Кабинет руководителя современный: Дизайн кабинета руководителя в современном стиле

Это не столько вопрос безопасности от вторжений или телесных повреждений, сколько вопрос межличностной безопасности и комфорта на работе. Исследование, проведенное Google, назвало психологическую безопасность одной из пяти главных характеристик их самых результативных команд.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, чтобы помочь оценить психологическую безопасность ваших коллег:

• Случаются ли домогательства в вашей организации?
• Вспыльчивый гнев вызывает беспокойство?
• Кто-то из вашей команды чувствует угрозу со стороны кого-то другого, клиента или сотрудника?
• Кто-то подвергается несправедливой дискриминации или преследованию за свои отличия?

Для вас важно держать руку на пульсе организации и открывать двери для сотрудников с такими проблемами. Первая линия защиты от такого рода дискомфорта на работе — разработать кодекс этики, соблюдать его и обеспечивать его соблюдение. Это может быть частью вашей роли офис-менеджера. У вас также должен быть протокол для эскалации таких проблем высшему руководству или вашему корпоративному юристу в соответствии с рекомендациями.

3. Используете ли вы протокол безопасности в своей работе?

Для компаний, чья работа в основном связана с компьютером, протокол безопасности труда не ограничивается. Без крупногабаритного оборудования или чувствительных химикатов, которые подвергают риску ваших сотрудников, производственные травмы или опасности не должны вызывать беспокойства.

Однако, если вы работаете в сфере производства, фармацевтики, логистики, машиностроения или в других отраслях с повышенным риском для безопасности, ваша роль офис-менеджера расширяется. Вы будете уделять больше внимания надлежащему защитному снаряжению, утвержденному использованию оборудования и материалов и возможности несчастных случаев.

4. Защищены ли данные вашей компании и сотрудников?

Наконец, есть еще одна форма вреда, о которой вам следует знать и которую, возможно, труднее всего предотвратить: нарушение безопасности. Все компании хранят в той или иной форме конфиденциальные данные — вплоть до номеров социального страхования или личной информации ваших сотрудников. Сознательно сотрудничайте со своими ИТ- или техническими командами, чтобы обновлять программное обеспечение, поддерживать политики, связанные с данными, и сортировать любые потенциальные угрозы проникновения.

Одной из часто упускаемых из виду навыков, которыми должны обладать офис-менеджеры, является способность планировать и координировать мероприятия. Эти мероприятия могут варьироваться от повторяющихся еженедельных встреч и ежедневных дел до более всеобъемлющих ретритов, саммитов или конференций. В этом аспекте вашей роли нужно учитывать многое: от бюджета и использования помещений или ресурсов до еды и напитков, развлечений и того, чтобы люди были счастливы.

То, как вы справитесь с каждым событием, зависит от его масштаба и цели, которую должно выполнить каждое событие. Ниже мы рассмотрим несколько примеров типов событий:

1. Ежедневные Scrum или стендап-встречи

В то время как отдельные лидеры команд или менеджеры будут способствовать содержанию этих встреч, вы необходимы для их гладкого проведения. Вы можете помочь, организовав подходящее место для встречи, отправив напоминания, поставив повестку дня и, в отсутствие другого менеджера, кратко проводя встречи самостоятельно.

2. Еженедельные общие собрания или собрания команд

Общее собрание или собрание компаний священны. Собирая всех вместе, вы напоминаете, что «мы все вместе» и что отдельные трудности и навыки в комнате вопрос к успеху в целом. Важно использовать это время, чтобы разогнать анонсы и ключевые моменты данных, обеспечить обучение и мотивацию, а также предоставить слово своим сотрудникам. Узнайте, что ваши команды хотят узнать, что поможет им лучше выполнять свою работу и какие проблемы необходимо решить в группе. Не забудьте включить своих удаленных сотрудников и дать им возможность внести свой вклад.

3. Организованные обеды и обучение или обучение на полдня

Ознакомление с новыми сотрудниками, ежемесячные обеды и обучение и большие учебные занятия по новым модулям или программному обеспечению могут быть либо головной болью, либо возможностью вместе развивать навыки. Обязательно протестируйте все технологии, используемые для демонстрации или обучения, заблаговременно подготовьте пространство, чтобы сэкономить драгоценное время, и будьте уверены, что ответы на вопросы будут получены до закрытия собрания. Как фасилитатору, важно, чтобы вы учитывали подходящий размер помещения, наилучшую аудио/визуальную настройку для поддержки целей встречи и имели план записи деталей встречи для всех, кто пропустил или у кого есть вопросы.

4. Праздничные вечеринки или торжества

Это самое интересное, не так ли? После нескольких месяцев напряженной работы и отсутствия развлечений наконец-то пришло время перекусить и выпить, привести место в порядок и некоторое время насладиться обществом друг друга. Праздники — отличное время, чтобы познакомиться с реальным человеком за столом каждого сотрудника и поощрить дух товарищества, понимание и радость от работы. Некоторые компании могут сформировать комитет под руководством сотрудников для организации этих вечеринок, в то время как другие отказываются от ответственности. В любом случае, поскольку вы управляете объектом и руководите операциями, вы будете вовлечены в процесс. Для лучшей вечеринки позаботьтесь о великолепной музыке, ненавязчивом декоре, инклюзивных блюдах и развлечениях, чтобы люди были заняты и развлекались.

5. Выездные семинары, саммиты и ретриты

Когда пришло время собрать ваших людей где-то еще, вы можете взять на себя ответственность за организацию информации о рейсах и поездках, бронирование места, координацию с представителями места или другими поставщиками, установить маршрут и даже помочь в установке и демонтаже киосков или другого оборудования. Ваше внимание должно быть сосредоточено на безопасности и защищенности сотрудников, удобстве и ясности, а также гарантированности бюджета. Оттуда вы будете работать с другими лидерами и вспомогательным персоналом, чтобы каждое мероприятие было реализовано.

Примечание об алкоголе: Во многих встречах такого типа может присутствовать алкоголь. В то время как возлияния, безусловно, приветствуются во время нерабочих мероприятий и могут сделать некоторых из ваших сотрудников более удобными для общения, важно учитывать тех, кому некомфортно присутствие алкоголя. Обязательно включайте безалкогольные напитки на каждое мероприятие и как можно чаще обеспечивайте обстановку вне бара. Частью вашей роли в отделе эксплуатации или отдела кадров является обеспечение безопасности и комфорта ваших людей на работе — факт, который становится еще более важным в эти нерабочие часы.

Встреча посетителей офиса и координация с поставщиками

Ваши сотрудники — не единственные люди, на которых вам нужно сосредоточиться. Новые посетители будут приходить в ваш офис или на рабочее место по разным причинам, и вы должны быть готовы приветствовать их, сортировать их потребности и производить положительное впечатление.

Вот несколько типов посетителей, которых вы, возможно, ожидаете увидеть, и способы их размещения:

Кандидаты и временные сотрудники

Ваш бренд работодателя зависит от восхищения кандидатов и создания привлекательной атмосферы, в которой кто-то захочет подписать на работу. Успокаивайте кандидатов, успокаивая их нервы и заставляя их чувствовать себя непринужденно, следя за тем, чтобы их переговорная комната была открыта и подготовлена ​​для собеседования, и давая им четкие указания, как ее найти. Если кто-то посещает вас в качестве фрилансера или временного найма, обращайтесь с ним, как с любым другим сотрудником, и убедитесь, что он чувствует себя уверенно и четко понимает поставленные задачи.

Покупатели, клиенты или потенциальные клиенты

Пытаетесь ли вы произвести хорошее впечатление на потенциального клиента или добиться лояльности от существующего покупателя, убедитесь, что клиенты получают удобный опыт при посещении вашего сайта. Скройте беспорядок, дайте сотрудникам возможность вести себя наилучшим образом и нарисуйте картину работы и концентрации, отражающую ваши истинные способности.

Соавторы и аффилированные лица

Пусть ваши партнеры почувствуют себя семьей. Если представитель аффилированной компании или партнерской организации посещает ваше предприятие, заставьте их чувствовать себя обслуженными, дайте им внутреннюю информацию и внедрите их в свой способ ведения дел.

Инвесторы, приглашенные руководители и члены совета директоров

Если вы управляете несколькими офисами и к вам приезжает корпорация, может показаться, что к вам в общежитие приходят мама и папа. Может показаться, что вам нужно скрыть неприглядный беспорядок, выключить веселую музыку и удвоить усилия, чтобы выглядеть продуктивно. Будьте уверены — ваш босс знает, когда вы это делаете. Прилагая усилия, чтобы быть более организованным, трудолюбивым и сосредоточенным, когда никто не смотрит, вам будет легче поддерживать это восприятие, когда оно будет иметь значение.

Аудиторы и инспекторы 

Если к вам приезжает инспектор предприятия, аудитор или другое уполномоченное лицо для расследования, осмотра или аудита вашего здания, вы можете испытывать опасения совсем другого рода. Не бойся. Вы знаете, что вы соответствуете правилам и требованиям, поэтому вы должны сосредоточиться на том, чтобы эти люди чувствовали себя желанными, предоставляя любой необходимый доступ и убираясь с дороги. Помните, что эти люди не пытаются навлечь на вас неприятности, их цель — сделать так, чтобы вы соответствовали требованиям, а ваши люди и имущество были в безопасности.

Журналисты или работники СМИ

Если о вашей компании или об одном из членов вашей команды пишут в СМИ, радуйтесь! Обычно это отличная вещь. Приветствуйте представителей СМИ в своем учреждении с распростертыми объятиями и оставайтесь честными, полезными и теплыми.

Поставщики и группы обслуживания

Для поставщиков ваша роль и влияние удваиваются. Вам часто поручено находить, нанимать, управлять и контролировать этих людей, особенно тех, кто обслуживает физическое здание или рабочее место. От сантехников до садовых бригад, от поставщиков общественного питания до уборщиков, вы будете удивлены тем, сколько посетителей вы ожидаете увидеть каждый квартал. Выбор подходящего поставщика, проверка его лицензии и рекомендаций, управление графиком обслуживания на вашем рабочем месте, согласование условий оплаты и обеспечение определенного качества работы — это сложная задача. У тебя много на тарелке.

Платформа Eden Workplace Management Platform — это комплексный инструмент, разработанный для того, чтобы помочь вам находить, управлять и контролировать самых разных поставщиков. Вы можете отправлять запросы предложений нескольким поставщикам, просматривать предложения, выбирать поставщиков, отслеживать их работу, планировать их посещения, оплачивать их и т. д. Чтобы узнать больше, посетите нашу домашнюю страницу здесь.

Повышение производительности и рабочего процесса

Как офис-менеджеру важно поддерживать результаты своей компании. Ваша работа имеет решающее значение для поддержки работы других и помогает создать благоприятную атмосферу для продуктивной и эффективной работы ваших коллег.

За последние несколько лет Интернет стал перенасыщен советами по повышению продуктивности, лайфхаками и лучшими практиками, направленными на увеличение производительности и прославление идеи «занятости». Ваша роль состоит в том, чтобы развенчать идею о том, что производительность равна быстрому выпуску продукции, и уделить больше внимания оптимизации процессов для достижения лучшего конечного результата. Это не означает, что вы будете авторитарным человеком, который наказывает за случайные разговоры и требует, чтобы сотрудники задерживались допоздна. Вместо этого вы будете анализировать, как лучше всего работает каждый сотрудник в отдельности, и что коллектив должен выполнять с максимальной эффективностью.

Преимущества оптимизированного рабочего места выходят за рамки более высокой производительности или большего количества продукции на одного работника. В рабочей среде, где все делается, меньше давления, путаницы или обвинений между коллегами. Таким образом, сотрудники получают больше удовольствия от работы, а в атмосфере меньше трений.

Разработка рабочего процесса может быть возложена на других руководителей компании или менеджеров проектов, но ваша роль может и должна помочь упростить процедуры и выслушать сотрудников, которые не удовлетворены текущими процессами.

Некоторые из лучших практик для создания эффективного рабочего места включают:

• Рекомендацию и поддержку иерархических изменений циклы для руководителей и команд
• Создание настраиваемых рабочих пространств или различных рабочих зон для выполнения конкретных рабочих функций, например зоны для совместной работы и тихие рабочие зоны
• Пропаганда гибких возможностей работы, обедов и учебы или других возможностей разбить рабочий день и предложить сотрудникам автономию

Содействие сотрудничеству и общению

Плохое общение является одним из самых больших препятствий на пути к продуктивности. От плохо проведенных совещаний до недоверия и отсутствия уважения — неэффективное сотрудничество может легко нарушить естественный ход работы.

Без здорового акцента на сотрудничество и общение компании могут быстро расколоться на фракции, состоящие из небольших групп или целых отделов. Это может изолировать и подорвать сотрудников, отбить у них охоту делиться творческими решениями и потенциально побудить их занимать должность за пределами вашей организации, которая была бы более полезной.

Одним из таких примеров может быть встреча между отдельными отделами, на которой один отдел регулярно подрывает работу другого, приходит неподготовленным и монополизирует время встречи с субъектами, которые отдают приоритет своим инициативам.

Другим примером может быть сотрудник, который не чувствует себя в безопасности на своей работе, поэтому он регулярно мешает своим коллегам ставить свою репутацию и потенциальный рост в компании выше общих целей и обязанностей своей команды.

Только после того, как каждый сотрудник почувствует, что его одинаково слышат и защищают, организация может максимизировать свою производительность и удовлетворенность сотрудников. Эмоциональная зрелость руководителей вашей организации и членов команды играет большую роль в создании культуры продуктивного сотрудничества. Без эмоциональной зрелости менталитет клики может распространиться по всей вашей организации и саботировать работу компании.

В своих отношениях с руководителями различных отделов и отдельными лицами следите за этими признаками плохого сотрудничества. Убедитесь, что сотрудники действительно чувствуют себя в безопасности, чтобы открыто выражать свое мнение, не опасаясь критики. Поощряйте вашу руководящую команду способствовать позитивному сотрудничеству между командами и отмечать мысли и опыт каждого сотрудника.

Помощь лидерам в руководстве 

Проблемы с лидерством не редкость в любой отрасли. Лидеры могут быть перегружены работой, недооценены или просто не подходят друг другу. У некоторых лидеров связаны руки, а у других слишком много проектов. В то время как некоторые лидеры далеки — часто путешествуют или решают важные вопросы, — другие находятся в затруднительном положении, иногда слишком много.

Как офис-менеджер вы лидер среди лидеров. В то время как вы можете иметь или не иметь подчиненных сотрудников, вы являетесь проводником и посредником для сотрудников, с которыми вы работаете. С этой уникальной точки зрения у вас есть возможность отстаивать интересы сотрудников с места среди руководителей и лидеров. У вас есть сапоги на земле, где другие лидеры не могут. У вас есть возможность влиять на изменения так, как не могут отдельные менеджеры команд.

Вы, наряду с другими членами оперативной группы, имеете возможность вносить изменения в организационную структуру компании, что помогает проредить тяжелые команды и освобождать лидеров от чрезмерного бремени или несоответствия. У вас есть возможность внедрить лучшие методы рабочего процесса, которые помогут снять ненужные задачи с тарелок руководителей. Вы также предоставляете услуги поддержки от отдела кадров до управления проектами и за его пределами, что позволяет другим руководителям использовать свои навыки для своей команды вместо выполнения неподходящих задач.

Когда у лидеров есть больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что наиболее важно для них и их команд, выигрывают все. Лидеры счастливы делать работу, которую они должны были делать. Их сотрудники счастливее и имеют более широкий доступ к руководству и поддержке. Возможно, больше всего вы удовлетворены знанием того, что работа выполняется и что люди счастливы, выполняя ее.

Инструменты и программное обеспечение для управления офисом

Последняя шляпа, которую вы, вероятно, будете носить как офис-менеджер, — это ИТ-консультант. Для управления и оптимизации всей организации требуются инструменты. Эти инструменты могут помочь объединить миллионы вещей, которые крутятся в вашей голове изо дня в день, и представить эти точки в организованной универсальной платформе, которая успокаивает ваш разум.

Увы, даже эти инструменты нуждаются в управлении и оптимизации с течением времени. Программные приложения собирают данные, и эти данные необходимо периодически хранить, управлять ими и очищать.

Новые технические инструменты также появляются ежедневно, и, конечно, некоторые из них должны быть усовершенствованием старых инструментов, верно? Что ж, роль ИТ-директора и офис-менеджера заключается в оптимизации того, как организация использует свои различные инструменты, программные приложения и интеграции, чтобы обеспечить всем командам возможность работать эффективно, а также оптимизировать бюджет и уменьшить любое дублирование между инструментами.

Для офис-менеджеров такие платформы, как Eden, Slack и Lattice, представляют собой мощное трио.

• От ИТ-поддержки до борьбы с вредителями и всего, что между ними, Eden — это ваша универсальная платформа для управления рабочими процессами.
• Slack — это надежное и в то же время удобное в использовании программное обеспечение для общения, которое позволяет командам общаться, предлагая пользователям возможность создавать многочисленные каналы чата для конкретных проектов или общаться в кулуарах для воды, совершать звонки и обмениваться файлами.
• Решетка позволяет офис-менеджерам отслеживать удовлетворенность сотрудников. Это надежное программное обеспечение предлагает функции, которые позволяют руководителям проводить обзоры, ставить цели, планировать встречи один на один, а также хвалить и давать отзывы. Для сотрудников Lattice позволяет им предоставлять обновления статуса, хвалить своих коллег, отвечать на отзывы и отслеживать свои цели в режиме реального времени.

Благодаря использованию этих различных средств связи и управления офисом вы можете видеть потребности своего офиса с высоты птичьего полета и определять тенденции и ключевые идеи, которые укрепят операционный успех.

Заключительное слово об управлении офисом

Независимо от вашей отрасли, работа, которую вы выполняете, имеет значение. Наша работа определяет продукты, которые мы используем, места, которые мы живем и посещаем, и услуги, которые поддерживают нашу жизнь. От самых маленьких или самых легкомысленных продуктов до самых важных услуг, работа, которую делает ваша компания, способствует чему-то важному для человеческого опыта. Отсюда следует, что ваша роль офис-менеджера — немалый подвиг. Усиливая то, как работают ваши люди, вы имеете неразрывную связь с что ваша компания дает нашему миру. Это большое дело.

В целом и по отдельности между тем, что мы делаем, и тем, кто мы есть, существует небольшое различие. Мы отождествляем себя с нашей работой. Мы проводим большую часть своей жизни на работе. Наши коллеги становятся нашими друзьями, а наши руководители становятся нашими наставниками. То, что вы делаете для обеспечения позитивного сотрудничества, безопасности и комфорта на рабочем месте, а также для поощрения роста сотрудников, имеет важное значение для успеха организации. В то время как другие менеджеры измеряют успех с помощью KPI и денежного потока, вы обязаны ставить людей на первое место и измерять успех тысячами мелких способов, которые действительно складываются.

Как платформа управления офисом Eden может помочь вам управлять своим рабочим местом

Платформа управления рабочим местом Eden — это комплексное решение для офис-менеджеров и управляющих объектами в США

Рынок услуг:

вы можете получить несколько предложений на любую услугу, которая может понадобиться вам для работы вашего офиса — от уборки офиса, ИТ-поддержки, услуг разнорабочих, сантехников, грузчиков и многого другого. На нашей торговой площадке перечислены только те поставщики, которых рекомендуют другие офис-менеджеры в вашем городе, и мы проводим многочисленные проверки рекомендаций, чтобы убедиться, что они отличные.

Связь с поставщиком:

Используя панель инструментов Eden, вы можете напрямую общаться со всеми вашими поставщиками. Эта прямая линия связи, встроенная в панель мониторинга, обеспечивает быстрое время отклика от поставщиков, а также прямую связь с вашим менеджером по работе с клиентами. Все поставщики Eden обучены работе с нашим программным обеспечением, поэтому вы можете быть уверены, что наши технологии еще больше укрепят их навыки, что приведет к оптимальной производительности

Управление задачами:  

Офис-менеджеры и рабочие группы теперь могут упростить сбор и организацию запросов сотрудников. Члены вашей команды могут отправлять заявки, однако это лучше всего подходит для вашего офиса — через Slack, веб-сайт, электронную почту или даже наше приложение для iPad.