Для хранения документов дома: Хранение документов дома: идеи организации с фото

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность.

Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Как и в чем хранить документы дома

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;
• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Папка для бумаг

Плюсы:

• недорогая;
• легкий доступ к бумагам;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• поместится немного бумаг
• все они будут лежать вперемешку, документы меньшего формата могут затеряться
• из папок-уголков бумаги могут случайно выпасть
• тонкий пластик недолговечен
• не впишется в аккуратный интерьер

Для упорядочивания папок используйте самоклеящиеся этикетки и подпишите на них категорию, например «договоры в поликлинику», «недвижимость».

Папки для бумаг могут быть двух видов. В уголках удобно хранить то, к чему мы чаще всего обращаемся, например, квитанции за коммунальные платежи. А договоры, которые нам еще не скоро пригодятся, можно положить в папки, закрывающиеся на кнопку или молнию. Также второй вариант отлично подойдет для хранения медицинских карт и справок, тогда можно будет взять к врачу сразу всю папку.

Лучше папки хранить не просто стопкой, а в коробке или специальном лотке для бумаг.

Папка для файлов

Плюсы:

• недорогая;
• можно удобно рассортировать документы по разным файлам;
• файлы можно менять местами и добавлять новые;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• файлы со временем помнутся и будут выглядеть неаккуратно
• не впишется в аккуратный интерьер

Этот вариант похож на первый, только здесь бумаги будут храниться не просто в папке, а в отдельных файлах форматов А4 и А5. На папки и файлы тоже можно наклеить специальные этикетки, чтобы подписать что где лежит. В файлах удобно хранить второстепенные бумаги, к которым мы обращаемся не часто.

Подставка или лоток для бумаги

Плюсы:

• недорогие
• документы всегда под рукой
• можно найти стильный дизайн металлической подставки

Минусы:

• переполненный лоток с бумагами или разноцветными папками смотрится неаккуратно
• на бумагах скапливается пыль

Подставки и лотки для бумаг идеально подходят для того, что должно быть под рукой: для рабочей документации, школьных тетрадей или рецептов на кухне. Можно подобрать красивый дизайн металлических органайзеров, который украсит ваш стол. В лотках и подставках можно еще больше упорядочить бумаги, если хранить их в папках и файлах.

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Коробка

Плюсы:

• в большой коробке могут поместиться документы всех категорий;
• можно найти красивые коробки, подходящие к интерьеру.

Минус: неудобно перебирать все документы в поисках одного нужного.

Коробки отлично подойдут для того, что не понадобится нам в ближайшее время: для памятных вещей или второстепенных договоров. Внутри коробки лучше разместить бумаги в папках, а не просто положить их стопкой. Папки по возможности нужно поставить вертикально, чтобы в любой момент можно было взять любую из них. Довольно красивые, подходящие по стилю к вашему интерьеру коробки можно приобрести в ikea.com или на aliexpress.com. В крайнем случае, можно обклеить простую коробку обоями или красивой упаковочной бумагой.

Портфель из пластика или полиэстера

Плюсы:

• в портфеле с несколькими отделениями можно систематизировать документы по категориям;
• все самое основное можно хранить в одном месте.

Минусы:

• чтобы найти нужную бумагу потребуется достать, по крайней мере, половину портфеля;
• пластик со временем потрескается и потеряет хороший вид.

Есть портфели с одним отделением, в которых можно разместить несколько папок с документами. А есть папки-портфели с пластиковыми разделителями, в которых можно просто хранить бумаги даже без файлов. На aliexpress можно найти недорогие чемоданчики-органайзеры для большого количества бумаг. Но выглядят они не слишком презентабельно.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Специальные органайзеры

Плюсы:

• плотные вкладыши не помнутся и не порвутся, в отличие от простых файлов;
• во вкладышах легко разместятся заламинированные документы;
• вкладыши можно менять местами и добавлять новые;
• предусмотрены карманы для документов нестандартного формата;
• молния не позволит документам случайно рассыпаться, даже есть органайзер упадет;
• плотный каркас папки защитит архив от механических повреждений;
• а натуральная кожа защитит от воздействия влаги;
• органайзер отлично впишется в любой интерьер.

Минус: дороже предыдущих вариантов.

Папка Дела Семейные – это вариант для тех, кто хочет не только навести порядок в доме, но и сделать его уютнее. Все самые ценные документы семьи будут храниться в органайзере из натуральной кожи.

В Делах Семейных документы хранятся в плотных вкладышах из европейского пластика и в карманах на кожаных разворотах.

• На первом развороте удобно разместить те документы, которые мы планируем использовать чаще всего, в их числе паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении и т.д. Также здесь есть место для флешки, банковских карт и фотографий на документы.
  А под перечисленными отделениями расположился карман для документов нестандартного размера.
• Благодаря многочисленным карманам в вкладышах из плотного пластика можно себе позволить хранить все документы в разных отделениях. Просто берём любой из них и вставляем его в карман нужного формата.
• А на последнем кожаном развороте расположились карман для документов нестандартного размера и отделения для банковских карт и визиток.

Плотный каркас в сочетании с натуральной кожей защищают документы от механических повреждений и воздействий влаги. Удобно и то, что папку можно закрыть на молнию, обеспечив полную сохранность домашнему архиву.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории.  Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

1. медицина;
2. бытовая техника;
3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Важно!

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома :: BusinessMan.ru

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

• На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
• Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
• Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
• Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
• Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
• Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
• Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
• Фотографии. Их надо поместить в конверт.
• Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
• Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

• Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
• Размеры, вес.
• Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Существуют следующие виды сейфов:

• Переносные. Могут применяться для дома, а также для различных организаций.
• Компактные. Используются для хранения бланков, печатей, штампов, ключей, ценных вещей.
• Огнестойкие. Применяются для секретных документов, считаются самыми безопасными, так как защищают все содержимое.
• Вместительные. Используются в крупных фирмах, где работает много людей.

Перед выпуском сейфы проходят испытания на прочность. Обычно их изготавливают их материалов, которые защитят бумаги от механических воздействий. Цена приспособления зависит от технических характеристик и степени защиты.

Длительность хранения

Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.

Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.

Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.

Рекомендации

Каждое место хранения документов имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы все бумаги были в порядке, нужно учитывать следующие правила:

• Чтобы не испортить документы, их следует хранить далеко от воды и солнца.
• Желательно создать папку с ксерокопиями ценных бумаг, и передать ее родственникам или другим надежным лицам. Также необходимо оставить документы в электронном виде на флешке. Это позволит быстро восстановить оригиналы в случае повреждения.
• Дома не нужно хранить амбулаторную карту, так как это считается нарушением закона РФ. Она признана юридическим документом, ее оставляют в регистратуре больницы.
• Так как чеки со временем выцветают, при крупных покупках их желательно ксерокопировать.
• Нежелательно хранить дома ненужные рекламы, газеты, визитки. Бумаги необходимо сразу сортировать, а также помещать в надежные места.
• Чтобы документация была в порядке, нужно ежегодно выполнять их ревизию. Все ненужное надо выбрасывать, а остальное помещать для дальнейшего хранения.

Хранить документы дома можно разными способами. Из всех имеющихся непременно получится выбрать наиболее подходящий. Важно помнить не только о безопасности, но и о доступности бумаг. Если их правильно разместить, то всегда нужный документ будет под рукой.

Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Похожие статьи:

Как хранить документы дома: идеи на фото

Как в домашней обстановке, так и на работе, документы требуют порядка. В противном случае они теряются, мнутся и путаются, из-за чего важный листок с данными, печатями и подписями в нужный момент можно просто не найти. Идеи, как хранить документы дома, помогут сориентироваться в принципах организации важных бумаг.

Первый этап наведения порядка — это сортировка. Однотипные бланки следует разложить по скоросшивателям и тонким папкам.

Для хранения паспортов, свидетельств и прочих документов на всех членов семьи подойдут прозрачные папки-конверты на кнопке.

Малые скоросшиватели при необходимости можно закрепить в больших, а отдельные папки сложить в специальные коробки, снабдив всё надписями и стикерами.

В глубоком ящике письменного стола можно устроить картотеку для лёгкого поиска нужных бумаг.

Если вам претит канцелярщина на виду дома, то коробку или ящик для хранения бумаг можно красиво оформить.

Важно, чтобы все документы всегда находились в одном месте. Так будет легче не только их найти, но и схватить самое необходимое в случае экстренной ситуации.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

С того момента как вы родились документы сопровождают вас всю вашу жизнь. Сначала это свидетельство о рождении с вашим полом, ФИО и другой основной информацией. После этого, когда вы начинаете наблюдаться в поликлинике, у вас появляется медицинская карта. В ней находится информация о здоровье, перенесённых болезнях и прививках. Далее, чтобы иметь право на использование медицинских услуг, вы получаете полис обязательного медицинского страхования. Когда человеку исполняется 14 лет, он получает свой первый паспорт гражданина Российской Федерации. Если вы изъявляете желание водить автомобиль, вам необходимо получить водительские права. Чтобы устроится на работу, вы должны иметь в наличии ИИН, страховое свидетельство (на него будут перечислятся пенсионные зачисления работодателем), а также резюме. Да для всего, оплаты услуг, квартиры и многого другого, нужны определённые документы. И все они должны где-то храниться так, чтобы вы не запутались и не потеряли не один из них.

Давайте разберём план сортировки документов по порядку. Для начала нужно выложить все документы перед собой на кровать, стол или что-то ещё. После этого выберите все старые чеки, ненужные платёжки и квитанции и выбросите их. Они вам не нужны и будут только занимать место. Так же можете со спокойной душой выкидывать старые загранпаспорта, полисы и проездные с истёкшим сроком годности. Оставшиеся документы нужно рассортировать по их назначению. В основном они делятся на деловые бумаги, различные договора, актуальные счета на оплату, банковые документы и так далее.

Хранение банковских карт и визиток

Те карточки и визитки, которые вы используете часто, нужно оставить в кошельке. Желательно, чтобы он был большим и имел много специальных отделений для карточек. Визитки, которыми вы пользуетесь редко, желательно убрать в визитницу, которая должна храниться на видном месте: в коридоре, на рабочем месте и так далее.

Банковские карты, которыми вы не пользуетесь, можно хранить вместе с остальными банковскими документами.

Хранение инструкция к технике

Для начала разложите их по группам: большие, маленькие и средние. Все ненужные сразу же выкиньте. Для хранения можно взять коробку из-под обуви. Желательно, чтобы она была прочная и длинная. Положите в неё инструкции и уберите коробку в шкаф или комод.

Так же можно использовать пластиковый контейнер. Для удобства можно приклеить стикеры с названиями приборов. Если вы не выбрасываете коробку из-под какого-то прибора, положите инструкцию в неё.

Хранения документов, связанных с бытовой жизнью

Храните отдельно документы каждого члена семьи, включая домашних животных, если таковые имеются.

В магазине канцелярских товаров всегда продаются разноцветные папки. У каждого члена семьи должен быть свой цвет.

Все документы складываем в файлы и вставляем в папку с кольцами. На папку можно приклеить бумажку, на которой будет написано имя человека, которому она принадлежит. Сначала должны идти файлы с небольшими документами: паспортами, трудовыми книжками и пенсионными свидетельствами. Далее идут документы, связанные со здоровьем. Это различные страховые полисы, медицинские карты и так далее. Потом документы о квартире.

Если говорить о месте для хранения папок, то самое лучшее – это шкаф или комод. Так же существуют специальные боксы я ящиками для хранения документов. Его можно установить на столе, за которым вы работаете. Вы сможете доставать документы во время работы по мере надобности, что очень удобно.

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах (1 видео)

Аккуратное хранение документов (8 фото)

Самые лучшие посты

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Как правильно хранить домашние документы

С каждым годом папка с документами в доме становится все более пухлой. Многие бумаги мы храним, не задумываясь, есть ли в них хоть какая-то необходимость. Другие документы необходимы нам на протяжении всей жизни. Но как же сложно порой найти нужное  в этой груде бумаг! Нужно срочно придумать, как искоренить этот хаос и навести порядок.

Где хранить документы дома

Разумеется, не на виду. Не подойдут для этого и старая супница или треснутая ваза, которую жалко выбрасывать. Почему бы не хранить в ней свернутые в трубочку платежки или договоры по кредитам? Потому что это неудобно и непрактично. Самое подходящее место для хранения документов – шкаф с дверкой или секретер. Последний, кстати, для этого и предназначен. Если в доме есть вездесущие дети, лучше закрывать места хранения на замок.

Важно, чтобы в шкафу было сухо, иначе бумага станет преть и однажды развалится в руках. В магазинах сегодня можно найти множество разных папок, файлов, скоросшивателей, органайзеров для них и оригинальных пластиковых контейнеров разной глубины и ширины. Все это можно использовать для сортировки документов и размещения в шкафу.

Как рассортировать документы

Для начала нужно взять всю пухлую стопку или мешок с бумагами и вывалить все это посреди комнаты на пол. Для такого ответственного мероприятия лучше выбрать выходной день. Совет, желательно  детей и домашних животных  на это время отправить на прогулку или к бабушкам.

• Каждую бумажку нужно тщательно проверить на предмет нужности. Все документы, утратившие со временем актуальность, сложить в отдельную стопку. Позже все, на которых есть ваша фамилия, желательно сжечь где-нибудь на пустыре или на даче, а остальное выбросить или сдать в макулатуру.
• Все нужное рассортировать по папкам или коробкам. В папки с файлами удобно поместить бумаги размера А4. Первым в папку вложить файл с описью документов. Это поможет быстро находить каждый из них.
• Все папки и скоросшиватели с документами поставить вертикально в пластиковый органайзер, а его на полку шкафа.
• Для паспортов, свидетельств о рождении и браке, военных билетов, медицинских полисов, СНИЛС можно использовать небольшой пластиковый контейнер с крышкой. Сверху положить опись содержимого. Коробка не должна быть громоздкой, чтобы в чрезвычайной ситуации ее легко было взять одной рукой. Хорошо, если крышка плотно прилегает к контейнеру или защелкивается, а сверху у нее имеется ручка.

Все важные документы желательно отсканировать и разместить файлы на нескольких электронных носителях. Это поможет восстановить их, если документы будут утеряны. ругой вариант сортировки: документы каждого члена семьи положить в отдельную папку и подписать их яркими маркерами. Чеки об оплате коммунальных услуг и на крупные покупки больше года хранить бессмысленно. Столько же времени хранятся гарантийные талоны на бытовую технику. Чтобы они не копились, их нужно раз в год перебирать и выбрасывать то, что уже неактуально. Если в органайзеры с документами заглядывать хотя бы один раз в полгода и перебирать их, порядок будет всегда. А в магазинах каждый раз присматривайте новые гаджеты для хранения бумаг, которые существенно облегчают быт.

Отличная статья 0

Как хранить важные документы в Интернете и дома

Если вы чем-то похожи на обычного человека, скорее всего, у вас есть стопки документов, сложенные (или сложенные) по всему дому. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

Перейти к этим разделам:

Возможно, вам интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

Лучший способ убедиться, что вы можете найти важные личные и домашние документы, — это создать надежную систему.Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

Создайте бесплатный профиль планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими решениями, похоронами и прежними решениями с любимым человеком.

Шаг 1. Соберите документы

Первый шаг — выяснить, какие документы важны, и отследить их. Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

Итак, какие документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

• Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального обеспечения, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и расширенные директивы, а также свидетельство о смерти
• Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
• Жилищная документация: Ипотечный акт или договор доверительного управления и договоры аренды
• Доход: квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
• Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки из сберегательного счета и последние медицинские записи
• Активы и сбережения: Профессиональная оценка имущества, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
• Долги и обязательства: Выплаты по студенческим кредитам, алименты и алименты
• Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

Хотите составить завещание?

Cake поможет вам найти надежного поверенного по недвижимости.

Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой. Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты для хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

С помощью Cake вы можете составить план смерти и поделиться с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности. Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях.Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

Получить доступ к сканеру

Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер.Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас. Многие центры доставки и офисные поставки предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно, или вы можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

Сделай сам или заплати за услугу сканирования

Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

Большинство из этих мест позволяет сканировать документы на компакт-диски или флэш-накопители, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

Загрузите свои документы

После того, как у вас есть все ваши важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете теперь загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где их можно легко найти.

Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

Шаг 4. Поместите копии в надежный контейнер

Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно будет хранить в надежном месте.

Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

Сейф для хранения документов

Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

Вы можете использовать этот метод для хранения вашего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе.Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы содержать коробку.

Если вы пойдете по этому пути, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет его найти в случае необходимости. Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

Хранение документов дома

Независимо от того, решите вы арендовать сейф, вам также необходимо будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам понадобится обратиться к ним за важной информацией.

Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах. Кроме того, вы часто добавляете новые документы и выбрасываете старые, поскольку они вам больше не нужны (см. Как долго хранить документы ниже).

Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения:

• Закупка тары. Когда вы настраиваете домашнее хранилище, выбирайте ящики для файлов, которые являются водонепроницаемыми и огнестойкими. Для таких документов, как квитанции о заработной плате, высокий уровень безопасности может не потребоваться. Однако такую ​​информацию, как ваша карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить в закрытом, герметичном, водонепроницаемом / пожаробезопасном контейнере.
• Выбор локации. Храните ящики для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши ящики для файлов огнестойкие и водонепроницаемые, перепады температуры и влажности могут повлиять на самые важные документы.
• Ламинирование основных документов. Если вы хотите сделать дополнительный шаг, вы можете ламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся в ближайшие годы.
• Обеспечение доступа. Как и в случае с вашей сейфовой ячейкой, обязательно включите информацию о том, как получить доступ к вашим хранилищам — и местонахождению любых ключей — в онлайн-хранилище резервных копий или другом безопасном месте.

Шаг 5: Как заменить важные документы

Аварии случаются. Люди переезжают, все выбрасывается в мусор, а иногда документы просто исчезают. Нередко можно потерять из виду важные документы, например налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карту социального страхования.

К счастью, есть способы заменить эти документы и открыть новую страницу, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы:

• Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального страхования, вам нужно будет связаться с Департаментом записи актов гражданского состояния вашего штата.
• ID-карта: Если вы потеряете водительские права, обратитесь в DMV по месту вашего проживания.
• Паспорт: Немедленно сообщите Государственному департаменту о том, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
• Карта постоянного жителя (грин-карта): Если вы потеряете грин-карту, подайте заявление на замену в Службе гражданства и иммиграции США.
• Налоговая запись: Если вам нужна копия вашей W-2 или документации о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

Упрощение хранения документов

Поначалу начало работы с хранением важных документов может показаться сложной задачей. Но как только вы приведете все в порядок, вы сможете вздохнуть с облегчением.

Все ваши важные документы будут там, где вы их легко найдете. И, что самое главное, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и квитанции о зарплате 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

Источники

1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовой отчетности». FDIC. www.fdic.gov/news/conferences/affordable/hcachecklist.pdf
2. «Получить стенограмму». IRS. www.irs.gov/individuals/get-transcript
3. «Замени свои жизненные записи». USA.gov. www.usa.gov/replace-vital-documents
4. «Заменить грин-карту». USCIS. www.uscis.gov/green-card/after-green-card-granted/replace-a-green-card
5. «Куда писать для записей жизненно важных функций.» CDC. www.cdc.gov/nchs/w2w/index.htm
6. “США Госдепартамент.» USA.gov. www.usa.gov/federal-agencies/u-s-department-of-state
7. «Как долго я должен хранить записи?» IRS. 10 июля 2019 г. www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records

5 способов печати документов, когда вас нет дома

Находиться вне дома и нуждаться в принтере может вызвать стресс. Куда вы идете, когда вам нужно распечатать документы? Возможно, вам понадобится копия договора об аренде, четкое резюме или список персонажей для вашей любимой настольной ролевой игры.

«Места для печати рядом со мной» — это обычный поиск в Google.Но у вас есть еще несколько вариантов печати вдали от дома — если вы знаете, где искать.

Благодаря мобильным и облачным технологиям лучшие решения для печати вне дома находятся на расстоянии одного клика. Вот пять способов распечатать документы на ходу.

1. Попробовать копировально-полиграфический центр

Копировальные и типографии не так распространены, как раньше, они существуют исключительно для того, чтобы помочь вам распечатать документы.

Многие из типографий, которые вы встретите, не являются крупными сетями, а принадлежат местным владельцам. Это замечательно, если вы пытаетесь поддержать местный бизнес, но цены в этих заведениях могут значительно отличаться.

Чтобы найти поблизости копию или типографию, откройте свою любимую поисковую систему и введите: «копировальная типография [почтовый индекс]».Это так просто!

2. Печать в магазине канцелярских товаров

Возможно, вам больше не понадобится покупать канцелярские товары в этих историях, но если вам нужно что-то напечатать, и вам это нужно быстро, магазины канцелярских товаров — отличное место.Staples Cloud Printing и Office Depot / OfficeMax Printing Services предлагают печать и копирование на месте в США. Staples и Office Depot также присутствуют в Великобритании.

Независимо от того, отвечаете ли вы за то, чтобы на работе или дома всегда был полный инвентарь, создание закладок на ресурсы для получения самых дешевых канцелярских принадлежностей может оказаться очень кстати.Эта статья вас заинтересует.

Цены в этих магазинах обычно хорошие: в Office Depot односторонняя черно-белая страница стоит 0,10 доллара, а цветная — 0,59 доллара (в Staples рекламируются 0,17 доллара и 0,60 доллара). Вы также можете получить оптовые скидки, если печатаете сотни страниц. Это может сэкономить много денег, если вам понадобятся раздаточные материалы для конференции или один очень большой документ, например диссертация.

Печать документов в магазинах канцелярских товаров также предоставляет вам широкий выбор возможностей, например.г .:

• Сшивание
• Пробивка отверстий
• Разбор по копиям
• Перфорация
• Ламинирование
• Переплет

… и другие функции, благодаря которым магазины канцелярских товаров являются одними из лучших мест для печати документов.Кроме того, вы можете распечатать все, что захотите, от простых документов до больших плакатов и визитных карточек до брошюр.

3. Используйте принтеры в публичных или университетских библиотеках

Изображение предоставлено: Aotearoa People’s Network Kaharoa / Flickr [/ caption]

Не удается найти магазин канцелярских товаров или поставщика услуг доставки, когда вы нужно сразу распечатать документ? Почему бы не использовать принтер в публичной библиотеке?

Хотя цены сложно оценить, типичные цены равны 0 долларам.10 долларов за черно-белые страницы и 0,50 доллара за цветные страницы.

Многие публичные библиотеки также предлагают услуги облачной печати. Иногда, как на этом изображении публичной библиотеки Стратфорда, они интегрируются с Google Cloud Print. Чтобы узнать, как печатать в местной библиотеке, зайдите на их веб-сайт.

Университетские библиотеки могут разрешать лицам, не являющимся студентами, пользоваться своими компьютерами и принтерами, хотя это не является общим правилом.

Для не учащихся: если вам просто нужно распечатать электронное письмо или что-то еще небольшое, это может быть нормально.Для сложных и больших документов ищите в другом месте.

4. Вы можете печатать с поставщиками услуг доставки

Вы можете не думать о поставщиках услуг доставки как о очевидных местах для печати документов. Однако такие услуги, как UPS Professional Printing Services и FedEx Copying and Printing Services, демонстрируют диверсификацию этих предприятий.

Итак, вы можете использовать отделения этих курьеров для печати документов, когда вы в пути. UPS даже позволяет вам печатать из приложения HP ePrint, чтобы вы могли получать отпечатки очень быстро в пути.

FedEx Office даже позволяет печатать документы из ваших учетных записей Dropbox, Google Диска или Box. Итак, всегда лучше скопировать и синхронизировать ваш документ с облаком. Это одно из преимуществ использования облачных инструментов повышения производительности, таких как Office Online или Google Диск.

Магазин UPS предлагает цены, превосходящие Office Depot: 0,09 доллара за черно-белую страницу и 0,49 доллара за цветную страницу. Просто загрузите свои документы в Интернет или принесите их в магазин, и вы готовы распечатать все, что вам нужно.

Трудно найти цены FedEx; однако похоже, что они берут 0 долларов.13 для черно-белого. 0,70 доллара за цвет.

Как и в магазинах канцелярских товаров, UPS и FedEx также предлагают сшивание, перфорацию, переплет и т. Д. Также доступны различные размеры бумаги и носители. Таким образом, вы можете без проблем печатать визитки, брошюры, брошюры, баннеры, конверты, магниты, презентации.

5. Параметры печати документов в Интернете

Всем известно, что в Интернете можно дешево распечатать фотографии, но знаете ли вы, что вы также можете распечатывать документы? Это отличная альтернатива, если поблизости нет места для печати на ходу.

Если вы знаете, где искать, вы можете получить хорошие скидки на все, от черно-белых документов до полноцветных самоиздаваемых журналов.

Best Value Copy предлагает черно-белые копии от 0,027 доллара и цветные от 0,09 доллара, что значительно превосходит все остальные варианты по цене. Однако доставка не включена в стоимость, что может значительно снизить стоимость онлайн-заказа.

Однако для очень крупных заказов стоимость доставки может окупиться, что справедливо и для других поставщиков.

Uprinting.com имеет хорошие цены, но вам нужно будет заказать как минимум 100 копий, чтобы действительно получить выгоду.

Если у вас есть время потратить на поиск способа печати документов в Интернете, вы, несомненно, найдете выгодную сделку. Однако вам может потребоваться пройти процесс заказа несколько раз, прежде чем совершать покупку.

Один небольшой совет: при поиске в Интернете ищите «копии» или «копирование» вместо «печать». Последние часто отправляют вас на сайты, которые делают только брошюры, визитки, плакаты и другие более сложные проекты.

Другие варианты печати документов?

Если вам когда-нибудь понадобится что-то напечатать на ходу, эти параметры помогут вам найти близлежащие места для печати. Это отличный вариант, если у вас нет собственного принтера. Вкратце, места, где вы можете распечатать документы, пока вы отсутствуете:

• Канцелярские товары
• Поставщики услуг доставки
• Копировальные и полиграфические магазины
• Общественные и университетские библиотеки
• Заказ в службе онлайн-печати

У вас еще нет собственного принтера, но вы думаете о покупке? Найдите время, чтобы прочитать наш список вещей, которые нужно проверить при покупке нового принтера.

Вы можете добавить флажок, если необходимо отметить подробный список.Вот как добавить флажки в Word, Apple Pages и Google Docs.

Заместитель редактора по безопасности, Linux, DIY, программированию и техническим вопросам.Он также выпускает The Really Useful Podcast и имеет большой опыт в поддержке настольных компьютеров и программного обеспечения. Автор статьи в журнале Linux Format, Кристиан — мастер Raspberry Pi, любитель Lego и фанат ретро-игр.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

документов от Readdle в App Store

Центральный узел для всех ваших файлов. Читайте, слушайте, просматривайте и комментируйте практически все, что захотите, на своем iPad и iPhone. Файлы, документы, книги, любой контент — дома в Documents by Readdle. Это Finder для iOS, о котором вы всегда мечтали.

Выбор редакции магазинов приложений в более чем 70 странах

«Это инструмент, который поможет вам оставаться более организованным». — The Verge
«Приложение очень быстрое, оно хорошо выглядит, а параметры легко найти и использовать.»- The Next Web
» Удивительное универсальное приложение как для потребителей, так и для бизнеса. «- USA Today

Приложение» Документы «- самое эффективное приложение на вашем устройстве iOS. Это центр для всех ваших файлов, поскольку он заменяет средство просмотра документов, PDF-ридер, «прочтите позже», музыкальный и видеоплеер, загрузчик файлов, облачный интегратор и множество других приложений в одном элегантном приложении.
Удивительное внимание к деталям, непревзойденная стабильность и дизайн отличает документы от любого приложения, которое у вас есть iPhone или iPad.Вы будете использовать его постоянно, дома, в офисе, в университете или в дороге, каждый день.
Просто взгляните на краткий список того, что вам позволяет делать Documents. Это приложение делает ваш iPad и iPhone достойными своей цены!

◆ ИМПОРТ И СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ ◆
+ Импорт файлов с вашего компьютера, облака, WebDav или любых близлежащих устройств
+ Загрузка файлов из Интернета
+ Сохранение вложений электронной почты
+ Сохранение веб-страниц для их последующего чтения

◆ УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ ◆
+ Управляйте своими файлами и создавайте папки
+ Zip / unzip, цветовую метку, переименование и т. Д.
+ Перетаскивайте файлы между приложениями (!).Откройте два приложения Readdle в режиме Split View на iPad * и просто перемещайте файлы между ними
+ Делитесь файлами с друзьями
+ Защитите все паролем
* iPad Pro, iPad Air 2 и iPad mini 4

◆ ИНТЕГРИРОВАТЬ ВСЕ ОБЛАЧНЫЕ СЛУЖБЫ ◆
+ Подключите все облачные сервисы к Документам и получайте доступ к своим личным и деловым файлам в любое время
+ Работайте в iCloud, Dropbox, Google Диске и других службах без загрузки файлов
+ Настройте двустороннюю синхронизацию с определенными папками для автоматической загрузки файлов

◆ СЛУШАЙТЕ и СМОТРИТЕ ◆
+ Слушайте музыку онлайн и офлайн
+ Смотрите фильмы, импортируя их со своего компьютера или онлайн-источников
+ Отличный и легкий доступ к вашей библиотеке фотографий

◆ ЧИТАЙТЕ ◆
+ Просмотр файлов Office
+ Читайте и аннотировать файлы PDF
+ Поиск в файлах PDF
+ Создание текстовых файлов
+ Чтение книг и статей

Documents — обязательное приложение для вашего iPhone и iPad!

Если вы решите приобрести Профессиональный редактор PDF, оплата будет снята с вашей учетной записи iTunes, а с вашей учетной записи будет взиматься плата за продление в течение 24 часов до окончания текущего периода.Автоматическое продление можно отключить в любой момент, перейдя в настройки в iTunes Store после покупки. Текущая цена подписки на Профессиональный редактор PDF начинается с 49,99 долларов США в год. Цены указаны в долларах США, могут отличаться в других странах, кроме США, и могут быть изменены без предварительного уведомления. Если вы не решите покупать Professional PDF Editor, вы можете просто продолжить использовать документы бесплатно. Любая неиспользованная часть бесплатного пробного периода, если таковая предлагается, будет аннулирована при покупке подписки, если это применимо.

Подробнее о наших условиях можно узнать здесь:
https://readdle.com/privacy
https://readdle.com/documents/terms

Нотариальные услуги в магазине UPS

В магазинах UPS предлагаются нотариальные услуги, чтобы облегчить жизнь. После того, как ваши документы будут нотариально заверенными, центр поможет вам сделать все необходимые копии и отправить их туда, куда им нужно.

Зачем нужно нотариально заверять документы?

Некоторые документы должны быть нотариально удостоверены, чтобы иметь юридическую силу. Учитывая неотъемлемое формальное и соответствующее значение этого предмета юридических документов, которые должны быть нотариально заверены, правительства штатов сочли необходимым привлечь обученного человека для оказания помощи в их оформлении.«Государственный нотариус» после своего официального назначения, государственный нотариус выступает в качестве квазигосударственного должностного лица, чтобы засвидетельствовать надлежащее исполнение этих важных документов.

Виды документов, требующих нотариального заверения *:

• Завещания
• Трастов
• Документы
• Контракты
• Аффидевиты

* Многие магазины UPS не заверяют нотариально формы или завещания I-9 для подтверждения права на работу. Если вам нужна форма I-9, подтверждающая право на трудоустройство или заверенную нотариально, пожалуйста, свяжитесь с магазином перед посещением магазина для нотариальной услуги

Будьте готовы к визиту к нотариусу

• При посещении местного нотариального центра The UPS Store возьмите с собой действительное удостоверение личности государственного образца с фотографией.
• Законы различаются в зависимости от штата, и для некоторых документов могут потребоваться свидетели помимо нотариального заверения. В некоторых случаях нотариусу может быть запрещено законом одновременно выступать в качестве свидетеля с подписью. Соответственно, не все пункты укомплектованы персоналом для оказания дополнительных услуг по свидетелям с подписью. Обратитесь в местный магазин, если вы хотите узнать о наличии подписей свидетелей, если такое требование предусмотрено законодательством вашего штата.