Где хранить дома документы: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Как хранить важные документы и семейные архивы — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Полезная статья? Да / Нет

Организация хранения документов дома. Хранение документов дома: идеи организации с фото

Содержание

1. Как организовать хранение документов дома
2. Начните с пересмотра и классификации по важности
3. Как и в чем хранить документы дома
4. Папки для хранения
5. Корзины
6. Комод
7. Держатель для бумаг
8. Подставка или лоток для бумаги
9. Портфель из пластика или полиэстера
10. Специальные органайзеры
11. Как хранить инструкции к бытовым приборам?
12. Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.
13. Несколько советов по наведению порядка в личных документах
14. 1 шаг — оценка и план
15. 2 шаг — сортировка документов по категориям
16. 3 шаг — минимизация
17. 4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация
18. Правила хранения документов дома
19. Удобное хранение документов в электронном виде

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Начните с пересмотра и классификации по важности

Разложите перед собой все, что нужно систематизировать: личные документы, медицинские карты и договоры, финансовые документы, договоры на квартиру и автомобиль, инструкции, гарантии и даже просто бумаги, которые хочется сохранить на память, включая рисунки детей, фотографии, заметки с идеями и важной информацией.

Для хранения всех бумаг требуется много места. Поэтому на данном этапе мы будем разбирать все, что у нас есть, не забывая выбрасывать ненужное. Например, где-то срок гарантии уже закончился или у договора истек срок хранения.

Инструкции к купленным товарам и бумаги “на память” можно отсканировать или сфотографировать и перевести в электронный вид, чтобы хранить у себя на компьютере. А ко многим товарам есть электронные инструкции на сайтах производителей или интернет-магазинов. Попробуйте поискать инструкцию к купленному товару в интернете. Если она есть, сохраните ее на компьютере или телефоне, и тогда бумажный оригинал можно не хранить.

Как и в чем хранить документы дома

Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.

Пошаговая инструкция:

1. Выбрасываем старые, лишни инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
2. Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
3. Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
4. Раскладываем по местам.
5. Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;

• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Удобные системы хранения и папки для документов

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Подставка или лоток для бумаги

Плюсы:

• недорогие
• документы всегда под рукой
• можно найти стильный дизайн металлической подставки

Минусы:

• переполненный лоток с бумагами или разноцветными папками смотрится неаккуратно
• на бумагах скапливается пыль

Подставки и лотки для бумаг идеально подходят для того, что должно быть под рукой: для рабочей документации, школьных тетрадей или рецептов на кухне. Можно подобрать красивый дизайн металлических органайзеров, который украсит ваш стол. В лотках и подставках можно еще больше упорядочить бумаги, если хранить их в папках и файлах.

Портфель из пластика или полиэстера

Плюсы:

• в портфеле с несколькими отделениями можно систематизировать документы по категориям;
• все самое основное можно хранить в одном месте.

Минусы:

• чтобы найти нужную бумагу потребуется достать, по крайней мере, половину портфеля;
• пластик со временем потрескается и потеряет хороший вид.

Есть портфели с одним отделением, в которых можно разместить несколько папок с документами. А есть папки-портфели с пластиковыми разделителями, в которых можно просто хранить бумаги даже без файлов. На aliexpress можно найти недорогие чемоданчики-органайзеры для большого количества бумаг. Но выглядят они не слишком презентабельно.

Специальные органайзеры

Плюсы:

• плотные вкладыши не помнутся и не порвутся, в отличие от простых файлов;
• во вкладышах легко разместятся заламинированные документы;
• вкладыши можно менять местами и добавлять новые;
• предусмотрены карманы для документов нестандартного формата;
• молния не позволит документам случайно рассыпаться, даже есть органайзер упадет;
• плотный каркас папки защитит архив от механических повреждений;
• а натуральная кожа защитит от воздействия влаги;
• органайзер отлично впишется в любой интерьер.

Минус: дороже предыдущих вариантов.

Папка Дела Семейные – это вариант для тех, кто хочет не только навести порядок в доме, но и сделать его уютнее. Все самые ценные документы семьи будут храниться в органайзере из натуральной кожи. Папка отлично впишется в интерьер, ее можно смело хранить на видном месте или разместить фотографию в Instagram.

В Делах Семейных документы хранятся в плотных вкладышах из европейского пластика и в карманах на кожаных разворотах.

• На первом развороте удобно разместить те документы, которые мы планируем использовать чаще всего, в их числе паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении и т.д. Также здесь есть место для флешки, банковских карт и фотографий на документы.
  А под перечисленными отделениями расположился карман для документов нестандартного размера.

• Благодаря многочисленным карманам в вкладышах из плотного пластика можно себе позволить хранить все документы в разных отделениях. Просто берём любой из них и вставляем его в карман нужного формата.

• А на последнем кожаном развороте расположились карман для документов нестандартного размера и отделения для банковских карт и визиток.

• Папка для документов — Дела Семейные Eco Peach

  ₽3900

  Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 4 пользователей

  В корзину

• Папка для документов — Дела Семейные Eco Grey

  ₽3900

  Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 3 пользователей

  В корзину

• Папка для документов — Дела Семейные Eco Blue

  ₽3900

  Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 4 пользователей

  В корзину

Плотный каркас в сочетании с натуральной кожей защищают документы от механических повреждений и воздействий влаги. Удобно и то, что папку можно закрыть на молнию, обеспечив полную сохранность домашнему архиву.

Если вы выберете вариант с пластиковыми портфелями или картонными коробками, то время от времени их нужно будет менять, так как они потрескаются, погнутся и просто потеряют внешний вид. А если вы предпочтете органайзер из качественных материалов, то сможете на долгие годы забыть о суете с документами и все это время просто наслаждаться эстетичностью и функциональностью аксессуара.

Дела Семейные станут символом вашей семьи, когда объединят все самые ценные документы в одном надежном месте. Теперь вы всегда будете знать, где они лежат. Вы даже сможете легко объяснить другому, где найти то, что ему нужно. Да и, в целом, дома с папкой станет еще больше порядка и уюта!

Дела Семейные могут стать не только украшением вашего дома, но и отличным подарком на День Рождения, свадьбу и новоселье. Папка представлена на сайте werfstore.ru в натуральной и искусственной коже.

«Дела семейные» внутри

Мы поделились с вами разными способами организации хранения документов дома. Какой бы вариант вы ни выбрали, мы верим, что у вас получится навести идеальный порядок в многочисленных бумагах!

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

• Папка для документов — Дела Семейные Blue

  ₽5950

  В корзину

• Папка для документов — Дела Семейные Black

  ₽5950

  Рейтинг 5. 00 из 5 на основе опроса 1 пользователя

  В корзину

• Папка для документов — Дела Семейные Beige

  ₽5950

  Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 3 пользователей

  В корзину

• Папка для документов — Дела Семейные Bordo

  ₽5950

  Рейтинг 5.00 из 5 на основе опроса 6 пользователей

  В корзину

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

Несколько советов по наведению порядка в личных документах

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

• Документы не разобраны за целый год
• Документы хранятся не в одном месте
• У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

• несколько папок с файлами,
• три канцелярских папки с кольцами,
• несколько скоросшивателей,
• большая папка на замке для важных документов,
• много файлов,
• папки пластиковые разных цветов и размеров,
• наклейки для идентификации,
• один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

• нежелательная почта – такой не было
• рекламные каталоги – выбрасываю сразу
• объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
• журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
• Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
• Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
• Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
• Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

1. документы, которые я ношу всегда с собой
2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Источники

• https://cleanhack.ru/hranenie/hranenie-dokumentov-doma-idei-organizatsii-foto.html
• https://www.werfstore.ru/kak-organizovat-domashnie-dokumenty/
• https://profhranenie.ru/hranenie-dokumentov-doma
• https://yellowhome.ru/2017/06/29/kak-xranit-dokumenty-gde-xranit-dokumenty/
• http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

9 Документы для хранения под замком

Хранение документов под замком

1/10

Ваш домашний офис — прекрасное место для хранения важных документов, но обычный картотечный шкаф недостаточно хорош для защиты определенных документов, особенно тех, которые служат для подтверждения права собственности, личности или юридического статуса. Большинство этих документов хранятся в безопасном месте в вашем доме, и их не следует помещать в банковскую сейфовую ячейку, к которой у вас может не быть быстрого и легкого доступа в случае необходимости.

istockphoto.com

Паспорта

3/10

Если вы нечасто выезжаете за границу, слишком легко бросить свой паспорт в ящик стола, где он вскоре исчезнет среди беспорядка. Поскольку паспорт является юридическим документом, удостоверяющим личность, он должен храниться в надежном месте, защищенном от кражи. Кроме того, если вы надежно храните свой паспорт, вам не придется тратить время на его поиски, когда вы готовитесь к следующему большому отпуску.

Связано с: 10 гениальных предметов ручной клади, которые нужно взять с собой для лучшего полета

istockphoto.com

Реклама

Свидетельства о рождении и указы об усыновлении

4/10

Рождение или усыновление ребенка — одно из самых счастливых событий в жизни, и, как и многие другие жизненные события, оно сопровождается очень важным документом: свидетельством о рождении или указом об усыновлении. Эти юридические документы часто требуются для подтверждения гражданства, поэтому держите их в безопасном месте, где их будет легко достать в случае необходимости.

istockphoto.com

Свидетельства о браке

5/10

Прежде чем вступить в брак, вам сначала нужно подать заявление на получение разрешения на брак, как правило, в округе, в котором будет проводиться церемония. На церемонии вы и ваш новый супруг, один или два свидетеля и ваш чиновник подпишете лицензию, а затем чиновник вернет ее в канцелярию окружного клерка. Через несколько недель вы получите по почте заверенную копию официального свидетельства о браке. Это общедоступный документ, который доказывает, что ваш брак является законным, и его следует хранить в несгораемом ящике или сейфе.

istockphoto.com

Финансовая отчетность

6/10

Храните документы, связанные с пенсионными счетами, пенсиями, акциями и облигациями, страховыми полисами, компакт-дисками, кредитами, налоговыми декларациями за последние несколько лет и любые другие подобные типы финансовых отчетов и документов в вашем сейфе. Вы захотите иметь возможность быстро найти эту информацию, когда она вам понадобится. Кроме того, эти типы документов часто включают ваш номер социального страхования и другую личную информацию, которая может быть использована для кражи личных данных.

Связано: 7 документов, которые вы, вероятно, забыли уничтожить

istockphoto.com

Реклама

Документы о собственности

7/10

Документ о собственности на ваш дом или любое другое недвижимое имущество должен находиться в безопасном, пожаробезопасном месте. Если вы еще не являетесь владельцем дома и все еще выплачиваете ипотечный кредит, храните подписанные документы и информацию о кредиторе в сейфе или топке, где их можно будет быстро найти в случае необходимости и защитить от пожара или кражи.

istockphoto.com

Автомобильное свидетельство о праве собственности

8/10

Свидетельство о праве собственности на ваш автомобиль, часто называемое розовым бланком, поскольку в некоторых штатах, в частности в Калифорнии, они печатались на розовой бумаге, подтверждает ваше законное право собственности на автомобиль и включает форму для передачи права собственности другому лицу. Поэтому его следует хранить в безопасном месте, а не в бардачке автомобиля. Однако вы всегда должны иметь при себе доказательство автострахования и текущую регистрацию автомобиля.

istockphoto.com

Декреты о разводе

9/10

Развод — это болезненный и часто длительный процесс, который включает в себя значительное количество документов, некоторые из которых имеют обязательную юридическую силу. Хотя вам не нужно постоянно обмениваться документами между вами и вашим бывшим супругом (или, что более вероятно, между вашими адвокатами), вам необходимо придерживаться официального решения о разводе, подписанного судьей, который председательствовал в вашем деле. В постановлении о разводе излагаются детали бракоразводного процесса, включая алименты, алименты, раздел имущества и соглашения о посещении детей, поэтому храните его в надежном месте.

istockphoto.com

Реклама

Завещания

10/10

Большинство юридически обязывающих завещаний требуют как минимум двух свидетелей, но в некоторых штатах признаются голографические завещания, которые не имеют свидетелей и полностью написаны от руки (не напечатаны, а затем подписаны) завещателем (человеком, чье завещание это). Ваше завещание — это ваше последнее заявление, в котором вы выражаете свое желание разделить имущество после вашей смерти. Таким образом, он должен находиться в месте, защищенном от посторонних глаз в течение всей вашей жизни. Однако убедитесь, что назначенный вами исполнитель знает, где его найти, когда придет время выполнять ваши пожелания.

istockphoto.com

Не пропустите!

Если у вас есть деньги, чтобы нанять разнорабочего для каждой домашней беды, вперед. Но если вы хотите сохранить свои деньги и проявить некоторую самодостаточность, проверьте эти умные продукты, которые решают миллион и одну маленькую проблему по дому. Иди сейчас!

Как долго нужно хранить важные документы?

Стопки бумаги — это боль, а управление домашней картотекой может быть утомительным. Тем не менее, вам нужно держать некоторые документы, потому что вы никогда не знаете, когда они вам понадобятся.

Как долго вам нужно хранить налоги, квитанции, банковские выписки и другие важные документы? Каждый тип документа отличается, поэтому храните все свои документы достаточно долго, прежде чем запускать шредер, даже если вы думаете, что с ними покончено.

Поддержание в рабочем состоянии домашней файловой системы

Один из ключей к созданию работающей домашней системы хранения документов — начать сокращать количество получаемой бумаги. Это действительно может уменьшить количество бумаги, которую вам придется уничтожить или подшить. Это означает избавление от нежелательной почты, подписку на электронные счета и отказ от приема листовок, купонов, которые вы никогда не будете использовать, каталогов, которые вы никогда не прочтете, или других однодневок, за которые вы чувствуете, что вам нужно держаться, когда вы знаете, что вы действительно нет.

Если вы позволите этому этапу предварительной сортировки выйти из-под контроля, вы действительно можете начать бороться с бумажным беспорядком. Это может даже дойти до того, что вы почувствуете, что копите это. В этих случаях может быть очень полезно обратиться к профессионалу, который поможет вам в процессе расхламления.

Второй шаг — убедиться, что у вас есть хорошая система управления почтой. Чем эффективнее вы справляетесь с поступающей почтой, тем реже вам придется выполнять большую сессию по хранению, измельчению и переработке.

Настройка электронной системы

Избавившись от бумажных документов, настроив электронную систему хранения документов, вы сэкономите место и избавитесь от бумажного беспорядка. Электронная система подачи документов имеет большой смысл, потому что она проще, чем когда-либо.

Для начала вам понадобится сканер и место для хранения ваших файлов: система папок на компьютере и резервная копия в облаке, а также внешний жесткий диск. Чем больше у вас резервных копий — дома и за пределами офиса — тем лучше вы будете готовы избавиться от кучи документов, не беспокоясь о потере чего-то важного.

Настройте общие папки для различных типов документов (например, домохозяйства, налогов, автомобилей, свидетельств о рождении и т. д.). Вам не нужно слишком точно хранить документы, поскольку в электронных файловых системах есть возможность поиска.

Затем отсканируйте каждый документ и сохраните его в папке в соответствии с содержимым. Дайте каждому уникальное имя файла, чтобы описать его, чтобы его можно было быстро найти с помощью функции поиска вашего компьютера. Кроме того, добавление даты в конце имени файла может помочь вам отличить один и тот же тип документа от разных периодов времени. Например, вместо того, чтобы называть свой счет за коммунальные услуги утилитойstatement.pdf, назовите егоutilitystatement-Feb2019..pdf.

Существует также ряд доступных приложений, которые помогут вам быстро записывать и хранить различные документы. Многими из них можно управлять через смартфон или планшет, поэтому вы можете избавиться от бумажной работы (особенно квитанций), когда вас нет рядом с домашним компьютером.

Хранить копии

Для самых важных документов эксперты советуют хранить несколько копий. Это может означать хранение одной копии в облачном хранилище, а другой — на жестком диске. Это также может означать хранение одной копии в вашем электронном архиве и одной бумажной копии в несгораемом сейфе.

Ель / Марго Кэвин

Документы для вечного хранения

Ряд документов следует хранить вечно. Это наиболее важные из них, которые могут вам понадобиться в любое время в будущем по разным причинам. Обеспечение того, чтобы они хранились в надежном месте и чтобы копия была в безопасности, сэкономит вам много времени, когда они понадобятся.

• Академические записи: Дипломы, стенограммы и любые портфолио, которые могут быть использованы в будущем при приеме на работу
• Документы об усыновлении
• Свидетельства о крещении
• Свидетельства о рождении
• Свидетельства о смерти: могут потребоваться для целей налогообложения
• Водительские права
• Трудовые книжки: Любые положения, соглашения, дисциплинарные документы и отчеты о работе.
• Свидетельства о браке
• Медицинские документы
• Военные документы
• Паспорта
• Пенсионные справки
• Карты социального обеспечения
• Завещания

Документы для хранения в течение определенного периода времени

Представьте себе, что на вашем столе скопились банковские выписки и счета за всю жизнь. Даже через десять лет этот стек, вероятно, будет невероятно большим. Есть много типов документов, в основном финансовых, которые вы должны хранить в течение определенного периода времени, но не всегда. Возможно, какое-то время вам придется ссылаться на них ежемесячно или еженедельно, а затем они просто станут еще одним листом бумаги, лежащим вокруг и создающим беспорядок.

Сложность заключается в том, чтобы знать, когда вы можете избавиться от этих типов записей. Нет хорошего ответа на все вопросы, но рекомендуемые рекомендации основаны на том, что это такое:

• Счета по кредитным картам: храните выписки по кредитным картам в течение 60 дней, если они не включают расходы, связанные с налогами. В этом случае вы должны держать их в течение 3 лет.
• Банковские выписки: Один месяц.
• Счета: Один год для всего, что связано с налогами или гарантией; все другие счета должны быть уничтожены, как только они будут оплачены.
• Заработные чеки и платежные квитанции: один год или до тех пор, пока вы не получите выписку W-2 за этот налоговый год.
• Инвестиционные записи: через семь лет после того, как вы закрыли счет или продали ценную бумагу.
• Налоговые документы: семь лет, включая вашу регистрацию и все сопроводительные документы, такие как W-2 и квитанции.
• Товарные чеки: Сохраняйте в течение срока действия гарантии для крупных покупок, таких как бытовая техника и электроника. Для таких вещей, как продукты и одежда, сохраняйте квитанцию ​​только до тех пор, пока не будете уверены, что она не понадобится для возврата товара.
• Аренда: Держите до тех пор, пока вы не выедете и не вернете залог от арендодателя.
• Квитанции об улучшении дома: Сохраняйте до продажи дома.
• Записи о транспортных средствах: сохраняйте до тех пор, пока лодка, автомобиль или мотоцикл не будут проданы.

Как избавиться от документов

Уничтожение документов — основной способ защитить себя от кражи личных данных. Как правило, есть определенные документы, которые обязательно нужно уничтожить. Это включает в себя все, что имеет номера счетов, даты рождения, девичьи фамилии, пароли и PIN-коды, подписи и номера социального страхования.

Если документы все еще «активны» — вам нужно сохранить их для справки — поместите их в свою домашнюю файловую систему по темам. Измельчайте их только тогда, когда они больше не используются.

Ель / Марго Кэвин

Какие документы уничтожить

Когда вы закончите работу с этими документами и они вам больше не понадобятся, вы можете их уничтожить:

• Квитанции банкоматов
• Банковские отчеты
• Свидетельство о рождении
• Отмены и аннулировали чеки
• Законопроекты о кредитных картах
• . визы
• Номера инвестиционных счетов
• Юридические документы
• Инвестиционные, фондовые и имущественные операции
• Вещи с подписью (аренда, договоры, письма и т.д.)
• Багажные бирки
• Медицинские и стоматологические карты
• Код безопасности
• Пароли или PIN-коды
• Платежные квитанции
• Предварительно одобренные заявки на кредитные карты
• Квитанции с номерами расчетных счетов, номерами кредитных карт или любой другой идентифицирующей информацией
• Налоговые формы
• Выписки с идентифицирующей информацией
• Маршруты поездок
• Использованные авиабилеты
• Счета за коммунальные услуги (телефон, газ, электричество, вода, кабельное телевидение, интернет и т.

  Добавить комментарий Отменить ответ

  Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

  Комментарий *

  Имя *

  Email *

  Сайт