Обустройство офиса: Как обустроить офис :: РБК Pro

Содержание

Как обустроить офис :: РБК Pro

Материал раздела Основной

Если людям комфортно на работе, то их продуктивность может расти на 30%. В первую очередь такой офис должен быть гибким, открытым и технологичным. Работодателям это на руку, но не знают, с чего начать трансформацию офиса

Фото: Nastuh Abootalebi / Unsplash

Офис мечты

Сотрудники предъявляют все больше требований к тому, как организована их рабочая среда: они хотят работать не в кабинетах, а в гибких эко-пространствах. И работодатели пытаются угодить им, так как борьба за талантливых сотрудников ожесточается. Сотрудники любого возраста хотят иметь в офисе зоны для общения, встреч и занятий спортом, тихие пространства для работы. Однако у представителей разных возрастов не все требования одинаковы. Например, для сотрудников в возрасте от 18 до 24 лет и от 41 года до 55 лет также важно иметь возможность персонально настроить себе освещение и кондиционирование на рабочем месте, а сотрудников в возрасте от 25 до 40 лет беспокоит наличие эргономичной мебели и зеленых зон.
Компания CBRE изучила все составляющие офиса и бизнес-центра, которые важны для сотрудников разного возраста и будущих сотрудников — студентов. Последние, например, очень внимательны к планировкам офисов: 58% хотят работать в гибких рабочих пространствах.

Чувствуйте себя как дома

Проектируя офис, стоит учитывать, что большинство кандидатов на рынке труда составляют миллениалы (Y, или «игреки»), родившиеся в период между 1980 и 2000 годами. Они, как правило, не заинтересованы в фултайме и предпочитают работать в гибком графике или удаленно. Если миллениалы соглашаются на работу в офисе, то это должен быть «офис мечты». Например, в штаб-квартире Google есть не только спортзалы и прачечная, но и приставки, игровые комнаты и бесплатная еда, в том числе алкоголь, а в офис и Red Bull представляет собой пять объединенных между собой пабов. В Россию тренд на «одомашнивание» офиса пришел с запозданием. Поэтому не все работодатели понимают, как его подхватить. Елена Полухина, руководитель отдела коммерческой недвижимости ГК Stone Hedge, рассказывает, как компании спроектировать офис, чтобы «продать» вакансию соискателям.

«Умные» технологии для офиса

Через десять лет 8–13% сотрудников во всем мире, включая старшее поколение, будут работать в гибких и технологичных рабочих пространствах, по прогнозам Regus. Но что означает эта «гибкость»? Отсутствие пустых, неиспользуемых зон в офисе. Компания должна иметь возможность увеличивать полезные площади в зависимости от своих нужд. Тогда при необходимости нанять пять программистов под конкретный проект искать дополнительное помещение не придется.
Технологичность подразумевает использование новейших устройств, такие как интегрированная мультимедийная система и сценарное освещение в переговорных. Очевидно, что банку не обойтись без биометрической системы контроля доступа, но нужны ли дорогие ноу-хау небольшим компаниями или им достаточно встроенных USB-зарядок и Wi-Fi? Какие изменения рабочего пространства уместны, объясняет Стивен Ньюман, гендиректор Q1 Group.


О чем важно знать при выборе офисного пространства

Что мешает офису быть идеальным? Неудачные планировки. Мария Борисова, директор по развитию компании CFC рассказывает, о чем стоит задуматься будущим арендаторам при выборе офиса. Например, плохо, когда интерьер офиса построен только с учетом численности персонала, а не задач. Хорошо, когда в офисе есть разные рабочие зоны. Экономичность планировок сегодня достигается за счет их модульности. В открытом офисе (open space) принято выделять минимальные функциональные ячейки, которые оснащаются всеми необходимыми инженерными системами. Если сотрудникам понадобились дополнительная переговорная или личный кабинет, модуль при помощи перегородок можно выделить в отдельное помещение.

Все сложно: нужен ли вам экоофис

Помимо гибкости среди компаний есть тренд на экологичность офисного интерьера. В экоофисах в России уже работают сотрудники международных (JLL, Marks & Spencer, Siemens, Decathlon, Procter & Gamble и многие другие) и крупных отечественных компаний (Сбербанк, «Роснефть», «Газпром нефть», Mail.Ru и «Яндекс»). Очевидно, что в «зеленый офис» легче привлечь лучших сотрудников, он повышает корпоративный имидж компании.
Однако Стивен Ньюман, гендиректор Q1 Group, предостерегает: компании часто путают экоофис с обычным офисом, в котором использованы модные дизайн-решения в виде фитостен или зон для спортивной активности. Экоофис — это сложная система, а не маркетинговая «упаковка» с декоративной функцией. Экоофис сочетает в себе особые материалы, технологии и, главное, философию разумного потребления (отказ от пластика, экономия воды, света, использование датчиков и т.д). И это недешево. Стивен Ньюман помогает разобраться, нужен ли вашей компании экоустойчивый офис.

Опасен для здоровья: кейс WeWork

Если сэкономить на «зеленых» технологиях в офисе еще можно, то на мебели точно не стоит. Показательна история фак-апа сети коворкингов WeWork. Компания разработала телефонные будки, чтобы работники открытого офиса могли уединиться во время телефонного разговора, и устанавливала их в офисы заказчиков. Вице-президент WeWork Лиз Бероу хвастался журналистам: «Мы потратили на них уйму денег, и они так популярны, что нам стоит построить такие же кабинки в собственных офисах».
Ярмарка тщеславия продолжалась, пока сотрудники подразделения UBS по управлению частными капиталами в Вихокене, штат Нью-Джерси, не начали замечать странный запах. Руководство банка обратилось к специальной компании, чтобы та исследовала премиальные кабинки. Оказалось, что они опасны для здоровья сотрудников. Чем закончилась история, читайте в материале Bloomberg.

Как правильно обустроить офис, чтобы повысить эффективность сотрудников

Располагайте сотрудников согласно их функциям и занятиям 

По данным исследования 2018 года, проведенного при поддержке Harvard Business School, open space негативно сказываются на коммуникации сотрудников. Задуманные как пространства для быстрой работы, они оказались недостаточно эффективными. 

Объединяйте людей по принципу их занятия. Пусть сотрудники, работающие над одним типом задач, сядут за одним столом или будут иметь возможность пересаживаться туда, где им удобнее. 

В офисе имеет смысл завести помещение для временной работы, где могли бы объединяться проектные команды, а также выделить несколько мест для рабочих совещаний и неформального общения, чтобы не собирать толпу у кулера. 

С этой точки зрения полезно организовать в офисе комнаты-фонбоксы для индивидуальной работы на одного или двух человек, где можно поговорить по телефону в рабочих или личных целях.

Мы стремимся обеспечить сотрудникам комфортные места и атмосферу. Наш офис поделен на просторные кабинеты, отдельно для каждого департамента. Там есть либо пуфики и кресла, либо диванчики, где можно отдохнуть или поработать. Также есть душ и  переговорки.  


Предусмотрите зону для отдыха и свободного времени

Не забывайте про work-life balance. По данным исследования рекрутинговой компании HAYS, комфортная рабочая среда становится основным нематериальным фактором при выборе работы для поколения Z. 

Чтобы работа всех сотрудников была эффективной, в офисе необходимо предусмотреть зоны отдыха, куда можно отойти на пару минут, чтобы сделать паузу в работе и сменить обстановку, вместо того, чтобы идти на перекур. Еще лучше, если это будут зеленые зоны — зимний сад или диванчик в кустах посреди офиса. 

У нас работают люди разных поколений — от 18 до 57 лет, но средний возраст по компании — 28 лет. Небольшая часть команды — не более 10% — находится на аутстаффе, большинство — работает в штаб-квартире. У нас в офисе есть два огромных балкона-веранды, летом там проводятся вечеринки и корпоративы, а зимой люди дышат свежим морозным воздухом. Также повсюду много растений, часть из которых сотрудники привозят из путешествий.

 

В некоторых компаниях, например, в Google, офисы оснащаются капсулами для сна, где работники при желании могут отдохнуть и восстановить силы. 

Комнаты для медитации в тишине либо комнаты с диваном и телевизором, где сотрудники могут остаться наедине с творческими мыслями, также появляются и в московских компаниях. 

Позаботьтесь о пространстве для нетворкинга и корпоративных мероприятий, где сотрудники могли бы знакомиться друг с другом, играть в пинг-понг или настольные игры, и офис станет местом, куда им захочется возвращаться. 

Несмотря на то, что мы располагаемся внутри бизнес-центра, у нас предусмотрен отдельный вход. И все два этажа находятся в полном нашем распоряжении — никаких посторонних людей. 

Мы стремимся к тому, чтобы у нас был стильный и эстетичный офис. Стены украшают несколько ярких, изготовленных на заказ картин-граффити. Также по всему офису расставлены элементы нашего фирменного стиля.

 


Ответственно подходите к вопросу офисного питания

Диетологи рекомендуют перекусывать чаще и меньшими порциями. Но это не значит, что можно есть что угодно. Шоколадки и снеки с чаем или несколько чашек кофе в день не повысят эффективность сотрудников. 

Лучше иметь в офисе орехи, фрукты, например, бананы, которые положительно влияют на концентрацию внимания и поднимают настроение за счет выброса эндорфинов. Чай содержит вещества, повышающие работоспособность и позитивно воздействующие на мозг, оказывая бодрящий эффект. 

А вот от сладких газировок, фастфуда, сухариков, чипсов и печенек лучше отказаться — эти продукты снижают выработку серотонина, из-за высокого содержания жиров требуют от организма много энергии на их переработку и только мешают концентрации внимания, снижая работоспособность.

Для российских компаний в меньшей степени характерен акцент на здоровом питании и индивидуальной непереносимости отдельных продуктов.  

Большие компании стараются учитывать эти аспекты, даже когда сервируют фуршеты, и в каждый большой заказ добавляют как мясо, рыбу, птицу, так и овощи, фрукты, безглютеновую выпечку. 

А вот составление индивидуальных карт питания сотрудников встречается редко. В основном, компании открывают столовую на территории организации и компенсируют расходы сотрудников на еду в определенных точках.

В нашем офисе на каждом этаже есть кухонная зона со всем необходимым, а еще мы устраиваем регулярные дегустации из меню наших партнеров-ресторанов. 

  • Во-первых, это делается в рабочих целях, чтобы проверять качество еды и доставки всех партнеров, рекомендовать нашим клиентам то, в чем уверены сами. 
  • Во-вторых, для поддержания командного духа: такие совместные дегустации — отличный способ пообщаться, обсудить вопросы, в том числе и рабочие. 

Комфортный офис — экологичный офис

Мода на устойчивость поможет вам не только стать более экологичными и ответственно относиться к своему бизнесу и потреблению, но и повысить эффективность работы сотрудников, а заодно снизить некоторые финансовые издержки.  

Также можно установить ограничение на использование пластиковых стаканчиков у кулера либо попросить всех сотрудников принести чашку из дома и использовать ее. 

Не включайте свет, когда на улице светло, не «гоняйте» просто так вентилятор и систему климат-контроля, проветривайте помещение вместо того, чтобы включать кондиционер. 

Объясните сотрудникам, почему не стоит включать чайник несколько раз подряд, а Wi-Fi и электричество нужно отключать перед уходом. 

Приучите сотрудников использовать общую офисную технику, не вынуждая покупать принтер или факс для каждого. 

Будьте экономными там, где это возможно. Мы в офисе используем общие принтеры — по одному на этаж. Печатаем на черновиках, если это не принципиально, чтобы не расходовать бумагу бездумно. Все сотрудники пьют из своих кружек и стараются зря не включать свет. 

Что касается раздельного сбора мусора, если ваша компания занимает не все здание целиком, а делит его с другими, это будет зависеть от инфраструктуры в самом бизнес-центре.

Мы работаем с производителями упаковки, которые используют перерабатываемые материалы и готовы собирать ее после использования, и рекомендуем этих производителей партнерам-ресторанам. 

Но нужно понимать, что мы маркетплейс, то есть эта часть процесса пока лежит на плечах ресторанов и финальное решение по тому, какую упаковку использовать и как ее утилизировать, принимают они. Но мы планируем дальше развивать это направление. Также ведем работу в направлении фудшеринга.


Располагайте офис стратегически

В офисе важно все: не только организация, внутренний распорядок, кейтеринг, но и расположение и безопасность. 

Продумайте, в каком районе разместить офис. Лучшим вариантом станет помещение недалеко от метро, не на последнем этаже высотного здания, в оживленном районе, где есть кафе, бары, магазины, — тогда вам не придется каждый раз заказывать доставку канцтоваров и будет куда сходить с коллегами после работы.  

Также важно обратить внимание на зашумленность района. Офис, выходящий окнами на транспортную магистраль, вряд ли будет способствовать эффективной работе. А если учесть вентиляцию помещений, шум с улицы вынудит вас сидеть взаперти. 

Наш офис находится в пяти минутах ходьбы от кольцевой станции метро, рядом есть все необходимое — аптеки, магазины, рестораны, а с нашей веранды открывается отличный вид на центр города. 

Несмотря на близость к Садовому кольцу, у нас очень хорошая звукоизоляция. К тому же  есть окна, выходящие в тихий двор, то есть проветрить помещение тоже можно всегда, хотя и кондиционеры есть на случай необходимости.


Как достичь максимума

  1. Располагать сотрудников по зонам в зависимости от рода их занятия, делать в офисе помещения для общего обсуждения и комнаты-фонбоксы, где можно уединиться для телефонного разговора. Разрешать сотрудникам пересаживаться и менять место в соответствии с их текущей задачей.  
  2. Делать в офисе зону отдыха, где можно отвлечься от работы. Также предусмотреть зону для проведения корпоративных мероприятий и нетворкинга. 
  3. Позаботиться об офисном питании и обеспечить здоровый рацион для корпоративов и рабочих встреч, проведения массовых мероприятий с коллегами и клиентами. 
  4. Сделать офисное пространство максимально уютным и экологичным: сортировать мусор, не расходовать попусту энергию, бумагу и использовать офисную технику совместно. 
  5. Продумать грамотное расположение офиса: вблизи от спортзалов, ресторанов и культурных центров, чтобы сотрудники могли совмещать работу и досуг. 

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Обустройство офиса — дизайн, зонирование, меблировка

Обустройство офиса — дизайн, зонирование, меблировка

Строительная компания «Олимпия»