Документы как хранить: что и как нужно хранить, какие есть правила

что и как нужно хранить, какие есть правила

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;
• кадровых;
• бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Посмотреть сроки хранения документов в перечне

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок хранения	Вид документа
1 год	Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет	Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации Книга учета доходов и расходов
50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Расчеты по страховым взносам
Постоянно	Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Срок хранения	Вид документа
1 год	Правила внутреннего трудового распорядка
3 года	Графики отпусков
5 лет	Табели, журналы учета рабочего времени Авансовые отчеты
45 лет	Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Постоянно	Штатное расписание
До востребования	Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение	Штраф	Основание
Отсутствие документов бухучета	От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний	ст. 15.11 КоАП
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения	10 000 ₽ за один налоговый период 30 000 ₽ — более одного налогового периода	ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	200 ₽ за каждый непредставленный документ	ст. 126 НК РФ, п. 1
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента	10 000 ₽ для ИП и юрлиц	ст. 126 НК РФ, п. 2
Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки	5000 ₽ 20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года	ст. 129.1 НК РФ, п. 1
Нарушение правил хранения кадровых документов	От 1000 до 5000 ₽ — для ИП От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц	ст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Loading…

Зачем ООО хранить документы

Мы удивим вас: ООО обязано хранить внутренние документы не только для бухучёта, но и в силу корпоративных правил. 

Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.

Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.

Нормативка про хранение документов:

Закон об ООО

Статья 23 НК РФ

Закон о бухучёте

Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 

Документы, которые обязано хранить ООО

Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:

— Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.

— Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.

— Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.

— Список участников.

— Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.

— Годовые отчёты.

— Решения судов по корпоративным спорам — если были.

— Договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.

— Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.

— Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.

Статья: срок хранения документов

Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно. 

Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Участники вправе знакомиться с документами ООО

Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО. 

Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.

Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО. 

Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.

Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.

Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать.  

Это всего лишь документы, что может пойти не так?

Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт. 

Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.

Статья: как подстраховаться от партнёра по ООО

Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.

Штраф

Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.

Неустойка

Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.

Пример 

Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.

Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.

Дело № А03-10777/2018.

Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.

Коротко: как не получить проблемы на пустом месте

1. Общество обязано хранить устав, документы о регистрации, протоколы общих собраний, договоры, платежки, внутренние положения и всё, что связано с кадрами.
2. Участник общества может ознакомиться с любыми документами в офисе общества или взять себе копии.
3. На запрос участника директор обязан среагировать в течение пяти дней.
4. «Терять» документы или прятать их от партнёра — это невыгодный и незаконный способ решения корпоративного конфликта. Суд обяжет показать документы и в худшем случае оштрафует и взыщет неустойку.

Статья актуальна на  25.05.2022

Добавьте файлы рабочего стола и документов в iCloud Drive

Узнайте, как предоставить общий доступ к файлам с рабочего стола Mac и из папки «Документы» на все ваши устройства с помощью iCloud Drive.

 

Если вы сохраните папку «Рабочий стол и документы» в iCloud Drive, вы сможете получать доступ к файлам с Mac на всех своих устройствах. Это означает, что вы можете создать документ на рабочем столе, а затем работать с ним на iPhone, iPad или iPod touch и на сайте iCloud.com. Все автоматически обновляется везде.

Прежде чем начать, просто убедитесь, что вы настроили iCloud на своем iPhone, iPad или iPod touch и что вы настроили iCloud на своем Mac.

Включите Рабочий стол и Документы

Включите Рабочий стол и Документы на каждом Mac, который вы хотите использовать с iCloud Drive.

1. На Mac выберите меню Apple  > Системные настройки. В macOS Monterey или более ранней версии выберите меню Apple  > «Системные настройки».
2.  Нажмите Apple ID, затем нажмите iCloud.
3. Убедитесь, что iCloud Drive включен.
4. Рядом с iCloud Drive нажмите «Параметры».
5. Выберите папки «Рабочий стол и документы».
   
6. Нажмите Готово.

Если вы хотите хранить свои файлы в iCloud Drive и другом облачном хранилище, вы можете хранить копии своих файлов в обоих, но не можете хранить папки из стороннего облачного сервиса в iCloud Drive. Папки других облачных сервисов можно хранить в другом месте на Mac, например в домашней папке.

Если вы уже используете функцию от другого поставщика облачных служб, которая синхронизирует папки «Рабочий стол» и «Документы» или управляет ими, вам необходимо отключить ее, чтобы использовать «Рабочий стол и документы».

Поиск файлов рабочего стола и документов на всех ваших устройствах

Когда вы добавляете рабочий стол и документы в iCloud Drive, все ваши файлы перемещаются в iCloud, и все новые файлы, которые вы создаете, также автоматически сохраняются в iCloud. После этого вы сможете найти свои файлы на всех своих устройствах.

Ваши файлы загружаются в iCloud каждый раз, когда ваше устройство подключается к Интернету. В зависимости от скорости вашего интернета время, необходимое для просмотра файлов на других ваших устройствах, может различаться.

На вашем Mac

Вы можете найти папки «Рабочий стол» и «Документы» в разделе iCloud на боковой панели Finder. Если вы добавите второй рабочий стол Mac, вы сможете найти эти файлы в папке «Рабочий стол» в iCloud Drive. Найдите папку с тем же именем, что и ваш второй Mac. Вы также можете использовать Spotlight для поиска файлов с определенными именами.

На iPhone, iPad и iPod touch

Файлы можно найти в приложении Файлы. Вы можете использовать любое совместимое приложение для доступа и редактирования файлов непосредственно на iPhone, iPad или iPod touch. Узнайте, как использовать приложение «Файлы».

На iCloud.com

1. Войдите на iCloud.com со своим Apple ID.
2. Перейти на iCloud Drive.
3. Дважды щелкните папку «Рабочий стол» или «Документы».

Если вы хотите использовать файл или внести изменения, просто нажмите  , чтобы загрузить его. Когда вы закончите вносить изменения, загрузите файл в iCloud Drive, чтобы везде видеть последнюю версию.

Храните свои файлы в iCloud и экономьте место на своем устройстве

Файлы, которые вы храните в iCloud Drive , используют ваше хранилище iCloud. И пока у вас достаточно места в iCloud, вы можете хранить столько файлов, сколько захотите.

Если вам нужно больше места, вы можете удалить файлы, чтобы освободить место в iCloud. Когда вы используете iCloud Drive и удаляете файл на одном устройстве, он удаляется на всех устройствах, на которых вы вошли в систему с тем же Apple ID. Вы можете найти удаленные файлы в папке «Недавно удаленные» в приложении «Файлы» или на сайте iCloud.com в течение 30 дней. После этого их удаляют.

Узнайте больше о том, как управлять хранилищем iCloud.

Отключить рабочий стол и документы

1. На Mac выберите меню Apple  > Системные настройки. В macOS Monterey или более ранней версии выберите меню Apple  >
   «Системные настройки».
2. Нажмите Apple ID, затем нажмите iCloud.
3. Рядом с iCloud Drive нажмите «Параметры».
4. Отменить выбор папок «Рабочий стол» и «Документы».
5. Нажмите Готово.

Что происходит, когда вы отключаете папку «Рабочий стол и документы»

Когда вы отключаете папки «Рабочий стол и документы», ваши файлы остаются в iCloud Drive, а на вашем Mac в домашней папке создается новая папка «Рабочий стол и документы». Вы можете перемещать файлы из iCloud Drive на свой Mac по мере необходимости или выбирать все свои файлы и перетаскивать их в то место, где хотите их сохранить.

Что происходит, когда вы отключаете iCloud Drive или выходите из iCloud

Если вы отключаете iCloud Drive или выходите из iCloud, в вашей домашней папке создается новая папка «Рабочий стол и документы». У вас также есть возможность сохранить локальную копию ваших файлов, которые находятся в iCloud Drive. Если вы храните локальную копию своих файлов в iCloud Drive, они копируются в папку iCloud Drive (Архив) в вашей домашней папке. Вы можете переместить любые файлы, которые были на рабочем столе iCloud и в документах, на новый локальный рабочий стол и в документы.

Дата публикации: 28 ноября 2022 г.

Сохранение документов в Интернете — служба поддержки Майкрософт

Excel

Начать

Основы

Основы

Сохранение документов онлайн

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Project Online Desktop Client Publisher для Microsoft 365 Visio Plan 2 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Project профессиональный 2021 Project Standard 2021 Publisher 2021 Visio Professional 2021 Visio Standard 2021 Excel 2019Word 2019 PowerPoint 2019 Project профессиональный 2019 Project Standard 2019 Publisher 2019 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project профессиональный 2016 Project Standard 2016 Publisher 2016 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Excel 2013 One Access 2013 Word 2013 013 Word 2013 Outlook 2013 Outlook 2013 Project профессиональный 2013 Project Standard 2013 Publisher 2013 Visio профессиональный 2013 Visio 2013 Office.

com Дополнительно… Меньше

Сохранение файлов в облаке позволяет получить к ним доступ из любого места и упрощает обмен ими с семьей и друзьями. Чтобы сохранять документы в Интернете с помощью OneDrive, войдите в Office.

Ваши файлы сохраняются в Интернете на сайте OneDrive.com, а также в папке OneDrive на вашем компьютере. Хранение файлов в папке OneDrive позволяет вам работать в автономном режиме в дополнение к онлайн-режиму, а ваши изменения синхронизируются при повторном подключении к Интернету. Чтобы узнать больше о OneDrive, см. OneDrive.com

Чтобы сохранить файл в OneDrive

1. Открыв документ в программе Office, нажмите Файл > Сохранить как > OneDrive .
2. org/ListItem»>

   Если вы еще не вошли в систему, сделайте это сейчас, нажав Войти .

   Или, если вы не зарегистрировали учетную запись Microsoft, нажмите Зарегистрироваться .

3. После регистрации или входа сохраните документ в OneDrive.

Совет. Чтобы найти файлы позже, просто откройте приложение Office, в котором вы создали файл, и проверьте список Последние . Это работает в настольных и мобильных версиях приложений.

Получите доступ к своим файлам с OneDrive.com

Если ваши файлы хранятся в OneDrive, вы можете получить к ним доступ с любого компьютера, планшета или телефона с помощью веб-сайта OneDrive. Просто зайдите на OneDrive.com и войдите в систему.

Получите доступ к своим файлам с телефона или планшета

Для большего удобства загрузите приложение OneDrive для своего устройства.