Как дома хранить документы: Хранение документов дома: идеи организации с фото

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтоб

Какие документы стоит хранить, а какие давно пора выбросить? | Право | Общество

a[style] {position:fixed !important;} ]]]]]]]]]]>]]]]]]]]>]]]]]]>]]]]>]]>

aif.ru

Федеральный АиФ

aif.ru

Федеральный АиФ

• ФЕДЕРАЛЬНЫЙ
• САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
• Адыгея
• Архангельск
• Барнаул
• Беларусь
• Белгород
• Брянск
• Бурятия
• Владивосток
• Владимир
• Волгоград
• Вологда
• Воронеж
• Дагестан
• Иваново
• Иркутск
• Казань
• Казахстан
• Калининград
• Калуга
• Камчатка
• Карелия
• Киров
• Кострома
• Коми
• Краснодар
• Красноярск
• Крым
• Кузбасс
• Кыргызстан
• Мурманск
• Нижний Новгород
• Новосибирск
• Омск
• Оренбург
• Пенза
• Пермь
• Псков
• Ростов-на-Дону
• Рязань
• Самара
• Саратов
• Смоленск
• Ставрополь
• Тверь
• Томск
• Тула
• Тюмень
• Удмуртия
• Украина
• Ульяновск
• Урал
• Уфа
• Хабаровск
• Чебоксары
• Челябинск
• Черноземье
• Чита
• Югра
• Якутия
• Ямал
• Ярославль

• Спецпроекты
  • 75 лет атомной промышленности
  • 75 лет Победы
    • Битва за жизнь
    • Союз нерушимый
    • Дневники памяти
    • Лица Победы
    • Накануне
  • Герои страны
  • Герои нашего времени
  • Asus. Тонкость и легкость
  • Рак легкого — не приговор
  • Красота без шрамов
  • Клиника «Медицина»
  • Как справиться с грибком ногтей
  • Деньги: переводить мгновенно и бесплатно
  • Инновационный ультрабук ASUS
  • Как быстро найти работу?
  • Память в металле
  • Здоровый образ жизни – это…
  • Московская промышленность — фронту
  • Почта в кармане
  • Путешествие в будущее
  • GoStudy. Образование в Чехии
  • Безопасные сделки с недвижимостью
  • Перепись населения. Слушай, узнавай!
  • Новогодний миллиард в Русском лото
  • Рыба: до прилавка кратчайшим путем
  • «Кванториада» — 2019
  • Югра: нацпроекты по заказу
  • Выбор банковских продуктов
  • Работа мечты
  • МГУ — флагман образования
  • 100 фактов о Казахстане
  • Ремонт подъездов в Москве
  • Panasonic: теплицы будущего
  • Рейтинг лучших банковских продуктов
  • Лечим кашель
  • Югра удивляет
  • Возвращение иваси
  • Детская книга войны
  • Как читать Пикассо
  • Жизнь Исаака Левитана в картинах
  • Учиться в интернете
  • Пробная перепись населения–2018
  • «Летящей» походкой
  • Реновация в Москве
  • «АиФ. Доброе сердце»
  • АиФ. Космос
  • Сделай занятия эффективнее
  • Фотоконкурс «Эльдорадо»
  • Яркие моменты футбола
  • Вся правда о гомеопатии
  • Леди выбирают
  • Москва Высоцкого
  • Пресс-центр
  • Октябрь 1917-го. Буря над Россией
  • Война на Украине
    • Война на Украине онлайн
    • Репортаж
    • Прогнозы и перспективы
    • Оценки
    • Война на Украине в вопросах
  • Письма на фронт
  • Алло, цивилизация
  • Тестируй все от LG
  • Ад Беслана. Взгляд изнутри
  • Твои документы!
  • Острый угол
    • Дороги
    • Коррупция
    • ЖКХ
    • Здоровье
    • Энергетика
    • СХ
    • Строительство
    • Преступность
    • Образование
    • Промышленность
    • Миграция
    • Туризм
    • Спорт
  • Все спецпроекты
• Все о коронавирусе
• Мой район
  • Академический
  • Внуково
  • Гагаринский
  • Дорогомилово
  • Зюзино
  • Коньково
  • Котловка
  • Крылатское
  • Кунцево
  • Куркино
  • Ломоносовский
  • Митино
  • Можайский
  • Ново-Переделкино
  • Обручевский
  • Очаково-Матвеевское
  • Покровское-Стрешнево
  • Проспект Вернадского
  • Раменки
  • Северное Бутово
  • Северное Тушино
  • Солнцево
  • Строгино
  • Теплый стан
  • Тропарево-Никулино
  • Филевский парк
  • Фили-Давыдково
  • Хорошёво-Мнёвники
  • Черемушки
  • Щукино
  • Южное Бутово
  • Южное Тушино
  • Ясенево
• Изменения в Конституцию
• Антивирус
• Казахстан сегодня
• Общество
  • 75 лет Победе
  • Просто о сложном
  • Сеть
  • Наука
  • Здравоохранение
  • Армия
  • Безопасность
  • Образование
  • Право
  • Конкурс «Регионы России»
  • Арктика — территория развития
  • Экология
  • МЧС России
  • Мусора. нет
  • Агроновости
  • История
  • Люди
  • Религия
  • Общественный транспорт
  • СМИ
  • Природа
  • Туризм
  • Благотворительность
  • Социальное страхование
  • Измени одну жизнь
  • Галереи
  • Мнение
• Происшествия

Раскладываем по полочкам: как хранить документы, чтобы они не потерялись — Дом

Порядок в документах — порядок в делах. У WomanHit.ru есть пара советов для тех, кто не может разобрать кипы бумаг

Ксения Парфенова

18 декабря 2019 10:03

позаботьтесь о своем будущем

Фото: unsplash.com

Как только вам понадобится найти номер ИНН, свидетельство на имущество или медицинский полис ребенка, ничего не получится… И все потому, что у вас нет привычки сортировать документы и хранить их в одном месте. Между тем, сделать это крайне важно — в случае чрезвычайной ситуации вы сможете схватить сумку с документами и выбежать из квартиры, а не потерять буквально половину жизни. Без бумажки мы букашки — будем учиться на своих ошибках.

Канцелярские принадлежности

Прежде всего, вам нужно купить упаковку файлов с отверстиями для крепления, по папке-регистратору на каждого члена семьи и выбрать, где они будут храниться — в кейсе, тканевой сумке или просто на полке шкафа. Дополнительно советуем приобрести разделители — с ними документы можно рассортировать по темам: здоровье, образование, имущество и пр.

Пересмотрите все полки

Чтобы найти старые документы, осмотрите в доме все «злачные» места: полки, рабочий стол, ящики и так далее. Находя документ, сразу складывайте его в отдельный файл в нужной папке. Если некоторые документы, например, права на квартиру или ипотечные обязательства, относятся сразу к нескольким членам семьи, сделайте их ксерокопии. На обратной стороне листа подпишите, в какой папке находится оригинал документа и сложите копию в нужную папку.

Срок давности

Если вы платите за налоги, услуги ЖКХ и прочее в отделениях, а не онлайн, квитанции автоматически обязывают вас хранить их некоторое время. Так Минфин дал указание, что хранить квитанции об уплате налогов нужно на протяжении 4 лет — после этого срока вы можете их уничтожить. Квитанции об оплате коммунальных услуг нужно держать у себя 3 года — по истечении этого времени заканчивается срок исковой давности. Чеки для налоговых вычетов стоит хранить также 3 года — это период, в течение которого вы можете вернуть 13% стоимости лечения зубов или обучения в автошколе. Такие документы, как свидетельство на квартиру, о браке или рождении ребенка нужно хранить бессрочно.

Уничтожаем документы

Большинство несерьезно относится к просроченным документам, считая, что их можно просто выбросить в мусорку, якобы их личные данные никому не нужны. Между тем, мы советуем вам разрывать на нечитаемые части абсолютно все документы, которые вы собираетесь их уничтожить. Никогда не знаешь, кому в руки попадет, казалось бы, ненужный документ — лучше обезопасить себя от лишних проблем.

Сроки хранения документов в 2019 году. Перечень документов подлежащих хранению. Как и где лучше хранить архивы

---

Деятельность любой организации приводит к образованию множества документов. Обязанность хранить их закреплена на законодательном уровне. При несоблюдении этого требования наступают малоприятные последствия в виде штрафов, а порой и дисквалификации ответственных лиц.

Выполнение положений закона, посвященных хранению документов в организации, строго контролируется. Однако соблюдать порядок в этом деле необходимо не только для того, чтобы успешно проходить регулярные проверки. Официальные бумаги часто требуются самой организации, например, при создании отчетности или разрешении спорных ситуаций.

Но где держать всю нужную документацию, чтобы она не загромождала пространство и не повреждалась? Как долго необходимо заботиться о целостности бумаг? И что делать по истечении обозначенных сроков? Важно быть осведомленным в этих вопросах.

Содержание статьи:

Перечень документов, которые подлежат хранению  

 

• Регистрационные. С них начинается жизнь предприятия. Это свидетельство о государственной регистрации, устав, подтверждение постановки на налоговый учет и прочее.
• Подтверждающие юридический адрес. Такие свидетельства и договоры требуются при открытии счета в банке, их запрашивают лицензионные, налоговые органы.
• Разрешающие. Часто осуществление деятельности на законных основаниях допустимо только после одобрения государственных служб. При этом выдаются допуски, лицензии, разрешения от пожарного надзора и СЭС, сертификаты.
• Учетные и отчетные. К этой категории относятся подлежащие хранению бухгалтерские документы, налоговые декларации, заключенные контракты. Здесь же накладные, квитанции и ордера, а также то, что имеет отношение к кассовой технике.
• Кадровые. Такие материалы представляют интерес не только для работников компании, но и, например, для пенсионного фонда, налоговой и трудовой инспекций. Это личные карточки сотрудников, положения о премировании и аттестации, графики отпусков, ведомости по начислению зарплаты и так далее.

Установленные сроки хранения документов

 

Сведения о предусмотренных временных рамках содержатся в нормативных актах. Срок в каждом случае разный. Он может составлять как год, так и десятки лет. Более подробная информация – в таблице:

Документы	Срок хранения
Большинство бухгалтерских	5 лет
Первичные документы	5 лет
Книга продаж	5 лет
Данные по дебиторской задолженности	4 года
Документы о приобретении активов	4 года
Налоговые декларации	10 лет
Расчеты по страховым взносам	5 лет
Документация по охране труда	5 лет
Статистические годовые отчеты	10 лет
Трудовые договоры	75 лет
Журналы кадрового учета	75 лет
Личные дела	75 лет
Заявления лиц, не принятых на работу	3 года

 

В официальных источниках (федеральном законе, приказах) может разниться информация о том, сколько хранить бухгалтерские документы и разные деловые бумаги. Если есть такое несовпадение, следует придерживаться большего из указанных сроков во избежание нарушений. Для бумажного и электронного документооборота требования едины.

Правила хранения документов, архивов

 

Главным остается возможность по первому требованию предоставить бумаги в сохранном, читабельном виде. Чтобы эти качества не терялись в течение продолжительного времени, важно обеспечивать следующее:

• Оптимальный световой режим. Архивное помещение желательно защитить от интенсивного дневного света. Рекомендуемое расположение окон, если они есть, – с северной стороны. Согласно правилам хранения документов, на последние не должны прямо попадать солнечные лучи – это приводит к выцветанию. Допускается использовать источники искусственного света, в частности прикрытые плафонами лампы.
• Поддержание нужной температуры и влажности. Неподходящие параметры и скачки показателей пагубно влияют на бумажную основу и качество напечатанного. Сырость провоцирует образование плесени. Соответствие условий требованиям контролируется с помощью приборов. Не лишней окажется установка кондиционера.
• Чистоту. Несоблюдение санитарно-гигиенического режима приводит к тому, что в помещении начинают хозяйничать грызуны, заводится грибок, на бумагах появляются затрудняющие прочтение пятна. Избежать проблем поможет герметизация архивного пространства, регулярная уборка, проветривание.

Архивное хранение документов также предусматривает обеспечение безопасности. Материалы должны быть надежно защищены от хищения и случайного повреждения.

Где можно хранить документы, архивы

 

Если документации пока немного, можно найти ей место в стенах самой компании. На первых порах для этих целей подойдет специальный несгораемый сейф. Все обязанности, связанные с документооборотом, обычно возлагаются на секретаря. Иногда – на бухгалтера или специалиста по кадрам. В крупных организациях создается отдел, отвечающий именно за наведение порядка во множестве официальных бумаг.

С появлением все большего количества материалов требуется выделять отдельное помещение под архив. Это лучше, чем отводить значительную часть офисного пространства под содержание бумаг, которые могут лежать годами. Но не всегда имеется такое помещение. А аренда дополнительных офисных площадей, да еще и на длительный срок, обходится недешево.

В такой ситуации на помощь приходят индивидуальные склады. Примером являются комплексы Safebox. Работающие здесь специалисты хорошо знают, как хранить бухгалтерские документы и бумаги другого назначения. Для этого создаются подходящие, соответствующие всем требованиям условия.

На таком складе:

• Поддерживается микроклимат, оптимальный для содержания различных отчетов и ведомостей. Им не грозит выгорание, намокание и прочие пагубные воздействия. Даже спустя десятилетия все содержимое боксов сохраняет свой первозданный вид.
• Обеспечиваются условия для безопасного размещения документации. Удобные стеллажи позволяют раскладывать и рассортировывать материалы. С таким оснащением бумажные стопки не разваливаются и не падают.
• Можно выбрать бокс, соответствующий объему архива. Если достаточно 1 кв. м, такие ячейки предоставляются. В случае необходимости можно «переселиться» в больший бокс. На складе находится более 300 помещений разных размеров. Выбрать можно любой.

• Обязательно есть охрана. На помощь штатным сотрудникам приходят современные технические средства, которые помогают пресечь любые попытки нежелательного проникновения на территорию склада.
• Доступность 24 часа 7 дней в неделю. Попасть в бокс, причем в любое время, могут только отмеченные в договоре лица. Для всех остальных доступ полностью закрыт.

Истек срок хранения документов, что делать

 

Все аспекты, касающиеся содержания материалов, очень важны. А как поступить, если истек срок хранения документов? На этот счет есть свои правила. А именно – выполнившие свою миссию бумаги подлежат уничтожению. Процесс является поэтапным. Сначала создается комиссия с экспертами в составе. Специалисты проверяют все, что имеется в наличии. Составляется акт. Производится уничтожение когда-то важных бумаг.

Знать и соблюдать правила обращения с документами важно. В таком случае все необходимое будет находиться под рукой, в хорошем состоянии. Это создаст дополнительные удобства и позволит избежать проблем с законом.

Вам также может быть интересны статьи:

Как самостоятельно открыть ИП. Пошаговая инструкция для начинающего ИП 2019

10 фатальных ошибок, которые разрушают малый бизнес (ООО, ИП)

Хранение электронных документов: где и как

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Как получить архивные документы на вашу недвижимость

Поделиться в соцсетях:

Кадастровая палата имеет свой архивный отдел. Это своеобразное хранилище комплектного типа. В нем находится документация кадастровых дел. Материалы сохраняются на писчей бумаге, а также в электронной вариации. На сегодняшний день львиная доля бумажного фонда переведена в цифру.
Это значит, что документацию теперь дозволено получить независимо от того, в каком месте нашей страны зарегистрирована недвижимость.

Кадастровое дело. Разбираемся, что это такое?

Это совокупный пакет документов, что скомплектованы и приведены в систему в законодательном порядке. Такие материалы являются базисом для занесения данных об определенном объекте в ЕГРН. В состав документов входят те, что свидетельствуют о создании или о завершении срока существования той или иной недвижимости. Также пакет содержит информацию об изменении базовых характеристик строения.

Оцифровка каких материалов проводится?

Большинство материалов, что поступают или хранятся на бумаге, подлежат дублированию на цифровые носители. Это касается заявлений об учете планов, как технических, так и межевых. Речь идет также об актах обследования, что подтверждают ликвидацию объектов. В перечень входят копии таких разрешений, как ввод постройки в эксплуатацию, подтверждения согласования границ земельного участка и другие. Все файлы, что созданы по делу, заверяются. На них ставит электронную роспись сотрудник архива.
Если в архив поступили электронные материалы, они хранятся исключительно в электронной вариации.

Когда востребованы архивные материалы?

Чаще всего в копиях нуждаются при совершении разного рода сделок. Организации и частные лица могут прислать запрос на получение копий не только при проведении операций с недвижимостью, но и при возникновении споров вокруг земельных вопросов. Например, обычно делают запрос на получение копий планов, материалов, что подтверждают принадлежность надела к той или иной земельной категории. Зачастую гражданам или копаниям нужно подтверждение на разрешение применения земли, на изменение предназначения помещения и прочие.

Кто может запросить выписки?

Копии предоставляются владельцам или их представителям, назначенным в законном порядке. Материалы, на базе которых внесены данные в Единый госреестр по недвижимости могут выдаваться также юрлицам или физическим лицам, что имеют доверенности от владельца недвижимости или от его представителя, утвержденного законным путем.

Выдадут ли в архиве оригиналы документов?

Материалы всех дел, оформленные кадастровой службой, строго учтены. Поэтому, по официальному требованию выдаются исключительно их копии. Что касается оригиналов, то они бессрочно сохраняются в архивном отделе палаты. Их изъятие невозможно. Утилизация не проводится даже тогда, когда объект ликвидируется.

Каков порядок запроса копий?

Представление подается в офис МФЦ, расположенный поблизости от дома. Можно направить запрос почтой, указав адрес палаты. Есть еще один способ. Некоторые пользуются услугами Росреестра. У организации имеется специальный интернет-сервис. На один запрос можно получить только 1 документ.

Чем отличается электронная копия от бумажной?

Сегодня есть возможность заказать копию материалов на объекты, данные о которых включены в ЕГРН. Получить ответ можно в виде бумажной справки или на электронную почту. Копия электронного образца равнозначна справке, выданной в бумажном виде, ведь она заверена. Электронная подпись ставится специалистом палаты. Кроме того, электронная версия дешевле стоит.

Каковы сроки предоставления архивных копий?

Любой запрос может рассматриваться в течение 3-х дней, исключая выходные. Чтобы оформить и отправить выписку из архивных материалов, специалисты могут использовать срок не более тридцати дней. Точкой отсчета является день регистрации запроса.

Возможно ли сделать запрос в архив, что находится в другом регионе?

Такая процедура, как оцифровка, способна решить вопросы хранения материалов продолжительное время. Использование «цифры» дает возможность быстро проводить все операции с объектами недвижимости, даже по принципу экстерриториальности. Выписки выдаются вне зависимости от того, где расположено недвижимое имущество. В частности, жители Екатеринбурга, что унаследовали дом в Московской области, могут оформить документы на него, без выезда из своего региона. В таких случаях сотрудники палаты выписки передают из архива в архив в виде электронных документов. За счет таких действий сроки экстерриториальных услуг равняются обычным срокам подготовки копий.

Есть ли возможность заказать выписку из не оцифрованной информации?

Все документы, что хранятся на бумаге, обязательно приведут к «цифре», но, делается это поэтапно. Если пришел запрос на выписку из бумажного документа, такое дело сканируют, не дожидаясь очереди. В дальнейшем материалы сохраняются в обоих форматах: в цифровом и бумажном.

Где же хранятся выписки на недвижимое имущество, которые не получены заказчиками в МФЦ?

Те документы, что уже подготовлены и переданы в многофункциональный центр, откуда их должен забрать заявитель, сохраняются в его офисе на протяжении 30 суток. Если в силу каких-либо причин за ними не приходит заявитель, то через месяц материалы передаются в кадастровый архив определенного региона. Там они хранятся постоянно. Получить такие материалы можно по месту их хранения в тот день, когда заявитель обратиться с такой просьбой. Запрос можно сделать экстерриториально. Для этого следует обращаться в филиал палаты, ближайший к заявителю. Получить документы следует в срок не позднее 30-ти суток. Если заявитель опоздал, выписки возвращаются на место хранения. Заказанные материалы может доставить владельцу курьерская служба.

Если вам нужна бесплатная консультация по оформлению вашей недвижимости, позвоните нам по номеру 8 (499) 350-80-89. Мы с радостью вам поможем.
С уважением, Центральное Кадастровое Бюро.

iOS: Как сканировать документы с помощью приложения Notes

Apple каждый год улучшала свое приложение Notes, и возможность сканировать документы в приложении в iOS стала лучше, чем когда-либо. После перерыва просмотрите, как работает эта полезная функция. Мы также узнаем, как сканировать документы прямо в приложении «Файлы».

Apple проделала отличную работу, внедрив сканирование документов в Notes. Он хорошо работает, им легко и быстро пользоваться. Мне нравится, когда мои сканы синхронизируются на всех моих устройствах Apple, и очень быстро делиться отсканированными изображениями с разметкой или без нее.

Следует иметь в виду одну вещь: если вы собираетесь сканировать много документов, вы, вероятно, захотите использовать специальный сканер с полистовой подачей, такой как модель Fujitsu ScanSnap. Но если вы выполняете обычное сканирование (или вам не нужна автоматическая подача документов), iPhone и iPad справятся с этим без проблем.

iOS: Как сканировать документы в приложении Notes

1. Открыть новую или существующую заметку
2. Коснитесь значка камеры и коснитесь Сканировать документы
3. Поместите документ в поле зрения камеры
4. Вы можете использовать опцию автоматического захвата, поместив документ в видоискатель или используя кнопку спуска затвора или одну из кнопок регулировки громкости для захвата сканированного изображения.
5. При необходимости отрегулируйте углы отсканированного изображения, перетащив его, затем коснитесь Продолжить сканирование
6. При необходимости вы можете отсканировать больше страниц, нажмите Сохранить в правом нижнем углу, когда все будет готово.

* Вы также можете легко сканировать документы прямо в приложении «Файлы», чтобы перенести их в iCloud Drive / ваш Mac или другое устройство.После открытия приложения «Файлы» коснитесь трехточечного значка в правом верхнем углу и коснитесь «Сканировать документы».

Вот как выглядит сканирование в приложении Notes:

Эта функция отлично работает с документами любого размера, но особенно удобна для больших документов, которые сложно сканировать с помощью традиционного сканера.

Один совет по настройке области захвата: слегка касайтесь увеличительного стекла в каждом углу, а затем перетащите туда, где хотите.

Вы также можете использовать вспышку камеры и фильтры при сканировании. Вы можете изменить эти настройки в верхней части экрана.

Вы также можете редактировать документы после того, как отсканировали их. Нажмите на отсканированные документы, чтобы открыть панель инструментов редактирования (внизу экрана, как показано на третьем изображении выше), чтобы добавить больше страниц, изменить фильтр, повернуть и обрезать.

Нажав кнопку «Поделиться» (верхний правый угол) в отсканированных документах, вы сможете сделать разметку, разметить как PDF, распечатать, скопировать и поделиться.

Подробнее 9to5Mac руководств:

FTC: Мы используем автоматические партнерские ссылки для получения дохода. Подробнее.

---

Посетите 9to5Mac на YouTube, чтобы узнать больше новостей Apple:

Дом

Дом Уведомление для округов Джаркханда, Пенджаба и Северо-Востока началось с 12.11.2020. Последняя дата: 11.12.2020 Заявление об ограничении ответственности : 1. Почтовый департамент не делает никаких телефонных звонков / SMS-сообщений кандидатам для внесения каких-либо денег. Выбранный кандидат получает сгенерированные системой SMS только для своего выбора. Переписка, если таковая имеется, ведется с кандидатами только через соответствующий рекрутинговый орган. Кандидатам рекомендуется не раскрывать свой регистрационный номер и номера мобильных телефонов, а также не допускать недобросовестных телефонных звонков.

2. Кандидатам рекомендуется в их собственных интересах подавать онлайн-заявки задолго до даты закрытия и не ждать до последней даты, чтобы избежать возможности отключения / невозможности или невозможности входа на веб-сайт из-за большой нагрузки на веб-сайте. в последние дни.

Живые уведомления (цикл III)

Результатов в обработке

Данных результатов

Шаги по подаче заявки

Этап 1. Постановка на учет Первоначально кандидат должен зарегистрироваться в модуле регистрации один раз за цикл и получить уникальный регистрационный номер.
Этап 2. Оплата комиссии UR / OBC / EWS Мужчина / Транс-мужчина должен внести плату.В случае онлайн-оплаты, если после списания суммы с банковского счета кандидата не получено подтверждение, кандидаты могут ждать до 72 часов для расчета. Оффлайн платежи можно произвести в любом почтовом отделении. Список почтовых отделений
Этап 3. Подать заявку онлайн Шаг 1 . Заполните заявку. Шаг 2 . Загрузите документы. Шаг 3 . Отправить настройки публикации. Предварительный просмотр и распечатка. Выполнение этих трех шагов будет рассматриваться только как подача заявки.

Важные даты

Джаркханд, Северо-Восточный и Пенджабский круги
Регистрация, оплата и подача онлайн-заявки
Дата начала: 12.11.2020
Дата окончания: 11.12.2020
Джаркханд-Серкл
0651-2480421
[email protected]
Северо-восточный круг
0364-2227326
[email protected]
Punjab Circle
(A) Для Чандигарха, города Лудхиана, Лудхиана Маффоссил, патиалы и Сангрура
Номер справочной линии: 0172-2547717
Электронная почта: сотрудники[email protected]
(B) Для Амритсара, Батинды, Фаридкота, Ферозепура, Гурдаспура, Хошиарпура, Джаландхара и Капуртхалы
Номер справочной линии: 0172-2722144
Эл. Почта: [email protected]

Новости

Этот веб-сайт принадлежит Департаменту почты Министерства связи, правительство Индии
Сайт лучше всего просматривается в Google Chrome, Internet Explorer 9.0 и выше при разрешении 1024 x 768

Как настроить новый магазин WooCommerce

На этой неделе мы рассмотрели некоторые моменты, которые следует учитывать владельцам бизнеса при выборе платформы для электронной коммерции. В заключение, давайте рассмотрим, как настроить магазин WooCommerce — процесс, состоящий из двух частей.

Если вы начинаете с нуля, перейдите на WooCommerce.com/start, чтобы создать базовый сайт. Если у вас уже есть собственный сайт WordPress или WordPress.com с бизнес-планом, перейдите в раздел Плагины на панели инструментов, чтобы найти, добавить и активировать плагин WooCommerce.

Пусть WooCommerce Wizard будет вашим проводником

Каждая новая установка WooCommerce начинается с мастера настройки, который отвечает на ключевые вопросы, например, какую валюту вы будете использовать, продаете ли вы физические или цифровые продукты и многое другое.

Вам также будет предложено добавить услуги, актуальные для вашей страны, и вам также будет предложено выбрать платежную систему .

Выберите банковский перевод, чек или наложенный платеж. Дополнительные платежные шлюзы могут быть добавлены позже.

Далее вам будет предложено выбрать вариант доставки :

Вам будет предложено указать единицы измерения веса и размеров, которые будут использоваться для оценки стоимости доставки.

WooCommerce поддерживает доставку по фиксированной ставке, бесплатные ставки в реальном времени и печать этикеток на дому для США и Канады с помощью бесплатной службы WooCommerce Shipping.

Далее идет раздел «Дополнительно» , где вы увидите, совместима ли установленная вами тема (возможно, вы сделали это при первой настройке сайта WordPress) с WooCommerce.Вы также получите несколько дополнительных рекомендуемых расширений (бесплатно):

Вы можете установить тему WooCommerce по умолчанию, Storefront

. Наконец, если вы находитесь в стране, где предлагаются любые облачные сервисы WooCommerce для автоматического расчета стоимости доставки и расчета налога при оформлении заказа:

Если вы находитесь в США, вы захотите включить это с учетом новых законов.

После того, как вы завершите работу с мастером настройки, вы попадете на свой новый сайт WordPress для электронной коммерции.Перейдите на вкладку «Настройки», чтобы просмотреть свою информацию:

Убедитесь, что для каждого продукта создан артикул — он понадобится вам для сбора данных и управления запасами. Узнайте больше о том, почему вам следует использовать SKU для WooCommerce, даже если ваш магазин небольшой!

10 важных документов, которые нужно хранить дома

Хранение важных документов дома помогает сделать их легко доступными, когда они вам понадобятся. Однако важно хранить незаменимые или конфиденциальные документы в безопасности, если вы храните их у себя дома.Особенно для незаменимых документов подумайте о важном решении для хранения документов с запорным механизмом, который устойчив к огню и находится в месте, которое находится вне поля зрения.

Что хранить в сейфе

1. Свидетельства о рождении

Держите оригинальные свидетельства о рождении всех членов вашей семьи в безопасном, огнезащитной сейф. Если вам нужно свидетельство о рождении для идентификации, сделайте копии для использования в документации и при зачислении. К счастью, если у вас нет оригинала, запросите и закажите дубликат сертификата в офисе Vital Records в штате вашего рождения.Кроме того, храните документы об усыновлении или усыновлении в домашнем сейфе.

2. Карты социального страхования

Часто используемые для подтверждения личности карты социального обеспечения требуют легкого доступа и надлежащей защиты. Никогда не носите карточки социального страхования в кошельках или кошельках. Карточки социального обеспечения могут запросить работодатели или государственные органы. Используйте карты по мере необходимости, но немедленно заприте карты социального обеспечения в домашнем сейфе для безопасного хранения и защиты.

3.Паспорта

Паспорта также удостоверяют личность для многих юридических или официальных документов. В отличие от свидетельств о рождении и карточек социального обеспечения, паспорта требуют дополнительных документов для замены и их необходимо безопасно хранить в вашем доме. Использование сейфа для защиты паспортов также защищает их от стихийных бедствий.

4. Живая и последняя завещания

A living предоставит инструкции, которые необходимо выполнить от вашего имени, если что-то случится, что помешает вам принять решение о здоровье.Однако в последней воле и завещании подробно описывается ваше состояние и перечислено, кто что получит после вашей смерти. Чтобы соблюдать закон, составьте завещание, заверьте его нотариально и храните копию в домашнем сейфе.

5. Налоговые декларации

Финансовые эксперты советуют хранить налоговые декларации не менее трех лет. Если IRS решит проверить вашу финансовую документацию, у них будет три года для проведения аудита. Однако рассмотрите возможность хранения ежегодных налоговых деклараций и подтверждающих документов.Многие люди подают документы в электронном виде, но полезно также сохранить и защитить бумажную копию, если что-то случится с вашим компьютером или онлайн-системой хранения.

6. Акты собственности и формы собственности

Храните ипотечные документы, информацию об имуществе, чертежи дома и все документы о недвижимости в домашнем сейфе. Точно так же храните копии названий и регистраций для всех ваших транспортных средств. Используйте сейф для защиты дополнительных документов о собственности на другое ценное имущество или транспортные средства, такие как лодки, трейлеры и тракторы.

7. Информация о финансовых счетах

В наши дни большинство банков загружают финансовые отчеты на клиентские онлайн-порталы для легкого электронного доступа. Однако используйте домашний сейф для хранения списка ваших учетных записей, включая номера счетов и учреждения для каждой. В случае аварии исчерпывающий список учетных записей с именами пользователей и паролями для входа в систему онлайн поможет семье и близким организовать финансовые дела, если вы не можете.

8. Профессиональная оценка

Безопасно размещайте в домашнем сейфе профессиональные оценки вашего дома или любой ценной вещи, которой вы владеете (например, подлинные произведения искусства, старинные украшения или антикварная мебель). Примите дополнительные меры предосторожности с оценочными документами, поскольку копии или дубликаты могут быть нелегко получить. Кроме того, оригинальная оценка помогает подтвердить стоимость, если вы собираетесь продать или выставить на аукцион предметы.

9. Свидетельства о браке или документы о разводе

Храните свидетельство о браке и / или документы о разводе в домашнем сейфе.Храните дополнительные юридические документы, связанные с семейным положением, такие как брачные соглашения, алименты или соглашения о содержании детей. Юридические документы обычно хранятся в виде печатных копий. Домашний сейф помогает защитить незаменимые документы от стихийных бедствий или взломов.

10. Незаменимые фотографии или отпечатки

Рекомендуется сканировать незаменимые фотографии или распечатки и хранить их в электронном виде. Однако домашний сейф помогает защитить оригиналы.Подумайте о том, чтобы хранить другие незаменимые документы, такие как рукописные письма, открытки или заметки, с помощью домашнего сейфа.

Используйте Cannon Safe Home Safe, чтобы хранить важные документы дома. Домашние сейфы защищают ваши важные и конфиденциальные документы от злоумышленников и других экстремальных условий. Безопасно храните документы дома, не жертвуя защитой и безопасностью, с помощью Cannon Safe Home Safe.

Узнайте больше об обещании бренда Cannon Safe и о том, как выбрать подходящий сейф для своих нужд.Просмотрите наш веб-сайт и найдите ближайшего к вам национального розничного продавца.

10 видео экспертов о том, как разложить бумажный беспорядок и документы дома

Лучший сканер для безбумажной печати

Всем привет. Я Алехандра из Alejandra.tv. В этом видео мы говорим о том, как сканировать документы, чтобы уменьшить беспорядок, увеличить пространство для хранения и повысить эффективность работы с бумагами, если вы готовы рассмотреть возможность сканирования и перехода на цифровой формат с некоторыми документами. Так что, если вы какое-то время были частью сообщества, вы можете знать это или не знать, но я рекомендовал один и тот же сканер в течение примерно шести-семи лет.Это Fujitsu ScanSnap ix500. Это такой классный сканер. Быстро сканирует документы. Его легко настроить, легко использовать, и он действительно просто необходим для создания красивого и эффективного домашнего офиса.

Новая модель сканера на 2020 год

Недавно команда ScanSnap обратилась к нам и спросила, могу ли я просмотреть последнюю модель и спонсировать видео. Итак, в этом видео мы говорим о новейшем сканере — Fujitsu ScanSnap ix1500. Мы поговорим об этом в этом видео, и я поделюсь некоторыми из моих любимых функций.Таким образом, самая большая разница между новейшей моделью и старой моделью заключается в том, что новая модель имеет действительно красивый сенсорный экран прямо на передней панели сканера, который вы можете просто сообщить сканеру, что вы сканируете и куда вы хотите его отправить, и там все в порядке. Красиво все в одном.

Обновленные функции сканера

И он тоже красивого белого цвета, который действительно красив. Таким образом, сканер будет работать с вашим настольным компьютером, независимо от того, есть ли у вас ПК или Mac, оба будут работать.Так же работает с устройствами iOS, работает с Android. И самое крутое в этом то, что есть много интересных функций, но еще одна замечательная вещь — это то, что вы можете сканировать прямо в облако. То есть, если у вас нет компьютера, если у вас нет устройства, это нормально. После того, как вы настроите параметры, такие как настройка Wi-Fi, вы можете просто поместить свой документ в устройство подачи, вы можете нажать сканирование, и он отправит ваш документ прямо в облако, как только вы настроите облачный сервис.

Автономное сканирование в облако

И вы можете сканировать в 16 различных облачных сервисов, таких как Google docs, Google photos, QuickBooks, Box.com, Evernote и еще около 10. Это действительно здорово. Хорошо, давайте сделаем несколько примеров, и я покажу вам несколько действительно интересных функций сканера. Итак, у меня есть все эти вещи, готовые к сканированию. Первое, что мы собираемся отсканировать, — это притвориться, будто это налоговый документ много лет назад, в котором вы хотите увеличить пространство для хранения. Итак, вы хотите переместить это на резервный жесткий диск.

Как сканировать в облако

Так что положите его в сканер, переверните вверх дном, переверните назад, а затем вы перейдете к сенсорному экрану.И это одна из самых первых вещей, которые вы собираетесь настроить, как только вы получите сканер, вы собираетесь настроить все эти разные профили. Таким образом, вы можете создать до 30 профилей. А профиль в основном сообщает сканеру, что вы сканируете и куда хотите его отправить. Так, например, это документ. Сканер может сканировать документы, квитанции, визитки и фотографии. Итак, я собираюсь выбрать документ. Итак, у меня настроено семь разных профилей, и вы можете использовать сканер более чем одним пользователем.

Пользовательские профили сканирования

Итак, если бы мой муж хотел прийти сюда и создать свои собственные профили, он мог бы быть зеленого цвета. Так что все это цветовая кодировка пользователем. Итак, первый профиль — это документ. Я сканирую документ и хочу отправить его на рабочий стол. Так что все, что я делаю, это попадаю в этот профиль. Затем я нажму синюю кнопку сканирования. Красиво и просто. Здесь мы также собираемся отследить время и посмотреть, сколько страниц мы сможем отследить … Сколько времени потребуется, чтобы отсканировать этот документ.Так что позвольте мне подойти к телефону, я подниму секундомер, и мы отследим время. Я собираюсь запустить таймер и начать сканирование, и мы посмотрим. На старт, внимание, марш.

Как отсканировать документ на компьютер или телефон

Хорошо, мы отсканировали 30 страниц, это будет сказать, сколько страниц было отсканировано на сканере менее чем за минуту. Примерно 54 секунды на сканирование 30 страниц. Это супер быстро. Итак, теперь, когда это отсканировано, и я отправил его на свой рабочий стол, то, что произойдет, зависит от того, как вы настроили свои параметры, затем нужно открыть домашнее программное обеспечение ScanSnap, которое поставляется со сканером, и тогда вы сможете просто сохраните свой файл там, где хотите его сохранить.Итак, я настроил его для перехода в определенную папку, что упрощает поиск всех отсканированных документов.

Как редактировать отсканированный документ с помощью O.C.R.

Хорошо, теперь, когда мы знаем, что это очень быстро, и вы знаете, что можете сканировать много, давайте рассмотрим другой пример. Хорошо, давайте просто скажем, что у меня есть этот документ, бумажная копия, и я потерял исходный файл на моем компьютере, например, сломался жесткий диск или что-то в этом роде. Или давайте представим, что я в библиотеке и делаю копию какого-то исследования, которое хочу включить в проект, над которым работаю, потому что я не могу прочитать книгу.Я беру это домой, и для того, чтобы использовать это, мне бы хотелось все перепечатать, потому что у меня это не сохранено на моем компьютере. Но этот сканер делает кое-что действительно крутое.

Если положить в сканер и проделать то же самое. Я собираюсь нажать на рабочий стол документа, а затем нажать на сканирование. Итак, теперь, когда документ отсканирован, я просто сохраняю его на компьютере, затем щелкаю документ правой кнопкой мыши и отправляю его в Word. И что он собирается сделать, так это взять этот документ, отправить его в Microsoft Word и сделать весь текст в документе доступным для редактирования.Это означает, что я могу просто выделить все, скопировать и вставить в свой проектный документ все, над чем я работаю.

Так что вроде супер эффективно, красиво и просто. А также то, что вы можете сделать, когда он сканирует это, есть возможность сделать доступным для поиска весь текст. Так что, если вы хотите, как только вы отсканируете это, вы можете просто выполнить поиск по одному из слов здесь, и он сразу же найдет документы, красивые и эффективные.

Как сканировать квитанции в Evernote

Следующее, что вы можете сделать со сканерами, вы можете сканировать квитанции, и это действительно классная функция, которую я рад использовать лично, потому что сейчас я просто храню все свои квитанции в бумажном виде, но позвольте мне покажу, как это круто.Так что, если у вас есть бизнес-квитанция или личное дело, и вы держитесь за него на случай, если вы хотите вернуть товар, вы можете просто сканировать чеки. Итак, у меня есть профиль для квитанций, один для работы, один для личного. Они оба сканируют прямо в облако, они просто сканируют в разные папки. Если я ударил, давайте нажмем квитанции о работе, хорошо, давайте нажму личную квитанцию. Это от Costco, а затем я нажимаю сканирование.

Как систематизировать чеки в цифровом виде

Что произойдет, так это то, что он отправит квитанцию ​​прямо в мой Evernote, потому что я настроил его таким образом, что означает, что он также отправится на мой телефон.И теперь у меня на телефоне есть квитанция. Так что, если я путешествую или уезжаю, и мне нужна квитанция, я могу просто получить к ней доступ на своем телефоне. И что действительно круто, так это то, что вы можете искать по всем своим квитанциям, потому что весь текст доступен для поиска с помощью технологии OCR. Так что позвольте мне рассказать об этом, и я вам покажу. Итак, вот квитанция. Теперь, если мы посмотрим на одно из слов, одно из слов — хумус. Так что, если мы просто поищем хумус, я покажу вам, что он найдет этот рецепт. Итак, вот оно прямо здесь.Ключевое слово, которое я искал, хумус, выделено желтым, поэтому его очень легко найти.

Как сканировать фотографии

Хорошо, теперь мы собираемся сканировать эту фотографию. Итак, у меня есть это фото. Допустим, я хочу отправить его члену семьи или другу, или я хочу сделать фотоальбом или что-то в этом роде, вот так вот положить в сканер задом наперед. А затем я собираюсь перейти к фотографиям. Итак, прямо сейчас я настроил сканирование прямо на мой компьютер.Хит-сканирование. Он будет сканировать в полном цвете. Сканирует, фотографии, односторонние. Но опять же можно поиграться с настройками. И теперь у меня есть фотография, с которой я могу работать в фотокниге, которую я могу сделать, используя старые фотографии или что-то в этом роде.

И что действительно круто, вы можете делать то же самое с поздравительными открытками. Например, если у вас есть плоские поздравительные открытки, ничего такого, как вы знаете, текстуры, блесток или чего-то еще, вы не хотите их сканировать. Но если у вас есть плоские поздравительные открытки, вы можете положить их в сканер.Или если у вас есть заметки или письма от близких или друзей, и вы хотите отсканировать их в фотоальбом. У меня здесь другая настройка карточек и писем. По сути, он делает то же самое, что и фотографии, за исключением того, что сканирует двусторонние изображения. Так что нажмите «Сканировать», посмотрите, отсканируйте. Теперь я могу взять эти документы и поместить их в фотоальбом, и я быстро покажу вам кое-что, что я сделал.

Сканирование фотографий для создания фотокниги

Итак, мы с мужем поженились, примерно пять лет назад, и после нашего медового месяца я написала эту книгу, которую он до сих пор говорит, что это лучший подарок, который я ему когда-либо делал.Я сохранил все, например, билеты на самолет, билеты на автобус и все остальное из нашего медового месяца, например, записи и прочее в отелях. И я отсканировал их все, используя свой старый сканер, и я сделал фотокнигу, и каждый раз, когда мы смотрим на нее, она вызывает столько прекрасных воспоминаний. Итак, вы можете сделать то же самое с семейными рецептами, если у вас есть семейные рецепты, которые вы тоже хотите записать в альбом.

Как сканировать визитки

И последнее, что я хочу вам показать, это визитные карточки.Так что, если у вас много визитных карточек, вы путешествуете, общаетесь с большим количеством людей и не хотите путешествовать с этими карточками, вы можете просто взять визитную карточку и положить ее в самый маленький отсек в лоток. , нажмите «Визитки», это одна из … Это одна из настроек, которые предварительно загружены на машину. А затем нажмите «Сканировать». И что он собирается делать, так это сканировать двустороннюю визитку.

У меня есть настройки для отправки на мой телефон. Так что я получу лицевую и оборотную стороны карты.Итак, еще одна интересная функция — вы можете настроить сканер на сохранение файла на основе определенной информации. Так, например, с помощью квитанции вы можете сохранить все квитанции с указанием имени поставщика и суммы, а также даты получения. Так что это просто делает поиск нужного документа очень простым.

Предотвращение цифрового беспорядка

Итак, я хочу упомянуть одну вещь, потому что мы можем сканировать вещи, и это красиво и эффективно, красиво и быстро, красиво и легко. Одна вещь, о которой следует помнить, — это цифровой беспорядок.Поэтому, прежде чем сканировать что-либо, посмотрите, можно ли от этого просто избавиться, полностью исключите это из своей жизни, прежде чем сканировать и переносить на свой компьютер. Потому что это еще одна вещь, которую вам нужно организовать и выяснить, где ее разместить. Так что избавьтесь от беспорядка перед сканированием.

Уничтожить документы после сканирования

И я должен сказать, как только вы отсканируете бумагу, которая вам действительно нужна, измельчение или переработка — это такое прекрасное чувство. С меньшим количеством бумаг ты чувствуешь себя намного легче.Хорошо, надеюсь, вы нашли это видео полезным. Если вы хотите узнать больше о сканере, есть ссылка ниже. Спасибо, что были здесь. Спасибо за просмотр, скоро увидимся. Береги себя.

Как хранить важные документы

Вы когда-нибудь часами наблюдали за новыми сообщениями о надвигающихся стихийных бедствиях? Душераздирающе видишь, как семья роется в развалинах в поисках ценных семейных реликвий и важных личных документов.

Наблюдение за погодой и огнем в действии увлекает большинство зрителей.И это все сюрреалистично, когда ты наблюдаешь за происходящим из безопасного собственного дома. Несмотря на это, просмотр новостей о стихийных бедствиях в прямом эфире часто заставляет людей задуматься о том, что они будут делать, если в их районе случится бедствие. Были бы вы готовы и смогли бы вы защитить себя и свой дом от разгула матери-природы?

Знаете ли вы, как хранить важные документы, чтобы они были в безопасности в случае пожара, наводнения или других стихийных бедствий? Уделите несколько минут и прочтите наше руководство о том, что вы можете сделать, чтобы сохранить ваши личные документы в безопасности — до того, как случится бедствие.

Уход за важными записями

Если вы на минутку задумаетесь обо всех бумажных записях в вашем доме, вы получите целый список. Большинство из нас хранит в своих домах следующие личные документы:

• Медицинская документация
• Страхование домовладельцев
• Автострахование
• Недвижимость
• Регистрация транспортных средств и права собственности
• Регистрация и права собственности на автотранспортные средства для отдыха
• Финансовые отчеты— платежные квитанции, налоговые документы, банковские выписки
• Юридические документы — завещания, распоряжения о похоронах, доверенности
• Наличные деньги — хотя они не используются для доказательства чего-либо, кроме того, что вы умеете зарабатывать деньги, наличные деньги — это бумага, и это документ верно? (Мы поговорим о деньгах вкратце через минуту)

У вас уже болит голова? Когда вы думаете об огромном количестве бумажных документов, которые люди должны хранить в целости и сохранности в случае бедствия, это может показаться ошеломляющим.Наличие плана аварийного восстановления уменьшит боль. Самым безопасным решением для хранения документов может быть ваш банк.

Отнесите в банк

В фильмах много сцен, в которых люди нервно открывают сейф и ждут, что они найдут тайник с деньгами или фамильными драгоценностями. Во всех хороших историях саспенса есть хотя бы одна сцена из сейфа, не так ли?

Сейфы — отличное решение для хранения документов, с которыми у вас возникнут проблемы с заменой.Банки взимают относительно доступную арендную плату за использование сейфа. Взамен вы получаете безопасность и частное хранилище для ваших личных документов, но есть несколько предостережений. Не кладите в коробку копию , всего завещания. Не храните в коробке свое завещание (также называемое предварительным указанием о медицинском обслуживании). Если вы умрете, серьезно заболеете или потеряете дееспособность, люди, которым нужны эти документы, могут не получить к ним доступ.

Банки не всегда защищены от стихийных бедствий.Сейфы не всегда частные. Служба национальной безопасности может получить к ним доступ, а IRS может заблокировать их, если они заблокируют ваши активы. Помните деньги, упомянутые ранее? В большинстве договоров о залоге указывается, что наличные деньги не застрахованы, по крайней мере, F.D.I.C. Если у вас есть большой запас «наличных на матрасах», храните их на банковском счете.

Банки — это один из вариантов хранения ваших личных документов, но это не единственный вариант и, возможно, не лучшее решение для вас. Многие предпочитают хранить документы недалеко от дома.

Как хранить важные документы дома

Один из лучших способов хранить бумажные документы — это дома в сейфе или ящике для файлов. В то время как оригиналы ваших жизненно важных документов можно хранить в банковском сейфе, хранить часто используемые документы лучше дома. Представьте, что вам приходилось посещать банк каждый раз, когда вам требовалась налоговая информация или один из страховых полисов.

Вы можете купить домашние сейфы с разным уровнем огнестойкости, водонепроницаемости и водонепроницаемости.Домашние сейфы также бывают разных размеров. Помните о портативности. В идеале вам нужен сейф, к которому можно быстро получить доступ в случае бедствия. Сохраните ксерокопии ваших водительских прав, свидетельств о рождении для всех членов семьи и паспортов. Наличие копий этих документов может облегчить замену, если вы потеряете оригиналы. В домашнем сейфе вы также должны хранить все страховые полисы, документы на недвижимость, включая документы, и все названия транспортных средств.

Вещи, которые вы не должны хранить в домашних сейфах, включают финансовые документы с вашей личной информацией, например банковские выписки.Кроме того, не храните большие суммы наличных в домашнем сейфе. Если вор украдет сейф, страховка домовладельца обычно покрывает только небольшую сумму денег. Важным личным документом, который вы должны положить в домашний сейф, являются инструкции для вашей семьи относительно доступа к вашему сейфу и контактная информация вашего адвоката.

Еще один вид защиты документов, к которому вы должны подготовиться, — это хранение вашей финансовой документации.

Технологии и хранение финансовых записей

Хранение документов, таких как свидетельства о рождении и страховых полисов, в сейфе или файле дома — это хорошо, но у всех нас есть документы, требующие более высокого уровня безопасности.Финансовые документы включают банковские выписки, квитанции о заработной плате и налоговые отчеты. Вам не нужен какой-либо документ, в котором указан ваш номер социального страхования или другая личная информация, позволяющая установить личность, доступную для похитителей личных данных.

Это может показаться архаичным, но люди все еще используют физические файловые системы для хранения финансовых отчетов. На ум приходят ящики для хранения документов и металлические шкафы для документов. Коробки и шкафы все еще работают, но они не идеальны. Что если грабитель украдет коробку? Что делать, если ваша файловая система не является огнестойкой или водонепроницаемой? Вместо файла-гармошки или металлического картотеки рассмотрите возможность хранения личных документов на небольшом внешнем жестком диске.Документы занимают минимум места, а это значит, что вам, вероятно, не понадобится больше 5-10 гигабайт места для хранения.

Внешний жесткий диск обеспечивает надежную защиту, поскольку вы можете настроить их так, чтобы они были защищены паролем. Это также означает, что ваши документы не хранятся непосредственно на вашем ПК или ноутбуке. В случае эвакуации из дома просто возьмите жесткий диск с собой, когда уходите. Вы можете получить доступ к защищенным документам с любого компьютера.

Еще одним вариантом хранения конфиденциальных документов является облако, которое дает доступ к документам на любом устройстве, подключенном к сети.

Хранить в облаке

В облаке. Этот термин сегодня встречается повсюду. В офисе и в классе люди говорят об облачных вычислениях. Облако — это не какой-то скрытый шкафчик для хранения вещей. Облачное хранилище — это вариант цифрового хранилища, который сегодня многие люди используют для хранения личных документов.

Облако — не лучшее решение для хранения таких документов, как свидетельства о рождении, карточки социального страхования или другие документы, где может потребоваться оригинал. Например, если вы подаете заявку на ипотеку, вам понадобится оригинал вашего SSN.Но если вашей целью на 2019 год является устранение беспорядка с бумагой, облако работает. Облачное хранилище также хорошо работает как резервная копия этих жизненно важных записей, но это не идеальное решение.

У вас есть три надежных варианта для хранения личных документов, но как лучше всего подготовить эти документы для хранения?

Защита от пожара и повреждений водой

Никто не ожидает, что пожар или наводнение повредят его дом и личные вещи. Даже когда вы живете в зоне наводнения, наводнение не является реальностью, пока оно не случится с вами.Когда случаются бедствия, у большинства людей есть минуты, а иногда и секунды для безопасной эвакуации из дома. У вас не будет времени на поиск, сбор и упаковку важных документов.

Если вы знаете, что находитесь в зоне, подверженной наводнениям или проливному дождю, вы можете подготовить личные документы до того, как их уничтожит погода. Храните документы в пластиковых пакетах на молнии. Пакеты размером в галлон отлично подходят для хранения важных бумаг и наличных денег. Хранение личных документов в пластиковых пакетах также может упростить вам задачу, когда вы вернетесь домой и начнете убирать участки, поврежденные водой.

Защита документов от повреждений в результате пожара носит упреждающий, а не ответный характер. Если вы живете в районе, подверженном лесным пожарам, у вас может быть время для сбора важных личных вещей. Если вы стали жертвой домашнего пожара, ваша жизнь важнее любого документа .

Надежны ли ваши документы?

Надеюсь, мы помогли вам подумать о том, как хранить важные документы. Когда у вас есть план и варианты хранения документов, подобные тем, что описаны в этой статье, вероятность потери важных документов меньше, чем при отсутствии плана.

Если вам нужна дополнительная информация о хранении документов или вам нужна помощь в восстановлении личного имущества после аварии, мы готовы помочь вам.