Открытая планировка: Открытая планировка: инструкция по применению

Эти достижения позволили нам подтвердить то, о чем многие подозревали: архитектура и анатомия сотрудничества не совпадают. Используя передовые носимые устройства и собирая данные обо всех электронных взаимодействиях, мы вместе со Стивеном Тюрбаном, одним из бывших студентов Итана, который в настоящее время учится во Вьетнаме, отслеживали личные и цифровые взаимодействия в штаб-квартирах двух фирм из списка Fortune 500. и после того, как компании перешли от кабинок к открытым офисам. Мы выбрали самые репрезентативные рабочие места, которые смогли найти; мы ждали, пока люди освоятся в своих новых местах, чтобы отслеживать их взаимодействие после перемещения; и, для точности, мы варьировали продолжительность времени, в течение которого мы их отслеживали.

Почему это произошло? Работа французского философа 18-го века Дени Дидро предлагает ответ. Он писал, что исполнители должны «представить огромную стену перед сценой, отделяющую вас от публики, и вести себя так, как будто занавес никогда не поднимался». Он назвал это четвертой стеной . Он не позволяет актерам отвлекаться на публику и позволяет им отделить себя от того, что они не могут контролировать (аудитория), и сосредоточиться только на том, что они могут (сцена), примерно так же, как баскетболист бросает мяч, не видя аплодисментов. (или освистывающие) болельщики за кольцом. Это создает близость того, что некоторые называют публичным одиночеством. Чем больше аудитория, тем важнее четвертая стена.

Люди в открытых офисах создают четвертую стену, и их коллеги начинают ее уважать. Если кто-то работает сосредоточенно, люди не мешают ей. Если кто-то начнет разговор, а коллега бросит на него раздраженный взгляд, он больше этого делать не будет. Нормы четвертой стены, особенно на открытых пространствах, быстро распространяются.

Близость имеет значение

Отдельный вывод нашего и других исследований заключается в том, что местоположение членов команды оказывает большое влияние как на их физическое, так и на цифровое взаимодействие. В общем, чем дальше друг от друга люди, тем меньше они общаются. Исследование, в котором участвовал один из нас (Бен) в MIT Media Lab, показывает, что вероятность того, что любые два человека в корпоративном кампусе будут взаимодействовать физически или в цифровом виде, прямо пропорциональна расстоянию между их столами. В более широком смысле, одно из самых надежных открытий в социологии, сделанное задолго до того, как у нас появилась технология, подтверждающая это с помощью данных, состоит в том, что близость предсказывает социальное взаимодействие.

Рассмотрим исследование, проведенное в штаб-квартире крупной компании по производству потребительских товаров компанией Humanyze, занимающейся программным обеспечением для организационной аналитики, возглавляемой одним из нас (Беном), которое помогает компаниям понять, как взаимодействуют их команды. Выяснилось, что люди из одной команды в шесть раз чаще взаимодействовали, если находились на одном этаже, а люди из разных команд в девять раз чаще взаимодействовали, если находились на одном этаже. Исследование, которое мы провели в главном кампусе ритейлера из списка Fortune 500 с более чем дюжиной зданий, показало, что только 10% всех коммуникаций происходит между сотрудниками, чьи столы находятся на расстоянии более 500 метров друг от друга. Эти результаты показывают, что размещение людей в ближайших зданиях не улучшит сотрудничество; для увеличения взаимодействия работники должны находиться в одном здании, в идеале на одном этаже.

И хотя удаленная работа, несомненно, экономически эффективна, она, как правило, значительно затрудняет совместную работу даже по цифровым каналам. Изучая крупную технологическую компанию с 2008 по 2012 год, мы обнаружили, что удаленные работники почти на 80 % меньше сообщали о своих заданиях, чем члены коллектива, работающие в одном месте; в 17% проектов вообще не общались. Очевидный вывод: если членам команды необходимо взаимодействовать для своевременного достижения контрольных точек проекта, вы не хотите, чтобы они работали удаленно.

Питайте анатомию сотрудничества

После публикации научных статей об офисах, которые мы изучали, нас просили предоставить более подробную информацию об этих помещениях. Некоторые люди, кажется, верят, что лучший план может решить проблему совместной работы. Архитекторы, управляющие недвижимостью и производители офисных систем подкрепляют эту точку зрения, используя данные опросов сотрудников и предыдущее использование пространства для определения индивидуальных потребностей и создания «гибких», «подвижных» пространств, «ориентированных на деятельность», чтобы позволить работникам создавать свои собственные пространства. подходить им. Но сотрудничество — это командный вид спорта. Офисы, которые чрезмерно сосредоточены на поддержке индивидуальных предпочтений, вряд ли будут оптимально поддерживать команду в целом или набор команд, которым необходимо работать вместе. Так что гибридный дизайн открытого офиса — не панацея. Если вы собираетесь позволить людям выбирать пространство, которое лучше всего соответствует их индивидуальным потребностям, ваши работники также могут быть удаленными.

Лидеры должны сделать призыв о том, какое коллективное поведение следует поощрять или препятствовать и как. Их средства должны включать не только дизайн конфигураций и технологий рабочего пространства, но и дизайн задач, ролей и культуры.

Если контроль над расходами на недвижимость является приоритетом, руководители должны быть честны в этом с собой и своими сотрудниками. Большинство редизайнов офисов не направлены на поощрение совместной работы. Они начинают с целей, подобных той, которую описал глава отдела недвижимости в компании из списка Fortune 50: «Руководство только что дало мне поручение реорганизовать нашу штаб-квартиру, чтобы разместить здесь еще 1000 сотрудников». Огромный прогресс был достигнут в проектировании офисов, которые могут вместить больше людей в заданном пространстве. Это не обязательно плохо: компании часто реинвестируют полученные сбережения важными способами.

Если цель действительно состоит в том, чтобы улучшить сотрудничество, вам нужно увеличить количество правильных взаимодействий и уменьшить количество неэффективных. Вам придется тщательно выбирать компромиссы. Это означает, что вам нужно понимать текущие модели взаимодействия и думать, как вы хотите их изменить. Используя датчики и цифровые данные для отслеживания взаимодействий в крупном немецком банке, исследователи Массачусетского технологического института обнаружили, что в тех случаях, когда сплоченность внутри команды была более предсказуемой для производительности и удовлетворенности сотрудников, чем конфликты между командами, усиление взаимодействия между командами подрывало производительность. Поэтому они перевели команды в отдельные комнаты. А после использования технологии Humanyze для отслеживания взаимодействий крупная энергетическая компания решила усилить связь между отделами, сильно зависимыми от процессов, и уменьшить связь между другими отделами, разместив одни из них в новом здании, а другие переместив за пределы площадки.

Если людям нужно время, чтобы их не отвлекали, отвлекаться дорого. В этом случае создание дополнительных возможностей для совместной работы может увеличить затраты, не дав соответствующей выгоды.

Проведение реальных экспериментов

Лучший способ найти оптимальную схему рабочего места для определенных групп — провести тщательные эксперименты. Это означает сбор и анализ данных о взаимодействиях, разработку гипотезы о том, как их улучшить, и проверку вашей гипотезы на контрольной группе. Mori Building, одна из крупнейших компаний по управлению недвижимостью в Японии, сделала это в начале 2016 года, когда стремилась создать более продуктивное сотрудничество между командами в своей штаб-квартире. Архитектура офиса была открытой, но, используя носимые датчики (некоторые из которых были предоставлены Humanyze) для отслеживания личных взаимодействий, Мори обнаружил, что сотрудники в основном общаются только с теми, кто работает в их собственной команде. Люди обычно оставались в зарезервированных местах для своих команд и редко выходили на открытые места для сидения, которые составляли около 20% пространства.

Итак, отдел строительства, окружающей среды и развития Мори провел эксперимент, чтобы выяснить, может ли он повлиять на анатомию с помощью архитектуры. Он выбрал корпоративный этаж, на котором рассадили команды (дизайн интерьера, консультации по недвижимости, продажи и т. д.). Часть пространства осталась прежней (контрольная группа), а часть превратилась в «свободное адресное» пространство — открытые места для сидения, без парт. Когда Мори измерил личные взаимодействия в этой конфигурации, результаты были ясны: хотя взаимодействие между командами увеличилось, взаимодействие внутри команд резко сократилось: люди тратят в 1,26 раза больше своего дня, работая в изоляции.

Сначала Мори был доволен результатами. Рост взаимодействия между командами означал, что люди обращались напрямую к другим, чтобы решить проблемы и добиться цели, минуя менеджеров, которые, как показали данные, были «узкими местами в общении». И хотя это было непреднамеренным последствием, причина, по которой люди тратили больше времени на самостоятельную работу, заключалась в том, что встречи, длящиеся 30 и более минут, сократились (люди просто находили друг друга, когда им нужно было поговорить). Но была и темная сторона: оказалось, что менеджеры являются не только узким местом в общении, но и привратниками качества. Обходя их, рабочие создавали проблемы ниже по течению; в течение шести месяцев производительность упала, а жалобы клиентов возросли. И хотя сокращение времени совещаний казалось полезным, в ретроспективе казалось, что те, кто получил больше времени для самостоятельной работы, могли бы работать лучше и эффективнее, если бы посещали больше совещаний, чтобы получить рекомендации, в то время как сотрудники, которые полагались на совещания, чтобы гарантировать упорядоченный способ решения проблем теперь казался обремененным людьми, приходящим к ним по прихоти (пока они не начали прятаться в кофейне внизу). В конце концов, Мори вернулся к фиксированным рассадкам по командам и уменьшил количество открытого пространства.

Об искусстве: художник Олалекан Джейифоус описывает эти рисунки из серии под названием «Политическое непостоянство места» как «причудливые вопросы о развитии и городском планировании, взаимосвязи и организации, экономике и политике».

Проведя аналогичные эксперименты, крупная компания-разработчик программного обеспечения обнаружила, что 90% личных взаимодействий происходит за рабочими столами людей. Только 3% случаев произошли в местах общего пользования (остальные — в конференц-залах). Компания планировала перейти на размещение с бесплатным адресом, чтобы улучшить взаимодействие между командами, но поняла, что это будет сильно мешать сотрудничеству, и отказалась от этого плана.

Такие эксперименты требуют времени и денег, но многие организации считают затраты незначительными ввиду преимуществ, получаемых от того, что они узнают. Очевидно, стоит поэкспериментировать с дизайном, если компания намерена провести капитальный ремонт своего помещения, подобный тому, который GlaxoSmithKline (клиент Humanyze) планирует провести в своей штаб-квартире в Лондоне. Руководители обдумывали новый формат офиса и решили построить небольшую его часть в качестве пилотного проекта, который они назвали центром производительности своего рабочего места. Фирма пригласила академических партнеров в области архитектуры и поведенческих наук для помощи в разработке экспериментов в космосе. Вскоре две команды будут заменены в пилотном пространстве — одна сделала это в течение первых девяти месяцев 2019 года., и пока мы пишем это, планируется второе — отслеживание (по сравнению с контрольной группой) измерений, включающих шаги, частоту сердечных сокращений, артериальное давление, частоту дыхания, функцию легких, осанку, самочувствие, сотрудничество и производительность (используя все от носимых устройств и датчиков Kinect до опросов и традиционных систем управления производительностью). GSK использует эти данные для настройки всех аспектов пространства — освещения, температуры, аромата, качества воздуха, акустической маскировки, эргономики и дизайна — чтобы помочь своим людям делать (и взаимодействовать) больше, заставляя пространство отвечать потребностям сотрудников. профессиональные или физиологические.

Крупное финансовое учреждение США протестировало десятки дизайнов полов в различных региональных офисах. Она выбрала ту, которая создала шаблоны совместной работы и целенаправленной работы, которые лучше всего соответствовали ее целям, и распространила ее по всей организации. Стоимость была нетривиальной; она составила миллионы долларов. Но фирма была в гораздо лучшем положении, чем если бы она выбрала дизайн без проведения экспериментов и впоследствии обнаружила, что потратила сотни миллионов долларов впустую на неэффективную конфигурацию.

Подобно тому, как высокочастотное A/B-тестирование является обычным явлением в маркетинге и продажах, быстрое экспериментирование является ключом к дизайну рабочего места. Прежде чем принять этот подход, крупная энергетическая компания потратила семь лет и около 10 миллионов долларов на оплату проектирования и консалтинга, чтобы спланировать новое офисное здание. Сегодня он может развернуть новый план за шесть месяцев примерно за 500 000 долларов, определяя количество моделей поведения, которые он хочет поощрять, возводя один этаж существующего офиса в качестве теста и подтверждая или опровергая свою гипотезу о том, что дизайн будет стимулировать такое поведение. Звучит впечатляюще, но имейте в виду, что вам нужно достаточно долго экспериментировать, чтобы понять всю динамику игры. Как обнаружил Мори, первоначальные результаты могут вводить в заблуждение.

При проведении таких экспериментов необходимо учитывать последствия сбора необходимых данных для конфиденциальности. Электронная почта и особенно метаданные датчиков являются конфиденциальными. В дополнение к вопросам о законности сбора такой информации, которая зависит от местных законов и правил, существуют этические проблемы. Компании должны быть прозрачны в отношении того, какие данные они собирают, и учитывать мнение сотрудников о том, кому они принадлежат — сотруднику, который предоставляет необработанные входные данные посредством своих взаимодействий, или организации, которая собирает, систематизирует, обрабатывает и хранит эти входные данные. . Компании, которые игнорируют или преуменьшают эти опасения, рискуют оттолкнуть сотрудников и нанести значительный ущерб репутации (см. «Счастливый отслеживаемый сотрудник» на HBR.org). Те, кто открыто демонстрирует, что использование ими данных ограничено и предназначено для пользы работников, могут найти место для открытого сотрудничества с сотрудниками для создания еще лучших дизайнов рабочих мест.

Меньше может быть больше

Оптимизация совместной работы не обязательно требует радикальной перестройки офисных помещений; настройки могут иметь значение, и стоит проверить их потенциальное влияние. В настоящее время Mori собирает данные о том, какого размера должны быть столы в ее штаб-квартире. Его первоначальный вывод: большие столы, предписываемые во многих новых проектах офисов вместо отдельных столов, почти так же хороши для интимных бесед, как и большие обеденные столы, — другими словами, совсем не годятся. Компания-производитель обнаружила, что небольшие изменения в мебели могут иметь большое значение. В ее штаб-квартире было два типа помещений для встреч в основных рабочих зонах: полностью открытые и с передвижными барьерами для белых досок с двух сторон. На доске произошло на 50% больше взаимодействий. Добавление дополнительных досок было тривиальным расходом.

Иногда лучший ответ не связан с изменением физической структуры. Эксперименты показали Мори, что события, преднамеренно разработанные для достижения определенного взаимодействия между конкретными людьми и командами, оказывали более точное и ценное влияние на модели взаимодействия, чем изменения в офисном пространстве. Эти мероприятия могут быть внутренними семинарами, хакатонами или даже барбекю, если взаимодействия измеряются с помощью датчиков, чтобы показать, возникли ли желаемые закономерности. Чтобы помочь новым сотрудникам интегрироваться в течение первой недели их работы, технологическая компания среднего размера ставит банки с печеньем на их столы и вывешивает карту в вестибюле с указанием местонахождения банок, чтобы побудить людей заходить туда. Humanyze обнаружила, что расположение кофемашин значительно влияет на взаимодействие. Если команде необходимо сосредоточиться внутри, компания ставит кофеварку в центре своей зоны. Если двум командам необходимо сотрудничать, машина ставится между ними.

Эти «программные» подходы к архитектуре могут многое сделать по очень низкой цене. Все, что нужно, — это немного больше сотрудничества между профессионалами в сфере недвижимости, HR и пользователями пространства. В организациях, получивших это право, обычно есть один исполнительный директор — скажем, директор по персоналу или главный административный директор, — отвечающий как за кадры, так и за недвижимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Никогда не будет найдена единственная лучшая архитектура физического или цифрового рабочего пространства. Это потому, что больше взаимодействия не обязательно лучше, но и не меньше. Цель должна заключаться в том, чтобы нужные люди взаимодействовали с нужным богатством в нужное время.

Многие распространенные предположения об архитектуре офиса и совместной работе устарели или неверны. Хотя дизайн открытого офиса призван побуждать нас к общению лицом к лицу, он позволяет нам этого не делать. «Случайные столкновения», которым способствуют открытые офисы и свободные пространства, могут быть контрпродуктивными. Во многих случаях «совместное присутствие» через открытый офис или цифровой канал не приводит к продуктивному сотрудничеству.

Технический прогресс позволяет нам проверять предположения и понимать, как на самом деле взаимодействуют группы рабочих. Точные данные, необходимые для доказательства или опровержения теорий, могут быть получены и проанализированы. Чтобы это произошло в больших масштабах, функции управления персоналом, недвижимости и финансов должны охватить эксперименты, пронизанные маркетингом и операциями. Когда это произойдет, проектирование физического и виртуального рабочего места может стать непрерывным процессом, в котором архитектура и анатомия совместной работы станут удобным местом для встречи.

Версия этой статьи была опубликована в выпуске Harvard Business Review за ноябрь–декабрь 2019 года.

Каковы преимущества и недостатки офисных помещений открытой планировки? | Малый бизнес

Если вы не жили под скалой, вы знаете, что офисы с открытой планировкой очень популярны на рабочих местах по всей территории США. Они создают образы эстетически приятных пространств с рядами столов, простирающимися насколько хватает глаз. , коллеги, играющие в настольный футбол, и небольшие группы, решающие проблемы за чашечкой кофе в красиво оформленных уголках для встреч. Но подходят ли они для бизнеса?

Если вы рассматриваете план открытого офиса для своей компании, вам есть о чем подумать. Офисы с открытой планировкой могут в некотором роде способствовать сотрудничеству, но авторитетные исследования показывают, что они также могут препятствовать личному общению и увеличивать отвлекающие факторы сотрудников. Прежде чем перейти на план открытого офиса, важно взвесить все за и против.

Что такое офис открытой планировки?

Офис с открытой планировкой — это рабочее пространство, в котором используются преимущества открытого пространства, а не закрытие сотрудников в кабинах или офисах. В офисе с открытой планировкой вы, вероятно, увидите длинные ряды столов, которые практически не разделяются. Открытые офисы также, как правило, имеют места, где сотрудники могут собираться или менять свое окружение, например, гостиные с диванами или открытые кухни с большим количеством сидячих мест.

В модных технических рабочих местах офисы с открытой концепцией также имеют зоны для отдыха и развлечений, такие как столы для пинг-понга, ремесленные зоны, медиа-комнаты и библиотеки. Эти пространства предназначены для поощрения сотрудников к общению и творчеству.

Преимущества офиса открытой планировки

Открытые офисы стали такой популярной тенденцией не случайно. По словам их сторонников, они обещают сотрудничество и все более сплоченные команды, которые могут вместе решать сложные проблемы. Кроме того, экономия на офисных расходах тоже не помешает. Если вы думаете о реализации плана открытого офиса, потратьте несколько минут, чтобы просмотреть преимущества и узнать, что вы можете получить от открытия.

Офисы с открытой планировкой Экономят деньги

Одно из преимуществ планов с открытой планировкой заключается в том, что они экономят деньги на затратах на обустройство офиса. Согласно Capterra, установка 50 стоячих столов для открытого офиса стоит 24 000 долларов по сравнению с 60 000 долларов для установки 50 рабочих мест. Это более чем в два раза дороже кабинок. Нет сомнений, что вы можете разместить больше людей в меньшем пространстве с открытой планировкой офиса, и это дает значительную экономию для бизнеса.

Команды могут чувствовать себя ближе

Планы открытого офиса позволяют сотрудникам чувствовать себя ближе и больше взаимодействовать, в зависимости от того, как они настроены. Предыдущие исследования, проведенные в MIT Media Lab, показали, что чем ближе физически находятся коллеги, тем больше вероятность того, что они будут взаимодействовать. Другое исследование показало, что сотрудники из разных команд в девять раз чаще взаимодействуют, если сидят на одном этаже.

Что все это значит? Близкое размещение сотрудников способствует взаимодействию между ними. К сожалению, это также означает, что они в основном взаимодействуют только с людьми, которые находятся в непосредственной близости от них, что может отделить команды друг от друга.

Культура офиса становится более прозрачной

Взаимодействие сотрудников становится намного более прозрачным, когда вы переезжаете в офисное пространство с открытой концепцией. В открытом офисе все все слышно, а значит, места для секретности гораздо меньше. Это также может принести чувство справедливости и единства, когда сотрудники находятся рядом с менеджерами. Это может создать больше комфорта и доверия между сотрудниками и их менеджерами, поскольку в открытом офисе все находятся на одном уровне.

Гибкое офисное пространство

Еще одно преимущество офисов открытой планировки заключается в том, что вы получаете большую гибкость при использовании своего пространства. Если что-то не работает и производительность падает, вы можете изменить концепцию и планировку или переместить команду в новое место в офисе, чтобы стимулировать перекрестное сотрудничество с другими группами, с которыми они редко взаимодействуют. Нижняя линия? Существует свобода открытой планировки офиса. Это чистый лист, и вы можете переосмыслить его, когда и как захотите.

Недостатки плана Open Office

Концепция открытого офиса вызывает все больше споров в деловом мире. Недавние исследования офисов с открытой планировкой показали, что открытые помещения имеют существенные недостатки. Эти исследования, конечно, часто встречают сопротивление со стороны сторонников открытого плана. На самом деле не существует идеального плана офиса, подходящего для каждой компании. У разных организаций разные потребности. Однако, если вы думаете о создании плана открытого офиса, полезно подумать и о недостатках.

Страдает общение между сотрудниками

Одной из причин резкого роста популярности планов открытого офиса является обещание расширения сотрудничества, творчества и общения между сотрудниками. К сожалению, этот идеал не стал реальностью. Недавнее исследование Harvard Business Review, посвященное планам открытых офисов, показало, что личные взаимодействия сократились на 70% после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как количество электронных взаимодействий увеличилось.

На самом деле отсутствие уединения и норм офисного этикета, похоже, отпугивает сотрудников от личного общения в открытых офисах. Никто не хочет отвлекать 30 своих ближайших коллег или вести частную беседу на глазах у подслушивающих. Таким образом, кажется, что открытые концепции могут препятствовать сотрудничеству и общению, а не поддерживать их.

Нет уединения и много отвлекающих факторов

Из-за отсутствия уединения есть много отвлекающих факторов. Прошлые исследования показали, что сотрудники в планах с открытым офисом тратят в среднем 86 минут в день на отвлекающие факторы. Один разговор даже на небольшой громкости может отвлечь до 20 сотрудников. Есть также визуальные отвлечения, с которыми нужно бороться, в том числе коллеги, которые ходят, встают, чтобы потянуться, уходят, чтобы разогреть еду, и собираются поблизости.

Сотрудникам на открытом воздухе приходится делать все возможное, чтобы защитить свое внимание, будь то надевание наушников-вкладышей, оставление таблички «занято» на своем столе или вообще покидание своего рабочего места, чтобы найти более тихое место для работы. Эти методы преодоления создают разделение, поскольку сотрудники начинают опасаться приближаться к своим коллегам.

Сотрудники теряют продуктивность и неудовлетворенность работой

Ежедневная потеря этих 86 минут на каждого сотрудника из-за отвлекающих факторов в открытых офисах плохо влияет на производительность. По мере того, как сотрудники теряют продуктивность и сталкиваются с растущим количеством отвлекающих факторов, они также теряют страсть к своей работе. Это может привести к тому, что персонал станет непродуктивным и не заинтересованным, не говоря уже об удовлетворенности работой. Недавнее шведское исследование, проведенное в Скандинавском журнале работы, окружающей среды и здоровья, обнаружило отрицательную связь между количеством сотрудников в офисе и удовлетворенностью работой. По сути, чем больше людей вы запихиваете в офис, тем меньше они будут удовлетворены работой.

Наличие недовольных сотрудников означает, что ваш бизнес может терять деньги из-за плана открытого офиса. Конечно, вы можете сэкономить деньги на столах, но потеря 90 минут производительности в день от каждого сотрудника на вашем рабочем месте, вероятно, будет стоить вам больше, чем вы сэкономите, пропустив дорогие рабочие места.

Может пострадать здоровье сотрудников

Менее обсуждаемый недостаток офисов с открытой планировкой заключается в том, что может пострадать здоровье сотрудников. Находиться на близком расстоянии означает делиться микробами. Недавнее исследование, опубликованное в журнале Ergonomics, показало, что сотрудники в офисах с открытой планировкой берут на 62% больше больничных, чем их коллеги в офисах, состоящих из одного человека. Этот тип невыхода на работу может иметь серьезные последствия для бизнеса, особенно для малого бизнеса.