файлы.

Начнем.

Физические и цифровые: как хранить файлы?

Смотрите, на дворе 2019 год. Мы больше не записываем номера телефонов наших друзей на Rolodexes, и когда сегодня телефонная компания оставляет телефонную книгу у нас на пороге, мы сердито чирикаем на них за разрушение окружающей среды.

Итак… стоит ли вообще говорить о том, как организовать физические файлы? Разве мы не должны отказаться от бумаги?

Что ж, если вы чем-то похожи на меня, ответ  «в основном да».

Всякий раз, когда я получаю лист бумаги, мой первый инстинкт: либо:

1. Утилизировать (это происходит с большей частью почты, которую я получаю)
2. Оцифровать… и затем переработать (или уничтожить)

Я не люблю держать в своей жизни много бумаги. Я бы предпочел хранить все свои файлы в облаке, где они не занимают места и к ним можно получить доступ на всех моих устройствах.

Тем не менее, есть вещи, которые просто необходимо держать под рукой в ​​физической форме. Итак, пока мы все не выясним, как загрузить наше сознание в компьютеры и принять полностью смоделированное существование (при условии, что мы еще не делаем этого сейчас — подсказка X-Files), вот некоторые документы, которые вы должны убедиться, что вы держать в наличии:

Документы, которые необходимо сохранить на бумаге

Храните все эти документы в вашей физической файловой системе:

• Удостоверения личности и паспорта
• Свидетельство о рождении
• Карточки социального обеспечения
• Бизнес-лицензии (если у вас есть бизнес)
• Свидетельство о браке (если вы состоите в браке)
• Заголовки транспортных средств, кредитные документы и регистрационные документы
• Документы на недвижимость и ипотечные документы
• Завещания и завещания о жизни

Если вы студент, у вас может не быть многих из этих документов прямо сейчас; однако вы, вероятно, приобретете некоторые из них в будущем, и вам понадобится безопасное место для их хранения.

Кроме того, вы можете иметь при себе определенные сентиментальные документы – вырезки из газетных статей, в которых вы упоминались или которые вы написали сами, особые поздравительные открытки, рисунки вашего младшего брата мелками и тому подобное.

Что бы это ни было, используйте следующую систему для его организации и хранения.

Трехместная система организации файлов

Когда дело доходит до организации физических файлов, я использую простую систему, состоящую из трех мест:

1. Основной ящик для файлов
2. Входящие
3. Переносная папка с файлами

Есть еще несколько дополнительных мест, которые вы можете добавить в свою систему (о которых я расскажу позже), но эти три покроют подавляющее большинство ваших потребностей.

Основная папка с файлами

Основной ящик с файлами — это место, где в конечном итоге должно оказаться большинство ваших физических файлов (если вы не собираетесь их оцифровывать).

Если у вас есть партий бумаг, которые вам нужно хранить, вы можете купить для этой цели картотечный шкаф с несколькими ящиками; однако я считаю, что одного ящика с файлами для меня более чем достаточно.

Этот ящик для файлов предназначен для хранения висящих папок, каждая из которых получает метку. Большинство подвесных папок поставляются с этикетками.

Теперь, когда вы создаете свою структуру здесь, рекомендуется попытаться придерживаться «древовидной» структуры, которую вы использовали для своих цифровых файлов.

Использовать каждую висячую папку как папку верхнего уровня. Это может быть все, что вам нужно; если вы похожи на меня, у вас не будет тонны физических файлов, и вам не нужно будет углубляться.

Если вам нужно углубиться, у вас есть несколько вариантов. Первый — просто поставить несколько обычных папок в ваших висящих папках.

У меня действительно есть пример для этого; моя арендодательница оставила целую папку с файлами вместе с домом, который я снимаю, потому что она в высшей степени организована (честно говоря, она должна писать эту статью вместо меня).

Каждая висящая папка — это просто буква алфавита; в каждом есть папка для каждой части дома – двери гаража, системы безопасности, холодильника и т. д.

Другой метод заключается в том, чтобы использовать листы бумаги для принтера в качестве разделителей, а затем прикрепить липкие флажки к краям каждого из них, чтобы создать этикетки, которые будут торчать из остальной части бумаги.

Вы также можете использовать плотную плотную бумагу, если хотите, чтобы эти разделители казались более прочными, чем обычная бумага.

Добавление липкого флага к листу бумаги создает полезный разделитель для разных типов файлов.

Этот метод не так хорош, как использование папок в папках, так как этот метод позволяет вам извлекать определенную папку, когда вам нужно с ней работать. Однако он дешевле и занимает меньше места.

Входящие

Будьте честны со мной: когда вы получаете письмо, которое нужно отправить в папку с файлами, как часто вы сразу же открываете папку с файлами и кладете ее в нужное место?

Держу пари, что это не в 100% случаев, и что ваш кухонный стол часто используется как удобное место для того, чтобы выбрасывать вещи, с которыми «разберутся позже».

Вот в чем дело: Все в порядке. Вы, вероятно, не должны открывать папку с файлами и находить точную папку для каждого файла, который вы получаете, в тот самый момент, когда вы его получаете. Гораздо эффективнее выделить определенное время для обработки всех ваших неорганизованных файлов, почты, загадочных сообщений, написанных вырезанными журнальными буквами и прибитыми к вашей двери и т. д.

Однако ваш кухонный стол не заслуживает того, чтобы быть свалкой для всех этих вещей. Это работа для вашего почтового ящика .

Входящие — это простой лоток (или стопка лотков, если хотите пофантазировать), который стоит на вашем столе. Всякий раз, когда вы получаете что-то, что нужно обработать позже, вы кладете это в папку «Входящие». Там он будет ждать обработки.

Не реже одного раза в неделю просматривайте все в папке «Входящие» и решайте, что нужно сделать с каждым фрагментом – разобраться с ним (если он представляет собой задачу, например счет за воду), оцифровать его, переработать или положить в Ваша основная файловая система.

Портативная папка с файлами

Последняя часть вашей физической файловой головоломки — та, что путешествует с вами.

Когда вы находитесь вне дома и вдали от ящика с файлами и почтовыми ящиками, вам все равно нужно каким-то образом хранить любые бумаги, которые вы получаете на работе, в классе или от того парня возле вашей местной кофейни, который держит его «Конец настал». Ночь».

Теперь, в зависимости от типа вашей работы и занятий, которые вы посещаете, ваша портативная папка с файлами может функционировать как портативный почтовый ящик (который вы очищаете на регулярной основе) или мини-ящик для файлов , который фактически хранит документы в течение значительного периода времени.

Если вы чем-то похожи на меня, у вас нет бумажных документов, которые вам нужно носить с собой. Вы можете носить с собой бумажный блокнот (возможно, вы являетесь пользователем пулевого журнала) или роман, но на самом деле вы не носите с собой рабочие листы и другие бумаги.

Если это так, то я рекомендую держать одну папку в сумке и использовать ее в качестве переносного почтового ящика. Это дает вам безопасное место для временного хранения любых документов, которые вы получаете, когда вы в пути, и это не занимает много места.

Каждый день, возвращаясь домой, вы можете переместить все полученные бумаги и брошюры о конце света в свой основной почтовый ящик, папку «Входящие» или корзину.

Но что, если вы студент, которому нужно носить с собой задания и раздаточный материал?

Или что, если вы влиятельный деловой человек с прилизанными волосами, которому нужно носить с собой, знаете ли, деловые документы?

Если это так, то одна папка, вероятно, не поможет. (На самом деле край папки более чем способен разрезать горчицу, но я отвлекся)

Вместо этого поищите переносную папку-аккордеон (рекомендую эту от Five Star). Они бывают самых разных дизайнов, от тех, у которых просто закрывающийся клапан, до тех, которые застегиваются на молнию и имеют встроенные вкладки для этикеток.

Все они имеют одну общую черту: они представляют собой несколько папок в одном тонком компактном корпусе, что означает, что они действуют как портативный ящик для файлов, с которым вы можете работать.

Вы можете легко разделить и упорядочить все различные документы для своих занятий или очень важных деловых сделок, и, в отличие от старых школьных папок с жестким корешком, они расширяются или сжимаются в зависимости от того, сколько вы носите.

Необязательные расположения файлов

Трехместная система, скорее всего, будет всем, что вам нужно для подавляющего большинства ваших файлов, особенно если вы решите начать оцифровку большинства из них. Однако есть несколько потенциальных исключений. Здесь я расскажу о паре, которую вы, возможно, захотите рассмотреть.

Коробка с руководствами

Одним из типов физических «файлов», которые я почти никогда не оцифровываю, являются руководства по продуктам . У меня есть инструкции для моей газонокосилки, цифрового пианино, камеры и многих других вещей, которые я купил. Они часто довольно толстые, поэтому они заняли бы много места в моем основном ящике с файлами, если бы я попытался сохранить их там.

Вот почему у меня тоже есть «коробка с руководствами». В моем случае это просто картонная коробка в моем подвале, где я храню инструкции для вещей, которые покупаю. Это не очень организовано. Всякий раз, когда я что-то покупаю и думаю, что должен сохранить руководство, я просто бросаю его в коробку.

Конечно, вы можете упорядочить свой ящик с руководствами — на самом деле, ящик с папками моего арендодателя — это действительно гиперорганизованный ящик с руководствами. Когда у меня в конце концов появится собственный дом, я буду строить коробку с руководствами, организованную таким же образом.

На данный момент количество руководств, которыми я владею, достаточно мало, чтобы одна коробка без папок работала нормально.

Помните, иногда чрезмерная оптимизация одной крошечной части вашей жизни занимает так много времени, что ваша жизнь в целом становится менее оптимизированной.

Сейф

Для ваших очень секретных документов, чувак. Сейфы можно арендовать в большинстве банков за годовую плату, которая может варьироваться от банка к банку и от места к месту.

Есть также компании, которые специализируются только на сейфовых ячейках, и вы можете найти их дешевле. Один, который я нашел здесь, в Денвере, сдает в аренду небольшие коробки за 125 долларов в год.

Лично я сейфом не пользуюсь. Для важных документов у меня есть резервные копии. Тем не менее, я также живу в доме, где я чувствую, что мои документы в достаточной безопасности.

Однако в другие периоды моей жизни я жил в комнатах общежития с соседями по комнате, которые часто оставляли дверь незапертой — или широко открытой. Если вы находитесь в такой же небезопасной жизненной ситуации, сейф может быть разумным вложением.

Организация ваших бумажных файлов — отличный пример аналоговой продуктивности. Для получения дополнительных советов по аналоговой производительности ознакомьтесь с этой статьей.

Как стать безбумажным: оцифруйте свои физические файлы

Чтобы завершить это руководство, я хочу поговорить о чем-то, что даже лучше, чем правильное хранение и организация ваших бумажных файлов; а именно, оцифровывая их и затем удаляя физические версии из своей жизни.

Верно: пора переходить на (в основном) безбумажный образ жизни.

Оцифровка — это процесс сканирования ваших физических файлов и преобразования их в электронные изображения или PDF-файлы. Оттуда вы можете легко вставить их в красиво оформленную систему папок на компьютере, где они:

• Больше не занимает места в вашем доме или рюкзаке
• Можно создать резервную копию и сделать неуязвимым для огня, хулиганов или сбежавших из зоопарка горилл
• Доступны для поиска (если вы сохраните их в формате PDF или… ну, читайте дальше.)

Лично я стараюсь оцифровывать почти каждую полученную бумагу. Если я не имею дело с толстым руководством по продукту (и не могу найти PDF-файл в Интернете, чтобы заменить его), оцифровка бумаги занимает очень мало времени.

Это особенно актуально сейчас, когда почти у каждого есть встроенная в телефон камера сверхвысокого разрешения. В прошлом единственным простым способом оцифровки документов было либо купить сканер, либо пойти в Kinko’s или Staples и отсканировать там документы.

Теперь вы можете просто использовать свой телефон, а это значит, что вы можете оцифровывать раздаточные материалы, квитанции и другие документы, где бы вы ни находились.

Кроме того, если вы используете правильное приложение, вы можете автоматически отправлять отсканированные изображения в файловую систему.

Вот как я оцифровываю свои файлы. Во-первых, отмечу, что по большей части я предпочитаю отправлять все свои сканы в свою учетную запись Evernote, а не в свою настоящую файловую систему. Если вы прошли мой курс по системам продуктивности (бесплатно по этой ссылке), то, возможно, знаете, что я использую Evernote как второй мозг.

Отсканированный документ в Evernote. Здесь текст доступен для поиска, и весь документ может быть помечен и аннотирован.

Все мои исследования статей, заметки к книгам, рецепты, записи в журналах и другие идеи помещаются в Evernote. (Обратите внимание, что есть и другие варианты — ознакомьтесь с нашим списком 10 лучших приложений для создания заметок в 2020 году, чтобы увидеть лучшие из них.)

Поскольку пользовательский интерфейс Evernote позволяет мне видеть содержимое отдельной заметки рядом со всеми моими заметками и блокнотами (вместо того, чтобы заставлять меня открывать вещи в отдельной программе), я считаю, что это гораздо более эффективное место для хранения идей . Вот почему я также решил отправить сканы туда.

Однако есть и другая причина: Evernote делает ваши сканы доступными для поиска, даже если это изображения .

Я обычно загружаю свои сканы в формате PDF, но вы также можете добавлять изображения в Evernote, и его алгоритм оптического распознавания символов позволит вам искать в них любой текст (даже если это рукописный текст).

Лучшее бесплатное приложение для сканирования документов

Учитывая все вышесказанное, я на самом деле не использую встроенный в Evernote инструмент сканирования для оцифровки получаемых документов.

Вместо этого я использую приложение Scanbot (iOS | Android).

Scanbot отлично справляется с автоматическим определением краев большинства документов.

Я обнаружил, что способность Scanbot быстро определять края листа бумаги (или визитной карточки, или квитанции, или карты Magic: The Gathering ) намного лучше, чем у Evernote, и вы также можете сканировать несколько страниц одновременно — когда вы закончите, приложение может объединить их в один PDF-файл.

Эти функции значительно ускоряют сканирование, но есть еще одна причина, по которой мне так нравится Scanbot: функция автоматической загрузки .

В настройках приложения вы можете выбрать место назначения, куда будут автоматически загружаться все новые сканы. Направления включают:

• Evernote (тот, которым я пользуюсь)
• Google Диск
• Дропбокс
• OneDrive
• OneNote
• Многое другое, включая FTP и WebDAV

Кроме того, вы можете выбрать конкретную папку для загрузки или блокнот для большинства направлений. В Evernote я установил блокнот под названием 9.0061 !INBOX , где я также создаю большинство новых текстовых заметок (я назвал его символом «!», поэтому он находится вверху списка моих блокнотов).

У

Scanbot есть один существенный недостаток: Pro-версия в последние месяцы стала довольно дорогой.

В результате я планирую протестировать другие приложения для сканирования в ближайшем будущем и обновить это руководство новым рекомендуемым выбором. А пока ознакомьтесь с этим списком для некоторых альтернатив.

Примечание. Если вы используете приложение для сканирования документов, которое отправляет отсканированные изображения в Evernote, Google Диск, Dropbox или какое-либо другое приложение, синхронизируемое с облаком, ваши оцифрованные файлы будут в разумных пределах резервироваться. Тем не менее, вы должны сделать уверен что да. Если ваши сканы существуют только на одном жестком диске компьютера, они могут быть потеряны в одно мгновение, если этот жесткий диск выйдет из строя.

Создайте папку «Входящие» на своем компьютере

Я хочу сделать последнее замечание об оцифровке: если вы решите загружать свои оцифрованные файлы в собственную систему папок вашего компьютера, а не в приложение, такое как Evernote, то вам может быть хорошей идеей создать папку «Входящие» на твой компьютер.

Некоторые люди фактически используют цифровую папку «Входящие» так же, как физическую папку «Входящие», сохраняя в нее все новые файлы, а затем перемещая их позже. Я не делаю этого по нескольким причинам:

1. Большинство моих часто используемых папок закреплены на боковой панели быстрого доступа, поэтому их открытие не занимает много времени.
2. Большая часть моей работы связана с редактированием видео, а видеопроекты полны отснятого материала, изображений, музыки и других документов. Изменение расположения файлов для этих активов может привести к поломке проекта.

Тем не менее, использование папки «Входящие» для автоматической загрузки отсканированных документов — действительно хорошая идея, , потому что это позволяет сканировать документ за считанные секунды и продолжать жить дальше. Вы не хотите стоять в продуктовом магазине, копаясь в папках на Google Диске, чтобы найти подходящую для той квитанции, которую вы только что отсканировали.

Вместо этого раз в неделю садитесь и обрабатывайте папку «Входящие», как если бы вы делали это с физическим почтовым ящиком. Это именно то, что я делаю со своей записной книжкой !INBOX в Evernote.

Когда вы работаете таким образом, вы эффективно группируете все свои задачи по сортировке, устраняя как можно больше трений из-за нескольких раз в течение недели, когда вы можете отсканировать документ.

Уничтожение конфиденциальных документов

Теперь, когда вы оцифровали документ, вы, вероятно, захотите избавиться от бумажной версии. У вас есть несколько вариантов сделать это:

• Утилизируйте — это лучший вариант для большинства вещей.
• Выбрось его — если хочешь доказать правоту парня из «Конец близок» и навредить планете.
• Сожгите его — ознакомьтесь с местными законами о пожарной безопасности и действующими запретами и не сжигайте глянцевые вещи! Вот руководство, если вы действительно хотите это сделать.
• Съешь это — если ты козел, ты уже сделал это.

Тем не менее, вы должны знать, что некоторые неприятные персонажи, как известно, копаются в мусоре и мусорных баках в поисках бумаги, содержащей личную информацию, которую они могут украсть. Не позволяй ваши личные данные попадут в руки этих недобросовестных авантюристов.

Всякий раз, когда вы оцифровываете что-либо, содержащее номера счетов, ваш номер социального страхования, финансовые данные или другую личную информацию, притворитесь злодеем из черепашек-ниндзя, а затем уничтожьте это.

Я использую шредер с поперечной нарезкой, который более безопасен, чем обычный шредер с полосовой нарезкой, поскольку он режет бумагу на мелкие кусочки, а не на длинные полоски, которые можно легко склеить (американское посольство в Тегеране узнало об этом на собственном горьком опыте). в 1970-х и 80-х годов).

Это не слишком дорого, и вы можете держать его в своего рода постоянно включенном режиме, чтобы он мгновенно начинал уничтожать, когда вы подаете лист бумаги. И это определенно меньше работы, чем иметь дело с кражей вашей информации! Говоря об этом, вы также можете послушать наш выпуск подкаста о методах цифровой безопасности.

Организация — это долгосрочный процесс

Как вы, наверное, знаете, недостаточно просто настроить систему для организации ваших файлов:  вы должны использовать его.

После того, как вы закончите реализацию всего из этого руководства, убедитесь, что вы действительно уделяете время правильной организации новых документов, когда вы их получаете. Немедленно поместите их в папку «Входящие» или переносимую файловую систему, а затем регулярно обрабатывайте их.

Кроме того, может быть полезно запланировать задачу — скажем, раз в 3–4 месяца — для проверки файловой системы и проверки ее работоспособности. Если что-то не на месте, верните это на место.

Этот процесс поможет предотвратить проникновение «энтропии» (или хаоса) в вашу файловую систему, гарантируя, что вы всегда будете знать, где что находится.